學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者時間管理的困境與突圍

/劉 瑋

時間是物質(zhì)運動的順序性和連續(xù)性，它對于自然發(fā)展來說是無限的。作為個體的每一個人，所能利用的時間卻是有限的。馬克思曾說過，“社會發(fā)展、社會享用和社會活動的全面性，都取決于時間的節(jié)省”?？梢?，能否合理高效地運用好時間是衡量學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者管理水平和能力的重要標(biāo)準(zhǔn)之一?？涩F(xiàn)實中一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者缺乏清晰的時間管理理念、正確的時間價值觀及科學(xué)的時間管理方法，學(xué)校的發(fā)展因此而陷入遲滯和阻隔的困境。對此，筆者嘗試從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者對于時間管理困境的分析出發(fā)，尋找學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者對于時間管理困境突圍的路徑。

一、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者時間管理的現(xiàn)實困境

在現(xiàn)實的學(xué)校管理中，我們常常見到一些被瑣事纏身的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者，東奔西突，窮于周旋，只恨分身乏術(shù)。說到底，如此困境的形成究其原因是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者時間管理能力的欠缺。細(xì)致分析，其困境表現(xiàn)為時間管理失向、失序、失度與失機。

1.時間管理失向?，F(xiàn)在，很多學(xué)校管理者言必稱“忙”，每日事無巨細(xì)，都躬身過問。工作中，出現(xiàn)什么事，領(lǐng)導(dǎo)者就去處理什么事，工作多以被動式應(yīng)付為主，缺乏計劃性。失去方向的管理，勢必使校長淪為“救火隊長”，學(xué)校工作呈現(xiàn)出混亂、低效的局面。至于學(xué)校發(fā)展的中長期規(guī)劃、短期的年度規(guī)劃、學(xué)期計劃等方向性工作則更是無從談起。

2.時間管理失序。管理是由計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)及控制等要素組成的有序活動過程，學(xué)校管理亦然?？稍趯W(xué)校具體的工作中，工作先后環(huán)節(jié)之間、領(lǐng)導(dǎo)者與副手之間、重點工作與一般工作之間往往出現(xiàn)失序的現(xiàn)象。要么是一項工作做到一半?yún)s發(fā)現(xiàn)計劃方案還沒有在工作啟動之前完善，要么是一項工作具體牽頭人和執(zhí)行者之間的職責(zé)關(guān)系還沒理順，甚至因為工作時序的顛倒出現(xiàn)某項工作“推倒重來”或“難以為繼”等現(xiàn)象。

3.時間管理失度。時間管理常常會被認(rèn)為是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者個人的事情，其實不然。就一所學(xué)校而言，我們總是希望在較短的時間內(nèi)實現(xiàn)學(xué)校最大可能的發(fā)展，時間是學(xué)校發(fā)展過程中成本最高的資源。一些領(lǐng)導(dǎo)者大量的時間為外來訪客所占，為無休止的應(yīng)酬所占，為輕重不一的會議所占?？雌饋恚切ｉL一個人時間被擠占；實際上，是一個作為組織的學(xué)校整體工作被擱置。如校長開教師會時東拉西扯半天卻不談具體工作，其實質(zhì)是個體時間管理的失度，帶來了群體工作時間的被浪費。

4.時間管理失機。小到一所學(xué)校，大到一方區(qū)域教育，總是會遇到各種各樣的發(fā)展時機。抓住時機，發(fā)展便會乘勢而上；失去時機，工作則會停頓不前。筆者曾經(jīng)在某縣教育系統(tǒng)工作，21世紀(jì)第二個5年，該縣教育從義務(wù)教育均衡發(fā)展到教育現(xiàn)代化創(chuàng)建，從教育教學(xué)質(zhì)量提高到教育體制改革，各項工作有聲有色，事業(yè)蓬勃發(fā)展。就在該縣力圖在新世紀(jì)第三個5年之初實現(xiàn)義務(wù)教育優(yōu)質(zhì)均衡發(fā)展之時，教育系統(tǒng)主要領(lǐng)導(dǎo)更迭。由于后任領(lǐng)導(dǎo)對教育理解的不當(dāng)，致使該縣創(chuàng)建義務(wù)教育優(yōu)質(zhì)均衡發(fā)展縣工作延后，全縣教育教學(xué)質(zhì)量下降，人民群眾遂失去對教育的信任，大量的中小學(xué)生遠(yuǎn)赴外縣市讀書。發(fā)展時機的喪失，必將帶來教育發(fā)展的落后。面對紛繁復(fù)雜的工作，教育領(lǐng)導(dǎo)者需要審時度勢，分清輕重緩急，抓住時機，決定做什么工作，不做什么工作；先做什么工作，再做什么工作。

二、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者時間管理困境的路徑突圍

有效的時間管理是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者正確的時間價值觀在現(xiàn)實管理中的實踐表達(dá)，它是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者對學(xué)校發(fā)展領(lǐng)導(dǎo)力的具體體現(xiàn)，也是促進學(xué)校適時適度科學(xué)發(fā)展的有力保障。有效的時間管理還有利于學(xué)校團隊建設(shè)，一個學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者在管理好自己時間的同時，也就意味著其對學(xué)校團隊的正確引領(lǐng)。筆者認(rèn)為，唯有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者確立正確的時序觀、時效觀、時位觀和時機觀，學(xué)校管理才能走上健康、高效的發(fā)展軌道。

1.統(tǒng)籌規(guī)劃，樹立正確的時效觀。這里的時效即是單位時間內(nèi)的工作效率。德國的時間管理專家羅塔塞維特認(rèn)為，單一封閉的時間管理是低效的，時間管理不僅僅是日常事務(wù)的處理，還應(yīng)包括更為長久的時間或更為廣泛領(lǐng)域內(nèi)的工作安排。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。一個重視時間管理的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者，不汲汲于把大量的時間投入在忙亂的工作中，而是用在工作開始前對任務(wù)的研究與實施方案的建構(gòu)上。就日常工作而言，我們可以應(yīng)用“時間塊”原理，把一天的時間盡量合理地分成完整的時間塊，使人員、事務(wù)與時間對應(yīng)，在每個時間塊中都只專心做一件事情，排除無關(guān)干擾，杜絕工作中“鋸齒效應(yīng)”的發(fā)生，提高單位時間內(nèi)的工作效率。就學(xué)校的整體工作而言，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)明確學(xué)校發(fā)展的近期目標(biāo)和中長期發(fā)展方向，根據(jù)目標(biāo)確立學(xué)校發(fā)展中長期規(guī)劃，進而制訂出學(xué)校工作的年度計劃和具體事務(wù)安排，并排出某一單位時間內(nèi)的重點工作和非重點工作。統(tǒng)籌規(guī)劃時間，其實質(zhì)是對整體工作進行任務(wù)、人、物和時間資源的再分配。我們可以在仔細(xì)分析各項工作任務(wù)之間相互關(guān)系的基礎(chǔ)上，給予恰當(dāng)?shù)臅r間，繪出工作網(wǎng)絡(luò)圖，找出最短時間的工作線路，在合理的組織、協(xié)調(diào)與控制過程中提高整體工作效率。

2.要事優(yōu)先，樹立正確的時序觀。學(xué)校工作千頭萬緒，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者若是平均用力于每一件事，往往很多事都做不好，如何合理地分配時間是學(xué)校時間管理中的重點。要事優(yōu)先即是把時間分配有所側(cè)重地傾向于重點工作，它是一個與注重時效有著迥異差別的時間管理方法。它不再以效率為目標(biāo)，而是以方向為追求；它不是給你提供一個“時鐘”，而是給你一個“羅盤”，因為比速度更重要的是前進方向。有所為，有所不為；有所先為，亦有所后為。要事優(yōu)先原則要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者把最重要的工作放在第一時間處理，按照工作的重要性程度確立優(yōu)先次序，再給各項任務(wù)分配時間。正確的事要做，不正確的事堅決不做；重要的事先做，非重要的事后做。做正確的事情一定比把事情做正確更重要。美國管理學(xué)家科維從“重要”和“緊急”兩個維度對時間管理進行分析，提出了著名的“時間管理四象限說”，它把工作任務(wù)區(qū)分為重要且緊急、重要卻不緊急、緊急卻不重要、既非緊急又非重要四個“象限”。它清楚地告訴管理者應(yīng)優(yōu)先完成那些重要且緊急的事情，其次是重要卻不緊急的事情，至于緊急卻不重要的工作則應(yīng)分權(quán)給副職領(lǐng)導(dǎo)完成，至于那些既非重要也非緊急的事可以放棄不做。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者特別要重視第二象限的工作，即那些在當(dāng)前重要卻不緊急的工作，如教師專業(yè)發(fā)展培訓(xùn)、學(xué)校與家庭和社會“三結(jié)合教育”等，或是學(xué)校三年后的綜合評估等。如果學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者工作缺乏計劃性，這些重要而非緊急的工作沒有在它們不緊急的時間內(nèi)有序落實，隨著時間的推移，“重要卻不緊急”的工作漸趨變成“重要且緊急”的工作。此時，工作任務(wù)迫在眉睫，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者就成了“消防隊長”，工作質(zhì)量可想而知。

3.適當(dāng)分權(quán)，樹立正確的時位觀。首先，對于學(xué)校而言，分權(quán)意味著組織的權(quán)力不是集中在某單個的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者手中，而是分散于領(lǐng)導(dǎo)組織的各個成員中。低程度的分權(quán)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)仍然呈現(xiàn)從上至下的科層制權(quán)力分配，只是管理權(quán)限不再聚焦于最高的頂點，權(quán)力以一種漸弱的方式由上至下進行分解。高程度的分權(quán)，權(quán)力運行體系呈扁平化分布，領(lǐng)導(dǎo)組織中的個體權(quán)力更加分散，其中每個成員都會獲得一定的權(quán)力賦予。一個學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者合理的分權(quán)，其最大的利好是可以讓自己從復(fù)雜紛繁的事務(wù)性工作中解放出來，空出更多的時間謀劃學(xué)校發(fā)展等重要工作，真正意義上體現(xiàn)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者引領(lǐng)學(xué)校發(fā)展的角色定位。其次，知人善任式的分權(quán)容易激發(fā)下屬工作的積極性和主動性，避免因科層制管理上傳下達(dá)帶來的時間浪費。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)確立正確的時位觀，合理分權(quán)，使受權(quán)者職、責(zé)、權(quán)相統(tǒng)一，以便在較短的時間內(nèi)解決問題，從而提高整個組織的工作效能。再次，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者在學(xué)校管理中還應(yīng)加強制度建設(shè)，堅持“例外管理”原則。即學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者只處理學(xué)校制度、章程和規(guī)則中沒有明確規(guī)定的事件，或者在具體工作開展過程中出現(xiàn)與原計劃較大分歧與偏差時才參與工作，對正常推進的工作一概不參與指揮和干涉。

4.審時度勢，樹立正確的時機觀。關(guān)于時機，古代中國有著非常豐富而精辟的思想論述。司馬遷在《史記·貨殖列傳》中把珍惜時機稱之為“任時”，即所有事情的發(fā)展都需把握時機。西魏時期的司農(nóng)卿蘇綽強調(diào)“勿失農(nóng)時，谷可得食”。著名軍事家孫武更是在《孫子兵法》一書中多次論述時機的重要性，他認(rèn)為時機是關(guān)系戰(zhàn)爭輸贏的關(guān)鍵因素之一。在現(xiàn)代學(xué)校管理中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者必須確立珍視時機和運籌時機的意識，把時機看作是學(xué)?？缭桨l(fā)展、長足發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展的重要因素之一。任何事物的前進和發(fā)展過程都會出現(xiàn)轉(zhuǎn)折時期，或稱為“時機”或“關(guān)鍵期”。處在關(guān)鍵時期的事物往往有著多種方向或速度的發(fā)展可能。《隋書》有言：“時不可再，機不可失?！睂W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者只有審時度勢，果斷決策，才能把握發(fā)展時機，才能引領(lǐng)學(xué)校沿著更好的方向或以更快的速度發(fā)展，或者只以較少的投入就可獲得較大的發(fā)展回報。反之，當(dāng)某一發(fā)展機會出現(xiàn)時卻未能抓住，再想讓學(xué)校發(fā)展沿著規(guī)劃的軌道前行，就需要付出數(shù)倍甚至數(shù)十倍于前的代價，可能導(dǎo)致此發(fā)展計劃就此失敗。當(dāng)然，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者在搶抓學(xué)校發(fā)展時機的同時，還要學(xué)會運籌時機。運籌時機就是要審時度勢地看待學(xué)校發(fā)展，既要防止出現(xiàn)不遵循規(guī)律的急躁冒進，又要防止貽誤發(fā)展的遲緩?fù)享场?/p>

“沒有什么事比忙忙碌碌更容易的了，也沒有什么事比取得實效更困難的了。”面對發(fā)展中的學(xué)校，學(xué)校管理者亟須走出時間管理失向、失序、失度和失機的困境，堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、要事優(yōu)先、適當(dāng)分權(quán)、審時度勢等原則，樹立正確的時序觀、時效觀、時位觀和時機觀，從而提高學(xué)校管理的效能。阿爾貝·加繆說過，“對未來最大的慷慨是把一切獻(xiàn)給現(xiàn)在”。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者，我們需要從現(xiàn)在開始，做時間的主人，而不是時間的仆從。