地市級檔案部門做好檔案查閱利用工作的實(shí)踐分析

周國行/紹興市檔案局

提供檔案查閱利用服務(wù)，是檔案部門發(fā)揮檔案作用、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的主要渠道；不斷增強(qiáng)人民群眾在檔案查閱利用中的獲得感和滿意度，是檔案部門踐行“以人民為中心”的具體行動(dòng)和價(jià)值追求。紹興市檔案局以群眾需求為導(dǎo)向，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)、加大檔案開放力度，檔案查閱利用服務(wù)由檔案館窗口利用向“館際一體化”“市域一體化”“省際一體化”邁進(jìn)；并牢固樹立“網(wǎng)絡(luò)+政務(wù)服務(wù)”理念，推進(jìn)“館室一體化”建設(shè)、打造信息化利用平臺(tái)，率先實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)“一證通辦、全城通辦”。2017年，市檔案館檔案查閱利用量首破2萬人次大關(guān)，群眾滿意率達(dá)99.8%。下面筆者以紹興市檔案局為例，探討地市級檔案部門做好檔案查閱利用工作的若干舉措。

1 加大館藏檔案資源征集與開放力度

紹興市檔案館自2008年遷入檔案館新館之后，以民生檔案征集為工作重點(diǎn)，同時(shí)加強(qiáng)檔案鑒定開放和現(xiàn)行公開文件接收等工作的力度。經(jīng)過10年努力，館藏檔案從2008年的30萬卷增加到2018年的95萬卷，增長317%。

一是充實(shí)館藏民生檔案資源。長期以來，我們把民生檔案資源建設(shè)放在事業(yè)發(fā)展全局性的高度加以考慮，人民群眾辦事需要查閱什么檔案，我們就征集和接收什么檔案。為了滿足老百姓在房屋交易、資產(chǎn)析權(quán)、社保辦理、出國工作學(xué)習(xí)等情況下的查檔需求，我們主動(dòng)出擊，全力以赴推進(jìn)民生檔案向全市各級綜合檔案館匯聚。到目前，全市6個(gè)綜合檔案館館藏檔案總量達(dá)280萬卷，其中學(xué)籍、婚姻、公證、房產(chǎn)、出生醫(yī)學(xué)證明、知青等民生檔案22種、104萬卷，占比37.1%。市檔案館民生檔案近40萬卷，占比高達(dá)42%，目前保存了市區(qū)36萬余對夫妻婚姻檔案，建成了市區(qū)婚姻檔案保管和出證中心；已接收了市區(qū)100多家原國有、集體轉(zhuǎn)制（破產(chǎn)）企業(yè)檔案，建成了市工商企業(yè)檔案保管和查詢中心；從2011年開始全面接收市區(qū)企業(yè)退休人員檔案6萬余卷，建成了企業(yè)退休人員檔案查閱中心；從2015年開始相繼接收了多家醫(yī)療機(jī)構(gòu)保存的2014年以前形成的出生醫(yī)學(xué)證明檔案53余萬件，建成了出生醫(yī)學(xué)證明檔案查閱中心。近年來，經(jīng)與相關(guān)部門協(xié)商，將當(dāng)年度形成的婚姻檔案、企業(yè)退休職工檔案、醫(yī)學(xué)出生證明檔案等利用率較高的民生檔案在下一年年初接收進(jìn)館。

二是實(shí)施文件級開放鑒定。近年來，市檔案局成立了由局主要領(lǐng)導(dǎo)任組長的檔案開放鑒定工作小組，出臺(tái)了《紹興市檔案館檔案開放鑒定實(shí)施細(xì)則》，指定專門人員負(fù)責(zé)檔案鑒定開放工作。在實(shí)際操作中，改進(jìn)開放鑒定的方式，以件為單位逐件鑒定，在開展檔案文件級著錄的同時(shí)在文件級目錄上標(biāo)注開放等級。實(shí)施文件級開放鑒定以來，檔案開放范圍得以擴(kuò)大，開放的深度和精度亦得以提升。目前已開放鑒定12批次32000余卷檔案，向社會(huì)提供利用。

三是豐富網(wǎng)上公開檔案信息。我們制定了《檔案信息網(wǎng)上開放辦法（試行）》《網(wǎng)站檔案信息管理辦法（試行）》等規(guī)范性文件，由文件查閱中心每天向各地市級部門、各區(qū)（縣、市）收集政府公報(bào)和最新公開文件，即時(shí)掃描上傳，通過紹興檔案信息網(wǎng)、紹興檔案微信公眾號、“紹興檔案APP”發(fā)布。市民可通過局（館）網(wǎng)站、“紹興檔案APP”等多個(gè)途徑閱讀或下載4926份1990年至2018年紹興市人民政府及有關(guān)部門的非涉密、公益性、政策性文件，以及3125張館藏老照片和5893條“紹興新聞聯(lián)播”視頻。

四是開展跨館合作。我們借助浙江檔案服務(wù)網(wǎng)，積極與省內(nèi)各地檔案館進(jìn)行互聯(lián)互通、為人民群眾提供檔案異地查閱利用服務(wù)，截至目前已為杭州、永康、安吉、椒江、樂清等地253人提供跨館查閱利用服務(wù)。此外拓寬業(yè)務(wù)領(lǐng)域，利用原浙江省、上海市、江蘇省、安徽省檔案局（館）分別代表浙江、上海、江蘇、安徽三省一市檔案部門在上海市檔案館簽訂開展民生檔案“異地查檔、便民服務(wù)”工作合作協(xié)議的契機(jī)，與上海市、江蘇省、安徽省和貴州省檔案館共享婚姻登記檔案、企業(yè)退休職工檔案、學(xué)籍檔案、人事檔案等11大類民生檔案，建立起跨館聯(lián)動(dòng)的查檔機(jī)制。我們還和上海市浦東新區(qū)檔案局（館）簽訂民生檔案利用服務(wù)合作協(xié)議，全面開展異地查檔服務(wù)。

2 推進(jìn)“館室一體化”建設(shè)與打造信息化利用平臺(tái)

以“館室一體化”為目標(biāo)的檔案數(shù)字化資源積累和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，是信息化條件下開展檔案公共服務(wù)工作的重要依托。在強(qiáng)勢推進(jìn)“館室一體化”的基礎(chǔ)上，紹興市檔案局以提升國家綜合檔案館公共服務(wù)能力、更加便捷地為社會(huì)公眾提供服務(wù)為目標(biāo)，全力開發(fā)“館際共享平臺(tái)”和建設(shè)“檔案遠(yuǎn)程利用”系統(tǒng)。同時(shí)，用足用好浙江檔案服務(wù)網(wǎng)查閱利用平臺(tái)。

2.1 推進(jìn)“館室一體化”建設(shè)

一是加快推進(jìn)檔案數(shù)字化。從“十二五”時(shí)期開始，市檔案局先后投入財(cái)政資金3800萬元人民幣，連續(xù)實(shí)施兩期“館室一體化與安全管理項(xiàng)目”，全文數(shù)字化館（室）藏檔案8200萬頁，實(shí)現(xiàn)紹興地市級機(jī)關(guān)部門以及越城區(qū)所屬機(jī)關(guān)部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）館（室）藏應(yīng)數(shù)字化的檔案全部得到數(shù)字化。據(jù)統(tǒng)計(jì)，“十二五”至今，全市各區(qū)（縣、市）檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)投入達(dá)7200余萬元， 6個(gè)國家綜合檔案館擁有條目數(shù)據(jù)1900萬條、全文數(shù)字化1.2億頁，其中市本級擁有條目數(shù)據(jù)850萬條、全文數(shù)字化4500萬頁。

二是推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。數(shù)字檔案館（室）是數(shù)字檔案資源網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的基礎(chǔ)平臺(tái)。近年來，我市各地相繼開展檔案館新館建設(shè)，在謀劃檔案新館功能布局時(shí)同步考慮數(shù)字檔案館軟硬件建設(shè)的相關(guān)要求，目前市、區(qū)（縣、市）國家綜合檔案館全部都用上了功能先進(jìn)的檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，在館內(nèi)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源管理和查閱利用服務(wù)智能化。2015年9月，市檔案館通過“全國示范數(shù)字檔案館”測評，成為全國首家地市級示范數(shù)字檔案館；同年上虞區(qū)檔案館通過國家級數(shù)字檔案館測評。去年以來，新昌縣、諸暨市、柯橋區(qū)檔案館相繼開展國家級數(shù)字檔案館測評工作。大力推進(jìn)機(jī)關(guān)部門數(shù)字檔案室建設(shè)，以市直為例，已建成數(shù)字檔案室195家，其中示范數(shù)字檔案室63家、規(guī)范化數(shù)字檔案室121家，通過“館室一體化”系統(tǒng)，各單位數(shù)字檔案室與屬地?cái)?shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交換共享。

三是實(shí)施政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件在線同步實(shí)時(shí)歸檔。主動(dòng)與電子政務(wù)中心對接，從技術(shù)上打通政務(wù)服務(wù)網(wǎng)數(shù)據(jù)交換平臺(tái)與數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換路徑，政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上的行政審批單位辦結(jié)電子文件可以同步向數(shù)字檔案館和本單位數(shù)字檔案室歸檔，并能確保此類電子文件的完整齊全、安全可靠、合法有效。截至目前，全市各部門經(jīng)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)辦結(jié)的行政審批類電子文件已實(shí)現(xiàn)應(yīng)歸盡歸，累計(jì)接收36家歸檔單位的電子文件，以及權(quán)力事項(xiàng)辦結(jié)件20000余件。

2.2 打造信息化利用平臺(tái)

一是協(xié)作開發(fā)“館際共享平臺(tái)”。各區(qū)（縣、市）檔案館互助協(xié)作，借助中國電信VPN光纖構(gòu)建館際協(xié)同共享政務(wù)專網(wǎng)；在共同協(xié)商的基礎(chǔ)上簽署民生檔案資源共享協(xié)議，制定共享檔案利用目錄和查閱利用規(guī)則。2013年6月9日，市人民政府新聞辦公室召開新聞發(fā)布會(huì)，正式宣布“館際共享平臺(tái)”開通運(yùn)行，面向全體市民提供服務(wù)?！梆^際共享平臺(tái)”開通以來，市、區(qū)（縣、市）檔案館及時(shí)提供婚姻檔案、出生醫(yī)學(xué)證明檔案、戶糧檔案、農(nóng)村土地承包檔案、農(nóng)村建房審批檔案、山林權(quán)證檔案、知青檔案、收養(yǎng)檔案、學(xué)籍檔案等10多種門類民生檔案的查閱利用?？紤]到市檔案館離市區(qū)較遠(yuǎn)，群眾查檔不方便，2013年底將“館際共享平臺(tái)”查閱窗口設(shè)到市便民服務(wù)中心，市民在便民服務(wù)中心辦理與檔案證明相關(guān)事項(xiàng)時(shí)，可以當(dāng)場拿到檔案證明。檔案查閱窗口進(jìn)入便民服務(wù)中心以來，平均日接待量達(dá)到55人次，其接待量在便民服務(wù)中心所有窗口中一直位居前4。

二是著力打造“檔案遠(yuǎn)程利用”系統(tǒng)。為服務(wù)“最多跑一次”改革，打通檔案服務(wù)與老百姓之間“最后一公里”，市檔案局開展以檔案利用服務(wù)進(jìn)入全市各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）便民服務(wù)中心和居民個(gè)人查檔“移動(dòng)辦”為核心的“市域一體化”服務(wù)體系建設(shè)工作，著手建設(shè)“檔案遠(yuǎn)程利用”系統(tǒng)，系統(tǒng)包括電腦版的遠(yuǎn)程查檔應(yīng)用軟件和建在手機(jī)上的“紹興檔案APP”，要求遠(yuǎn)程查檔應(yīng)用軟件符合鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）工作實(shí)際情況、“紹興檔案APP”集檔案咨詢與查檔等功能于一體。建設(shè)工作從2017年初開始，至2017年10月所有軟件開發(fā)完成。同時(shí)積極爭取市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)重視支持，請市“最多跑一次”改革專題組辦公室、市基層治理體系“四個(gè)平臺(tái)”建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室專門下發(fā)《關(guān)于將檔案利用服務(wù)事項(xiàng)納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道便民服務(wù)平臺(tái)的通知》，在全市118個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）便民服務(wù)中心設(shè)置檔案查閱服務(wù)窗口、配備專用電腦并安裝遠(yuǎn)程查檔服務(wù)應(yīng)用軟件，并且組織全市鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案窗口工作人員開展軟件應(yīng)用集中培訓(xùn)，自2017年10月下旬起，全市所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）便民服務(wù)中心檔案窗口均開展了接待服務(wù)。此外，通過借助媒體平臺(tái)等多種途徑，大力宣傳推廣“紹興檔案APP”，不斷提升APP的知曉率和下載量。

在實(shí)際工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）查檔窗口工作人員利用電腦版查檔應(yīng)用軟件，通過二代身份證識(shí)別系統(tǒng)審核用戶信息，現(xiàn)場受理查檔申請，并通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)向檔案原件所在地國家綜合檔案館發(fā)出遠(yuǎn)程查閱請求并接收作為查閱結(jié)果的電子檔案以及其他反饋信息，窗口工作人員根據(jù)來自檔案館的反饋信息做出答復(fù)和進(jìn)行出證；市民利用“紹興檔案APP”可以在智能手機(jī)上進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)咨詢和預(yù)約查檔服務(wù)，這樣足不出戶就可查閱到與個(gè)人相關(guān)的檔案信息及政府公開文件，如要出證，可預(yù)約離家最近的鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）便民服務(wù)中心，方便群眾對檔案的利用，實(shí)現(xiàn)“查檔不出門，取件不出鎮(zhèn)”的目標(biāo)。

今年初，市檔案局又將“檔案遠(yuǎn)程利用”系統(tǒng)搬上市電子政務(wù)辦政務(wù)云平臺(tái)，特別是將“紹興檔案APP”預(yù)約查檔功能納入浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)手機(jī)客戶端，對已在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上注冊的實(shí)名制用戶，不再進(jìn)行身份信息核準(zhǔn)，使手機(jī)查檔具有更好的用戶體驗(yàn)。今年8月，市檔案局對檔案遠(yuǎn)程利用工作進(jìn)行“回頭看”，組織工作組到各縣（市、區(qū)）鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）便民服務(wù)中心檔案查閱窗口進(jìn)行明查暗訪，并現(xiàn)場測試窗口工作人員和檔案館后臺(tái)工作人員的工作熟練程度和反應(yīng)速度，發(fā)現(xiàn)每個(gè)窗口工作人員基本能在5至8分鐘之內(nèi)為一名用戶提供查檔服務(wù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，市檔案局推出民生檔案遠(yuǎn)程利用便民服務(wù)以來，“紹興檔案APP”下載2180人次，實(shí)名注冊用戶1451人，檔案咨詢、公開文件點(diǎn)擊閱讀10314次；通過遠(yuǎn)程利用系統(tǒng)查檔1689人次、出證1383人次，約占總查閱接待量的8.8%，“檔案遠(yuǎn)程利用”系統(tǒng)較好地解決了偏遠(yuǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾查檔困難的問題，深受群眾歡迎。市民查檔變“全市跑”為“一站辦”、“現(xiàn)場等”為“手機(jī)約”、“窗口查”為“網(wǎng)上閱”，查檔更加便捷。2017年10月，市檔案局檔案查閱利用進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）“四個(gè)平臺(tái)”工作被市“最多跑一次”改革領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室評為全市“最多跑一次”改革“十佳優(yōu)秀案例”。2018年11月，在市直機(jī)關(guān)工委組織的全市機(jī)關(guān)單位“最佳服務(wù)舉措”“最佳制度創(chuàng)新”“最佳項(xiàng)目推進(jìn)”評選活動(dòng)中，市檔案局推出的“數(shù)據(jù)省際共享，群眾查檔‘零跑腿’”案例被評選為全市10個(gè)“最佳制度創(chuàng)新”案例之一。