高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐發(fā)展路徑

倪 儆

(江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院基建處，江蘇 南通 226000)

我國積極推行教學(xué)改革，高校在發(fā)展中的競爭趨勢也在不斷加劇，行業(yè)發(fā)展面臨著更加嚴(yán)峻的趨勢，怎樣在如此激烈的競爭環(huán)境下，提升高校的管理水平，必須要做好內(nèi)部管理工作。檔案管理是高校內(nèi)部管理工作當(dāng)中的重點(diǎn)，必須要積極順應(yīng)新時期的發(fā)展要求，為今后高校各項(xiàng)管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

(一)檔案管理機(jī)制亟待完善

眾所周知，檔案管理是一種默默無聞的工作形式，難以引起他人的注意力，也很難獲取較大的突破。隨著現(xiàn)代化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理也面臨一系列改革，各地區(qū)高校開展檔案管理時，由于并未制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和參考模式，只是依據(jù)自身理解及長期的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理。多數(shù)高校檔案管理工作考核工作開展中，絕大多數(shù)并未將檔案管理方案納入目標(biāo)考核中，最終致使相關(guān)信息資料并不健全。在檔案信息日后使用中也帶來諸多不安全影響因素，影響檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率。

(二)檔案管理者素質(zhì)總體偏低

檔案管理人員在高校檔案管理過程中，屬于是主要負(fù)責(zé)人，他們的素質(zhì)水平及工作能力對檔案管理效率和質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。根據(jù)當(dāng)前高校醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)狀可知，高校進(jìn)行檔案管理工作中出現(xiàn)工作人員素質(zhì)較低、內(nèi)部職責(zé)不明確等問題，部分高校工作者因并未重視檔案管理工作，對于檔案管理的專業(yè)性認(rèn)識也不夠深入。加之，檔案管理人員調(diào)動較為頻繁，在職責(zé)分工上也較為模糊，往往造成內(nèi)部管理人員分工不均、職責(zé)不明確、檔案管理者工作效率低等問題。除此以外，部分高校并未充分重視檔案管理工作，另外在工作中也受到一些環(huán)境因素的影響，導(dǎo)致整體上來說工作人員的專業(yè)水平往往要求不高，一些工作人員從其他崗位借調(diào)到檔案管理崗位上，就目前而言，高校檔案管理人員的整體素質(zhì)不高。

(三)檔案管理數(shù)字化水平偏低

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，在高校檔案管理工作中也逐漸融入信息化發(fā)展元素，而多數(shù)高校在數(shù)字化建設(shè)上還處于相對落后狀態(tài)下。即使檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)在高校檔案管理中得到廣泛的使用，計算信息處理技術(shù)的應(yīng)用也不斷提升，但在具體實(shí)踐中，一些技術(shù)在具體的工作應(yīng)用中還有極大的挖掘及利用價值[1]。此外，高校在數(shù)字化設(shè)備配置上還存在一定的不足，多數(shù)高校在檔案管理過程中存在著設(shè)備落后、檔案管理信息化工作效率偏低等問題，究其原因，均是因?yàn)楦咝Ｔ跈n案管理中數(shù)字化建設(shè)水平偏低。另外相對來講在檔案管理硬件條件還比較落后，一些地方甚至都沒有設(shè)置專門的進(jìn)行檔案室，還有一些機(jī)構(gòu)沒有為對其檔案庫房配備防盜門窗，也沒有使用室內(nèi)保持檔案保藏質(zhì)量的去濕機(jī)等硬件設(shè)備安裝。

二、高校檔案信息化管理的實(shí)踐策略

(一)健全醫(yī)學(xué)檔案信息化管理機(jī)制

檔案管理作為比較繁瑣的工作，高校必須根據(jù)社會現(xiàn)實(shí)和本單位具體狀況，健全高校檔案管理制度，從而提升檔案管理水平。在此基礎(chǔ)上，高校需要加大對檔案管理工作的重視，制定或者健全相應(yīng)的檔案管理制度，主要由檔案收集、檔案保密等制度，不僅要根據(jù)各項(xiàng)規(guī)章制度辦事，也應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)制度具體要求情況，使得檔案管理工作向更加規(guī)范的方向發(fā)展。同時，處于當(dāng)前信息化社會發(fā)展背景下，高校檔案管理工作開展，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺檔案信息管理組織，在工作開展中推行實(shí)施計算機(jī)設(shè)備完成信息管理，通過在高校的活動以及文明建設(shè)兩個層面，完成系統(tǒng)化的規(guī)范性現(xiàn)代化檔案信息管理，以能夠有效保障檔案管理工作信息化建設(shè)，提高工作效率，同時提升檔案資料的整體管理質(zhì)量及利用效率。因此，通過構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)制，下發(fā)針對性管理文書檔案，以行政管理、儀器設(shè)備以及會計等多方面管理為一體的管理網(wǎng)絡(luò)。依照該網(wǎng)絡(luò)中不同部門的管理，制定針對性的高校檔案管理機(jī)制，明確各個單位之間的檔案管理職責(zé)，更加方便不同信息載體的收集和管理[2]。

(二)提升檔案管理員整體素養(yǎng)

在信息化管理過程中，隨著管理手段的不斷創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變，對于檔案管理人員來講也需要更高的水平。要想確保檔案管理工作更好地開展，就必須要提升檔案管理工作人員的自身素養(yǎng)，通過定期培訓(xùn)增強(qiáng)工作者對檔案管理理論知識的學(xué)習(xí)，重視檔案管理人才的引進(jìn)，從而加快高校的信息化檔案管理工作開展步伐，提升檔案信息的整體利用價值。同時，高校還必須對檔案管理者開展專業(yè)化的培訓(xùn)，在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用更加普遍，加大對檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)，使檔案管理者素養(yǎng)水平與社會發(fā)展相適應(yīng)，推進(jìn)檔案管理效率逐步提高，推動高校檔案管理工作有效實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

(三)強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化建設(shè)

在高校檔案管理過程中工作量比較大，傳統(tǒng)手工操作通常工作人員的力量是不夠的。借助現(xiàn)代化手段逐步優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，對于提升檔案管理效率和質(zhì)量有著重要的意義[3]。而高校在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)增加相關(guān)的資金投入，進(jìn)一步改善檔案管理工作中的硬件、軟件設(shè)施建設(shè)條件。必須注意，在當(dāng)前檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)重視檔案的庫房管理，重視其安全性。同時，需要設(shè)法

應(yīng)當(dāng)增設(shè)諸多現(xiàn)代化基礎(chǔ)保障管理設(shè)備，比如：為庫房放置專用的檔案管理柜，還應(yīng)當(dāng)最大限度的確保檔案管理庫房的獨(dú)立性，更好的實(shí)現(xiàn)庫房檔案管理，促使檔案管理更加規(guī)范、細(xì)化，逐步增強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量和服務(wù)水平。

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時代和社會發(fā)展背景下，不斷有新的技術(shù)被應(yīng)用到管理工作中，在高校改革進(jìn)程中，也需要不斷有新的技術(shù)元素融入其中并得到不斷深入的應(yīng)用，檔案管理工作的工作量較大，單靠檔案管理工作人員的力量是不夠的，借助現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)，以能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的有效優(yōu)化，從而顯著提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量有著重要的意義，也可以說，在當(dāng)前社會信息化建設(shè)大背景下，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢，也是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然要求。在事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)增加相關(guān)的資金投入，進(jìn)一步改善檔案管理工作中的硬件、軟件設(shè)施建設(shè)條件，加大對檔案管理信息資源的開發(fā)力度，在相關(guān)條件允許下，進(jìn)一步加大對檔案資源保護(hù)設(shè)備的投入，使檔案管理工作得以進(jìn)一步詳細(xì)化、規(guī)范化，不斷增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

(四)加強(qiáng)檔案管理工作人員培訓(xùn)

檔案管理工作不是簡單的信息資料整理和歸檔，而要推動檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，首先要認(rèn)識到檔案管理工作專業(yè)性、技術(shù)性、系統(tǒng)性等工作要求，檔案管理工作人員作為其中的主體，其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)水平影響著檔案管理工作質(zhì)量。所以針對這一需求也需要強(qiáng)化檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)，以能夠顯著提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。在檔案管理工作人員培訓(xùn)過程中，應(yīng)使檔案管理工作人員認(rèn)識到自身工作的重要性及影響，對自身工作職責(zé)有更為清晰明確的認(rèn)識，對檔案管理工作有更為專業(yè)、科學(xué)化深入的認(rèn)識，樹立正確的檔案管理工作態(tài)度，另外也需要加強(qiáng)高校檔案管理工作人員的專業(yè)化技術(shù)培訓(xùn)，在當(dāng)前信息化時代發(fā)展背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，在檔案管理工作中應(yīng)重視對檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)，在信息化技術(shù)迅速發(fā)展環(huán)境下，必須要顯著提升高校檔案管理人員的整體素質(zhì)，以能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作人員素質(zhì)和時代發(fā)展需求的相互適應(yīng)，在此基礎(chǔ)上顯著提升高校檔案管理工作質(zhì)量以及效率，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)束語

高校檔案管理工作的創(chuàng)新研究，是新時期社會發(fā)展的具體需求，也是高校今后創(chuàng)新發(fā)展的具體要求。新形勢下，還需要讓檔案管理順應(yīng)新的要求，提升質(zhì)量和效率，走上更加科學(xué)化和規(guī)范化的軌道。在信息化時代下，本文對高校檔案管理的信息化建設(shè)實(shí)踐路徑探討探索，以供參考。

[1]王瑋.信息化時代高校的檔案管理創(chuàng)新研究[J].電子測試，2015(20)：90-91.

[2]黃莉雯.高校人事檔案信息化管理研究[J].價值工程，2017(3)：33-35.

[3]劉建民.河南省高校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究[J].蘭臺世界，2017(17)：53-55.

[4]劉燕.高校檔案信息化管理探討[J].現(xiàn)代情報，2012(6)：162-164.

[5]張忠良.信息化時代創(chuàng)新高校檔案文化建設(shè)的探討[J].檔案管理，2017(6)：91-92，20.

[6]呂冰，姜涌.當(dāng)代高校檔案管理信息化建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2016(11)：28-29.