高校檔案數(shù)字化體系建設(shè)分析

【摘 要】隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，各大高校檔案管理逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字化，檔案管理科學(xué)的數(shù)字化體系建設(shè)，有助于提升檔案人員的信息和知識挖掘與服務(wù)能力、有助于提升高校檔案的準(zhǔn)確度和查詢效率、有助于推動(dòng)高校檔案信息服務(wù)可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理數(shù)字化體系建設(shè)分析

【中圖分類號】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】2095-3089（2018）34-0006-01

隨著通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，人們生活節(jié)奏加快和工作效率的提高，各個(gè)領(lǐng)域都在大力推進(jìn)信息化建設(shè)，高等學(xué)校檔案管理領(lǐng)域也不例外。高校檔案主要用于記錄高校不同發(fā)展時(shí)期的關(guān)鍵信息，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校檔案資源越來越多，檔案館工作人員相對較少，工作強(qiáng)度也越來越大，因此有必要引入檔案信息綜合管理系統(tǒng)，建立數(shù)字化管理體系，進(jìn)而降低管理成本、降低管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度，以此提高檔案工作人員工作效率。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前我國很多高校已經(jīng)采取了檔案管理系統(tǒng)來管理檔案，有些高校也著手開發(fā)網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理系統(tǒng)，但高?，F(xiàn)在使用的網(wǎng)絡(luò)版的檔案系統(tǒng)對多媒體信息處理這一塊做得還不是很盡人意，隨著信息化水平以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，這樣的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)很明顯地不適應(yīng)目前檔案資料的管理。

高校的組織機(jī)構(gòu)和高校管理工作的特性決定了，高校檔案工作具有他自己的特殊性，檔案種類繁雜，基本涵蓋了各種類型的檔案，參與歸檔工作的人員很多是二級單位的非專業(yè)兼職檔案員，檔案專業(yè)知識相對薄弱，因此市場上一般的通用型檔案管理系統(tǒng)，難以很好的切合高校檔案工作的實(shí)際特點(diǎn)，高校檔案信息化建設(shè)情況的調(diào)研與了解，高校檔案管理工作信息化水平還在相對薄弱，真正實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)集成，構(gòu)建文檔一體化的高校少之又少。有的高校沒有建設(shè)完善的OA系統(tǒng)；有的高校雖有OA系統(tǒng)但是由于網(wǎng)絡(luò)或系統(tǒng)架構(gòu)等原因無法與檔案系統(tǒng)進(jìn)行有效對接；有的高校雖然進(jìn)行對接，但僅實(shí)現(xiàn)了目錄級別的歸檔。隨著檔案系統(tǒng)與0A系統(tǒng)的發(fā)展，電子文件的前端控制成為檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化管理的重要理念，網(wǎng)絡(luò)化意義不僅僅限于OA系統(tǒng)，檔案系統(tǒng)同時(shí)也可以與其他各種平臺銜接。如何為高校檔案管理工作建設(shè)一個(gè)易用、高效、穩(wěn)定、靈活的管理系統(tǒng)，是許多高校檔案管理部門都一直渴望解決的問題。

很多高校的檔案系統(tǒng)都沒有實(shí)現(xiàn)對教學(xué)、人事、財(cái)務(wù)部門的應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)收集歸檔。大多高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了大量庫存檔案的數(shù)字化，在保護(hù)檔案、提高檔案利用效率上前進(jìn)了一大步，但很多都是使用獨(dú)立的數(shù)字化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，并不能與現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，這給檔案的檢索利用有效管理帶來諸多限制。檔案信息化管理水平已經(jīng)嚴(yán)重滯后和不足，綜合表現(xiàn)如下幾個(gè)方面：

一是管理范圍有限，高校是信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的前沿單位，而現(xiàn)前我國高校的檔案管理還存在一些不足之處，針對我國高校檔案管理的現(xiàn)狀，從多媒體以及信息共享提出了在高校實(shí)施網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理系統(tǒng)。對高校檔案管理系統(tǒng)對于檔案信息和管理只實(shí)現(xiàn)到了目錄級別，對于電子檔案文件無法很多地進(jìn)行管理，歸檔功能實(shí)際上只是單純的數(shù)據(jù)錄入。如：高校的學(xué)生檔案管理是高校檔案管理的重要的組成部分，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理已經(jīng)不能夠適應(yīng)教育體制改革的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，尤其是近些年國內(nèi)軟件行業(yè)發(fā)展迅速，使得各大高校都在集中力量將學(xué)生檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理。

二是維護(hù)成本高，需要安裝專用的應(yīng)用軟件，直接連接存儲檔案信息庫服務(wù)器，維護(hù)的工作量和時(shí)間成本都比較高。檔案系統(tǒng)和其他應(yīng)用系統(tǒng)間缺少有機(jī)聯(lián)系，無法做到及時(shí)的信息共享，通常只能由相關(guān)工作人員以手工的方式解決，對人員技術(shù)素質(zhì)要求較高，不能從根本上解決問題。

三是缺少權(quán)限控制能力，檔案工作需要多個(gè)部門協(xié)同配合進(jìn)行，涉及多個(gè)部門與工作人員，需要一整套嚴(yán)格完善的工作流程來規(guī)范工作過程，能夠保證檔案工作更順利地完成。缺少權(quán)限控制能力，檔案涉及多個(gè)部門，會(huì)有很多的文件，可能會(huì)涉及機(jī)密信息，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境發(fā)展區(qū)域文獻(xiàn)信息機(jī)構(gòu)協(xié)作，為社會(huì)公眾提供信息資源保障，檔案資源的社會(huì)共享代表著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展方向，是檔案事業(yè)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的客觀要求，必須以國家相關(guān)的法律法規(guī)與信息政策為指導(dǎo)，建立有效的檔案資源管理體系與組織開發(fā)體系，因此需要有一套完善權(quán)限控制系統(tǒng)。檢索功能不足，需要進(jìn)行模糊檢索以及電子原文進(jìn)行全文檢索。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)要求

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息化管理中的逐漸應(yīng)用，有很多檔案機(jī)構(gòu)開始在互聯(lián)網(wǎng)上建設(shè)檔案信息網(wǎng)站，各地的檔案館也開始建立檔案目錄數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)。而此時(shí)的檔案管理系統(tǒng)軟件也開始從單機(jī)版向著網(wǎng)絡(luò)版的方向發(fā)展，開始研究檔案目錄數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的應(yīng)用與共享。21世紀(jì)是信息化技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)的時(shí)代，進(jìn)入21世紀(jì)后，隨著電子政務(wù)的不斷實(shí)踐發(fā)展，檔案信息化建設(shè)工作同樣也進(jìn)入了快速發(fā)展的階段，國家檔案局“十五”計(jì)劃的一項(xiàng)重要任務(wù)就是要加快檔案信息化建設(shè)工作，各地檔案館紛紛開始準(zhǔn)備建設(shè)數(shù)字檔案館。檔案管理信息系統(tǒng)至此也進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段，對檔案的信息化管理也開始延伸到電子文件的歸檔，以及對歸檔后的電子文件的管理利用，同時(shí)對館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作也逐步開展起來。這一時(shí)期，國家檔案局制定發(fā)布了大量有關(guān)檔案信息化建設(shè)的各種相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括：《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等。

三、高校檔案數(shù)字化體系建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程

當(dāng)前各高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的方式主要有兩類：一是自主研發(fā)和委托校內(nèi)老師研發(fā)。通常自主研發(fā)的系統(tǒng)可能較為適應(yīng)于本校的實(shí)際情況，但這對檔案管理本身的工作人員要求較高，需要有一定的計(jì)算機(jī)運(yùn)用基礎(chǔ)，結(jié)合自身在檔案工作中的經(jīng)驗(yàn)，才能夠開發(fā)適合本部門管理特點(diǎn)的應(yīng)用系統(tǒng)。二是定制開發(fā)專用系統(tǒng)，通常意味著投入成本高，研發(fā)時(shí)間長的因素，并不適用于大多數(shù)高校的檔案部門。如何才能為高校檔案管理工作建設(shè)一個(gè)易用、高效、穩(wěn)定、靈活的數(shù)字化綜合管理體系，是許多高校檔案部門亟待解決的問題。

一要樹立先進(jìn)服務(wù)理念。知識管理和高校檔案管理的相關(guān)知識與現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，提出以樹立先進(jìn)服務(wù)理念、加強(qiáng)檔案人才引進(jìn)培養(yǎng)與科學(xué)規(guī)劃其職業(yè)生涯、開拓新型服務(wù)方式、搭建數(shù)字信息服務(wù)平臺、注重用戶意見反饋與分析處理的高校檔案信息服務(wù)創(chuàng)新策略。以期通過知識管理理念與高校檔案服務(wù)的融合，推動(dòng)高校檔案信息服務(wù)工作的進(jìn)一步發(fā)展。

二要夯實(shí)檔案基礎(chǔ)管理。高校檔案管理工作作為高?；A(chǔ)工作之一，在高校發(fā)展中起著舉足輕重的作用。隨著高校不斷深化改革，高校檔案管理工作面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)和高校改革發(fā)展的需要，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化創(chuàng)新，提高高校檔案管理工作水平，是目前亟待研究的課題。

三要齊心協(xié)力、創(chuàng)新創(chuàng)造。高校檔案管理工作的研究和實(shí)際調(diào)研取證的基礎(chǔ)上，借鑒新公共服務(wù)理論中民主參與、服務(wù)者定位、以人為本的核心思想，運(yùn)用文獻(xiàn)分析法、實(shí)證研究等方法，針對我國高校檔案管理工作存在著人員結(jié)構(gòu)、管理模式、工作效率等方面的問題展開分析，究其原因在于傳統(tǒng)思想觀念的束縛、人力物力的投入不足和服務(wù)職能限制等因素的影響。一是明確創(chuàng)新創(chuàng)造指導(dǎo)思想和原則，二是構(gòu)建科學(xué)的工作體系平臺，三是轉(zhuǎn)變工作模式，四是優(yōu)化資源配置，提升服務(wù)能力，以求提高高校檔案管理工作水平，使其發(fā)展緊隨高校改革的速度和知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的需要。

結(jié)束語：基于高校檔案信息化的特點(diǎn)和需要，建立新的檔案管理數(shù)字化體系應(yīng)用平臺，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化。從系統(tǒng)的可能性、開放性、高效性等幾個(gè)方面進(jìn)行設(shè)計(jì)和實(shí)施，從檔案的收集、整理、組卷到檔案的保管、利用，實(shí)現(xiàn)辦公公文的電子歸檔，有效保證歸案工作的高質(zhì)高效完成。

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作者簡介：譚慧，女，恩施職業(yè)技術(shù)學(xué)院副研究館員，研究方向：檔案管理。