信息環(huán)境下公路檔案管理研究

黃克志

(潮州市交通運(yùn)輸服務(wù)中心，廣東 潮州 521011)

隨著改革開放的發(fā)展，廣東省工業(yè)化城鎮(zhèn)化進(jìn)程日益加快，公路建設(shè)也是發(fā)展迅速。公路建設(shè)提高了公路運(yùn)輸能力，推動了國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，但是日益劇增的公路建設(shè)項(xiàng)目，讓公路檔案管理變得更加復(fù)雜，龐大的檔案內(nèi)容給檔案管理人員提出了更高的挑戰(zhàn)。因此，公路檔案管理部門亟需加快信息化建設(shè)，科學(xué)、有效地管理公路檔案。

一、廣東省公路檔案管理的現(xiàn)狀分析

近幾年來，我國的科技發(fā)展取得了顯著的效果，在很多領(lǐng)域得到了應(yīng)用。其中，公路檔案管理中，計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了全方位的應(yīng)用，使得我省的公路檔案管理信息化建設(shè)取得了初步的成效。但是在實(shí)際操作中，公路檔案的信息化管理仍然存在著很多問題，制約了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

(一)檔案管理不規(guī)范，缺乏科學(xué)的總體規(guī)劃

公路檔案管理在我國起步比較晚，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理中經(jīng)驗(yàn)比較欠缺，檔案管理還沒有形成一定的標(biāo)準(zhǔn)，在管理中比較隨意，導(dǎo)致檔案管理比較混亂。在檔案管理過程中，建立信息數(shù)據(jù)庫時，由于技術(shù)不規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)很多漏洞和錯誤。另外，在檔案管理中操作不規(guī)范，不同時期和類型的公路檔案信息兼容性差，造成很多重要的資料和數(shù)據(jù)損失，給公路檔案管理的信息化帶來嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

(二)檔案管理數(shù)據(jù)信息不系統(tǒng)

檔案管理信息化，就是通過檔案數(shù)據(jù)的收集、整理和運(yùn)用，來系統(tǒng)地管理公路檔案。從公路檔案管理的現(xiàn)狀分析，檔案信息傳遞比較滯后，很難實(shí)現(xiàn)信息共享，這主要因?yàn)闄n案信息轉(zhuǎn)化能力比較欠缺，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息缺乏。用戶在使用計算機(jī)檢索檔案管理的數(shù)據(jù)時，常常得不到相關(guān)的信息或者信息過期。究其原因，主要是硬件設(shè)施落后，數(shù)據(jù)存儲更新比較晚，不能及時更新和完善數(shù)據(jù)。

(三)缺乏專業(yè)檔案管理人員

公路檔案管理的信息化需要工作人員具有比較高的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化能力和信息管理能力。然而公路檔案管理人員的流動性比較大，這使得工作人員的素質(zhì)也是有好有壞，大多數(shù)檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，對檔案信息化管理的模式陌生，使公路檔案信息化管理的效率比較低。有的公路檔案管理人員素質(zhì)不高，服務(wù)意識比較差，造成了硬件設(shè)施的浪費(fèi)，制約了公路檔案信息化管理的建設(shè)。

二、信息環(huán)境下加強(qiáng)公路檔案管理的對策研究

(一)加強(qiáng)培訓(xùn)，提高公路檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在信息化社會中，市場競爭的關(guān)鍵是人才的競爭，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高廣東省公路檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是推動廣東公路檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。第一，檔案管理部門要根據(jù)當(dāng)?shù)毓窓n案信息化管理的實(shí)際情況，為檔案管理人員提供更多專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會和平臺，可以通過召開專題會議、邀請優(yōu)秀的檔案管理專家指導(dǎo)培訓(xùn)以及推薦優(yōu)秀員工外出學(xué)習(xí)等手段來加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)；第二，引導(dǎo)公路檔案管理人員樹立檔案信息化意識，督促員工充分利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加強(qiáng)公路檔案的信息化管理，認(rèn)真做好檔案信息化管理的各項(xiàng)工作，創(chuàng)新管理模式，保證公路檔案信息化管理的正常運(yùn)行。

(二)完善公路檔案信息數(shù)據(jù)庫

推動公路檔案管理的信息化進(jìn)程，讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，建立完善的公路系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫這樣不僅解決了紙質(zhì)檔案占據(jù)空間而信息儲存又少的問題，還提高了公路檔案管理人員的工作效率。完善公路檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，還需要不斷補(bǔ)充和更新數(shù)據(jù)庫資料，加強(qiáng)對公路檔案信息的維護(hù)，保證檔案管理數(shù)據(jù)的時效性。

(三)規(guī)范公路檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案信息化管理

在公路檔案的信息化建設(shè)中，工作人員要規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，形成完善的管理機(jī)制，提升公路檔案的信息化管理。公路檔案管理部門要建立完善的公路檔案管理規(guī)章制度，優(yōu)化公路檔案管理機(jī)制。另外，公路檔案信息管理人員對檔案信息的采集、錄入和管理工作要嚴(yán)格管理，建立完善的工作制度，強(qiáng)化公路檔案管理的內(nèi)容。

(四)完善檔案信息化的硬件設(shè)施

目前，公路檔案的信息化管理，因?yàn)槠溥\(yùn)行快、精確度高和存儲量大的特點(diǎn)，大大促進(jìn)了我國公路檔案管理的信息化進(jìn)程。加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，為公路檔案的信息化管理提供了重要保證。首先，在公路檔案的管理中，充分利用技術(shù)手段來輔助資料的收集、查找以及歸檔，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。其次，進(jìn)一步完善硬件設(shè)備，除了基本的計算機(jī)設(shè)備外，還要對機(jī)房進(jìn)行定期檢查，讓專業(yè)人員來加強(qiáng)硬件設(shè)備的管理。另外，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)還要求公路檔案管理人員經(jīng)常深入到基層中去，加強(qiáng)和基層檔案管理人員的交流，為基層公路檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)效性提出自己的建議和意見，這樣可以集思廣益地增加公路檔案管理的完整，促進(jìn)公路檔案管理的信息化進(jìn)程。

三、結(jié)語

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，廣東省相關(guān)部門加強(qiáng)了對公路檔案管理的重視，充分利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加強(qiáng)公路檔案管理工作。面對公路檔案管理中遇到的問題和挑戰(zhàn)，我們需要不斷學(xué)習(xí)和借鑒國外優(yōu)秀的公路檔案管理經(jīng)驗(yàn)，積極創(chuàng)新公路檔案管理模式，建立公路系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)我省公路建設(shè)的發(fā)展。