做好數(shù)字檔案公共服務工作的若干思考

章 萍/浙江金融職業(yè)學院

檔案公共服務是指政府部門運用公共權(quán)力或資源，向全體社會公眾或特殊群體提供其所需的政府政務信息、現(xiàn)行政策法規(guī)、各類憑證材料等綜合信息服務，以滿足社會公眾對檔案信息的需求。隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化建設快速推進，數(shù)字檔案公共服務也得到了越來越多的關注。數(shù)字檔案公共服務有兩方面的內(nèi)容。第一，數(shù)字檔案公共服務是一種檔案管理類的公共服務，從服務的主體看，數(shù)字檔案公共服務的主體包括檔案行政部門、相關單位檔案館（室）以及檔案中介機構(gòu)等，本文討論的數(shù)字檔案服務專指檔案部門提供的數(shù)字檔案服務；從職能上看，上述主體向社會提供數(shù)字檔案的收集、整理、保管、提供利用等服務。第二，數(shù)字檔案公共服務是一種數(shù)字化的檔案公共服務，從技術管理上看，數(shù)字檔案公共服務充分運用數(shù)字化技術為檔案管理工作服務，使用計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術等輔助檔案管理工作；從服務方式上看，數(shù)字檔案公共服務為社會提供數(shù)字化的檔案服務，即綜合運用網(wǎng)絡、移動設備或新媒體平臺向社會各界提供便捷的檔案服務。

做好數(shù)字檔案公共服務工作是檔案部門利用信息技術創(chuàng)新服務方式方法的重要工作內(nèi)容。2017年全省檔案公共服務推進會上，浙江省檔案局（館）長劉蕓要求把加強檔案信息化建設作為提升點、把堅定不移走向開放作為拓展點，這對做好數(shù)字檔案公共服務具有較強的指導意義。一般來說，數(shù)字檔案公共服務具有用戶需求多樣化、服務方式主動化、對檔案信息安全的要求較高等特點，據(jù)此要制定有針對性的工作舉措，以實現(xiàn)檔案信息資源的利用價值。

1 完善檔案公共服務內(nèi)容

當前用戶對檔案信息的利用需求不斷增多，對檔案服務質(zhì)量的要求日益提高。檔案部門要依托信息技術，將以紙質(zhì)存儲、被動服務為主的工作方式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字存儲、主動服務為主的工作方式。一方面，通過互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等，主動收集分析用戶的檔案信息需求，并根據(jù)用戶需求，在整理加工館藏資源的基礎上，利用信息技術為用戶主動提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案服務。另一方面，通過建立完善的檔案信息導航系統(tǒng)和優(yōu)化智能檢索，在最大程度地滿足用戶檔案利用需求的同時提升其利用體驗。

2 提高檔案資源建設水平

劉蕓指出，“檔案資源是檔案公共服務的重要基礎。要按照‘增量重民生、存量重開放、收放重時效’的原則，進一步夯實檔案公共服務的資源基礎”。對此必須要加強檔案資源建設，首先要對紙質(zhì)文件、圖片檔案、音視頻資料等不同存儲載體或格式的檔案資源進行數(shù)字化，并建立數(shù)字檔案目錄。其次要提升檔案資源建設的系統(tǒng)性和覆蓋面，制定統(tǒng)一的數(shù)字檔案標準規(guī)范并開發(fā)組織結(jié)構(gòu)相同或能夠?qū)崿F(xiàn)資源相互兼容的系統(tǒng)，對不同部門的電子文件資源進行整合，實現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的數(shù)字檔案接收、存儲與調(diào)閱，消除“信息孤島”現(xiàn)象。目前浙江省在“異地查檔、跨館服務”的基礎上，建成并使用浙江檔案服務網(wǎng)，實現(xiàn)“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動”。再次要根據(jù)檔案信息的調(diào)閱使用頻次，對調(diào)閱頻次高、用戶關注度強的檔案資源進行歸集整合，形成專題檔案數(shù)據(jù)庫，更好地滿足用戶需求。

3 強化檔案安全管理

開展數(shù)字檔案公共服務，檔案實體因物理、化學因素而被毀損的概率大大減小，檔案安全工作的重點發(fā)生了較大變化。其一，檔案部門在網(wǎng)絡布線、網(wǎng)絡聯(lián)接、局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)環(huán)境考察、網(wǎng)絡設備的選型等網(wǎng)絡基礎建設中必須充分考慮檔案安全因素，確保支撐系統(tǒng)運行的物理設備安全運行和網(wǎng)絡環(huán)境的絕對安全。其二，要保障數(shù)字檔案在存儲、備份、格式轉(zhuǎn)換過程中的安全，通過應用防火墻和防病毒技術，提高數(shù)字檔案的安全性。其三，要完善應用系統(tǒng)、用戶模型和使用規(guī)則。通過用戶權(quán)限分層，防止檔案信息被越權(quán)竄改、刪除或惡意破譯；通過加密技術，保障檔案信息在傳輸過程中的絕對安全，防止涉密文件內(nèi)容被截獲破譯；通過數(shù)字簽章、數(shù)字簽名等數(shù)字水印技術，提高信息安全合法傳遞的效率。