社交媒體文件管理保障體系研究
——基于多元主體協(xié)同參與的視角

何思源/中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

與傳統(tǒng)文件檔案管理相比，社交媒體文件管理的范圍不再局限于形成機(jī)構(gòu)與檔案部門，而是廣泛涉及參與社交媒體管理實(shí)踐的多元主體。因此社交媒體文件管理需要構(gòu)建多元主體協(xié)同參與框架，既有以開展業(yè)務(wù)活動(dòng)為核心的文件形成機(jī)構(gòu)和以傳承文化為己任的檔案館、圖書館，也有以經(jīng)濟(jì)利益為導(dǎo)向的社交媒體服務(wù)提供商和第三方技術(shù)公司，還有要求實(shí)現(xiàn)特定利益的社會(huì)組織如高校、科研院所等。囿于利益訴求各不相同，上述主體在合作過程中極有可能產(chǎn)生沖突，影響合作的順利進(jìn)行。筆者分析了社交媒體文件管理存在的風(fēng)險(xiǎn)，探討了如何構(gòu)建社交媒體文件管理保障體系，旨在最大限度地降低合作風(fēng)險(xiǎn)、提高協(xié)同參與效率。

1 社交媒體文件管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

一是合作框架尚未建立，各類主體無(wú)法有序、高效地參與合作。對(duì)于社交媒體服務(wù)提供商、第三方技術(shù)公司等主體來(lái)說，它們既缺乏參與社交媒體文件管理的外在強(qiáng)制力，也沒有充分參與的內(nèi)在動(dòng)機(jī)。對(duì)于檔案部門而言，檔案部門理應(yīng)在社交媒體文件管理中有所作為，但遺憾的是檔案部門處于“缺位”狀態(tài)，沒有與社交媒體服務(wù)提供商進(jìn)行密切合作，也沒有有效參與圖書情報(bào)領(lǐng)域主導(dǎo)的網(wǎng)絡(luò)資源（含社交媒體文件）保存工作。

二是存在問責(zé)困境。在協(xié)同參與過程中，多元主體相互滲透、相互影響，這導(dǎo)致了公共責(zé)任與私人責(zé)任之間的界限漸趨模糊，責(zé)任歸屬往往難以判定。目前無(wú)論是法律法規(guī)還是政策、制度和標(biāo)準(zhǔn)，都沒有對(duì)社交媒體文件管理領(lǐng)域相關(guān)主體的權(quán)利、責(zé)任與義務(wù)予以明確。在沒有責(zé)任歸屬的強(qiáng)制性制度保障的前提下強(qiáng)調(diào)公共部門與私人部門責(zé)任共擔(dān)，實(shí)質(zhì)上增大了責(zé)任推卸的空間，增加了多元主體之間相互推諉、轉(zhuǎn)嫁責(zé)任的可能性[1]。

三是存在技術(shù)鎖定的問題?！凹夹g(shù)鎖定具有路徑依賴性，其一旦形成，就表現(xiàn)為一定時(shí)間內(nèi)的相對(duì)穩(wěn)定性，且對(duì)潛在更優(yōu)技術(shù)的開發(fā)和采用具有一定的抑制作用，導(dǎo)致轉(zhuǎn)向其他替代性技術(shù)的障礙增大”[2]。社交媒體服務(wù)提供商或第三方技術(shù)公司可能會(huì)使用專有技術(shù)或特定軟硬件產(chǎn)品，從而將用戶“鎖定”在該產(chǎn)品上，使得社交媒體文件管理實(shí)施主體逐漸形成技術(shù)依賴，阻礙新技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用。

四是受合作方服務(wù)能力的制約，進(jìn)而存在合作方違約風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)階段作為合作方的商業(yè)企業(yè)和社會(huì)組織可能因能力有限、動(dòng)力不足等因素?zé)o法成為有效的參與者和服務(wù)提供者，能力有限表現(xiàn)為服務(wù)關(guān)系變更后服務(wù)質(zhì)量不可控、合作方自行降低服務(wù)質(zhì)量、合作方技術(shù)升級(jí)后導(dǎo)致信息受損或技術(shù)不可用；囿于社會(huì)治理結(jié)構(gòu)的內(nèi)部失調(diào)、合同存在不完備性、合同條款存在模糊性以及監(jiān)管缺位，協(xié)同參與過程中的合作方很可能出現(xiàn)違約行為。

五是存在權(quán)力尋租風(fēng)險(xiǎn)。權(quán)力尋租指“權(quán)力人憑借一定的權(quán)力或制度進(jìn)行的尋求財(cái)富轉(zhuǎn)移而造成的浪費(fèi)資源的活動(dòng)”[3]。在社交媒體文件管理的實(shí)踐中，政府部門與企業(yè)或社會(huì)組織進(jìn)行合作的模式較為常見，在這樣的模式下政府部門往往較為強(qiáng)勢(shì)，主導(dǎo)了工作開展的全部過程，因而存在權(quán)力尋租風(fēng)險(xiǎn)，一旦發(fā)生權(quán)力尋租，社交媒體文件管理質(zhì)量將無(wú)法得到保障，公共利益將會(huì)受損。

2 構(gòu)建多維保障體系的舉措

2.1 完善法律法規(guī)

首先，將社交媒體文件管理納入電子文件管理范疇，在有關(guān)電子文件的法律、行政法規(guī)中體現(xiàn)其基本的管理原則，同時(shí)持續(xù)制定和更新有關(guān)條款。其次，在檔案法及檔案法實(shí)施辦法等法律法規(guī)中明確肯定社交媒體文件的檔案屬性和合法地位，承認(rèn)它是國(guó)家檔案資源體系的有機(jī)組成。再次，在法律層面明確社交媒體文件的權(quán)限（尤其是所有權(quán)）歸屬和管理職責(zé)。大數(shù)據(jù)環(huán)境中，數(shù)據(jù)的平臺(tái)依賴性、流動(dòng)性逐漸增強(qiáng)，以社交媒體文件為代表的數(shù)據(jù)所有權(quán)歸屬問題日益復(fù)雜，權(quán)限歸屬的模糊會(huì)導(dǎo)致管理主體和管理職責(zé)的混亂，進(jìn)而造成多元主體各自為政、資源重復(fù)建設(shè)的局面，影響社交媒體文件管理質(zhì)量和效率。因此，需要以法律的形式明確規(guī)定社交媒體文件權(quán)限歸屬、相關(guān)管理主體的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)及其相互之間的關(guān)系。

2.2 加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)

保障多元主體協(xié)同參與社交媒體文件管理，亟需頂層設(shè)計(jì)與宏觀指導(dǎo)，統(tǒng)籌涉及的諸多主體、各類要素，在更高層次尋求“合作難題”的破解之道。截至目前，美國(guó)、澳大利亞、英國(guó)等國(guó)家均已頒布國(guó)家層面的管理政策，以政策引領(lǐng)實(shí)踐發(fā)展。如，美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署（NARA）頒布了《社交媒體文件管理指南》，明確了社交媒體及其文件的內(nèi)涵、社交媒體對(duì)文件管理的挑戰(zhàn)、應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的措施、制定保管期限表的考量因素、實(shí)施捕獲的方法以及機(jī)構(gòu)的文件管理職責(zé)等；《社交媒體文件捕獲最佳實(shí)踐白皮書》，明確了聯(lián)邦機(jī)構(gòu)使用的社交媒體類型、當(dāng)前聯(lián)邦機(jī)構(gòu)社交媒體使用案例、社交媒體捕獲工具和方法、聯(lián)邦文件委員會(huì)研究結(jié)論、文件管理最佳實(shí)踐、移交格式指南與最佳實(shí)踐；《聯(lián)邦Web 2.0使用和文件價(jià)值報(bào)告》，聚焦聯(lián)邦機(jī)構(gòu)如何借助Web 2.0工具創(chuàng)造和分享信息，以及與文件管理有關(guān)的關(guān)鍵事宜（但并未具體指出如何開展）。澳大利亞國(guó)家檔案館（NAA）頒布了《管理社交媒體》，規(guī)定了社交媒體與信息管理相關(guān)事宜（含社交媒體文件保管范圍、社交媒體與第三方網(wǎng)站、社交媒體與“真實(shí)文件”、管理職責(zé)等）。英國(guó)國(guó)家檔案館（TNA）頒布了《文件收集政策》《業(yè)務(wù)選擇政策：英國(guó)中央政府的網(wǎng)絡(luò)資產(chǎn)》，規(guī)定了國(guó)家檔案館的檔案收集范圍（即收集誰(shuí)的文件以及哪些文件將得以永久保存）、保管場(chǎng)所和移交時(shí)間，詳細(xì)介紹了英國(guó)國(guó)家檔案館的政府網(wǎng)絡(luò)檔案館項(xiàng)目（UKGWA）（該項(xiàng)目將社交媒體文件納入網(wǎng)絡(luò)信息資源范疇）。

帶來(lái)的啟示是：首先，制定社交媒體文件管理行動(dòng)計(jì)劃，明確目標(biāo)實(shí)施路徑，基于目標(biāo)設(shè)定分目標(biāo)，在每個(gè)分目標(biāo)下分配所需行動(dòng)及行動(dòng)時(shí)間，并提供相應(yīng)的實(shí)施性指南與最佳實(shí)踐規(guī)范[4]。其次，在制度建設(shè)方面充分借鑒國(guó)際經(jīng)驗(yàn)，完善制度體系建設(shè)：在“戰(zhàn)略”層面，將社交媒體文件管理納入檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃；在“戰(zhàn)術(shù)”層面，針對(duì)實(shí)際情況制定《社交媒體文件管理指南》，對(duì)社交媒體文件概念、特點(diǎn)、性質(zhì)、分類、捕獲、歸檔、移交、鑒定、整合、處置、保存和利用等問題進(jìn)行界定和說明[5]。

還要理順管理機(jī)制，明確參與管理的主體構(gòu)成及權(quán)責(zé)關(guān)系。在國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的時(shí)代背景下，國(guó)家治理體系的構(gòu)建就是要使政府、市場(chǎng)與公民社會(huì)三者形成一種共生與互補(bǔ)的關(guān)系形態(tài)，并在相互耦合中形成一種整體性的制度結(jié)構(gòu)模式[6]。因此，筆者借鑒國(guó)家治理體系的結(jié)構(gòu)，提出社交媒體文件管理主體協(xié)同框架，主要包括以下五種角色類型：一是文件管理者，具體承擔(dān)社交媒體文件管理職能，主要涉及文件形成者、檔案館和圖書館等文化機(jī)構(gòu)、社交媒體服務(wù)提供商、非營(yíng)利性社會(huì)組織等；二是技術(shù)支持者，包括社交媒體服務(wù)提供商、技術(shù)服務(wù)商和專業(yè)社會(huì)組織，負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)開發(fā)對(duì)社交媒體文件進(jìn)行捕獲采集與開發(fā)利用的工具以及管理平臺(tái)等；三是智力支持者，包括學(xué)術(shù)科研機(jī)構(gòu)與普通社會(huì)公眾，提供有關(guān)的方法、策略、制度等；四是政策支持者，即其他政府機(jī)構(gòu)（非形成者），負(fù)責(zé)營(yíng)造良好的工作環(huán)境；五是職能監(jiān)督者，負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)主體履行社交媒體文件管理職能的具體情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查、評(píng)價(jià)、反饋。

2.3 建立監(jiān)督機(jī)制

要充分發(fā)揮政府相關(guān)部門的外部監(jiān)督職能，對(duì)形成機(jī)構(gòu)和文化記憶機(jī)構(gòu)履職情況進(jìn)行考核，特別要對(duì)社交媒體服務(wù)提供商的文件管理能力提出明確要求并對(duì)其工作情況進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督。此外還要暢通監(jiān)督渠道，積極調(diào)動(dòng)普通民眾參與監(jiān)督的積極性。

2.4 簽訂合作協(xié)議

簽訂權(quán)責(zé)明確的合作協(xié)議是多元主體協(xié)同參與社交媒體文件管理的重要基礎(chǔ)，是有效避免風(fēng)險(xiǎn)的有力措施。書面協(xié)議既可以保護(hù)協(xié)議雙方的正當(dāng)權(quán)利，又能規(guī)范雙方的承諾和行為[7]。美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館與Twitter公司簽訂的《捐贈(zèng)協(xié)議》[8]就是比較典型的合作協(xié)議，該協(xié)議涉及捐贈(zèng)、版權(quán)、訪問利用、處置、授權(quán)和管轄權(quán)的選擇等。在簽訂協(xié)議之前，首先要明確各方利益訴求；其次要協(xié)調(diào)合作主體的多元訴求，實(shí)現(xiàn)互利共贏；最后要在合作協(xié)議中明確合作目的、協(xié)議制定依據(jù)、參與主體、各主體的權(quán)利與承擔(dān)的義務(wù)、違約責(zé)任、保密條款以及合同的規(guī)范性條款等?？紤]到社交媒體服務(wù)提供商的自發(fā)性及其經(jīng)濟(jì)利益的導(dǎo)向性，與相關(guān)主體簽訂協(xié)議時(shí)要明確提出其需要遵循的事項(xiàng)，對(duì)其行為進(jìn)行規(guī)范和約束。就我國(guó)而言，政府部門在創(chuàng)建社交媒體賬戶時(shí)應(yīng)與新浪、騰訊等社交媒體服務(wù)提供商簽訂協(xié)議，明確社交媒體文件管理需求，確保形成于社交媒體平臺(tái)的文件資源真實(shí)、完整、可用、安全。

2.5 開展風(fēng)險(xiǎn)管理

社交媒體文件風(fēng)險(xiǎn)管理包括風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等，最為核心的就是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，需要在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前或之后（危害尚未出現(xiàn)），對(duì)可能出現(xiàn)的隱患及影響進(jìn)行識(shí)別、分析和評(píng)價(jià)，包括對(duì)風(fēng)險(xiǎn)本身、風(fēng)險(xiǎn)作用方式以及風(fēng)險(xiǎn)結(jié)果的界定。在評(píng)估過程中不僅要明確可能出現(xiàn)的利益沖突，也要明確風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性、持續(xù)時(shí)間、危害大小、作用形式以及規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的合理措施等。

2.6 強(qiáng)化資金保障

要加大宣傳力度，就形成部門而言，需要在項(xiàng)目可行性論證過程中突出社交媒體文件的憑證與證據(jù)屬性及在業(yè)務(wù)活動(dòng)中的支撐性作用；就文化機(jī)構(gòu)和非營(yíng)利社會(huì)組織而言，需要突出社交媒體文件的文化記憶屬性和學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值。通過宣傳樹立良好口碑，吸引多元主體參與其中，從而獲取更多資金。此外，文化記憶機(jī)構(gòu)也可以對(duì)社交媒體文件資源進(jìn)行深加工，形成具有經(jīng)濟(jì)附加值的文化創(chuàng)意產(chǎn)品，通過銷售等方式獲取一定經(jīng)濟(jì)利益；也可以通過推行社交媒體文件付費(fèi)使用的方式獲取適度經(jīng)濟(jì)利益，如，在線社交媒體檔案庫(kù)對(duì)來(lái)訪者設(shè)置不同權(quán)限，劃分游客和付費(fèi)會(huì)員。

2.7 提升人員的意識(shí)與能力

目前，多數(shù)形成機(jī)構(gòu)特別是檔案部門的工作人員尚未意識(shí)到社交媒體對(duì)文件檔案管理的沖擊與挑戰(zhàn)，沒有意識(shí)到社交媒體環(huán)境中生成的信息具有文件檔案屬性，自然也就沒有聯(lián)結(jié)其他主體共同進(jìn)行歸檔保存或檔案化管理的意識(shí)。因此，當(dāng)務(wù)之急是要使相關(guān)工作人員充分認(rèn)識(shí)社交媒體文件的性質(zhì)、價(jià)值和特點(diǎn)，有針對(duì)性地開展管理活動(dòng)。同時(shí)考慮到社交媒體文件管理本身的復(fù)雜性，需要借助多種繼續(xù)教育形式不斷提高工作人員的文件管理水平和跨領(lǐng)域、跨部門的合作溝通能力。