基于信息技術(shù)條件下的企業(yè)內(nèi)部控制

高麗郡

在企業(yè)管理過程，內(nèi)控是個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，隨著信息系統(tǒng)的日益進(jìn)步，企業(yè)內(nèi)控出現(xiàn)了明顯的變化，內(nèi)控效率得到了極大的提升。信息系統(tǒng)在給企業(yè)提供更大發(fā)展機(jī)會(huì)的同時(shí)，也使企業(yè)面臨了較大的挑戰(zhàn)，且在內(nèi)控信息系統(tǒng)的推動(dòng)階段，還存在很多問題與不足，全面處理這些問題方可更好實(shí)現(xiàn)內(nèi)控系統(tǒng)的全面完善。

一、企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

某集團(tuán)股份有限公司是個(gè)股權(quán)多樣化的大型礦產(chǎn)資源單位，其注冊(cè)資本達(dá)到5.1億元，重要運(yùn)營范圍包含礦產(chǎn)資源勘探、開采、選冶、礦產(chǎn)品運(yùn)營等，企業(yè)具備固體礦產(chǎn)勘察加急資質(zhì)等，公司內(nèi)部創(chuàng)建了質(zhì)量管理系統(tǒng)，管理機(jī)制完整、人員配備完善、設(shè)備精良。下文主要從企業(yè)的財(cái)務(wù)管理、投資管理、采購招標(biāo)等方面，介紹企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀。

1.財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)?，F(xiàn)階段，財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)控存在的基本問題是：資本的籌措與經(jīng)營、財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)理籌資途徑、資金組織開會(huì)討論選定籌資計(jì)劃、財(cái)務(wù)總監(jiān)核實(shí)、總裁批示、籌資計(jì)劃內(nèi)部討論等，均沒有通過科學(xué)論證，還缺少有關(guān)論證的體制規(guī)定，集團(tuán)未明確要求對(duì)外披露資金應(yīng)用狀況的管理體制，當(dāng)前除車輛外沒有給其他固定資產(chǎn)參保。

2.投資管理系統(tǒng)。投資管理部門主要管理企業(yè)對(duì)外投資活動(dòng)的立項(xiàng)、論證、核實(shí)以及實(shí)施等任務(wù)，內(nèi)部投資活動(dòng)的核實(shí)、論證以及監(jiān)督等任務(wù)，管理有關(guān)合同，組織投資活動(dòng)初步立項(xiàng)過程相關(guān)工作和實(shí)施環(huán)節(jié)的投資監(jiān)督，開展企業(yè)層面投資活動(dòng)的驗(yàn)收與后續(xù)評(píng)價(jià)。但當(dāng)前投資管理部門在內(nèi)控方面還存在許多問題：股權(quán)投資未根據(jù)管理的有關(guān)規(guī)定，投資管理體制規(guī)定投資部管理組織企業(yè)層面投資活動(dòng)的驗(yàn)收和后續(xù)評(píng)估，該部門未實(shí)施后續(xù)評(píng)估工作。

3.采購招標(biāo)機(jī)構(gòu)。采購招標(biāo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)企業(yè)物資購置管理系統(tǒng)與招標(biāo)管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，對(duì)各種物資需求企業(yè)的物資采購要求加以審核與采購，組織、控制、檢查、引導(dǎo)招標(biāo)活動(dòng)，確保企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營的各類物資需求和項(xiàng)目建設(shè)招標(biāo)需要。

當(dāng)前，采購招標(biāo)機(jī)構(gòu)內(nèi)控中常見的問題有：該部門招標(biāo)活動(dòng)不完善、分工不明確，員工人數(shù)少，沒人負(fù)責(zé)招標(biāo)信息的整理與備案工作，采購招標(biāo)機(jī)構(gòu)對(duì)供應(yīng)廠家提供的物資品質(zhì)、交貨時(shí)間、價(jià)格、服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)，缺少評(píng)價(jià)檔案，制定了采購供應(yīng)商管理體制，但沒有貫徹落實(shí)。

二、信息技術(shù)背景下企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)的創(chuàng)建

1.創(chuàng)建信息系統(tǒng)。企業(yè)數(shù)字化水平較高，注重采用數(shù)字化技術(shù)來管理，現(xiàn)行的信息系統(tǒng)包含財(cái)務(wù)管理中的財(cái)務(wù)管理數(shù)字系統(tǒng)、采購招標(biāo)過程的采購管理數(shù)字系統(tǒng)、運(yùn)用事業(yè)機(jī)構(gòu)的銷售管理信息平臺(tái)、人力資源中的HR管理數(shù)字平臺(tái)以及辦公室的OA平臺(tái)，內(nèi)控管理信息平臺(tái)和這些系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息對(duì)接，利用信息技術(shù)完成信息集成，形成綜合的信息系統(tǒng)。

2.軟件基本功能。該軟件所具備的基本功能包含客戶管理、權(quán)限控制、信息庫管理、流程控制、矩陣管理、內(nèi)控檢查、整改管理、報(bào)告控制等，其中，權(quán)限控制模塊表現(xiàn)了不相容崗位之間分離原則，信息庫管理模塊把不同的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息對(duì)接，流程控制模塊按照內(nèi)控的基本應(yīng)用指引實(shí)現(xiàn)流程整理，矩陣管理的基本功能是導(dǎo)入內(nèi)控規(guī)范矩陣，內(nèi)控檢查主要實(shí)施內(nèi)控有限性試驗(yàn)，整改管理負(fù)責(zé)處理集團(tuán)日常經(jīng)營中產(chǎn)生的問題，報(bào)告控制出具內(nèi)控評(píng)價(jià)報(bào)告，在綜合的內(nèi)控系統(tǒng)中，采用上述功能模塊實(shí)現(xiàn)及時(shí)控制、智能管理，幫助集團(tuán)更好創(chuàng)建內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)體系。

3.主要參與者。員工的配置對(duì)內(nèi)控管理信息平臺(tái)的順利實(shí)行十分重要，所以需要組建內(nèi)控項(xiàng)目班組。該企業(yè)內(nèi)控項(xiàng)目班組由8人構(gòu)成，其中包含3位審計(jì)者，3位外部專業(yè)咨詢者，2位信息管理者。其中，審計(jì)機(jī)構(gòu)有1人負(fù)責(zé)測試，1人負(fù)責(zé)進(jìn)行整改，另1人負(fù)責(zé)整改追蹤；3位外部專業(yè)咨詢者，項(xiàng)目經(jīng)理1位都由專業(yè)人員擔(dān)任，項(xiàng)目經(jīng)理重點(diǎn)負(fù)責(zé)組織開展項(xiàng)目會(huì)議，建立項(xiàng)目質(zhì)量規(guī)定，編制項(xiàng)目實(shí)施流程，增強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，保證項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)程均達(dá)到預(yù)計(jì)目標(biāo)。專業(yè)咨詢者結(jié)合《企業(yè)內(nèi)部控制引用指引》與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程建立內(nèi)控規(guī)范矩陣，先期把內(nèi)控規(guī)范矩陣導(dǎo)進(jìn)內(nèi)控管理信息平臺(tái)內(nèi)，系統(tǒng)提供全面的矩陣維護(hù)、矩陣處理、授權(quán)等多種功能，為內(nèi)控工作的進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.完善內(nèi)控環(huán)境。在企業(yè)內(nèi)控管理中，內(nèi)控環(huán)境對(duì)企業(yè)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有較大影響，在信息技術(shù)環(huán)境下，完善企業(yè)內(nèi)控環(huán)境更加關(guān)鍵。首先，無論是在傳統(tǒng)公司內(nèi)控下，或是數(shù)字化技術(shù)管理下，內(nèi)控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)均是由人實(shí)現(xiàn)的，所以，提升企業(yè)人員的綜合素養(yǎng)是順利開展內(nèi)控工作的重點(diǎn)；其次，注重企業(yè)內(nèi)部文化創(chuàng)建，提高人員歸屬感，增強(qiáng)企業(yè)向心力，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展；最后，信息技術(shù)內(nèi)控的革新促使企業(yè)組織架構(gòu)出現(xiàn)了較大的變化，該種情況下，人力資源調(diào)整工作就顯得特別關(guān)鍵，由此，要合理創(chuàng)建激勵(lì)制度，保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

5.強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制。首先，企業(yè)應(yīng)高度重視和強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督制度創(chuàng)建工作，并全面兼顧到信息技術(shù)引入后對(duì)監(jiān)督體制帶來的新問題；其次，數(shù)字化技術(shù)監(jiān)督體制下，面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)開放性產(chǎn)生的新風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)創(chuàng)建更為標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)則與制度來預(yù)防，而且做好信息平臺(tái)的檢查工作，優(yōu)化系統(tǒng)；最后，財(cái)務(wù)管理對(duì)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防效率也有較大影響，企業(yè)能夠通過設(shè)立專門的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防部門，制定健全的財(cái)務(wù)管理體系來規(guī)避企業(yè)遇到的風(fēng)險(xiǎn)。

6.強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)。強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)，定時(shí)評(píng)價(jià)與更新內(nèi)控方案。內(nèi)控審計(jì)不僅是企業(yè)、企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)的關(guān)鍵構(gòu)成部分，還是加強(qiáng)內(nèi)部財(cái)務(wù)監(jiān)督的體制設(shè)置。在會(huì)計(jì)電算化中，因?yàn)槭恰叭藱C(jī)”對(duì)話的獨(dú)特模式，所以對(duì)內(nèi)部審計(jì)有很高、很嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，新技術(shù)的進(jìn)步也帶來了新的問題，內(nèi)控系統(tǒng)一定要定期進(jìn)行評(píng)價(jià)與更新，沒有哪種規(guī)則在環(huán)境出現(xiàn)變化時(shí)依舊可以充分適應(yīng)的，為此，就專業(yè)人員來講，評(píng)價(jià)內(nèi)控的有效性十分關(guān)鍵，而且，當(dāng)遇到新環(huán)境時(shí)，必定會(huì)使內(nèi)控計(jì)劃獲得革新。

三、結(jié)束語

綜上所述，某企業(yè)在創(chuàng)建內(nèi)控體系時(shí)，借助內(nèi)控管理信息平臺(tái)貫穿在幾個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)程序中，并將其實(shí)現(xiàn)整合，而且把內(nèi)控應(yīng)用指引內(nèi)的程序和措施固化于信息平臺(tái)中，創(chuàng)建統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。通過內(nèi)控管理信息平臺(tái)智能測試，辨別內(nèi)控中隱藏的問題，采取有針對(duì)性的措施進(jìn)行處理，內(nèi)控管理信息平臺(tái)在某企業(yè)試運(yùn)行一段時(shí)間以來，大部分內(nèi)控缺陷都得到了整改，信息技術(shù)背景下企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)對(duì)各個(gè)過程的文檔實(shí)施歸納，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息的交換，增加數(shù)據(jù)的利用率，提升企業(yè)管理質(zhì)量，該企業(yè)各級(jí)管理者的內(nèi)控意識(shí)不斷提升，違規(guī)操作流程的情況明顯降低，企業(yè)內(nèi)控管理效果有了明顯的提高，結(jié)果表示，信息技術(shù)背景下企業(yè)創(chuàng)建內(nèi)控管理信息平臺(tái)能夠切實(shí)迎合企業(yè)內(nèi)控需要與外部政策需求。

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