基于學(xué)分制的學(xué)籍檔案管理探析

楊婷婷

(晉中師范高等?？茖W(xué)校，山西 晉中 030600)

一、前言

學(xué)分制的學(xué)籍管理模式是建立在“以人為本”的基礎(chǔ)之上，是在以尊重學(xué)生發(fā)展權(quán)和合理選擇權(quán)為基礎(chǔ)，實行現(xiàn)代的、靈活的學(xué)分制教育管理模式。隨著我國教育改革的不斷深化，學(xué)分制下的學(xué)籍檔案管理過程中出現(xiàn)了一些問題，進(jìn)而影響了學(xué)籍檔案管理工作的正常進(jìn)行。為了有效提高學(xué)籍檔案管理工作的水平，就要對當(dāng)前存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)全面的分析，進(jìn)而制定出行之有效的改進(jìn)對策，從而確保學(xué)習(xí)檔案管理工作的順利開展。

二、學(xué)分制學(xué)籍檔案管理中的問題分析

(一)學(xué)分制學(xué)籍管理制度不完善

我國高校當(dāng)前的學(xué)籍檔案管理機(jī)構(gòu)沒有結(jié)合學(xué)籍檔案管理的實際要求，制定契合實際的管理制度，進(jìn)而造成當(dāng)前的管理制度無法對學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行有效的約束，從而影響了學(xué)籍檔案管理工作的正常進(jìn)行。同時，由于管理制度不完善，造成部分責(zé)任心不強(qiáng)的管理人員沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行檔案管理工作，進(jìn)而影響了學(xué)籍檔案的正常管理。此外，學(xué)生的合法權(quán)益難以得到有效保護(hù)，其處分權(quán)也缺乏有效監(jiān)督。

(二)學(xué)分制學(xué)籍管理資金投入不足

隨著高校的不斷擴(kuò)招，每年招收的新生人數(shù)越來越多，學(xué)籍檔案管理工作的強(qiáng)度也越來越大，僅依靠有限的管理人員無法對所有的學(xué)籍檔案進(jìn)行良好的管理。因此，需要將信息技術(shù)有效的運用于學(xué)籍檔案的管理過程中，實現(xiàn)學(xué)籍管理和檔案信息資源管理綜合化、一體化的發(fā)展，但是由于部分學(xué)校資金有限，無法將更多的資金投入到學(xué)籍管理工作之中，進(jìn)而影響了學(xué)籍管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，不利于學(xué)籍檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。同時，由于我國教育財政投入總體相對不足，還存在教育資金分配不合理等問題，造成某些學(xué)校無法獲得足夠的資金支持，導(dǎo)致部分地方高校不能及時對軟、硬件設(shè)施及時升級和維護(hù)，學(xué)分制學(xué)籍管理欠規(guī)范性、系統(tǒng)性。

(三)學(xué)分制學(xué)籍管理信息系統(tǒng)落后

我國部分高校的信息化程度較低，學(xué)分制學(xué)籍管理信息系統(tǒng)相對落后，無法將大量的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)資源進(jìn)行有效的整合、交換以及共享等，進(jìn)而對學(xué)籍檔案管理工作的正常開展帶來了不小的阻礙。一方面，地方性的普通高校建檔的門戶網(wǎng)站相對較少，也就無法建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用系統(tǒng)，進(jìn)而影響了學(xué)籍檔案信息資源的有效共享，在一定程度上加大了學(xué)生檔案資料收集整理工作的難度；另一方面，全國高校存在信息資源分布不均的局面，985或211等少數(shù)重點高校占據(jù)了大部分的信息資源，而數(shù)量較多的普通院校則面臨著教育管理信息系統(tǒng)建設(shè)滯后的局面，進(jìn)而影響了各項學(xué)籍檔案管理工作的正常進(jìn)行。

三、學(xué)分制學(xué)籍檔案管理的改進(jìn)措施

(一)創(chuàng)新學(xué)籍管理體制機(jī)制，健全學(xué)籍管理的制度以維護(hù)教育消費者權(quán)利

為了適應(yīng)學(xué)分制學(xué)籍檔案管理工作的實際需要，要針對當(dāng)前學(xué)籍管理制度中存在的問題，進(jìn)行適宜的修訂、更新和完善。要結(jié)合當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案管理的實際情況，建立健全學(xué)分制學(xué)籍檔案管理制度，對學(xué)籍檔案的管理原則、范疇進(jìn)行科學(xué)合理的界定，規(guī)范學(xué)籍管理程序和方法，維護(hù)教育消費者權(quán)利。首先，要建立完善的學(xué)籍管理制度，對學(xué)生的合法權(quán)益進(jìn)行有效的保護(hù)，進(jìn)而提高學(xué)籍檔案管理工作水平；其次，還要建立契合實際的監(jiān)督機(jī)制，安排專門的監(jiān)督人員，確保所制定的學(xué)籍檔案管理制度能夠得以順利的實施。

(二)加大學(xué)籍檔案管理資金的投入力度，改善學(xué)籍檔案的管理環(huán)境

學(xué)校要加大學(xué)籍檔案管理資金的投入力度，改善學(xué)籍檔案的管理環(huán)境，進(jìn)而確保學(xué)分制下的學(xué)籍檔案管理工作具有較強(qiáng)適應(yīng)性。通過增加學(xué)籍檔案管理的資金投入，一方面，能夠?qū)n案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)全面的檔案管理工作培訓(xùn)，進(jìn)而有效的提高學(xué)籍檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)，從而確保學(xué)籍檔案管理工作能夠得到全面的落實；另一方面，還能通過引進(jìn)先進(jìn)的學(xué)籍檔案管理設(shè)備，進(jìn)而提高檔案管理的工作效率，為各項檔案管理工作的進(jìn)行提供可靠的保障。

(三)優(yōu)化學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，完善學(xué)籍管理的服務(wù)方式

隨著信息化技術(shù)在學(xué)籍檔案管理過程中的廣泛應(yīng)用，要對學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的優(yōu)化，完善學(xué)籍管理的服務(wù)方式，為學(xué)習(xí)檔案管理工作的順利開展提供必要的支持。學(xué)籍檔案管理機(jī)構(gòu)要創(chuàng)建互通、互聯(lián)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)機(jī)制和共享平臺，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)完美的運用于學(xué)籍檔案的管理工作中，加強(qiáng)高校學(xué)分制學(xué)籍管理及信息資源開發(fā)，為用人單位提供便捷的咨詢服務(wù)。同時，還要構(gòu)建完善的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，進(jìn)而對整個學(xué)籍檔案管理工作的過程進(jìn)行有效的控制，從而確保各項管理工作能夠順利的實施。

四、結(jié)語

總而言之，為了有效提高當(dāng)前學(xué)分制下學(xué)籍檔案管理工作水平，就要對當(dāng)前管理工作中存在的問題進(jìn)行深入的分析研究，進(jìn)而制定出有針對性的改進(jìn)措施，從而促進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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