綠色食品安全監(jiān)管檔案管理規(guī)范化探析

白永波

綠色食品安全監(jiān)管檔案是指食品安全監(jiān)管部門對轄區(qū)內綠色食品生產企業(yè)進行行政許可、現場監(jiān)督檢查、監(jiān)督抽檢、風險監(jiān)測等文字記錄材料。主要包括，生產許可證、監(jiān)督檢查法律文書、監(jiān)督抽檢報告單、風險監(jiān)測報告等。其科學化、規(guī)范化管理對綠色食品安全監(jiān)管意義重大。本文針對綠色食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理展開了論述。

食品安全問題事關人民群眾身體健康安全，事關社會安全穩(wěn)定。要想使綠色食品產業(yè)做大做強，用監(jiān)管促進發(fā)展更尤顯重要。因此，加強綠色食品安全監(jiān)管檔案管理，是綠色食品安全全過程監(jiān)管工作中重要的手段和不可或缺的有效工具，食品安全監(jiān)管部門對食品生產經營行業(yè)監(jiān)管過程中形成的各種記錄資料進行規(guī)范化管理，能為綠色食品安全監(jiān)管工作正常、有效運行提供有力保障。

一、建立綠色食品安全監(jiān)管檔案的重要作用

1、實現對綠色食品生產企業(yè)實時管理。綠色食品安全監(jiān)管檔案可以動態(tài)記錄從企業(yè)誕生到企業(yè)發(fā)展壯大過程，監(jiān)管者可以通過查看檔案，回溯企業(yè)成長歷程，通過對監(jiān)管記錄的查閱，可以分析出企業(yè)的風險點，可以實現精準監(jiān)管、靶向監(jiān)管，更加便于提高監(jiān)管效能。

2、實現對食品安全監(jiān)管者的實時監(jiān)督。食品安全監(jiān)管部門可以通過調閱監(jiān)管檔案，對其工作人員工作總量、工作效果等方面進行監(jiān)督，特別是監(jiān)管檔案是痕跡化管理的重要舉措，如果一旦企業(yè)發(fā)生系統性風險，可以運用監(jiān)管檔案證明監(jiān)管者是否存在行政不作為行為，是否存在監(jiān)管自由裁量權使用不當行為，是否存在與企業(yè)發(fā)生合租行為。同時通過監(jiān)管檔案可以實現對監(jiān)管者工作量化考核，便于政府職能部門行政管理。

3、實現對綠色食品生產企業(yè)誠信記錄管理。綠色食品生產企業(yè)是否能做到基業(yè)長青，誠信生產經營是關鍵。通過對綠色食品生產企業(yè)建立檔案，可以線性地對綠色食品企業(yè)進行誠信記錄，一旦企業(yè)出現監(jiān)督抽檢不合格產品等行為，監(jiān)管者可以通過建立“黑名單”制度，采取行政公開的辦法對企業(yè)進行誠信懲戒。

二、建立綠色食品安全監(jiān)管檔案存在的短板

1、行政執(zhí)法部門建立實行痕跡化管理意識不強。行政執(zhí)法部門習慣于慣性管理思維，制度建設不規(guī)范，隨意性執(zhí)法行為較大，存在由于工作人員變動較大，工作連續(xù)性不強，不能夠很好堅持標準化的監(jiān)管模式，一個監(jiān)管人員一種工作方法和態(tài)度，同時直接與監(jiān)管人員的敬業(yè)精神正相關。同時由于檔案是多種材料的匯集，有時是多個執(zhí)法部門參與，文字材料歸并較難。

2、行政執(zhí)法部門缺乏相應專業(yè)人才。檔案管理是一門專業(yè)學科，一般行政執(zhí)法人員都是法律、工科專業(yè)人員出身，對檔案管理知識不了解、不掌握，甚至不愿意掌握，認為無關重要，一定程度影響了檔案的建立。

3、行政執(zhí)法部門對應硬件建設配備缺乏。食品安全監(jiān)管部門特別是基層食品安全監(jiān)管部門基礎設施比較落后，在縣級的食品安全監(jiān)管派出機構一般公場所所非常緊張，甚至部分存在沒有辦公場所的監(jiān)管所，根本沒有場地放置檔案柜，同時也沒有現代化的辦公設備，這些客觀原因也制約了綠色食品安全監(jiān)管檔案的建立和完善。

三、綠色食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范管理實現的路徑

1、建立食品生產企業(yè)一企一檔。食品安全監(jiān)管部門要對轄區(qū)內綠色食品生產企業(yè)要進行調查摸底，切實做到底數清、情況明，要求凡是獲得食品生產許可證的綠色食品都要建立檔案，實行一企一檔制度，建立嚴格的綠色食品生產企業(yè)檔案管理長效機制，確保應建檔企業(yè)全部建檔。

2、明確企業(yè)檔案建立規(guī)范化內容。

（1）實行規(guī)范化行政監(jiān)管法律文書。省級食品安全監(jiān)管部門要做好頂層設計，印發(fā)建立綠色食品安全監(jiān)管檔案的通知，要求在全省范圍內的食品安全監(jiān)管部門統一建立綠色食品安全監(jiān)管檔案。制定下發(fā)行政許可模板、行政執(zhí)法告知書、行政執(zhí)法處罰決定書、監(jiān)督抽檢抽樣單、監(jiān)督抽檢結果通知書、監(jiān)督抽檢檢驗檢測報告書等法律文書模板，實行全省統一格式，真正建立起標準化、規(guī)范化、程序化的行政執(zhí)法模式，為建立綠色食品檔案奠定堅實的基礎。

（2）統一建立綠色食品安全監(jiān)管檔案歸檔目錄。要明確綠色食品安全監(jiān)管檔案歸檔主要的內容，充分利用政務檔案管理經驗，使用相對應的檔案管理方法，便于檔案管理的標準?？h級以上質量監(jiān)督、工商行政管理、食品藥品監(jiān)督管理部門應當建立食品生產經營者食品安全信用檔案，記錄許可頒發(fā)、日常監(jiān)督檢查結果、違法行為查處等情況；根據食品安全信用檔案的記錄，對有不良信用記錄的食品生產經營者增加監(jiān)督檢查頻次。檔案目錄應至少包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照復印件、組織機構代碼證復印件、食品生產許可證復印件、企業(yè)執(zhí)行標準復印件、監(jiān)管部門檢查企業(yè)記錄、季度監(jiān)督抽檢結果記錄、風險監(jiān)測結果記錄、投訴舉報記錄、違法違紀等文字記錄材料等。通過歸定必備存檔資料，可以實現檔案管理的統一性和規(guī)范性。

（3）建立綠色食品安全監(jiān)管檔案管理程序化模式。檔案建立和歸檔材料要嚴格實行審批制度，確保檔案資料的真實性和準確性。要建立起具體負責檔案管理人員定期向一線執(zhí)法人員匯總檔案的機制，每一份檔案都要經過具體負責人員簽字、部門負責人員簽字、分管領導簽字后再存檔。形成合理的工作流程，切實提高工作效率和工作效能。

（4）運用“互聯網+”思維建立綠色食品安全監(jiān)管動態(tài)檔案。利用計算機等現代化管理手段可以更加便捷和高效地管理檔案，有條件的食品安全監(jiān)管部門可以探索與計算機軟件公司聯合開發(fā)檔案管理軟件，可以實現對企業(yè)的動態(tài)管理。執(zhí)法人員充分利用手機、ipad、執(zhí)法終端等電子設備，將監(jiān)督檢查過程傳輸至信息化處理系統，形成“信息采集→錄入→上報→分流→問題處理→反饋→歸檔”的閉路循環(huán)系統，確?；鶎颖O(jiān)管流程精準、快捷、高效。全面推廣電子監(jiān)控設備在大型食品生產企業(yè)的應用，質量管理人員通過視頻終端實時觀看，及時管控質量問題，消除風險隱患。電子檔案存檔后，可以在互聯網上對有關信息進行公開，廣大消費者可以實時查看企業(yè)的生產情況，消除生產者與消費者之間的信息不對稱性，用檔案管理的方式助力綠色食品生產企業(yè)發(fā)展，促使市場環(huán)境更加優(yōu)良，更好發(fā)揮綠色食品安全監(jiān)管檔案管理的作用。endprint