油田企業(yè)物資采購管理內(nèi)部控制的思考

夏萬福

摘 要：內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項重點工作任務(wù)，是企業(yè)為了提高經(jīng)營管理效率、保證信息質(zhì)量真實可靠、保護資產(chǎn)安全完整、促進法律法規(guī)有效遵循、規(guī)避生產(chǎn)經(jīng)營風險，由企業(yè)管理層及其員工共同實施的一個管理過程。本文認為，要通過加強內(nèi)部控制管理工作的有效實施，來提高采購工作的管理水平要遵循四個方面的具體要求，即：正確認識是前提、制度保障是基礎(chǔ)、程序合理是重點、執(zhí)行有效是關(guān)鍵。只有做到這些，并結(jié)合各項目實際，予以適當?shù)耐晟坪脱a充，才能真正達到通過加強內(nèi)部控制管理來提高項目采購管理水平的目的。

關(guān)鍵詞：物資采購 管理 控制

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項重點工作。而物資采購環(huán)節(jié)又是企業(yè)實施內(nèi)部控制管理工作的重點，提高采購工作的管理水平要遵循四個方面的具體要求，

1、正確認識，是加強內(nèi)部控制管理，提高采購管理水平的前提

從公司管理層到具體的采購業(yè)務(wù)部門每一名工作人員對采購內(nèi)部控制管理工作的重要性有個正確的認識，是保證內(nèi)部控制管理工作順利開展和取得成效的前提。

2、制度保障，是加強內(nèi)部控制管理，提高采購管理水平的基礎(chǔ)

建立完善的物資采購內(nèi)部控制管理制度，既是滿足提高采購管理水平的需要，也是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的需要，同時更是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的需要。

3、程序合理，是加強內(nèi)部控制管理，提高采購管理水平的重點

內(nèi)部控制管理工作其實質(zhì)是強化企業(yè)的過程管理和流程管理，因此制定嚴密合理的采購業(yè)務(wù)管控程序就是提高采購管理水平的重點。包括采購計劃方案的編制審定、供應(yīng)商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來核對等管控節(jié)點。

3.1采購計劃、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。

這一環(huán)節(jié)可以使公司最大限度地控制采購預(yù)算，其一般管理控制程序為采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出物資采購的申請，倉儲或有關(guān)部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購計劃。采購部門根據(jù)采購計劃編制采購方案，采購方案應(yīng)明確采購的原則、采購的渠道、供應(yīng)商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查采購方案是否經(jīng)采購部門負責人審核，是否明確采購物資的具體數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、采購方式等，相關(guān)審定是否符合權(quán)限。

3.2.供應(yīng)商的選擇與價格確定環(huán)節(jié)。

這一環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點，可以使公司的采購預(yù)算資金得到有效的使用，使公司經(jīng)營成本降低，并直接關(guān)系到公司的經(jīng)營效益。其一般管理控制程序為采購部門應(yīng)根據(jù)審定的采購方案，通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應(yīng)商與采購價格。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點為采購是否經(jīng)過詢比價、有無詢比價記錄，通過招標方式采購的是否符合招標管理規(guī)定，對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式，應(yīng)集中采購的是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象，相關(guān)審定是否符合權(quán)限。

3.3.合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。

這一環(huán)節(jié)可以規(guī)避采購風險，保證公司的合法利益。主要通過合同范本管理，提高合同管理工作的規(guī)范化，降低合同簽訂風險；通過資質(zhì)信用管理，建立供應(yīng)商誠信檔案體系，降低了履約風險；通過合同風險點管理，強化合同履行的風險意識，減少合同履行風險；通過合同會簽管理，提高合同審批效率，規(guī)范業(yè)務(wù)流程；通過合同履行管理，加強經(jīng)營過程的控制能力，提升公司精細管理水平；通過合同統(tǒng)計分析管理，提高公司經(jīng)營決策自我分析能力。這一環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理的重點是檢查相關(guān)部門是否對合同進行審核，簽訂的合同是否送交法律等相關(guān)監(jiān)管部門。

3.4.物資驗收入庫環(huán)節(jié)。

采購物資到貨后，物資管理部門應(yīng)組織采購、質(zhì)檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點，倉儲部門依據(jù)檢驗合格的報告辦理入庫手續(xù)，編制入庫單，登記庫存明細帳。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全，驗收入庫是否符合不相容要求，庫存明細賬登記是否及時。

3.5采購付款與往來核對環(huán)節(jié)。

財會部門應(yīng)依據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時作賬務(wù)處理。采購款的支付應(yīng)由采購部門根據(jù)采購合同及到貨情況提出申請，填制付款申請單，附齊相關(guān)單據(jù)，經(jīng)采購等部門負責人審核簽字后送財會部門審核，財會部門根據(jù)資金安排、使用計劃、預(yù)付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù)，采購款支付應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理。這一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理重點是檢查財務(wù)入賬手續(xù)是否齊全，暫估入賬是否及時合理；檢查采購款支付的依據(jù)是否齊全，與合同約定是否相符，相關(guān)審批是否符合權(quán)限。

3.6執(zhí)行有效，是加強內(nèi)部控制管理，提高采購管理水平的關(guān)鍵

在建立了完善的內(nèi)部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎(chǔ)上，是否能夠有效執(zhí)行就是關(guān)鍵?？梢酝ㄟ^拓寬監(jiān)督管理渠道，來保證內(nèi)部控制管理工作的實施，公司紀檢監(jiān)察、審計等監(jiān)督管理部門要切實發(fā)揮監(jiān)督的職能作用，對采購業(yè)務(wù)要由事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進行轉(zhuǎn)變，并要充分發(fā)揮各部門、各單位監(jiān)督的作用，督促和約束采購部門的工作效率和工作質(zhì)量，促進內(nèi)部控制管理的有效運行。另外，還可以通過制定內(nèi)部控制管理制度及其責任追究制度來強化執(zhí)行力，明確相關(guān)部門及員工在內(nèi)部控制管理工作中應(yīng)承擔的責任，加大員工內(nèi)部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度，對工作責任心不強、敷衍了事、完成不力，以致造成后果的人員進行責任追究，并視情節(jié)輕重予以通報、警告處分或給予必要的處罰來增強了各級管理人員的內(nèi)部控制管理意識，以此來提升管理人員的業(yè)務(wù)水平和對內(nèi)部控制管理制度的履行意識。

總之，通過加強內(nèi)部控制管理，來提高采購管理水平，是公司改革與發(fā)展的要求，是公司提升綜合市場競爭能力的要求，需要我們在工作實踐中科學(xué)運用，不斷完善和提升。

參考文獻

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