高校檔案機(jī)構(gòu)職能拓展研究

王 軍/安徽大學(xué) 淮北職業(yè)技術(shù)學(xué)院

1 高校檔案機(jī)構(gòu)職能的演變

高校檔案機(jī)構(gòu)是高等學(xué)校內(nèi)部獨(dú)立的檔案事務(wù)管理機(jī)構(gòu)，一般有辦公室內(nèi)設(shè)檔案室、獨(dú)立設(shè)置的綜合檔案室或者綜合檔案館等三種設(shè)置形式。

高校檔案機(jī)構(gòu)的職能從1983年到2009年經(jīng)歷了四次發(fā)展演變，源于“政府信息公開”“現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展與廣泛應(yīng)用以及‘檔案記憶觀’逐漸得到認(rèn)同”[1]。高校檔案機(jī)構(gòu)作為內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)理應(yīng)承擔(dān)起文化傳承創(chuàng)新的重任，不斷推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。正如1956年檔案學(xué)家、時(shí)任澳大利亞聯(lián)邦政府圖書館館長(zhǎng)的H.L.懷特所說，“檔案機(jī)構(gòu)絕不是古老的被人遺忘的文件的墳?zāi)?，檔案的實(shí)質(zhì)在于它不僅記錄了成就，而且記錄了獲得成就的過程”[2]。

高校檔案機(jī)構(gòu)的職能拓展首先是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。檔案機(jī)構(gòu)的職能最初是“一個(gè)基地一個(gè)中心”，充分說明當(dāng)時(shí)的時(shí)代要求是保管檔案，并為科研和其他方面工作提供服務(wù)。當(dāng)前檔案機(jī)構(gòu)的職能不斷增加，體現(xiàn)了新時(shí)代對(duì)高校檔案工作有了更高要求和更多期望。其次是由檔案本質(zhì)屬性決定的。高校檔案是在開展各項(xiàng)活動(dòng)過程中形成的原始記錄，具有嚴(yán)密的系統(tǒng)性，且種類繁多、數(shù)量較大，能為高校開展各項(xiàng)教育活動(dòng)、文化傳承創(chuàng)新活動(dòng)提供重要的參考信息，這就要求高校檔案機(jī)構(gòu)要盡可能地拓展服務(wù)范圍和服務(wù)對(duì)象。再次是高校檔案管理法規(guī)的具體要求。新修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能……有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請(qǐng)創(chuàng)設(shè)愛國(guó)主義教育基地”，明確要求高校檔案機(jī)構(gòu)拓展職能。

2 高校檔案機(jī)構(gòu)職能拓展面臨的困境

首先是主體方面的因素。高校檔案機(jī)構(gòu)目前多為高校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，檔案工作特別是檔案服務(wù)內(nèi)容較為單一，“集中在個(gè)人事務(wù)和單位查證方面……科研成果咨詢的利用量不到總量的1%”[3]。究其原因，是因?yàn)楦咝n案機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期處于較為邊緣化的地位，檔案工作人員人手不足，且因?yàn)榉N種原因業(yè)務(wù)能力較低，特別是缺乏主動(dòng)服務(wù)高校中心工作和主動(dòng)服務(wù)高校相關(guān)部門及其他社會(huì)公眾的意識(shí)。

其次是客體方面的因素。其一，高校檔案機(jī)構(gòu)保管的檔案資源種類較為單一，主要是文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案，檔案相對(duì)沒有特色。其二，高校保管的檔案受自身密級(jí)和保管期限限制，利用需要經(jīng)過繁瑣的證明和申請(qǐng)程序，“不同的密級(jí)和保管期限又會(huì)影響到它們的提供利用……高校檔案管理處于傳統(tǒng)管理模式之下，檔案的形成單位對(duì)其形成和移交的檔案實(shí)際上擁有優(yōu)先使用權(quán)和監(jiān)督權(quán)”[4]。其三，囿于場(chǎng)館局限、經(jīng)費(fèi)不足、建校時(shí)間較短等原因，部分高職院校沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案資源共享程度較低，檔案機(jī)構(gòu)職能得不到最大程度發(fā)揮。

3 高校檔案機(jī)構(gòu)職能拓展路徑

3.1 建立學(xué)生培訓(xùn)與實(shí)習(xí)基地

高校檔案機(jī)構(gòu)能夠?yàn)楦咝！跋嚓P(guān)專業(yè)學(xué)生教學(xué)實(shí)踐和畢業(yè)實(shí)習(xí)提供良好的實(shí)踐平臺(tái)”[5]，因此高校檔案機(jī)構(gòu)可與高校學(xué)生處、思想政治教育部、團(tuán)委等部門合作，建立在校學(xué)生愛國(guó)主義教育、思想政治教育、校史校情教育培訓(xùn)基地，不斷提升學(xué)生的道德情操，并推動(dòng)校園文化建設(shè)。高校檔案機(jī)構(gòu)還可與高校教學(xué)系部聯(lián)合構(gòu)建人才實(shí)習(xí)基地，如在高校檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)置勤工助學(xué)崗位，聘請(qǐng)學(xué)生特別是圖情檔專業(yè)的學(xué)生協(xié)助進(jìn)行檔案管理，提升學(xué)生的實(shí)踐能力、使他們獲得一定的經(jīng)濟(jì)收益，并解決高校檔案機(jī)構(gòu)人手不足、工作人員業(yè)務(wù)水平不高的問題。高校檔案機(jī)構(gòu)通過建立學(xué)生培訓(xùn)與實(shí)習(xí)基地的形式，能夠使其職能得以拓展延伸。

3.2 合作建立大數(shù)據(jù)中心

大數(shù)據(jù)時(shí)代要求高校檔案機(jī)構(gòu)充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維，不斷更新檔案服務(wù)理念[6]。隨著數(shù)字化校園建設(shè)情況逐漸成為衡量高?，F(xiàn)代化程度的重要依據(jù)和評(píng)判高校教育教學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值進(jìn)行深度分析、挖掘以提供更具價(jià)值的服務(wù)是大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案工作的新方向。高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)順勢(shì)而為，充分利用自身專業(yè)優(yōu)勢(shì)，積極與高校網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)合作（甚至主導(dǎo)）建立高校大數(shù)據(jù)中心，如建立在校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、畢業(yè)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，成為數(shù)字資源的加工、分享和服務(wù)機(jī)構(gòu)。

3.3 參與高校信息公開工作

高校信息公開工作始于2010年9月1日《高等學(xué)校信息公開辦法》的頒布實(shí)施，《辦法》規(guī)定了高校應(yīng)主動(dòng)公開的十二類信息和不予公開的四類信息；之后教育部印發(fā)《高等學(xué)校信息公開事項(xiàng)清單》，明確了高校信息公開的領(lǐng)域和內(nèi)容；今年7月，安徽省教育廳下發(fā)《安徽省教育廳關(guān)于推進(jìn)教育領(lǐng)域政府信息公開工作的通知》，要求嚴(yán)格按照《安徽省教育領(lǐng)域政府信息主動(dòng)公開事項(xiàng)目錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（試行）》列出的29項(xiàng)信息主動(dòng)公開事項(xiàng)目錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極主動(dòng)開展信息公開工作，并要求高校辦公室具體承擔(dān)高校信息公開報(bào)告起草上報(bào)工作。

事實(shí)上高校檔案機(jī)構(gòu)參與甚至承擔(dān)高校信息公開工作具有諸多優(yōu)勢(shì)。首先，高校檔案機(jī)構(gòu)每年都要收集《高等學(xué)校管理辦法》規(guī)定的十一大類檔案，基本能把高校所有的檔案資源“一網(wǎng)打盡”，因此掌握了豐富的檔案資源，其資源優(yōu)勢(shì)是高校任何一個(gè)二級(jí)機(jī)構(gòu)所不具備的，因此高校檔案機(jī)構(gòu)可以積極介入高校信息公開工作中去。其次，高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)有專門的檔案保管場(chǎng)所，擁有專門的檔案管理設(shè)施設(shè)備，還建立了專門的檔案管理制度，完全可以憑借其在信息管理方面的優(yōu)勢(shì)參與信息公開工作，確保高校信息公開工作規(guī)范開展和有序運(yùn)行。最后，高校檔案工作人員常年從事檔案管理和服務(wù)工作，對(duì)信息的價(jià)值大小、涉密性和敏感性比較熟悉，同時(shí)負(fù)責(zé)高校統(tǒng)計(jì)年鑒、大事記、機(jī)構(gòu)沿革等材料的匯編工作，具備承擔(dān)高校信息公開工作的能力。因此高校檔案機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)與高校辦公室的溝通協(xié)調(diào)，積極參與并承擔(dān)高校信息公開職責(zé)，主動(dòng)提供多元化的信息服務(wù)。

3.4 推動(dòng)跨界合作

當(dāng)今世界的交融性越來越強(qiáng)，開展合作、謀求共贏才是明智之舉?！皺n案機(jī)構(gòu)過去大多獨(dú)立工作，因此在檔案工作中往往存在受眾面窄、功能單一、服務(wù)被動(dòng)等問題，而跨界合作正是解決這些問題的重要途徑”[7]?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案利用客體呈現(xiàn)出數(shù)字化且可共享、數(shù)據(jù)量增大且載體形式發(fā)生變化兩大特點(diǎn)。對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)來說，開展跨界合作可以更好地整合檔案資源，促進(jìn)檔案資源共享；有利于提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量，滿足用戶需求，提高檔案的利用效果。高校檔案部門可與其他公共文化機(jī)構(gòu)聯(lián)合舉辦展覽，目前多個(gè)地方已經(jīng)開展相關(guān)實(shí)踐，能夠?yàn)楦咝n案機(jī)構(gòu)提供借鑒。如首都博物館就和北京市檔案館合作舉辦過“北京的胡同四合院展覽”“享譽(yù)京城的老字號(hào)展覽”；與媒體合作開展檔案宣傳，如2014年安徽省檔案館與《合肥晚報(bào)》合作，在晚報(bào)開設(shè)《安徽檔案揭秘》欄目，共發(fā)稿42期、10萬多字，后將刊文匯編成冊(cè)為《昔檔今讀（第一輯）》，很好地宣傳了檔案的作用。另外還可以利用微博、微信、博客、論壇等網(wǎng)絡(luò)社交平臺(tái)宣傳檔案，并加強(qiáng)與信息技術(shù)企業(yè)的合作，將檔案信息安全業(yè)務(wù)外包給這些企業(yè)，借助其不斷更新的防火墻技術(shù)、加密技術(shù)，不斷提升高校檔案數(shù)據(jù)信息的安全保護(hù)力度，確保檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。

此外，要實(shí)現(xiàn)高校檔案機(jī)構(gòu)的職能拓展，還要加強(qiáng)高校檔案資源建設(shè)，特別要大力收集檔案資源，如面向全體師生和其他社會(huì)人士征集與本校相關(guān)的檔案資源，如征集反映學(xué)校精神風(fēng)貌、辦學(xué)理念、文化傳統(tǒng)、學(xué)術(shù)精神、輝煌歷史的實(shí)物資料、名人檔案、校史檔案并精心整理和妥善保管，完善高校記憶；鼓勵(lì)師生申報(bào)校史研究項(xiàng)目課題，推動(dòng)教育史、專業(yè)建設(shè)發(fā)展史、高校大師名師教育思想等方面的研究；加大高校檔案信息化建設(shè)力度，并利用信息技術(shù)手段確保檔案信息資源客體安全和檔案利用主體隱私安全；高度重視用戶檔案利用體驗(yàn)，簡(jiǎn)化檔案利用程序、提高檔案利用效率，不斷提升師生和其他社會(huì)公眾的檔案意識(shí)。