人事檔案管理中人工智能技術(shù)的應(yīng)用

文 / 韓平

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人工智能技術(shù)越來(lái)越普遍地應(yīng)用到生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。為了緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，提高工作效率和質(zhì)量，人事檔案管理的工作人員逐步將人工智能技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。這一舉措對(duì)人事檔案管理工作有著重要的意義[1]。

人工智能這一概念最初于1956年在Dartmouth學(xué)術(shù)會(huì)議上被提出。隨后人工智能廣泛地應(yīng)用到科學(xué)、生活的諸多方面，它又被人們稱為二十一世紀(jì)最重要的三大尖端科學(xué)技術(shù)之一[2]。人工智能是一種對(duì)收集的知識(shí)信息進(jìn)行進(jìn)一步處理的系統(tǒng)，包括一系列工作程序：首先對(duì)數(shù)據(jù)材料進(jìn)行采集、確認(rèn)；緊接著整合、編輯；然后再進(jìn)行證明以及傳播表達(dá)等處理；最后呈現(xiàn)出結(jié)果或做出相應(yīng)的反應(yīng)。科研人員通過(guò)對(duì)人類思考問(wèn)題的方式以及各種行為進(jìn)行分析，利用有關(guān)技術(shù)使機(jī)器獲得模擬人類智能行為的能力。例如，機(jī)器人能對(duì)遇到的問(wèn)題進(jìn)行分析并作出相應(yīng)的處理；能接收大量的數(shù)據(jù)信息并作出辨別分析；能對(duì)復(fù)雜的數(shù)據(jù)加以分析處理等。當(dāng)今是人工智能的時(shí)代，手機(jī)智能助手、軟件智能推送功能、自動(dòng)美顏相機(jī)等智能工具的出現(xiàn)與應(yīng)用都說(shuō)明，人工智能已普及到我們的生活中。

人事檔案形成于一系列人事管理的活動(dòng)之中。它主要是以個(gè)人為單元組成，用來(lái)記錄個(gè)人的經(jīng)歷、個(gè)人品德、工作表現(xiàn)等信息的一類材料。人事檔案管理工作是將大量的人事檔案信息資源進(jìn)行搜集、整理、合理統(tǒng)計(jì)及保存的工作。它也需要進(jìn)行一定的鑒定工作以提高人事檔案的真實(shí)性，從而為以后的使用提供便利。但是傳統(tǒng)的人事檔案管理工作存在很大弊端，如檔案管理工作不規(guī)范、檔案收集力度不夠、管理制度守舊等。這既需要大量的人力，也會(huì)導(dǎo)致工作質(zhì)量不高。鑒于人工智能具有強(qiáng)大的檢索、收集以及智能管理的功能，檔案管理的工作人員可以將人工智能應(yīng)用到檔案管理工作中，從而很好地解決上述難題。

一、高效收集檔案資料

人們一般都以紙質(zhì)為載體記錄人事檔案，但這種傳統(tǒng)人事檔案的管理方式會(huì)帶來(lái)諸多不便，紙質(zhì)的檔案資料需占用很大空間，不利于存放保管，使用時(shí)攜帶也不方便。伴隨人工智能技術(shù)的誕生及發(fā)展，檔案管理工作的無(wú)紙化以及自動(dòng)化等新技術(shù)隨之出現(xiàn)。這些人工智能技術(shù)大大縮短了辦公時(shí)間，提高了文件管理的效率。近年來(lái)，人工智能技術(shù)已普遍被人事檔案管理工作利用，主要是將人事檔案資料進(jìn)行數(shù)字化以及電子化處理變成網(wǎng)絡(luò)化的檔案資料。網(wǎng)絡(luò)化檔案最大的特點(diǎn)是采用數(shù)字化、無(wú)紙化的形式記錄檔案。它通過(guò)多媒體的方式呈現(xiàn)信息，將數(shù)字化的檔案信息保存在電腦的光、磁等介質(zhì)中。顯然，經(jīng)過(guò)處理的人事檔案資料更加便于收集和保管。這種多以光盤作為載體的電子化檔案內(nèi)容大部分源自兩類：一是將原來(lái)的紙質(zhì)檔案通過(guò)人工再次收錄、分類、整理后制作成的電子檔案；二是直接采用人工智能技術(shù)形成的電子文件檔案。

在信息時(shí)代，隨著數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)檔案的數(shù)量和形式都不斷增多，在人事檔案的管理工作中還可以借助多種智能主體提高工作效率。智能主體包括很多類型，如學(xué)習(xí)的智能主體、執(zhí)行的智能主體以及針對(duì)不同模型的智能主體。智能主體有強(qiáng)大的自控性、主動(dòng)性、應(yīng)變性以及發(fā)展性，能依據(jù)檔案管理工作人員所設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行人事檔案的收集工作。但不同智能主體的用途不同，工作人員要將各主體結(jié)合使用才能更好地發(fā)揮其收集、處理檔案的功能。

人事檔案管理工作應(yīng)用人工智能技術(shù)后，很好地解決了傳統(tǒng)模式下檔案管理面臨的難題。通過(guò)研究數(shù)十年人事檔案管理工作發(fā)現(xiàn)：不斷完善檔案管理的數(shù)字化、信息化，創(chuàng)立全面的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保障機(jī)讀檔案的真實(shí)性，是人事檔案管理的必經(jīng)之路，也是相關(guān)人員應(yīng)負(fù)的責(zé)任。

二、搜索與分類人事檔案

數(shù)字化的人事檔案信息資料通常有兩種：一是以多媒體方式保存的檔案；二是以文本形式存儲(chǔ)的檔案。在人事檔案工作管理中，人工智能技術(shù)可利用普通話處理、智能機(jī)器學(xué)習(xí)以及管理方式識(shí)別等多種技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行整理分類。其中，文本分類技術(shù)可以高效地將以文本形式收錄的人事檔案進(jìn)行分類。這種技術(shù)能按照某個(gè)已標(biāo)記的文本組合找出關(guān)系模型的具體信息，能根據(jù)已獲得模型的信息鑒別其它新錄入的文本檔案[3]。通過(guò)這種技術(shù)可以將文本類檔案資料進(jìn)行智能化的整理分類。此種文本分類法不僅可以按照人事檔案管理人員提前設(shè)置的方式對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的檔案進(jìn)行分類，還可以將互聯(lián)網(wǎng)中的資料進(jìn)行分類整理。除了以上技術(shù)，檔案管理的工作人員還能借助智能語(yǔ)言識(shí)別技術(shù)、智能圖片及視頻辨別技術(shù)等對(duì)數(shù)字化的人事檔案進(jìn)行整理分類。

隨著社會(huì)發(fā)展與時(shí)代的進(jìn)步，人事檔案資料的內(nèi)容和形式不斷增多，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案資料的檢索很難滿足現(xiàn)代人事檔案管理工作需求，故而人們往往采用人工智能技術(shù)來(lái)提高工作效率。人工智能技術(shù)的智能檢索功能采用了普通話處理技術(shù)以及模式分辨技術(shù)。它與傳統(tǒng)的人工管理分類檢索相比，能夠更加精細(xì)地篩選出與所輸入要求最相符合的人事檔案資料。如此一來(lái)，人工智能技術(shù)可以過(guò)濾大量不符合要求的數(shù)據(jù)，減少檔案檢索工作所需的時(shí)間。人工智能技術(shù)不僅能夠識(shí)別、檢索文本形式的檔案資料，還能識(shí)別和檢索圖片、語(yǔ)音以及視頻等多種類型的多媒體資料。這使人工智能技術(shù)在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的社會(huì)中有著不可或缺的意義。

三、評(píng)定人事檔案價(jià)值性

人事檔案的真實(shí)性與價(jià)值性是評(píng)定人事檔案管理工作至關(guān)重要的一個(gè)指標(biāo)。人事檔案的價(jià)值評(píng)定是一項(xiàng)相當(dāng)復(fù)雜且有難度的工作。這項(xiàng)工作需要考慮到各種各樣的工作細(xì)則。人工智能技術(shù)中的專家系統(tǒng)能夠幫助工作人員很好地進(jìn)行人事檔案價(jià)值的鑒定工作。專家系統(tǒng)作為人工智能的一個(gè)程序，能夠模擬人類的知識(shí)以及思考問(wèn)題的方式來(lái)解決問(wèn)題。它的水平相當(dāng)于各個(gè)領(lǐng)域的專家。專家系統(tǒng)具有發(fā)散性和機(jī)動(dòng)性的特點(diǎn)，可以根據(jù)已有的信息進(jìn)行合理的推斷，靈活機(jī)動(dòng)地解決問(wèn)題。尤其是人類的檔案評(píng)定專家需要預(yù)約特定的時(shí)間、地點(diǎn)，以及存在費(fèi)用昂貴等一系列問(wèn)題，而專家系統(tǒng)則不受這類問(wèn)題的約束，能夠隨時(shí)隨地對(duì)人事檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒別及評(píng)定，并提出一些可行性建議以供參考。一般情況下，創(chuàng)建人事檔案價(jià)值評(píng)定的專家系統(tǒng)需要三個(gè)階段的步驟：第一步，主要是創(chuàng)建專家系統(tǒng)的數(shù)據(jù)知識(shí)庫(kù)，即將人事檔案價(jià)值評(píng)定的相關(guān)知識(shí)、方法以及注意事項(xiàng)等以計(jì)算機(jī)能夠理解的編程形式輸入，由專家系統(tǒng)自行創(chuàng)立數(shù)據(jù)庫(kù)；第二步，對(duì)已經(jīng)建立好的知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行合理有序的訓(xùn)練，即利用一定數(shù)量且較為簡(jiǎn)單的人事檔案訓(xùn)練及驗(yàn)證建立的系統(tǒng)，使已建立的系統(tǒng)熟悉工作流程；第三步，進(jìn)一步完善已建立好的專家系統(tǒng)，即對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行多次驗(yàn)證后作出總結(jié)，然后對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行改善，最后創(chuàng)立較為完善的人事檔案管理專家系統(tǒng)。這種專家系統(tǒng)的使用方法相對(duì)簡(jiǎn)單，檔案管理人員可依據(jù)專家系統(tǒng)給出的建議管理檔案。這既能保障工作的高效性，又能使工作高質(zhì)量的完成。

四、保障檔案的安全性

檔案工作最基本的要求是保障人事檔案的安全性，唯有確保安全性才可進(jìn)行后續(xù)工作[4]。人工智能通過(guò)指紋識(shí)別技術(shù)、聲音識(shí)別技術(shù)以及人面識(shí)別技術(shù)等現(xiàn)代智能技術(shù)來(lái)確保人事檔案資料的安全性，可避免人事檔案管理工作者攜帶多把鑰匙的不便，讓工作人員能夠快速地拿取或歸還檔案，保障工作效率?，F(xiàn)在人工智能的監(jiān)控系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到第三代，能夠?qū)χ苯优臄z到的視頻影像進(jìn)行檢測(cè)、分析及計(jì)算工作[5]。尤其是升級(jí)后的監(jiān)控系統(tǒng)能夠自行發(fā)出報(bào)警信號(hào)，及時(shí)提醒工作人員提高防范意識(shí)，提前采取行動(dòng)。由此看來(lái)，人事檔案管理部門借助人工智能監(jiān)控技術(shù)能夠有效地避免意外的發(fā)生。人事檔案存儲(chǔ)室內(nèi)還可以安裝溫度和濕度調(diào)控系統(tǒng)，以確保檔案能在最適宜的環(huán)境下長(zhǎng)期保存。

近年來(lái)，人事檔案管理部門主要借助防火墻系統(tǒng)以及監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等智能技術(shù)進(jìn)行人事檔案的防護(hù)工作。監(jiān)測(cè)系統(tǒng)可以隨時(shí)監(jiān)測(cè)外界的非法入侵行為，起到基本防護(hù)作用。防火墻系統(tǒng)則綜合了多種技術(shù)，具有較強(qiáng)的防護(hù)作用。防火墻系統(tǒng)能夠阻擋不安全的訪問(wèn)并對(duì)這些訪問(wèn)進(jìn)行分析，從而更好地集中管理數(shù)據(jù)庫(kù)。防火墻系統(tǒng)還能在絕大多數(shù)境況下自行對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒進(jìn)行攔截，保障檔案系統(tǒng)不受攻擊破壞。傳統(tǒng)的防御檢測(cè)系統(tǒng)雖然也能夠完成報(bào)警監(jiān)測(cè)工作，但過(guò)程復(fù)雜，花費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)。人工智能防火墻技術(shù)不僅能夠高效地完成監(jiān)測(cè)工作，還能夠追回被攻擊和被破壞的數(shù)據(jù)資料。

五、人事檔案智能化

一般來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的人事檔案工作會(huì)提供查閱以及解答疑問(wèn)的服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上是依靠人力完成，工作量大且繁瑣。應(yīng)用人工智能技術(shù)的檔案服務(wù)工作大都以網(wǎng)絡(luò)或多媒體的形式來(lái)進(jìn)行，從而減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，使檔案利用的服務(wù)工作更加高效地進(jìn)行。我國(guó)政府于2016年發(fā)布的《機(jī)器人產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將人工智能技術(shù)研發(fā)的社會(huì)公共服務(wù)型智能機(jī)器人選為重要的標(biāo)志性產(chǎn)品。在國(guó)家政策的推動(dòng)下，人事檔案管理工作人員將這種智能機(jī)器人用于檔案管理的服務(wù)工作。此類型的智能機(jī)器人可為利用檔案的客戶提供更加周到貼心的服務(wù)，例如給等待的客戶安排座位休息，提供飲水等。它也能根據(jù)客戶的要求作出更有針對(duì)性的指引。在實(shí)際工作過(guò)程中，人工智能機(jī)器人能很好地解決用戶過(guò)多而工作人員有限的問(wèn)題。檔案管理的工作人員可以借助相關(guān)的技術(shù)對(duì)不同用戶的不同需求進(jìn)行針對(duì)性的分析，真正做到為客戶提供個(gè)性化的服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)以客戶為中心的服務(wù)目的。

六、結(jié)語(yǔ)

人工智能技術(shù)越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于人事檔案管理工作，在檔案管理工作中起到了很大作用。檔案管理工作人員通過(guò)使用人工智能技術(shù)不僅省時(shí)省力，而且加快了檔案管理制度的改進(jìn)。通過(guò)人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案資料數(shù)字化、智能化，有利于檔案的收集整理；人工智能技術(shù)可以對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)細(xì)致的分類檢索，有利于人事檔案的合理利用；人工智能技術(shù)還可以評(píng)定人事檔案的價(jià)值，加強(qiáng)了檔案工作的安全性和保密性，大大提高了工作的效率，提升了服務(wù)水平。