高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的協(xié)同保障研究

文 / 黃凡玨

專題檔案數(shù)據(jù)庫是在以數(shù)字化檔案資源為核心介質(zhì)的基礎(chǔ)上，通過信息識別與數(shù)據(jù)挖掘，依據(jù)細(xì)分領(lǐng)域?qū)ｎ}信息進(jìn)行聚類、過濾與整合而成的一類數(shù)字化檔案服務(wù)項(xiàng)目[1]。高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)作為較為復(fù)雜的系統(tǒng)業(yè)務(wù)，涉及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容規(guī)劃、組織管理、服務(wù)流程管理、資源管理等方面。它在提供以“信息集成服務(wù)”與“信息增值服務(wù)”為核心的個性化數(shù)據(jù)服務(wù)過程中，往往存在“多元化服務(wù)主體”“異質(zhì)性服務(wù)載體”以及“差異化效能發(fā)揮”等問題[2]。這需要數(shù)據(jù)庫間的統(tǒng)籌管理與協(xié)同運(yùn)作，才能提升其服務(wù)績效。因此，有必要在高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)過程中引入“協(xié)同學(xué)思想”，以確保高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)能夠發(fā)揮“帕累托最優(yōu)”式價(jià)值，動態(tài)滿足用戶對專題檔案的“涌現(xiàn)性”需求。

一、協(xié)同保障高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的必要性

隨著信息化發(fā)展層級的躍升以及專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)供需間的矛盾升級，保障“服務(wù)平臺協(xié)同”與“檔案資源共享”的高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)升級勢在必行。

（一）信息化發(fā)展的必然要求

隨著高校數(shù)字化檔案數(shù)量成“指數(shù)級”增長，高校各專題數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫彼此間出現(xiàn)了“數(shù)據(jù)交疊”與“資源位移”等超負(fù)載性問題。這顯然無法與互聯(lián)網(wǎng)時代下用戶對數(shù)字化檔案的個性化需求適配[3]。雖然目前大多數(shù)高校已開展了基于“O2O”“MOOC”與“線上線下混合式”的檔案數(shù)據(jù)庫咨詢服務(wù)業(yè)務(wù)，但與用戶動態(tài)化的檔案資源需求相比，在專題數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)供需兩端仍存在著“不平衡、不充分”的顯著性矛盾；面臨著“制度性約束”與“操作性障礙”的雙重困境。在信息時代，創(chuàng)新高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的實(shí)踐樣態(tài)是破解上述問題的有效方式。然而，數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)屬于一類開源且非線性的復(fù)雜業(yè)務(wù)，其服務(wù)全周期涉及多元化的制度與技術(shù)，需要高校專題檔案數(shù)據(jù)庫間確立“跨庫協(xié)同”制度性范式與“資源共享”操作性原則，以增強(qiáng)服務(wù)的時效性與針對性。

（二）專題檔案資源庫的自身需求

高校在日常運(yùn)營管理中產(chǎn)生具有多樣性特征的數(shù)字化檔案（電子文檔、照片、錄音錄像等），導(dǎo)致以“構(gòu)成主體多維”“權(quán)利歸屬多元”“形成空間異質(zhì)”與“載體形式差異”為代表的高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)特殊性——更需要高校專題檔案數(shù)據(jù)庫間突破信息檢索的“制度藩籬”與數(shù)據(jù)挖掘的“物理限制”，并基于“共創(chuàng)、共建、共享”的服務(wù)理念，有效保障數(shù)據(jù)庫內(nèi)容層次清晰及數(shù)據(jù)服務(wù)有序[4]。另外，由于高校專題檔案數(shù)據(jù)庫屬于一類具有“熱熵”特征的復(fù)雜非線性開源系統(tǒng)，自身的數(shù)據(jù)邊界與數(shù)據(jù)載荷將隨著高校各類實(shí)踐活動的進(jìn)行而動態(tài)調(diào)整。這就要求高校檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)及時完善各類數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的管理體系與標(biāo)準(zhǔn)體系，以確保它的信息追溯與數(shù)據(jù)遴選等效能得到高效發(fā)揮。

（三）專題檔案信息資源的共享需求

當(dāng)前我國各大高校均不遺余力地推動“智慧檔案館”建設(shè)，通過賦予傳統(tǒng)檔案館“智能數(shù)據(jù)服務(wù)”與“智慧檔案建構(gòu)”的雙重功能，來動態(tài)持續(xù)地滿足用戶檔案資源需求。目前學(xué)術(shù)界將此類現(xiàn)實(shí)情境上升為“泛檔案”理論?！胺簷n案”提法意指用戶對檔案數(shù)據(jù)的需求已經(jīng)不僅囿于某一專題，而且對其周邊的衍生性文件、情報(bào)及文獻(xiàn)所構(gòu)成的系統(tǒng)性專題檔案資源具有極強(qiáng)的偏好[5]。“泛檔案”理論對于創(chuàng)新高校專題檔案數(shù)據(jù)庫共享服務(wù)模式具有極強(qiáng)的指導(dǎo)意義。建立具有“庫際協(xié)作”與“信息共享”特征的網(wǎng)絡(luò)化“泛檔案”管理體系，是有效滿足用戶對專題檔案信息資源共享需求的制度性保障。

二、協(xié)同保障高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的可行性

以“協(xié)同保障”理念與方法促進(jìn)高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)模式的優(yōu)化，需要豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與成熟的技術(shù)條件。為此，現(xiàn)有的高?！胺簷n案”數(shù)字化數(shù)據(jù)庫建設(shè)實(shí)踐與成熟的數(shù)字化檔案管理、服務(wù)技術(shù)提供了極具可行性的條件。

（一）協(xié)同保障的技術(shù)支持——信息技術(shù)普適化應(yīng)用

以人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為代表的信息技術(shù)賦予了檔案管理與服務(wù)的“超時空”特性，使用戶能夠動態(tài)實(shí)時地獲取目標(biāo)檔案資源?；谇把鼐W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)服務(wù)理念不僅顛覆了介質(zhì)與資源間“路徑依賴”的檔案治理慣性思維，而且可以有效整合異構(gòu)性檔案資源，為用戶提供全周期式專題檔案服務(wù)[6]?？梢?，信息技術(shù)的普適化應(yīng)用，突破了檔案管理機(jī)構(gòu)“實(shí)體化”存在的“物理邊界”，并為“跨地域”“跨主體”及“跨門類”檔案信息資源的“立體化兼容”與“系統(tǒng)性重構(gòu)”提供了技術(shù)可能，也為檔案數(shù)據(jù)庫協(xié)同共享服務(wù)帶來了極大的便利。

（二）協(xié)同保障的實(shí)踐基礎(chǔ)——高校大范圍試點(diǎn)探索

近年來，我國各大高校在創(chuàng)新數(shù)字檔案館的管理方式及服務(wù)路徑方面積累了大量的“試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)”。第三軍醫(yī)大學(xué)醫(yī)用檔案信息共享平臺、哈爾濱醫(yī)科大學(xué)檔案在線管理平臺、北京大學(xué)醫(yī)學(xué)院專題數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)新性探索，為保障我國高校專題檔案數(shù)據(jù)庫協(xié)同服務(wù)提供了豐滿的實(shí)踐支撐[7]。從“試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)”可知，保障高校專題檔案數(shù)據(jù)庫協(xié)同服務(wù)的操作要點(diǎn)在于：打通數(shù)字化檔案資源“定向服務(wù)”的物理邊界；促進(jìn)組織臨近的專題檔案資源“數(shù)據(jù)聚類”；實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的“功能涌現(xiàn)”與“轉(zhuǎn)型升級”。正是基于高校大范圍的試點(diǎn)探索的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)為保障高校專題檔案數(shù)據(jù)庫協(xié)同服務(wù)奠定了扎實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)。

（三）協(xié)同保障的資源依托——館藏資源的絕對優(yōu)勢

高校檔案館室作為檔案數(shù)據(jù)集聚及開發(fā)利用的“資源高地”，擁有豐富的館藏資源。如第三軍醫(yī)大學(xué)“醫(yī)用檔案信息共享平臺”囊括了面向理論教學(xué)、實(shí)踐臨床及基礎(chǔ)性科研等多維度檔案資料數(shù)據(jù)，可以為用戶提供立體化的專題檔案資源追溯服務(wù)[8]；北京大學(xué)醫(yī)學(xué)院專題數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫憑借“智能化檔案數(shù)據(jù)云端”管理系統(tǒng)，通過構(gòu)建醫(yī)用教學(xué)科研資源共享平臺，面向全社會提供免費(fèi)的數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案入口，為用戶提供“一對一”的專題檔案咨詢服務(wù)。更為重要的是，高校作為“產(chǎn)學(xué)研”產(chǎn)業(yè)集群中的“智庫”核心，可以憑借專題檔案數(shù)據(jù)庫館藏資源的絕對優(yōu)勢，建立面向“產(chǎn)學(xué)研”一體化的專題檔案資源協(xié)同服務(wù)模式，進(jìn)而持續(xù)釋放“社會服務(wù)”效能。

三、協(xié)同保障高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的優(yōu)化路徑

協(xié)同論認(rèn)為，事物從舊結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)向新結(jié)構(gòu)的過程，實(shí)質(zhì)是從“混沌無序”到“耗散有序”的轉(zhuǎn)變。因此，理清高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的協(xié)同保障目標(biāo)與原則，以此為基礎(chǔ)建構(gòu)“組織、標(biāo)準(zhǔn)與信息”三位一體的協(xié)同保障路徑，是協(xié)同保障高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的重要前提。

（一）優(yōu)化目標(biāo)——以檔案資源、用戶需求與專題建設(shè)為中心

協(xié)同保障的目標(biāo)不能與檔案服務(wù)的“初心”相背離。首先，需要實(shí)現(xiàn)檔案資源的最優(yōu)配置。從用戶體驗(yàn)的視閾來看，用戶希望以最低的支付成本實(shí)現(xiàn)多元檔案庫間的“快速跨庫檢索”與“共享異構(gòu)資源”。面向協(xié)同保障的數(shù)據(jù)庫服務(wù)能夠有效促進(jìn)檔案資源庫際間的自由流動，進(jìn)而削減其檔案服務(wù)成本。其次，需要以滿足用戶需求為中心。用戶體驗(yàn)的滿意度是檢驗(yàn)數(shù)據(jù)庫協(xié)同保障質(zhì)量的“最高標(biāo)準(zhǔn)”。在促進(jìn)高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)升級的過程中，需要緊密圍繞“可用性”與“用戶友好性”原則，使其能夠與用戶需求彼此間動態(tài)匹配。再次，需要以專題建設(shè)為方向。專題數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫更加強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)信息的專業(yè)性、全面性與針對性。因此，建立專題數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫需要在“方向明確”的前提下，確保專題數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫資源數(shù)量豐富、內(nèi)容充實(shí)完備、種類齊全廣泛、結(jié)構(gòu)合理高效。

（二）建設(shè)原則——以兼容并蓄、績效導(dǎo)向與全面準(zhǔn)確為根本

第一，“運(yùn)作合理”與“服務(wù)有序”的高校專題檔案數(shù)據(jù)庫不僅需要有效地兼容當(dāng)下異質(zhì)性的檔案資源，同時應(yīng)為未來專題檔案數(shù)據(jù)庫的“擴(kuò)倉增容”與“系統(tǒng)升級”留有擴(kuò)展接口。例如，在技術(shù)平臺設(shè)計(jì)方面，應(yīng)以“跨平臺兼容”為價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)來遴選檔案服務(wù)管理系統(tǒng)；在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃方面，應(yīng)以國際通行的技術(shù)準(zhǔn)則為依據(jù)，以增進(jìn)專題數(shù)字檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的“普適性”與“持續(xù)性”。第二，“績效導(dǎo)向”是協(xié)同保障專題數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的核心目標(biāo)。用戶在實(shí)施檔案資源“數(shù)據(jù)挖掘”與“信息追溯”行為的過程中，更為關(guān)注自己需求滿足的“成本規(guī)?！薄Ｒ话愣?，較高的用戶參與“流量”能夠削減專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的“機(jī)會成本”，有助于在用戶與平臺間產(chǎn)生“帕累托最優(yōu)”式的協(xié)同績效。第三，由于專題數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的初衷在于滿足用戶多元化的檔案使用訴求，因此，在相關(guān)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)規(guī)劃伊始便需要秉承“全面準(zhǔn)確”原則，以實(shí)現(xiàn)橫跨高校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)全周期的“統(tǒng)一調(diào)度”與“合理擺布”。

（三）實(shí)施思路——以組織協(xié)同、標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同與信息協(xié)同為重點(diǎn)

協(xié)同保障高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)升級的核心應(yīng)以管理組織協(xié)同、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同與信息資源協(xié)同為重點(diǎn)。第一，國家檔案局發(fā)布的《高校數(shù)字檔案館建設(shè)指南》指出，需要建立“領(lǐng)導(dǎo)部門抓統(tǒng)籌、主管部門負(fù)總責(zé)、高校單位保落實(shí)”的“三級聯(lián)動”組織協(xié)同制度流程，以此保障專題檔案數(shù)據(jù)庫彼此間動態(tài)化組織協(xié)同。此舉有助于維護(hù)異質(zhì)性專題檔案數(shù)據(jù)服務(wù)彼此間的有機(jī)統(tǒng)一與整體聯(lián)系。第二，標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同是協(xié)同保障高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的充分必要條件。協(xié)同保障高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)依賴于各類嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化制度。雖然目前尚不具備普適性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但可基于高校檔案管理技術(shù)的現(xiàn)實(shí)情境，針對性遴選適配的行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。例如，在后臺管理系統(tǒng)的選擇上，應(yīng)兼顧數(shù)據(jù)的擴(kuò)展與存儲要求，建立能夠統(tǒng)一數(shù)字化檔案資源格式與數(shù)據(jù)處理的技術(shù)規(guī)范。第三，信息資源作為高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的“主體要素”，其協(xié)同程度直接決定了檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)績效。以北京大學(xué)H1N1禽流感診療專題數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)為例，其共享了來自于疫情高發(fā)區(qū)域中的科研院所、檔案機(jī)構(gòu)以及其他文獻(xiàn)管理部門的數(shù)字化專題檔案資源，并分別賦予了內(nèi)容參與單位、教學(xué)科研個體與社會檔案用戶差異化的“訪問配額”，確保能夠“低成本”“針對性”地滿足用戶檔案信息的異質(zhì)性需求?？梢?，協(xié)同保障高校專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的基礎(chǔ)在于“組織協(xié)同”“標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同”，核心在于“信息協(xié)同”。

高校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為一項(xiàng)較為龐雜的系統(tǒng)工程，不僅涉及“人、財(cái)、物”三者間的協(xié)同問題，同時需要基于“全生命周期”的視閾來促進(jìn)涵蓋檔案識別、數(shù)據(jù)處理與信息反饋等環(huán)節(jié)的“全方位協(xié)同”。