共享引領(lǐng)轉(zhuǎn)型

文/本刊記者 呂丹

中國(guó)國(guó)旅股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“國(guó)旅”）是2004年由中國(guó)國(guó)際旅行社總社和中國(guó)免稅品集團(tuán)兩家央企整合而成，2009年在A股上市。國(guó)旅管理級(jí)次長(zhǎng)達(dá)五級(jí)，有250多家法人單位，1800多家分公司和門店，分布全球各地，很多地處偏僻的邊境口岸，主營(yíng)業(yè)務(wù)繁多、經(jīng)營(yíng)模式靈活多變、人員流動(dòng)大，財(cái)務(wù)管控風(fēng)險(xiǎn)和難度大。無(wú)論是從服務(wù)于企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的要求，還是財(cái)務(wù)自身強(qiáng)化管控的需要，財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型已迫在眉睫且成為共識(shí)。關(guān)鍵是向哪轉(zhuǎn)型？如何轉(zhuǎn)型？

顛覆傳統(tǒng)迎難而上

2014年4月加盟國(guó)旅的陳文龍經(jīng)過(guò)近四個(gè)月的深入調(diào)研，于8月份提交了通過(guò)建設(shè)財(cái)務(wù)共享實(shí)現(xiàn)國(guó)旅財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的方案，隨后經(jīng)過(guò)招標(biāo)選擇軟件商及實(shí)施商、詳細(xì)方案設(shè)計(jì)、產(chǎn)品開發(fā)以及多次單元測(cè)試及全流程測(cè)試等，從2015年7月開始至2016年5月，分十批完成了全部各級(jí)子公司及其分公司、門店的成功上線和穩(wěn)定運(yùn)行。

國(guó)旅財(cái)務(wù)共享實(shí)施前面臨的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)是非常薄弱的，僅財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)就有20多套，近半數(shù)企業(yè)尚未實(shí)現(xiàn)分級(jí)集中核算甚至少數(shù)企業(yè)還是手工核算，總部對(duì)子公司的財(cái)務(wù)管控和服務(wù)較弱，報(bào)表體系也未統(tǒng)一等等。要在這樣的基礎(chǔ)上通過(guò)實(shí)施財(cái)務(wù)共享實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，陳文龍?zhí)岢隽藫Q道超車的方案，采取了很多不同于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享實(shí)施的方法，在具體細(xì)節(jié)上采取了大量的創(chuàng)新甚至對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)理論的突破，在非常短的時(shí)間實(shí)現(xiàn)了一個(gè)高水準(zhǔn)、業(yè)財(cái)高度融合、全業(yè)務(wù)、全內(nèi)容的財(cái)務(wù)共享，其間遇到的困難和挑戰(zhàn)可想而知，特別是對(duì)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)習(xí)慣的改變。因此，陳文龍要求產(chǎn)品的每個(gè)細(xì)節(jié)都要緊緊圍繞轉(zhuǎn)型目標(biāo)去精雕細(xì)琢，要求項(xiàng)目組要在實(shí)施過(guò)程中當(dāng)好“宣傳隊(duì)”和“播種機(jī)”，宣傳正確的財(cái)務(wù)共享理念和清晰，提高各級(jí)子公司對(duì)財(cái)務(wù)共享的正確認(rèn)識(shí)；把總部財(cái)務(wù)的專業(yè)能力、敬業(yè)精神、頑強(qiáng)的意志品質(zhì)帶下去，讓各級(jí)子公司切身感受到總部財(cái)務(wù)是一個(gè)服務(wù)的團(tuán)隊(duì)，從而獲得子公司的自覺支持，同時(shí)有序安排在實(shí)施過(guò)程中培養(yǎng)出一批種子用戶。

財(cái)務(wù)共享產(chǎn)品及實(shí)施商的甄選也是一個(gè)挑戰(zhàn)。陳文龍?jiān)?014年調(diào)研中，發(fā)現(xiàn)一些產(chǎn)品和實(shí)施商把很多企業(yè)帶入到了一個(gè)個(gè)誤區(qū)中，一個(gè)好的產(chǎn)品和實(shí)施商是影響財(cái)務(wù)共享建設(shè)成敗的關(guān)鍵因素。國(guó)旅財(cái)務(wù)共享建設(shè)中也沒有選擇咨詢商，所有方案都是自己與實(shí)施商用友共同完成的，“雖然自己辛苦很多，但拿出的方案更契合實(shí)際容易落地，也是一次上下溝通達(dá)成共識(shí)的過(guò)程，這對(duì)后續(xù)實(shí)施是非常有益的”，陳文龍如是說(shuō)。

國(guó)旅FSSC五大特點(diǎn)及主要實(shí)施方法

業(yè)務(wù)處理表單化。通過(guò)逐一梳理業(yè)務(wù)，把國(guó)旅所有業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)成17大類165張單據(jù)，并通過(guò)853各收支項(xiàng)目簡(jiǎn)捷直觀地銜接業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)，與1806個(gè)會(huì)計(jì)科目之間通過(guò)21984個(gè)入賬規(guī)則，實(shí)現(xiàn)了從會(huì)計(jì)憑證到報(bào)表的全自動(dòng)化處理。每張單據(jù)又根據(jù)不同單位、產(chǎn)品、收支項(xiàng)目、金額等等組合，設(shè)置了268個(gè)工作流和273個(gè)審批流，實(shí)現(xiàn)了各類單據(jù)的自動(dòng)流轉(zhuǎn)和審批，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算的自動(dòng)控制與提醒。國(guó)旅財(cái)務(wù)共享通過(guò)數(shù)字化業(yè)務(wù)推動(dòng)了業(yè)務(wù)處理的規(guī)范以及關(guān)鍵內(nèi)控的有效控制，實(shí)現(xiàn)了“管理制度化，制度表單化，表單信息化”的管理目標(biāo)。由于國(guó)旅財(cái)務(wù)共享主要是面向業(yè)務(wù)人員使用的，為保證非財(cái)務(wù)人員使用的便利性，所有頁(yè)面和單據(jù)均是按照業(yè)務(wù)人員工作性質(zhì)個(gè)性化設(shè)置的。

圖1 轉(zhuǎn)型后的財(cái)務(wù)組織

業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化。國(guó)旅現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)有20多種，涵蓋公司80%以上的業(yè)務(wù)，通過(guò)主數(shù)據(jù)形式實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)共享從業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)單據(jù)，并完成信息向業(yè)務(wù)系統(tǒng)的同步回寫與交互；對(duì)于沒有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的單位或業(yè)務(wù)所有單據(jù)也是由業(yè)務(wù)人員錄入。所有單據(jù)的附件也是由業(yè)務(wù)人員通過(guò)影像系統(tǒng)和移動(dòng)掃描上傳的，沒有專門的掃描崗。國(guó)旅特色的業(yè)財(cái)一體化大幅提高了財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)源取得的效率，保證了財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、追溯性，同時(shí)最大限度的把財(cái)務(wù)人員解放了出來(lái)，深入業(yè)務(wù)前端提供財(cái)務(wù)支持和服務(wù)。

共享內(nèi)容全面化。國(guó)旅財(cái)務(wù)共享基本涵蓋了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)全部?jī)?nèi)容及部分管理會(huì)計(jì)內(nèi)容，并且融入了移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)，包括網(wǎng)報(bào)、核算、總賬報(bào)表、銀企直聯(lián)、多結(jié)算中心、資產(chǎn)管理、預(yù)算控制、移動(dòng)辦公等，特別是收入成本的共享以及實(shí)時(shí)報(bào)表、一鍵合并。國(guó)旅財(cái)務(wù)共享中心采取了虛擬辦公室模式，共享中心只有各個(gè)組的作業(yè)組長(zhǎng)和少量幾個(gè)本組業(yè)務(wù)骨干，其余作業(yè)人員仍在本單位，也是本單位的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)，每個(gè)小組定期召開視頻或電話會(huì)議，分析討論本組業(yè)務(wù)中的問題及改進(jìn)措施，整個(gè)共享中心也通過(guò)定期召開全體電話會(huì)的形式由作業(yè)組長(zhǎng)通報(bào)本組過(guò)去工作中的問題及改進(jìn)計(jì)劃，每組作業(yè)人員也會(huì)定期輪崗，通過(guò)這樣的形式實(shí)現(xiàn)全體共享人員綜合能力的快速提升；通過(guò)實(shí)時(shí)報(bào)表、一鍵合并，不僅提高了財(cái)務(wù)信息質(zhì)量和效率，更重要的是逐步把各級(jí)子公司的所有報(bào)表崗位人員解放了出來(lái)充實(shí)到業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)或戰(zhàn)略財(cái)務(wù)中，啟動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型之旅。這樣的方式不僅解決了財(cái)務(wù)共享中心集中辦公帶來(lái)的諸多問題，也讓大量業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)承擔(dān)起現(xiàn)場(chǎng)對(duì)收入成本類單據(jù)初審任務(wù)，解決了集中辦公下共享中心難以審核收入成本業(yè)務(wù)的難題。

信息系統(tǒng)集成化。在建立財(cái)務(wù)共享之前，國(guó)旅僅財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)就有20套，并且全部是獨(dú)立的、割裂的，形成了一個(gè)個(gè)信息孤島，也大幅增加了業(yè)務(wù)處理難度和運(yùn)維成本，建立共享后就一套財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)、一個(gè)平臺(tái)、一體化處理，包括財(cái)務(wù)共享平臺(tái)、核算、預(yù)算、資金、報(bào)表、移動(dòng)辦公等，并且與各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立了對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的高度集成，使得財(cái)務(wù)共享成為公司最大的信息池，為大數(shù)據(jù)分析提供了基礎(chǔ)，建立了功能強(qiáng)大的BI。國(guó)旅財(cái)務(wù)共享除了能夠?qū)崟r(shí)生成和一鍵合并集團(tuán)及各級(jí)子公司近200張集團(tuán)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)報(bào)表、附注及個(gè)性化報(bào)告外，子公司還根據(jù)自己業(yè)務(wù)特性設(shè)置了100多張業(yè)務(wù)分析報(bào)表。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)全覆蓋，加上五個(gè)一體化（賬表一體化、會(huì)計(jì)資金一體化、核算預(yù)算一體化、結(jié)算預(yù)算一體化、業(yè)財(cái)一體化）為財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型奠定了基礎(chǔ)。

多端應(yīng)用同步化。在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)安排上，針對(duì)不同的用戶分別以前端、后端和移動(dòng)端三種形式展現(xiàn)，并且移動(dòng)端同時(shí)上線。前端主要面向業(yè)務(wù)人員、業(yè)務(wù)審批、管理人員，系統(tǒng)具有界面簡(jiǎn)潔個(gè)性、操作簡(jiǎn)單友好、系統(tǒng)自控性強(qiáng)、對(duì)終端要求低、快速查詢功能等特點(diǎn)；后端主要面向系統(tǒng)管理員、專業(yè)會(huì)計(jì)人員，系統(tǒng)具有強(qiáng)大快速的數(shù)據(jù)處理、簡(jiǎn)便友好的系統(tǒng)維護(hù)、與其它系統(tǒng)的強(qiáng)兼容等特點(diǎn)；移動(dòng)端包括移動(dòng)審批和移動(dòng)掃描功能，系統(tǒng)具有終端兼容性強(qiáng)、操作簡(jiǎn)單快速、信息推送提醒、掃描便捷安全等特點(diǎn)。這些特點(diǎn)保證了不同人員特別是各級(jí)業(yè)務(wù)人員和領(lǐng)導(dǎo)快速上手和日常使用的主動(dòng)性。

共享成效 高于預(yù)期

國(guó)旅財(cái)務(wù)共享經(jīng)過(guò)前期調(diào)研、供應(yīng)商選擇、產(chǎn)品打磨、上線的嚴(yán)謹(jǐn)測(cè)試等等環(huán)節(jié)，讓財(cái)務(wù)共享上線后收獲了預(yù)期成效。對(duì)此，全程操刀國(guó)旅財(cái)務(wù)共享建設(shè)的國(guó)旅總會(huì)計(jì)師陳文龍總結(jié)了以下經(jīng)驗(yàn)：

首先，要明確財(cái)務(wù)共享建設(shè)的目的。這是最重要的，是方向性問題，方向不能錯(cuò)，要緊緊圍繞通過(guò)財(cái)務(wù)共享實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型這一目標(biāo)設(shè)計(jì)方案，要特別注重方案的細(xì)節(jié)，在每個(gè)細(xì)節(jié)中體現(xiàn)出轉(zhuǎn)型的要求，如：國(guó)旅財(cái)務(wù)共享中所有資金業(yè)務(wù)從每日各級(jí)子公司資金自動(dòng)歸集到資金下?lián)芑驅(qū)ν庵Ц?，全環(huán)節(jié)所有的會(huì)計(jì)處理都是系統(tǒng)自動(dòng)完成的，既快又準(zhǔn)，沒有一筆憑證、一張報(bào)表是人工處理的；還有自動(dòng)調(diào)匯、往來(lái)款信用管理與自動(dòng)核銷、批量付款等等都極大地解放了相關(guān)人員，極大地解放了會(huì)計(jì)人員，特別是實(shí)時(shí)報(bào)表、一鍵合并解放出來(lái)的大量報(bào)表崗位的高端人員，為財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型提供了最為重要的人力保障。

其次，共享內(nèi)容的選擇要結(jié)合本單位實(shí)際。不要忽略企業(yè)最為重要也是最難以管理的成本進(jìn)入財(cái)務(wù)共享，目前不少企業(yè)財(cái)務(wù)共享長(zhǎng)期停留在費(fèi)用和網(wǎng)報(bào)上，不能實(shí)現(xiàn)全部會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)共享和資金與會(huì)計(jì)核算、業(yè)務(wù)處理的一體化、自動(dòng)化，以及實(shí)時(shí)報(bào)表、一鍵合并，就很難解放財(cái)務(wù)人員和實(shí)現(xiàn)真正的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。

第三，要選擇有效的、適合的實(shí)施方法和路徑。特別是財(cái)務(wù)共享中心組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)和人員安排，要充分考慮到不是讓會(huì)計(jì)人員遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)而是要更加貼近業(yè)務(wù)、面向業(yè)務(wù)、服務(wù)業(yè)務(wù)，要形成一套通過(guò)共享培養(yǎng)轉(zhuǎn)型所需人員的有序機(jī)制，國(guó)旅財(cái)務(wù)共享的組織模式是國(guó)旅財(cái)務(wù)共享取得巨大成效的關(guān)鍵和創(chuàng)新。影像應(yīng)用也是財(cái)務(wù)共享的重要因素，國(guó)旅財(cái)務(wù)共享只有極少量的專業(yè)掃描設(shè)備，主要是通過(guò)業(yè)務(wù)人員的手機(jī)移動(dòng)掃描實(shí)現(xiàn)附件的采集和上傳，不僅極大節(jié)約了財(cái)務(wù)共享建設(shè)支出，而且使用效果大大超出固定的掃描設(shè)備；財(cái)務(wù)共享實(shí)施的路徑和財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的節(jié)奏把握也非常關(guān)鍵，只有一步一個(gè)臺(tái)階、一步一個(gè)成果堅(jiān)定大家的信心和持續(xù)推進(jìn)的決心，才能帶領(lǐng)集團(tuán)快速建成符合預(yù)期的財(cái)務(wù)共享，并不斷優(yōu)化提升。