影響科技查新報(bào)告質(zhì)量的關(guān)鍵因素案例分析

馬 磊，牟韶彬

(東北大學(xué)圖書館 遼寧沈陽(yáng)110819)

科技查新報(bào)告是查新機(jī)構(gòu)就其處理查新項(xiàng)目的過(guò)程以及得出的查新結(jié)論向查新委托人或有關(guān)部門所做的正式書面報(bào)告[1]，其主要內(nèi)容包括查新項(xiàng)目的基本信息、查新目的、項(xiàng)目的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)、查新點(diǎn)、查新范圍要求、文獻(xiàn)檢索范圍及檢索策略、檢索結(jié)果、查新結(jié)論、查新員與審核員聲明、附件清單、備注等。在查新報(bào)告的形成過(guò)程中每一個(gè)環(huán)節(jié)都直接影響著查新報(bào)告的質(zhì)量，文章從查新過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)——“文獻(xiàn)檢索范圍及檢索策略”出發(fā)，結(jié)合實(shí)例，分析總結(jié)查新過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)、技巧以及需要注意的問(wèn)題，以期優(yōu)化查新報(bào)告質(zhì)量。

1 檢索范圍的選擇

檢索范圍是指查新過(guò)程中查新員實(shí)際使用的檢索工具及其時(shí)間范圍。在實(shí)際工作中，應(yīng)針對(duì)查新項(xiàng)目的技術(shù)主題、查新范圍和查新目的，確定文獻(xiàn)檢索的專業(yè)范圍、地域范圍、時(shí)間范圍、語(yǔ)種以及文獻(xiàn)類型等，以便于選擇適當(dāng)?shù)臋z索工具。選擇全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資源是開(kāi)展科技查新工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，是保證“查全”的前提。因此，在實(shí)施檢索之前，查新員應(yīng)在充分理解項(xiàng)目?jī)?nèi)容的基礎(chǔ)上，選擇合適的數(shù)據(jù)庫(kù)。

1.1 兼顧基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)庫(kù)與專業(yè)性數(shù)據(jù)庫(kù)

查新報(bào)告中數(shù)據(jù)庫(kù)的選擇要與項(xiàng)目?jī)?nèi)容相輔相成，既要有與項(xiàng)目?jī)?nèi)容相關(guān)的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)庫(kù)，也要有與項(xiàng)目?jī)?nèi)容相關(guān)的專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)。如：在所有理工類查新項(xiàng)目中都要檢索 EI、SCI等理工科綜合性數(shù)據(jù)庫(kù)，化學(xué)及相關(guān)領(lǐng)域的項(xiàng)目必須檢索SciFinder等。

1.2 以國(guó)際聯(lián)機(jī)檢索系統(tǒng)作為保障

以 Dialog為代表的國(guó)際聯(lián)機(jī)檢索系統(tǒng)由于數(shù)據(jù)量大、回溯時(shí)間長(zhǎng)、更新速度快、內(nèi)容全面，基本能滿足查找外文文獻(xiàn)的需求。因此，做國(guó)內(nèi)外查新項(xiàng)目時(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索之后，非常有必要利用國(guó)際聯(lián)機(jī)檢索系統(tǒng)進(jìn)行補(bǔ)充檢索，從而為保證查新質(zhì)量提供有效支撐。

1.3 互聯(lián)網(wǎng)資源作為有效補(bǔ)充

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)資源日益豐富，對(duì)于專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)資源具有很好的補(bǔ)充作用。特別是涉及到產(chǎn)品、工法等項(xiàng)目查新時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)資源是必不可少的組成部分。

案例 1：隧道二襯鋼筋精確定位施工工法，要求查找“利用一種三角架定出圓心位置，將二襯鋼筋按照設(shè)計(jì)弧度施作；利用一種可調(diào)整的支撐桿使二襯鋼筋鋼中環(huán)向架立筋與縱向定位筋聯(lián)合形成整體的受力體系”。該類項(xiàng)目涉及具體施工工法，在CNKI、萬(wàn)方等數(shù)據(jù)庫(kù)中很難找到密切相關(guān)的文獻(xiàn)。在筑龍網(wǎng)中，“隧道二襯施工方案”、“隧道工程質(zhì)量控制要點(diǎn)”均為相關(guān)施工方案，可作為密切相關(guān)文獻(xiàn)，做進(jìn)一步細(xì)節(jié)對(duì)比。

2 檢索詞的擬定

檢索詞是構(gòu)成檢索提問(wèn)式的最基本單元，深度理解主題，適度選擇檢索詞，是保證查新質(zhì)量的關(guān)鍵[2]。在實(shí)際工作中，確定檢索詞是正式接受查新委托后的第一步工作，將直接影響文獻(xiàn)的查全率和查準(zhǔn)率以及查新結(jié)論的準(zhǔn)確性[3]。查新員一般能夠做到以用戶提供的主題詞為參考，注意檢索詞的不同表達(dá)方式，包括檢索詞的同義詞、相關(guān)詞、全稱和簡(jiǎn)稱、上下位類詞的擴(kuò)展、外來(lái)詞的譯寫變化、英美不同拼寫方式等等。除此之外，提取主題詞時(shí)還要注意以下兩個(gè)方面：

2.1 理解委托人自己杜撰的詞

在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，部分委托人試圖通過(guò)偷換概念、自創(chuàng)關(guān)鍵詞、型號(hào)等方法使項(xiàng)目具有新穎性，遇到這種情況，查新員要及時(shí)與用戶溝通，正確理解概念的具體含義，不能單純按照委托人提供的關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索。

案例 2：高維大數(shù)據(jù)查詢處理與優(yōu)化技術(shù)研究，要求查找“基于屬性列組模型和行列存儲(chǔ)相結(jié)合的高維大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模型”。其中，“屬性列組模型”即為委托人自己提出的名詞，實(shí)際上是先按照數(shù)據(jù)的屬性劃分，然后分類進(jìn)行存儲(chǔ)。因此，在檢索時(shí)要按照“屬性列組模型”表述內(nèi)容的實(shí)際含義來(lái)檢索。

2.2 適當(dāng)采用分類號(hào)檢索

檢索過(guò)程中，人們往往習(xí)慣于使用主題詞進(jìn)行檢索。但是，從查新角度來(lái)講，由于科技詞語(yǔ)中一詞多義、一物多名等現(xiàn)象的存在，以及文獻(xiàn)中自由詞的廣泛性和不確定性，使得單憑主題詞進(jìn)行檢索難以達(dá)到查全、查準(zhǔn)的要求。

案例 3：要查找“碳纖維數(shù)控機(jī)床龍門架”的專利，“龍門架”的表達(dá)方式很多，如加工中心、龍門吊等，只用主題詞檢索，專利數(shù)據(jù)庫(kù)很難做到查全，結(jié)合IPC分類號(hào)檢索更方便。

對(duì)同一技術(shù)主題而言，不同的專利申請(qǐng)文件的描述方式可能不同，再加上分類過(guò)程中的人為因素，對(duì)同樣的技術(shù)主題給出的分類位置可能有細(xì)微的差異[4]。

3 檢索算符的使用

為了準(zhǔn)確快速地篩選出有價(jià)值的信息，查新員通常會(huì)使用不同的算符來(lái)連接檢索詞，以表達(dá)更復(fù)雜的概念。一般使用邏輯算符、位置算符表達(dá)檢索詞之間的限定關(guān)系，使用截詞符表達(dá)檢索詞詞形的變化。目前，檢索算符的使用規(guī)則各數(shù)據(jù)庫(kù)未做統(tǒng)一規(guī)定，具體要參照數(shù)據(jù)庫(kù)的使用說(shuō)明。

3.1 謹(jǐn)慎使用邏輯算符“not”

布爾邏輯算符是最常用的檢索算符，適用于各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)及互聯(lián)網(wǎng)資源，但在涉及排除某個(gè)概念的情況下，要謹(jǐn)慎使用“not”，以免排除掉相關(guān)文獻(xiàn)。

案例 4：串聯(lián)法氧化鋁生產(chǎn)工藝，要求查找“不配碳酸鈉調(diào)整液溶出技術(shù)，熟料溶出用調(diào)整液不配入碳酸鈉，避免二次反應(yīng)”。其中“不配碳酸鈉調(diào)整液溶出”，在檢索式中不能直接用 not去掉“碳酸鈉調(diào)整液”，而應(yīng)直接檢索“用調(diào)整液進(jìn)行熟料溶出”的文獻(xiàn)，然后閱讀檢出文獻(xiàn)，看其調(diào)整液中是否含有碳酸鈉。

3.2 靈活運(yùn)用位置算符

位置算符用來(lái)規(guī)定算符兩邊的檢索詞出現(xiàn)在記錄中的位置，進(jìn)一步強(qiáng)化了對(duì)概念的限制，比布爾邏輯算符更能表達(dá)復(fù)雜的概念，并能避免“and”邏輯組配產(chǎn)生的詞義含糊或誤檢。在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，檢索結(jié)果中部分文獻(xiàn)雖然符合檢索條件，但與項(xiàng)目?jī)?nèi)容相關(guān)性并不大。分析其原因，主要在于檢索詞在命中文獻(xiàn)中的位置相對(duì)較遠(yuǎn)，與檢索式想要表達(dá)的含義并不相同。這種情況，特別適合使用位置算符調(diào)整檢索式。

案例 5：山參培育技術(shù)的集成與示范研究，要求查找單株山參重達(dá)多少克。該類項(xiàng)目涉及具體指標(biāo)，若只在“標(biāo)題”“摘要”等字段中檢索，很可能檢索不到相關(guān)文獻(xiàn)；若在“全文”字段中檢索，會(huì)檢索到大量不相關(guān)文獻(xiàn)。這種情況使用位置算符調(diào)整檢索式得到的結(jié)果比較理想。在 CNKI中檢索式如下：SU＝(山參+林下參+野山參+移山參+人參)and FT＝('單只 # 重 # 克'+'單支 # 重 # 克'+'一只 # 重 #克'+'一支 # 重 # 克'+'單只 # 達(dá) # 克'+'單支 # 達(dá)# 克'+'一只 # 達(dá) # 克'+'一支 # 達(dá) # 克'+'單只 #重量 # 克'+'單支 # 重量 # 克'+'一只 # 重量 # 克'+'一支 # 重量 # 克'+'單只 # 達(dá)到 # 克'+'單支 #達(dá)到 # 克'+'一只 # 達(dá)到 # 克'+'一支 # 達(dá)到 # 克')

由于檢索結(jié)果較多，一般查新員不采用“全文”字段進(jìn)行檢索。但查新中的文獻(xiàn)檢索和判讀不能僅在“主題”字段進(jìn)行，而應(yīng)盡量深入閱讀全文并從中提取關(guān)鍵數(shù)據(jù)及涉及項(xiàng)目查新點(diǎn)的若干細(xì)節(jié)內(nèi)容，這在《科技查新技術(shù)規(guī)范》中已明文規(guī)定[5]。工作中應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，靈活使用位置算符，既擴(kuò)大檢索范圍，又減少文獻(xiàn)判讀時(shí)間。

4 國(guó)內(nèi)外查新注意的問(wèn)題

隨著中國(guó)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和創(chuàng)新能力的提高，越來(lái)越多的科技項(xiàng)目需要做國(guó)內(nèi)外查新。與國(guó)內(nèi)查新不同，查新員在做國(guó)內(nèi)外查新時(shí)，一方面要面對(duì)語(yǔ)言障礙，另一方面要面對(duì)數(shù)量眾多的國(guó)外數(shù)據(jù)庫(kù)。如何更準(zhǔn)確地、更有效地進(jìn)行檢索，是擺在查新員面前的一大難題。

4.1 提取英文主題詞

在檢索外文文獻(xiàn)時(shí)，如果只使用委托人提供的英文單詞進(jìn)行檢索，往往檢索得到的文獻(xiàn)數(shù)量很少，或者是有一定數(shù)量的文獻(xiàn)，但多為中國(guó)作者的文章。遇到這種情況，查新員一定要與項(xiàng)目技術(shù)人員進(jìn)行深入溝通，把握技術(shù)要點(diǎn)，盡可能請(qǐng)技術(shù)人員提供相關(guān)國(guó)外文獻(xiàn)；同時(shí)，可通過(guò)查找專業(yè)詞典和數(shù)據(jù)庫(kù)受控詞表、在外文數(shù)據(jù)庫(kù)中試檢等方式，至少要找出幾篇相關(guān)的英語(yǔ)國(guó)家作者發(fā)表的文獻(xiàn)，認(rèn)真閱讀并找出合適的主題詞及同義詞、縮寫等。否則，檢索出的文獻(xiàn)要么偏離課題內(nèi)容，要么只檢索出中國(guó)作者發(fā)表的英文文獻(xiàn)，進(jìn)而導(dǎo)致查新員做出錯(cuò)誤的判斷。

案例 6：廣義經(jīng)濟(jì)生物系統(tǒng)的復(fù)雜性分析與控制，要求查找“把經(jīng)濟(jì)管理變量通過(guò)建模直接與所研究的生物狀態(tài)變量聯(lián)系起來(lái)，得到的模型由微分方程和代數(shù)方程表示，研究代數(shù)方程的內(nèi)在涵義，以及對(duì)系統(tǒng)動(dòng)態(tài)行為的影響”。其中用戶只給出主要概念“廣義系統(tǒng)(descriptor systems)”，查新員在檢索中文文獻(xiàn)時(shí)，發(fā)現(xiàn)了同義詞“微分代數(shù)系統(tǒng)(differential-algebraic system)”。當(dāng)用這 2個(gè)檢索詞查找英文文獻(xiàn)時(shí)，發(fā)現(xiàn)檢索不到國(guó)外作者的文獻(xiàn)，顯然存在問(wèn)題。經(jīng)閱讀相關(guān)英文文獻(xiàn)，發(fā)現(xiàn)同義詞“奇異系統(tǒng)(singular systems)”，該詞在中文經(jīng)濟(jì)類文獻(xiàn)中較少使用，但檢索出很多國(guó)外作者的英文文獻(xiàn)，并且相關(guān)性較大。

4.2 排除中文文獻(xiàn)

查新員在做國(guó)內(nèi)外查新時(shí)，通常從檢索中文文獻(xiàn)開(kāi)始，因此在檢索英文數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，無(wú)需再查找其中收錄的原文語(yǔ)種為“中文”的文獻(xiàn)，編寫檢索式時(shí)可直接去除中文文獻(xiàn)(如：Ei中“not la＝Chinese”)，這種方式方便快捷，可減少閱讀文獻(xiàn)時(shí)間，提高工作效率。

5 結(jié) 語(yǔ)

綜上，在整個(gè)查新過(guò)程中，檢索范圍的選擇和檢索策略的制定直接影響著查新報(bào)告的質(zhì)量。選擇檢索范圍時(shí)，要在深入細(xì)致了解項(xiàng)目?jī)?nèi)容的基礎(chǔ)上，盡量做到對(duì)論文、專利、成果和互聯(lián)網(wǎng)免費(fèi)資源的全面覆蓋；確定檢索詞時(shí)，要在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)里進(jìn)行試檢，確保檢索詞準(zhǔn)確、全面；制定檢索策略時(shí)，要針對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容，靈活運(yùn)用各種運(yùn)算符，采用組合檢索的方式，從各個(gè)角度保證檢索的全面性。實(shí)踐證明，豐富的背景知識(shí)和查新經(jīng)驗(yàn)有利于保證查新報(bào)告的質(zhì)量。因此，在日常工作中，查新員要注意消化吸收新知識(shí)，了解科技文獻(xiàn)的基本構(gòu)成，對(duì)科研動(dòng)態(tài)保持敏銳的觀察力，多了解國(guó)內(nèi)外的最新科研動(dòng)態(tài)；同時(shí)，要及時(shí)總結(jié)、學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索方法和技巧，從而保證查新報(bào)告的質(zhì)量，為我國(guó)建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家做出積極的貢獻(xiàn)。

[1]中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局，中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì). 科技查新技術(shù)規(guī)范：GT/T32003—2015[S]. 北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2015.

[2]張仁瓊. 科技查新工作的理論與實(shí)踐[M]. 合肥：合肥工業(yè)大學(xué)出版社，2014：28.

[3]張嵐，張柏秋，于非. 科技查新檢索質(zhì)量?jī)?yōu)化策略研究[J]. 情報(bào)科學(xué)，2011，29(6)：852-855.

[4]馬磊，宋建瑋. IPC分類法在科技查新工作中的應(yīng)用[J]. 圖書館學(xué)刊，2012，34(3)：32-34.

[5]周廣西. CNKI同句和同段檢索功能在查新中文文獻(xiàn)檢索中的應(yīng)用[J]. 圖書館工作與研究，2017(4)：83-85.