淺析行政執(zhí)法檔案信息化應(yīng)用的社會效益

劉 亞

(保定市衛(wèi)生監(jiān)督局，河北 保定 071000)

行政執(zhí)法檔案是行政執(zhí)法單位在實(shí)施行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制、行政檢查及其他執(zhí)法活動中形成的各種文字、圖表、聲像、電子載體等形式的歷史記錄，屬于文書檔案的一部分，是重要的信息資源。

行政執(zhí)法檔案是執(zhí)法活動的載體和依法執(zhí)法的依據(jù)，具有體現(xiàn)法定程序，載明法定事項(xiàng)，明確執(zhí)法責(zé)任的作用。[1]行政執(zhí)法檔案兼具主體特定性、形式規(guī)范性、法律效力不可重復(fù)適用性的特點(diǎn)。

一、電子檔案及行政執(zhí)法檔案信息化應(yīng)用現(xiàn)狀

信息化是一場革命，它引起了檔案管理的深刻變革。社會信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了一個集理念、方法、技術(shù)為一體的大背景，檔案事業(yè)作為社會文化事業(yè)的重要組成部分被列入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的總體規(guī)劃，遵循和服從社會信息化發(fā)展的總體要求和戰(zhàn)略布局，從而使檔案事業(yè)的自身發(fā)展與國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略相統(tǒng)一、相協(xié)調(diào)。

(一)電子檔案發(fā)展歷程

在信息化進(jìn)程中，社會信息資源愈來愈多地以電子化的形式存在。電子文件越來越廣泛、深入地滲透和影響著人類社會生活的各個方面，其快速增長的龐大數(shù)量，以及對社會生活真切反映和普遍聯(lián)系所造就的內(nèi)在質(zhì)量，使得電子文件成為現(xiàn)代社會信息資源的重要組成部分。

電子文件管理系統(tǒng)的發(fā)展呈現(xiàn)不統(tǒng)一、不平衡和不完善的狀態(tài)，大部分只是充當(dāng)簡單的接收、發(fā)布，并不是真正意義上的電子文件管理系統(tǒng)。同時，由于缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)整體上處于低水平的重復(fù)建設(shè)[2]。因此，深層次開發(fā)利用電子檔案，使其發(fā)揮最大社會效益，成為必然。

(二)行政執(zhí)法檔案信息化現(xiàn)狀

為充分開發(fā)利用檔案的價(jià)值，使其發(fā)揮最大社會效益，執(zhí)法單位大力推進(jìn)行政執(zhí)法檔案信息化工作，即對各類被監(jiān)管單位的許可審批、日常監(jiān)督檢查、衛(wèi)生行政處罰等建檔留存的同時，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)和紙質(zhì)同步建設(shè)，所有被監(jiān)管單位的執(zhí)法檔案全部錄入專業(yè)信息平臺，檔案管理人員嚴(yán)格把關(guān)，確保每份實(shí)體檔案與電子檔案對應(yīng)一致。同時，通過專業(yè)信息平臺，監(jiān)督指導(dǎo)下級業(yè)務(wù)，并接受上級機(jī)構(gòu)監(jiān)督。

以河北省衛(wèi)生行政執(zhí)法檔案為例，檔案信息化處理全部收錄河北省衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督信息平臺，實(shí)現(xiàn)省、市、縣分級監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時，全省執(zhí)法檔案資料經(jīng)數(shù)據(jù)交換并入國家數(shù)據(jù)系統(tǒng)。

二、行政執(zhí)法檔案信息化應(yīng)用的社會效益

經(jīng)信息化處理后的行政執(zhí)法檔案在應(yīng)用過程中產(chǎn)生了較大的社會效益。

(一)為各級各部門科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)參考。行政執(zhí)法檔案信息化應(yīng)用后，統(tǒng)計(jì)查詢、數(shù)據(jù)分析更加快捷直觀，按時間、地域、行業(yè)分類、執(zhí)法進(jìn)度、罰沒金額、營業(yè)狀態(tài)等條件都可對數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選比對、分類匯總等操作，快捷得出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析圖表等，簡單快速。為當(dāng)?shù)卣嚓P(guān)行政部門，上級執(zhí)法部門科學(xué)決策提供依據(jù)。比之翻閱紙質(zhì)檔案，人工點(diǎn)數(shù)的傳統(tǒng)方式，效率大大提高。

(二)拓展監(jiān)督執(zhí)法工作的廣度和深度。信息化檔案數(shù)據(jù)廣度上涵蓋大量行政執(zhí)法業(yè)務(wù)，深度上涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)(派出機(jī)構(gòu))、縣、市、省、國家各級機(jī)構(gòu)，橫向到邊，縱向到底，底數(shù)清楚，業(yè)務(wù)明晰。在此基礎(chǔ)上，上級對下級的督導(dǎo)受時間、空間的制約較少，督導(dǎo)和指導(dǎo)工作開展更加方便和低成本。

(三)最大限度發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)、服務(wù)社會職能。被監(jiān)管單位實(shí)體、紙質(zhì)檔案、電子檔案三者對應(yīng)，確保每一個被監(jiān)管單位都納入監(jiān)管范圍，掃清監(jiān)管死角，杜絕監(jiān)督對象體外循環(huán)，從而最大限度發(fā)揮監(jiān)管職能，更好為社會安全和公眾健康保駕護(hù)航。同時，信息化處理后的檔案信息，經(jīng)設(shè)置，具備電子報(bào)警、前饋機(jī)制、后續(xù)追蹤、制式文書等功能，從而更好地履行職責(zé)，服務(wù)社會。如可在許可到期前規(guī)定日期內(nèi)提醒服務(wù)對象及時辦理延續(xù)；可排查零次監(jiān)督單位，并按分級標(biāo)準(zhǔn)完成規(guī)定監(jiān)督頻次，確保監(jiān)督全覆蓋；可追蹤監(jiān)督整改落實(shí)情況；可線上提供文書范本給服務(wù)對象等。

(四)促進(jìn)行業(yè)交流，業(yè)務(wù)進(jìn)步。優(yōu)秀檔案、典型檔案借助檔案信息化應(yīng)用實(shí)現(xiàn)零距離的網(wǎng)上交流共享，全國各地的執(zhí)法機(jī)構(gòu)和個人可以更加便捷高效地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的溝通交流，學(xué)習(xí)探討。較之傳統(tǒng)學(xué)習(xí)方式，節(jié)約時間和經(jīng)濟(jì)成本，并且突破了地域限制，范圍更廣，效率更高，形式靈活多樣。

(五)推動各領(lǐng)域信息資源共建共享。信息化處理后的行政執(zhí)法檔案應(yīng)用范圍更廣，實(shí)現(xiàn)多領(lǐng)域、跨行業(yè)的流通，大部制聯(lián)合執(zhí)法前景廣闊。仍以衛(wèi)生行業(yè)為例，衛(wèi)生行政執(zhí)法檔案信息化應(yīng)用于河北省衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督信息平臺的基礎(chǔ)上，與省行政許可審批平臺、市兩法銜接平臺、市政府雙公示網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)對接，完成檔案信息資源的傳輸和共享，促進(jìn)衛(wèi)生行政執(zhí)法檔案信息化應(yīng)用的價(jià)值最大化，促進(jìn)各部門協(xié)同合作，節(jié)約了行政成本。