加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理為大學(xué)生就業(yè)服務(wù)工作實踐思考

翟雅媛

(樂山師范學(xué)院教育科學(xué)學(xué)院，四川 樂山 614000)

學(xué)生檔案是學(xué)生成長的重要記錄，其包括心理健康情況、體檢表、獎罰情況、社會表現(xiàn)、黨團(tuán)材料以及學(xué)籍檔案等，是學(xué)生在校表現(xiàn)的集中反映，其作為高校檔案管理的關(guān)鍵組成部分，對調(diào)動學(xué)生學(xué)習(xí)熱情和競爭意識具有積極作用，并且可以為學(xué)生未來就業(yè)提供服務(wù)。因此，高校要給予學(xué)生檔案管理以高度重視，采取有效措施提升管理水平，發(fā)揮檔案的價值和作用，為學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)。

一、高校學(xué)生檔案及其內(nèi)容

高校學(xué)生檔案主要是指學(xué)生在各項活動、生活和學(xué)習(xí)中形成的、具有保存價值的檔案材料。學(xué)生檔案與干部檔案存在本質(zhì)區(qū)別，也與學(xué)籍檔案有所不同，其以學(xué)生為獨(dú)立保管單位，是具有較強(qiáng)獨(dú)立性的實體檔案。學(xué)生檔案集中體現(xiàn)了學(xué)生在校的各種表現(xiàn)，體現(xiàn)了學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和成長經(jīng)歷，可以為國家任用和社會選撥人才提供重要參考，是用人單位聘用、任用、選撥以及了解人才的關(guān)鍵依據(jù)。

學(xué)生檔案的來源主要分為以下三個階段：

第一、中學(xué)階段的主要材料包括：會考成績、體格檢查表、社會活動證書、體育達(dá)標(biāo)證書、中學(xué)畢業(yè)證書以及黨團(tuán)檔案等。上述材料是學(xué)生檔案的基礎(chǔ)內(nèi)容，同時也是學(xué)生在中學(xué)階段的重要記錄，是檔案的關(guān)鍵組成部分。

第二、高考階段的主要材料包括：藝術(shù)專業(yè)成績單、高考成績單、高考政審表、學(xué)生登記表等。當(dāng)前，我國高校在錄取生源中主要通過網(wǎng)絡(luò)錄取，很多材料都要將電子檔案變?yōu)榧堎|(zhì)檔案，進(jìn)而為學(xué)生建立完整而系統(tǒng)的個人檔案。很多高校在建檔中通常只是簡單地對電子檔案備份，導(dǎo)致學(xué)生檔案中存在紙質(zhì)檔案不完整的情況，對學(xué)生未來就業(yè)具有一定的影響。

第三、高校階段的主要材料包括：第一，體現(xiàn)學(xué)生健康情況的材料，例如健康登記表、年度體檢表、高考體檢表等；第二，學(xué)籍材料，例如退學(xué)休學(xué)通知和決定、跳級留級記錄、轉(zhuǎn)生本記錄、大學(xué)錄取審批表和登記表、轉(zhuǎn)專業(yè)和轉(zhuǎn)學(xué)證明；第三，獎懲材料，例如處分通知和決定、處分調(diào)查材料、個人處分決定、榮譽(yù)稱號以及榮譽(yù)證明等；第四，黨團(tuán)材料，例如黨員轉(zhuǎn)正通知和決定、預(yù)備黨員登記表和考察表、入黨申請書、個人自傳、入黨志愿書、黨校畢業(yè)書、團(tuán)員注冊表、入團(tuán)申請書以及入團(tuán)志愿書等；第五，學(xué)位學(xué)歷證明材料，例如第二學(xué)位證書、畢業(yè)論文、畢業(yè)論文答辯材料、綜合素質(zhì)成績、計算機(jī)等級合格證、專業(yè)考試成績等；第六，履歷材料，例如實習(xí)鑒定、學(xué)年鑒定、學(xué)生登記表等。

二、高校學(xué)生檔案的積極作用

(一)真實反映、同步記錄

學(xué)生檔案與學(xué)生的未來就業(yè)具有密切關(guān)系，其記錄了學(xué)生在求學(xué)期間的方方面面和點(diǎn)點(diǎn)滴滴，利用學(xué)生檔案能夠幫助用人單位詳盡了解學(xué)生的畢業(yè)時間、入學(xué)年份、學(xué)習(xí)狀態(tài)、獎懲情況以及品行道德，同步記錄了學(xué)生在校的相關(guān)信息，是學(xué)生求學(xué)狀態(tài)的真實體現(xiàn)。

(二)為學(xué)生就業(yè)提供依據(jù)

學(xué)生檔案是畢業(yè)生進(jìn)入社會的重要履歷，在就業(yè)和求職中具有關(guān)鍵作用。用人單位通過學(xué)生檔案可以了解學(xué)生的綜合素質(zhì)、品行好壞以及知識能力，是錄用和選撥人才的關(guān)鍵依據(jù)。當(dāng)前，大學(xué)生的就業(yè)形勢更加嚴(yán)峻，優(yōu)秀而亮眼的檔案履歷可以為學(xué)生增添競爭優(yōu)勢，為學(xué)生未來的職業(yè)發(fā)展提供幫助。

三、當(dāng)前我國高校在學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的幾點(diǎn)問題

(一)檔案信息不完善

當(dāng)前，隨著我國高等教育的不斷深化改革，各種檔案新內(nèi)容層出不窮，例如社會實踐信息、技能競賽信息以及心理測試信息等，但是部分高校在檔案收集中，依然收集老內(nèi)容，例如體檢表、黨團(tuán)材料和學(xué)習(xí)成績等，反映學(xué)生成就、能力和素質(zhì)的信息很少，難以全面體現(xiàn)學(xué)生的學(xué)識技能和精神面貌，同時也不能展示學(xué)生的知識和技能，用人單位通過學(xué)生檔案不能掌握學(xué)生的實際情況，對學(xué)生未來的就業(yè)和職業(yè)發(fā)展十分不利。

(二)學(xué)生缺乏檔案意識

當(dāng)前，畢業(yè)生的就業(yè)觀念和就業(yè)方式出現(xiàn)巨大變化，以自主擇業(yè)為主要就業(yè)途徑，很多畢業(yè)生都選擇進(jìn)入民營企業(yè)或者外資企業(yè)，一些企業(yè)并沒有人事檔案保管權(quán)，進(jìn)而導(dǎo)致“人檔分離”的情況出現(xiàn)，學(xué)生也不關(guān)心檔案的保管，容易導(dǎo)致檔案遺失。同時，畢業(yè)生的棄檔行為不斷增加，也為高校增添了一定的管理難度，加之當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行?、人才市場以及人事部門在檔案管理方面不完善，進(jìn)而導(dǎo)致檔案丟失。同時，檔案在轉(zhuǎn)遞中，由于轉(zhuǎn)遞流程較為復(fù)雜，可能會導(dǎo)致檔案丟失的情況出現(xiàn)，為學(xué)生未來就業(yè)造成負(fù)面影響。

(三)管理手段落后陳舊

很多高校缺少獨(dú)立的學(xué)生檔案管理部門，學(xué)生檔案由各個院系管理，存在嚴(yán)重的管理混亂情況，沒有對學(xué)生檔案進(jìn)行集中而統(tǒng)一的管理。同時，部分高校依然沿用傳統(tǒng)的人力管理手段，沒有引入現(xiàn)代信息技術(shù)，管理水平低下，難以滿足學(xué)生就業(yè)需求。

(四)管理人員水平不足

由于我國部分高校對學(xué)生檔案管理工作缺乏足夠的重視，也沒有配置相關(guān)方面的專業(yè)人才負(fù)責(zé)管理工作，管理人員的能力水平難以滿足檔案工作的具體要求，其主要集體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，很多檔案管理者并非檔案學(xué)科畢業(yè)，缺乏理論功底和專業(yè)知識，業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力普遍較低；第二，在檔案管理中存在各種不規(guī)范行為，例如材料缺失、存在錯別字以及書寫不規(guī)范等；第三，對待管理工作缺乏認(rèn)真的態(tài)度，管理流程和管理制度不完善，加之高校沒有制定科學(xué)的監(jiān)督制度，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理浮于表面、流于形式。

四、加強(qiáng)學(xué)生檔案管理做好就業(yè)服務(wù)工作的相關(guān)措施

(一)建立完善管理機(jī)制

由于學(xué)生檔案管理具有時間跨度長、涉及層面廣以及工作難度大等特點(diǎn)，是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個過程中在校表現(xiàn)的集中體現(xiàn)，因此，高校需要建立以及完善管理機(jī)制，保證學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中扮演重要角色。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)需要給予學(xué)生檔案管理以高度重視，并且制定科學(xué)的管理制度，保證各項制度在管理過程中的全面和有效落實；其次，校內(nèi)各個部門需要加強(qiáng)合作，對學(xué)生檔案材料進(jìn)行匯總和整理，各個部門要做到協(xié)調(diào)工作、相互配合，并且在相關(guān)部門設(shè)立專職管理人員，加強(qiáng)與輔導(dǎo)員的聯(lián)系，保證學(xué)生信息的真實性和有效性。

(二)注重檔案信息收集

首先，高校相關(guān)管理人員要對大學(xué)生在校的學(xué)習(xí)、生活等方面進(jìn)行深入調(diào)查，將學(xué)生在校的綜合表現(xiàn)納入到檔案中，多角度、多元化的收集學(xué)生信息，促使檔案可以充分體現(xiàn)學(xué)生的精神面貌和在校表現(xiàn)；其次，在收集檔案信息中，要注重字跡工整、書寫規(guī)范，材料紙張要做到統(tǒng)一，保證檔案材料齊全完整，檔案格式要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

(三)加強(qiáng)學(xué)生檔案宣傳

檔案是學(xué)生在求學(xué)生涯中形成的重要信息材料，高校要通過各種方式對學(xué)生開展檔案宣傳，提升其對檔案的重視程度，促使畢業(yè)生更加完善地保管個人檔案。首先，高校要對新生開展檔案宣傳和教育，促使其形成科學(xué)的檔案意識，重視檔案，認(rèn)識檔案對未來就業(yè)的重要性，進(jìn)而妥善的保管和儲存檔案；其次，針對畢業(yè)生，高校要引導(dǎo)其正確保管檔案，可以將檔案委托人才交流中心和人才市場進(jìn)行保管，如果畢業(yè)生的就業(yè)單位沒有保管人事檔案的權(quán)利，要將檔案送到當(dāng)?shù)氐娜瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)，同時，學(xué)校也可以保管學(xué)生檔案，在畢業(yè)生明確工作單位后，進(jìn)行檔案移交，在檔案保管期間要與學(xué)校做好溝通和聯(lián)系。

(四)引入現(xiàn)代信息技術(shù)

隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，其已經(jīng)在諸多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了深入應(yīng)用，高校也要緊跟時代步伐，在學(xué)生檔案管理中積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案管理的自動化和信息化水平。首先，要積極建立電子學(xué)生檔案，將其基本信息以電子文檔的形式輸入到數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，利用計算機(jī)對檔案進(jìn)行有效整理，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化；其次，要充分利用校園網(wǎng)實現(xiàn)檔案共享，學(xué)校其他部門如果需要對學(xué)生檔案進(jìn)行調(diào)閱，可以通過校園網(wǎng)快速獲取信息，為檔案的使用提供便捷。

(五)提升管理人員素質(zhì)

管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)與學(xué)生檔案管理水平具有直接關(guān)系，因此，高校要給予政策和資金方面的支持，提升管理人員的能力和素質(zhì)。首先，要對現(xiàn)有管理人員開展培訓(xùn)教育，邀請相關(guān)方面的專家開展講座，提升管理人員的專業(yè)能力；其次，高校要為管理人員構(gòu)建與同行交流的平臺，對其開展素質(zhì)教育，提升管理人員的服務(wù)意識、政治素質(zhì)和職業(yè)精神；最后，高校要積極從社會中吸納檔案管理專業(yè)人才，提升其工薪待遇，提升管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)。

(六)做好檔案跟蹤服務(wù)

首先，高校要定期組織管理人員對畢業(yè)生的就業(yè)情況進(jìn)行調(diào)查，了解畢業(yè)生的工作表現(xiàn)和就業(yè)情況，其中包括創(chuàng)新意識、合作精神、工作態(tài)度和技能知識等多個方面，與企業(yè)開展深度合作，保證畢業(yè)生企業(yè)信息的真實性以及可靠性，建立畢業(yè)生就業(yè)檔案；其次，高校需要與用人單位開展深度交流和溝通，了解企業(yè)對人才的實際需求，進(jìn)而調(diào)整就業(yè)指導(dǎo)計劃，結(jié)合企業(yè)需求進(jìn)行人才培養(yǎng)，保證學(xué)生在畢業(yè)后可以快速融入到工作崗位中；最后，為用人單位提供檔案服務(wù)，包括保存畢業(yè)生檔案以及提供學(xué)生檔案等服務(wù)，發(fā)揮學(xué)生檔案在就業(yè)指導(dǎo)中的重要作用。

五、結(jié)語

總而言之，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，市場對人才的要求逐漸提升，學(xué)生檔案作為記錄學(xué)生在校表現(xiàn)和精神面貌的重要材料，高校需要給予其管理以高度重視，按照既定的制度和規(guī)程保證檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和真實性，進(jìn)而學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)。