學(xué)校后勤精細(xì)化管理有效性的探索

浙江省義烏市教育研修院 吳萍莉

學(xué)校在發(fā)展和壯大的過程中，需要后勤力量的支持。如果學(xué)校的后勤工作能以精細(xì)化的方式管理，將能提高學(xué)校后勤管理的水平，學(xué)校就能在有力的后勤支持下向前發(fā)展。

一、學(xué)校后勤精細(xì)化管理的概念

學(xué)校要有效地運(yùn)營，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就需要優(yōu)質(zhì)后勤工作的支持，而隨著社會的發(fā)展，被動的后勤工作方法已不能滿足學(xué)校運(yùn)營的需求，為了優(yōu)化后勤管理質(zhì)量，后勤工作的管理人員必須用先進(jìn)的服務(wù)理念、科學(xué)的服務(wù)方法、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)技術(shù)為學(xué)校做好服務(wù)。在這個服務(wù)過程中，不能出現(xiàn)后勤管理系統(tǒng)混亂、服務(wù)組織不合理、服務(wù)溝通不暢、浪費(fèi)大量經(jīng)營成本的問題，即學(xué)校后勤管理人員要依靠優(yōu)化后勤服務(wù)的每個環(huán)節(jié)來優(yōu)化后勤服務(wù)的質(zhì)量，使后勤服務(wù)能為學(xué)校的運(yùn)營提供有力的支持，這即為學(xué)校后勤精細(xì)化管理的概念。

義烏市教育研修院后勤管理任務(wù)重，大院內(nèi)同時有義烏市教育局、義烏市教育研修院、義烏市教育管理服務(wù)中心、義烏市三元公司、義烏市教育監(jiān)察大隊(duì)5家單位共同辦公，大院平時人員出入較多，后勤管理難度大，任務(wù)重，這更需要后勤管理精細(xì)化。

二、學(xué)校后勤精細(xì)化管理的目標(biāo)

1.提高后勤工作效率

如果學(xué)校在做后勤工作的時候，能夠用最少的后勤工作人員數(shù)量完成學(xué)校的后勤問題，將會減少學(xué)校運(yùn)營的成本、降低后勤工作管理的難度、提高學(xué)校的整體工作速度。要提高學(xué)校的后勤管理效率，就要通過合理的編制使每個后勤工作人員都能有合理的崗位，且每個崗位的責(zé)任都能落實(shí)到個人。

目前教育研修院大院內(nèi)后勤服務(wù)工作分別由幾塊組成，大院安保工作由社會服務(wù)包圍，由義烏市稠州保安公司提供服務(wù)，共6位保安負(fù)責(zé)大院安保工作。大院保潔、綠化由浙江唯城物業(yè)服務(wù)公司提供服務(wù)。大院食堂工作人員及其他工作人員由在編工作人員及臨時聘用人員組成。針對這種情況，我們制定了《義烏市教育局大院保安工作規(guī)范與職責(zé)》《義烏市教育局大院保潔、綠化工作規(guī)范與職責(zé)》《義烏市教育研修院后勤、食堂工作管理制度》《義烏市學(xué)校保安人員在崗違規(guī)處罰細(xì)則》《教育研修院保潔人員扣分處罰細(xì)則》等一系列工作規(guī)范，讓每一位后勤工作人員明確工作崗位職責(zé)。

2.提高后勤人員素質(zhì)

學(xué)校要優(yōu)質(zhì)的后勤工作，就必須讓后勤工作人員有一套先進(jìn)的服務(wù)理念，這個理念將是他們工作的方向。隨著科學(xué)的發(fā)展，目前學(xué)校的后勤工作通常用信息化的方式提供后勤服務(wù)，后勤工作人員必須能夠熟悉這些先進(jìn)的后勤服務(wù)設(shè)施，用先進(jìn)的服務(wù)設(shè)施做好后勤服務(wù)。后勤服務(wù)人員必須有愛崗敬業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，在工作中能用標(biāo)準(zhǔn)的工作流程完成后勤管理工作。

3.完善信息建設(shè)基礎(chǔ)

學(xué)校要提高后勤工作的效率，就要讓后勤人員能用信息化的方式開展后勤服務(wù)，這就要求學(xué)校完善信息建設(shè)的基礎(chǔ)。這包括學(xué)校需要做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，能以網(wǎng)絡(luò)的方式做好后勤溝通工作；學(xué)校安裝有監(jiān)控設(shè)備，這些監(jiān)控設(shè)備能讓后勤工作人員有效完成本職工作；學(xué)校新增了車輛識別系統(tǒng)，管理保安人員能更好地管理大院車輛的進(jìn)出。新增了保安巡更系統(tǒng)，更好地督促保安按時按點(diǎn)做好巡邏工作，維護(hù)大院安全。辦公室工作人員對全院教師信息進(jìn)行了電子歸檔整理。食堂工作人員通過《食堂缺位登記系統(tǒng)》，了解大院老師的就餐情況，從而減少浪費(fèi)，更好地為大院全體工作人員服務(wù)。大院通過《固定資產(chǎn)管理軟件》對大院固定資產(chǎn)進(jìn)行了清理、整理、歸檔，即將投入使用的OA系統(tǒng)將大大方便老師的電子文檔流轉(zhuǎn)，也方便各部室、老師預(yù)約會議室的使用。

4.降低后勤運(yùn)營成本

學(xué)校后勤成本的控制可從煤、電、氣的節(jié)能方面降低運(yùn)營成本；從提高后勤人員工作效率的方面降低運(yùn)營成本；從抓好學(xué)校物資后勤管理的方面降低運(yùn)營成本等。只有節(jié)約每一點(diǎn)學(xué)校運(yùn)營的資源，學(xué)校的后勤運(yùn)營成本才會降低。

三、學(xué)校后勤精細(xì)化管理的策略

1.合理編制學(xué)校后勤工作流程

要讓后勤工作管理能夠有序進(jìn)行，就要從合理地編制學(xué)校后勤工作流程開始。這包含以下幾個方面的內(nèi)容：

優(yōu)化后勤崗位編制，學(xué)校后勤相關(guān)的負(fù)責(zé)人要用先進(jìn)的管理理念編制后勤工作崗位，使后勤工作崗位的安排能夠更合理。學(xué)校要去除重復(fù)的崗位、責(zé)任不清的崗位、閑置的崗位等，使每個崗位都能激活后勤工作人員的活力，讓他們在崗位上能真正發(fā)揮作用。后勤相關(guān)的負(fù)責(zé)人要編制崗位責(zé)任書，讓后勤人員了解自己的工作范圍及需要承擔(dān)的責(zé)任。

編制后勤工作方法，即后勤管理人員要將每個崗位的工作方法編制成一本手冊，比如它要說明物資申領(lǐng)的流程、物資派送的時間、保潔工作的頻率、后勤工作紀(jì)錄的方法等，這種工作方法能讓后勤人員迅速了解標(biāo)準(zhǔn)的工作方法，使后勤工作人員減少工作的失誤。

做好后勤工作檢查，學(xué)校要用多級管理的方式做好后勤管理檢查工作，相關(guān)管理人員要用定期或不定期的方式檢查后勤工作人員的工作質(zhì)量，如果一旦發(fā)現(xiàn)后勤管理工作出現(xiàn)問題，要能立即將責(zé)任落實(shí)到個人。

2.提高學(xué)校信息建設(shè)工作質(zhì)量

要做好學(xué)校的后勤工作，就要抓好學(xué)校的信息建設(shè)工作，使后勤人員能通過網(wǎng)絡(luò)等方式迅速溝通。我們建立了大院工作人員微信群、后勤工作人員微信群，及時溝通反饋后勤工作問題。

學(xué)?？梢蚤_發(fā)專用的學(xué)校后勤系統(tǒng)，目前市場上發(fā)售的學(xué)校后勤系統(tǒng)的內(nèi)容較為寬泛，它不能兼顧每個學(xué)校的后勤工作情況。學(xué)校相關(guān)的技術(shù)人員要開發(fā)出一套適合學(xué)校專用的后勤管理系統(tǒng)，讓學(xué)校后勤人員用信息化的方式工作。比如學(xué)校如果能夠定期向后勤人員推送后勤信息，后勤人員就能了解自己的工作任務(wù)等。一套優(yōu)秀的后勤信息系統(tǒng)能夠極大地提高后勤工作的效率。

3.嚴(yán)格控制學(xué)校資源應(yīng)用環(huán)節(jié)

要維持學(xué)校的運(yùn)營需要耗費(fèi)很多成本，如果能夠控制學(xué)校資源的應(yīng)用，用積少成多的方式做好后勤管理，將能減少學(xué)校后勤管理的成本。比如學(xué)?？梢杂猛该魑镔Y采購和科學(xué)招標(biāo)的方法降低物資采購的成本，學(xué)校在與物資供應(yīng)商合作時，需要用動態(tài)評估的方法評估物資供應(yīng)商的等級。相關(guān)負(fù)責(zé)人在采購學(xué)校物資的時候，要盡可能地使用節(jié)能設(shè)備，比如可以使用節(jié)能電燈、節(jié)能空調(diào)等，雖然節(jié)能設(shè)備節(jié)省的水、電貌似很少，然而長年累月的節(jié)省，將能節(jié)省一筆極大的運(yùn)營成本。同時要求保安工作人員在校園巡邏過程中關(guān)注關(guān)水、關(guān)電、關(guān)門等工作。

4.全面提高學(xué)校后勤人員素質(zhì)

要提高學(xué)校的后勤工作人員的素質(zhì)，學(xué)校就要做好定期培訓(xùn)工作。學(xué)校要把培訓(xùn)的成果與后勤工作人員的崗位結(jié)合起來，使后勤工作人員能夠愿意積極地學(xué)習(xí)、爭取到自己合意的崗位。學(xué)校只有用各種方法促進(jìn)后勤工作人員的學(xué)習(xí)自主性，后勤工作人員才愿意積極的吸收與工作相關(guān)的知識。

學(xué)院為了提高后勤人員的職業(yè)道德、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)技能、服務(wù)知識等，統(tǒng)一對后勤人員進(jìn)行了《提升職業(yè)素養(yǎng)、強(qiáng)化服務(wù)意識》《提高安全意識，預(yù)防安全事故》的培訓(xùn)。對食堂工作人員進(jìn)行了《面點(diǎn)、糕點(diǎn)等制作》的培訓(xùn)，對辦公室、文印室工作人員進(jìn)行了會議記錄、申請書、請假條、策劃書、工作總結(jié)等文案的內(nèi)容和格式處理、歸檔文件整記規(guī)則等內(nèi)容的培訓(xùn)。通過走出去、請進(jìn)來，理論與實(shí)踐相結(jié)合等多種方式，對后勤工作人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)。

5.實(shí)施績效評價(jià)機(jī)制

做好學(xué)校后勤管理工作，需要對后勤人員有一套完整的績效評價(jià)機(jī)制。目前，我們單位對后勤工作人員制定了《后勤工作人員績效考核制度》，實(shí)現(xiàn)每月部門考核，學(xué)期行政人員及全體教職工評價(jià)考核，按照考核結(jié)果對工作人員發(fā)放獎勵工資。

總之，要做好學(xué)校后勤精細(xì)化管理，就要把學(xué)校后勤工作的每個環(huán)節(jié)都優(yōu)化并落實(shí)。通過以上的方法，能夠加強(qiáng)學(xué)校后勤精細(xì)化管理的實(shí)效性，使學(xué)校的后勤工作能夠成為學(xué)校運(yùn)營工作的有力支持。

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