信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略分析

文 邱桂紅

當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，并且發(fā)揮著很大的作用。在鎮(zhèn)政府的檔案管理工作中，信息技術(shù)同樣得到了深入的應(yīng)用，為檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升做出了巨大貢獻(xiàn)。當(dāng)然，檔案管理工作中信息技術(shù)的應(yīng)用還需要得到進(jìn)一步深入的研究，以實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新，從而更好地改善檔案管理工作現(xiàn)狀，為鎮(zhèn)政府的日常管理工作以及相關(guān)制度的制定提供更大的幫助。

一、加速檔案管理工作的信息化建設(shè)

要想將信息技術(shù)更好地應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，首先要做的就是加速檔案管理工作的信息化建設(shè)。從當(dāng)前鎮(zhèn)政府的檔案管理工作實(shí)際情況來看，由于經(jīng)費(fèi)的限制，導(dǎo)致信息化建設(shè)還停留在基礎(chǔ)階段，無論是硬件設(shè)施的建設(shè)，還是相關(guān)軟件的應(yīng)用，都較為落后。因此，必須要進(jìn)一步完善信息化建設(shè)，才能進(jìn)一步提高檔案工作效率和工作質(zhì)量。在硬件設(shè)備角度分析，政府可以采購當(dāng)前市場上較為適合辦公的電腦設(shè)備以及配套設(shè)施，如打印機(jī)、傳真機(jī)等，這樣可以提高文字處理的效率，同時(shí)還能夠加速紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子化，保障檔案的完整性。在軟件上，需要建立一套完善的檔案管理信息系統(tǒng)，通過這套系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)更加方便快捷的信息收集、存檔、分析、處理和共享等。通過這樣的方式能夠提高檔案工作人員的工作效率，方便隨時(shí)調(diào)取檔案，使得檔案資料能夠發(fā)揮更大的作用。除此之外，還包括了服務(wù)器的設(shè)置等，確保云端數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性，通過這樣的方式能夠更好地保證檔案的完整性和安全性，避免出現(xiàn)由于數(shù)據(jù)庫不穩(wěn)定導(dǎo)致的檔案資料丟失問題。

二、完善信息化管理制度

完善信息化管理制度對于信息時(shí)代下的檔案管理工作也有著巨大幫助。從當(dāng)前鎮(zhèn)政府的檔案管理工作來看，雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，但是卻沒有一套較為完善的管理制度來指導(dǎo)信息化的檔案管理工作。這樣一來，就使得檔案管理工作缺乏有效的指導(dǎo)，因此，要想進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，就必須要完善信息化管理制度。從當(dāng)前的情況來看，我國政府已經(jīng)出臺了相關(guān)法律法規(guī)給檔案管理工作作出指導(dǎo)。而鎮(zhèn)政府在信息化管理制度的制定方面，一定要依照國家相關(guān)法律法規(guī)來進(jìn)行，同時(shí)還需要結(jié)合自身的實(shí)際情況來完善檔案管理制度。在管理制度當(dāng)中，需要囊括的內(nèi)容有檔案的收集、歸檔、保存、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、借閱、利用、設(shè)備維護(hù)、設(shè)備安全、設(shè)備使用要求等。相關(guān)制度確立之后，不僅要求負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員對其進(jìn)行全面的了解，還需要將其分發(fā)到相關(guān)各部門，讓他們了解檔案資料借閱、利用要求，通過這樣的方式才能提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，同時(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料的利用，為鎮(zhèn)政府的日常工作提供幫助。

三、強(qiáng)化安全管理工作

在信息時(shí)代下，電子化和數(shù)字化能夠更好地保證信息數(shù)據(jù)的安全性，避免紙質(zhì)檔案因外界環(huán)境的影響而出現(xiàn)損壞、丟失的現(xiàn)象。然而，檔案資料的數(shù)字化和電子化同樣也帶來了新的安全問題。從當(dāng)前的情況來看，電子信息檔案所面臨的危險(xiǎn)來源于兩個(gè)方面，第一是互聯(lián)網(wǎng)，通過系統(tǒng)漏洞，信息資料可能遭到病毒的破壞，或者是被他人惡意損壞、盜取；第二則是信息設(shè)備的不正當(dāng)操作，可能會由于信息設(shè)備的損壞而出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或者被盜取的情況。因此，信息安全管理工作對于檔案管理工作十分重要。信息安全管理工作首先需要強(qiáng)調(diào)的是設(shè)備的安全使用，內(nèi)容包括了計(jì)算機(jī)的開關(guān)機(jī)、日常使用、資料拷貝等，這樣可以延長設(shè)備的使用壽命，同時(shí)避免不當(dāng)操作而帶來設(shè)備損壞。另外，要做好定期的系統(tǒng)安全維護(hù)檢查，安裝防火墻以及殺毒軟件，避免檔案資料受到病毒的入侵，還需要制定相關(guān)的信息安全管理制度，以此提高工作人員的信息安全管理意識，讓他們清楚地認(rèn)識到信息安全的重要性，這樣才能讓他們主動投入到信息安全管理工作當(dāng)中，在提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的同時(shí)，確保信息的安全性與穩(wěn)定性。

綜上所述，信息時(shí)代下要想進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，就必須要加強(qiáng)鎮(zhèn)政府的信息化建設(shè)、完善信息管理化管理制度以及強(qiáng)化安全管理工作，這樣才能進(jìn)一步提高鎮(zhèn)政府檔案管理工作的質(zhì)量與效率，為鎮(zhèn)政府的管理工作做出貢獻(xiàn)。