企業(yè)檔案文化建設(shè)評估體系構(gòu)建研究

王嘯峰/國網(wǎng)江蘇省電力有限公司

企業(yè)檔案文化建設(shè)是將企業(yè)檔案文化內(nèi)在價值進行外現(xiàn)的過程，包括構(gòu)建企業(yè)檔案文化精神內(nèi)涵和外現(xiàn)企業(yè)檔案文化內(nèi)核，具體包含三個層面[1]，即開發(fā)企業(yè)檔案文化產(chǎn)品、構(gòu)建企業(yè)記憶、展示和傳承企業(yè)檔案文化。企業(yè)檔案文化建設(shè)評估體系是企業(yè)對自身及下屬各級企業(yè)檔案文化建設(shè)成果進行評估的系統(tǒng)工程，包括評估實施主體、評估責(zé)任人、評估時間、評估實施流程、評估成員等要素。當(dāng)前，構(gòu)建企業(yè)檔案文化建設(shè)評估體系具有現(xiàn)實意義。首先能為企業(yè)開展檔案文化建設(shè)指明工作方向，并倒逼企業(yè)檔案文化建設(shè)提質(zhì)增效；其次能進一步激發(fā)企業(yè)檔案工作者的工作熱情，營造企業(yè)檔案工作良好氛圍；再次能助推企業(yè)文化建設(shè)，提高員工的歸屬感。

筆者所在的國網(wǎng)江蘇省電力有限公司檔案部門在穩(wěn)步推進公司基礎(chǔ)性檔案工作的同時，按照《國網(wǎng)江蘇省電力有限公司“十三五”企業(yè)文化建設(shè)實施意見》的相關(guān)要求，積極推進企業(yè)檔案文化建設(shè)，為公司的企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)；并自上而下構(gòu)建企業(yè)檔案文化建設(shè)評估體系，為公司開展企業(yè)檔案文化建設(shè)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并對公司下屬各單位、各公司所承擔(dān)的工作職責(zé)提出具體要求。

1 構(gòu)建方式研究

1.1 評估原則。一是按照公司檔案管理體制實行分級管理原則[2]，強化總公司對下屬各單位、各公司檔案文化建設(shè)的指導(dǎo)與監(jiān)督職責(zé)。省公司檔案部門負責(zé)企業(yè)檔案文化建設(shè)評估方案的制定、監(jiān)督和指導(dǎo)工作，對企業(yè)檔案文化建設(shè)評估的結(jié)果具有最終裁量權(quán)；地市級公司檔案部門是整個企業(yè)檔案文化建設(shè)評估體系的核心，負責(zé)評估工作的上傳下達，同時負責(zé)審核縣（區(qū)）級公司企業(yè)檔案文化建設(shè)的成果；縣（區(qū)）級公司檔案部門主要履行等級申報和接受上級公司檔案部門的檢查與指導(dǎo)的職責(zé)。

二是依據(jù)《國家電網(wǎng)江蘇省電力公司企業(yè)檔案文化建設(shè)目標(biāo)管理辦法》（以下簡稱《辦法》）實行的目標(biāo)管理原則，通過目標(biāo)拆分的方式提高企業(yè)檔案文化建設(shè)效率，其核心是突出對企業(yè)檔案文化建設(shè)成果的評價。即明確總目標(biāo)為做好企業(yè)檔案文化建設(shè)，再將總目標(biāo)拆分成若干個二級、三級的子目標(biāo)[3]，并根據(jù)職能要求指派不同員工完成任務(wù)，最后以員工完成工作的質(zhì)量與整體的考核標(biāo)準(zhǔn)進行對比，不斷提升企業(yè)檔案文化建設(shè)成效。尤其重視對檔案文化產(chǎn)品、企業(yè)記憶和企業(yè)文化展示與傳承這三類成果型指標(biāo)的評價，三類指標(biāo)各占20分，突出檔案部門與檔案工作者在企業(yè)檔案文化建設(shè)中的主體地位。此外，目標(biāo)管理原則強調(diào)員工的自評與管理層的審核，因此在企業(yè)檔案文化建設(shè)過程中員工與管理層需要根據(jù)評估體系進行自我評價與監(jiān)督審核，確保工作始終處于目標(biāo)體系的范疇中。

三是堅持以需求為導(dǎo)向的原則。國網(wǎng)江蘇省電力公司在構(gòu)建評估體系的過程中，始終堅持以企業(yè)為主體、以需求為導(dǎo)向的策略。公司在評估體系構(gòu)建之初，就對下屬各部門、各公司企業(yè)檔案文化建設(shè)工作的具體情況進行充分調(diào)研，以問卷、訪談、座談等多種形式收集企業(yè)檔案文化建設(shè)信息，明確下屬各部門、各公司現(xiàn)階段工作成果，分析其潛在需求。在此基礎(chǔ)上，公司才著手開始構(gòu)建企業(yè)檔案文化建設(shè)工作的評估體系。以需求為導(dǎo)向構(gòu)建起來的評估體系，能正確反饋當(dāng)前的工作情況，并有針對性地指導(dǎo)未來的工作實踐，既不會因為評估落后于實踐使評估工作失去應(yīng)有的價值，也不會因為評估超越實踐而使目標(biāo)任務(wù)難以完成。

1.2 核心指標(biāo)。企業(yè)檔案文化建設(shè)評估指標(biāo)是企業(yè)檔案文化建設(shè)評估體系的核心指標(biāo)，而企業(yè)檔案文化建設(shè)的內(nèi)容建設(shè)與成果建設(shè)更是評估指標(biāo)中的重點考察內(nèi)容，可謂核心中的核心。內(nèi)容建設(shè)包括檔案文化產(chǎn)品、企業(yè)記憶和企業(yè)檔案文化展示與傳承三個部分，其中檔案文化產(chǎn)品分為編研產(chǎn)品、工藝品和出版物三類[4]；企業(yè)記憶分為歷時型企業(yè)記憶和專題型企業(yè)記憶兩種；企業(yè)檔案文化展示與傳承可在線下平臺或線上平臺完成。上級公司在對下屬公司考核評估時，根據(jù)不同類型的內(nèi)容建設(shè)要求進行評分。成果建設(shè)則是對企業(yè)檔案文化建設(shè)工作成果的社會認可度進行考察，從所獲獎項、所受表彰、發(fā)表論文與經(jīng)濟效益四個角度分別進行[5]，以“物化”的形式如獎狀、證書、論文所登載的期刊等作為評估依據(jù)，避免成果的概念化與主觀化。此舉旨在鼓勵公司將企業(yè)檔案文化建設(shè)的工作成果對外開放。

1.3 其他指標(biāo)。除核心指標(biāo)之外，企業(yè)檔案文化建設(shè)評估指標(biāo)還包括組織建設(shè)、制度建設(shè)和設(shè)施建設(shè)三類，設(shè)置這三類指標(biāo)旨在優(yōu)化企業(yè)檔案文化建設(shè)的外部環(huán)境，督促各公司重視企業(yè)檔案文化建設(shè)工作并落實有關(guān)舉措。首先是組織建設(shè)方面，分別從人員安排、發(fā)展規(guī)劃和資金投入三個角度評估組織建設(shè)的完備性，其中人員安排是組織建設(shè)考察的重點，它要求將企業(yè)檔案文化建設(shè)納入公司各層級的崗位職責(zé)中；發(fā)展規(guī)劃和資金投入則從企業(yè)戰(zhàn)略的高度保障了企業(yè)檔案文化建設(shè)工作得到應(yīng)有重視。其次是制度建設(shè)方面，制度建設(shè)不僅考察公司的企業(yè)檔案文化建設(shè)工作制度的制定情況，也評估企業(yè)文化相關(guān)制度和企業(yè)檔案管理制度，完善的企業(yè)文化制度與企業(yè)檔案管理制度能夠推進企業(yè)檔案文化建設(shè)。再次是設(shè)施建設(shè)方面，主要從硬件與軟件兩個方面進行考察，硬件設(shè)施包括與檔案庫房建設(shè)相關(guān)的硬件設(shè)施，以及為滿足企業(yè)檔案文化建設(shè)需求配備的電子設(shè)備；軟件設(shè)施是指與電子設(shè)備配套的、能夠保證設(shè)備正常運轉(zhuǎn)的軟件與操作系統(tǒng)。

1.4 等級申報。企業(yè)檔案文化建設(shè)評估體系秉持自愿申報的原則，由下屬公司向上級公司提交企業(yè)檔案文化建設(shè)的評估材料，包括企業(yè)檔案文化建設(shè)評估申請表、自評得分表和相關(guān)佐證材料等。上級公司組織專家組統(tǒng)一對下屬公司的企業(yè)檔案文化建設(shè)情況進行評估，根據(jù)企業(yè)檔案文化建設(shè)評估體系所列的各項指標(biāo)進行打分，給出相應(yīng)的評估等級。國網(wǎng)江蘇省電力公司企業(yè)檔案文化建設(shè)的評估等級共有3A級、4A級、5A級三種等級，從低到高依次申報。

1.5 多級核查。上級公司對下屬公司提交的申報材料有審核監(jiān)督的職責(zé)和義務(wù)，核查一般包括專家組審查和申報時效期滿后的復(fù)查兩種形式。因企業(yè)存在不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，專家組成員的構(gòu)成也各不相同，如國網(wǎng)江蘇省電力公司的專家組包括企業(yè)檔案工作負責(zé)人、黨建工作負責(zé)人、行政管理部門人員、檔案學(xué)領(lǐng)域?qū)＜乙约半娏︻I(lǐng)域?qū)＜?。公司的評估結(jié)果具有五年有效期，因此在有效期到期前，下屬企業(yè)需提前申報企業(yè)檔案文化建設(shè)復(fù)查工作，通過復(fù)查才能繼續(xù)保有評估等級，否則會被要求進行限期整改。在整改后仍未通過審查的下屬企業(yè)，其評估所取得的原有等級將會被取消。建立多級核查的評估體系，能夠激勵下屬公司不斷創(chuàng)新企業(yè)檔案文化建設(shè)的形式，開拓企業(yè)檔案文化建設(shè)的新領(lǐng)域。

2 構(gòu)建成效分析

對縣（區(qū)）級公司而言，構(gòu)建企業(yè)檔案文化建設(shè)評估體系緩解了基層檔案人員“青黃不接”的問題。目前國網(wǎng)江蘇省電力公司檔案人員隊伍中存在大批即將到達退休年齡的員工，這一現(xiàn)象在縣（區(qū)）級公司中尤為普遍。檔案文化建設(shè)是一項延續(xù)性非常強的工作，新入職的員工缺少老員工的指導(dǎo)，對企業(yè)檔案文化建設(shè)成果缺乏應(yīng)有認識，極易導(dǎo)致檔案文化建設(shè)工作出現(xiàn)“斷層”。而構(gòu)建評估體系則緩解了檔案人員隊伍年齡老化所帶來的負面影響，具體來說，新入職的員工可以通過企業(yè)檔案文化建設(shè)指標(biāo)體系的內(nèi)容對公司檔案文化建設(shè)成果有基本了解，在此基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)各類成果的建設(shè)方法，從而縮短新老員工交接學(xué)習(xí)的時間，避免公司企業(yè)檔案文化建設(shè)出現(xiàn)“人走茶涼”的尷尬局面。

對地市級公司而言，構(gòu)建評估體系改變了以往不合理的檔案文化建設(shè)布局。因為在企業(yè)檔案文化建設(shè)評估體系構(gòu)建之前，各地市級公司開展企業(yè)文化建設(shè)工作往往缺乏全盤考慮，工作呈現(xiàn)碎片化、無序化狀態(tài)。企業(yè)檔案文化建設(shè)評估體系為各地市級公司開展工作提供了完整的參照模板，并使得地市級公司對下可以指導(dǎo)縣（區(qū)）級公司企業(yè)檔案文化建設(shè)工作，對上可以將本地區(qū)工作納入公司檔案文化建設(shè)的整體布局之中。

對省級公司而言，省級公司利用評估體系賦予的審核與最終裁定權(quán)利開展工作，提升了檔案部門在公司中的地位、營造了開展檔案工作的良好氛圍；構(gòu)建評估體系讓省級公司對各下屬公司的檔案文化建設(shè)成果有了更為深入的認識，進而為企業(yè)檔案工作找到新的拓展方向，如打造省級公司層面的企業(yè)檔案文化展示與傳承的平臺，將各下屬公司的企業(yè)檔案文化建設(shè)成果進行展示；在取得較好成效和一定工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，省級公司檔案部門聯(lián)合公司其他部門提出了江蘇省電力博物館建設(shè)項目并推動項目落地，展現(xiàn)了檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用、展示了企業(yè)檔案工作者的良好形象。