“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的智慧檔案服務(wù)建設(shè)

文 / 徐潔

“互聯(lián)網(wǎng)+”是創(chuàng)新2.0時(shí)代的發(fā)展產(chǎn)物。近年來(lái)，“互聯(lián)網(wǎng)+”以迅雷之勢(shì)滲透各行各業(yè)，“互聯(lián)網(wǎng)+旅游”“互聯(lián)網(wǎng)+餐飲”“互聯(lián)網(wǎng)+金融”“互聯(lián)網(wǎng)+教育”等新興模式應(yīng)運(yùn)而生，檔案行業(yè)亦然，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”引發(fā)了傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)模式的創(chuàng)新。因此，響應(yīng)國(guó)家“建立方便人民群眾的檔案利用體系”的號(hào)召，將“死檔案”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?、將“檔案庫(kù)”轉(zhuǎn)化為“思想庫(kù)”[1]，于隱藏的海量數(shù)據(jù)中深入發(fā)掘有效信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶智力的支持，并建立可迅速解決問(wèn)題的智慧檔案服務(wù)平臺(tái)，是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”發(fā)展進(jìn)程中值得探討的問(wèn)題。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下智慧檔案服務(wù)理念的解讀

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，智慧檔案的建設(shè)應(yīng)依循以人為本的核心服務(wù)觀、共建共享的資源整合觀、注重效率的公共服務(wù)觀以及持續(xù)創(chuàng)新的發(fā)展服務(wù)觀，促進(jìn)檔案服務(wù)由封閉轉(zhuǎn)向開放、由靜態(tài)轉(zhuǎn)向動(dòng)態(tài)、由被動(dòng)轉(zhuǎn)向主動(dòng)，進(jìn)而切實(shí)提升檔案服務(wù)水平。

（一）以人為本的核心服務(wù)觀

以往檔案館只服務(wù)于“官”，普通大眾難以接近，這種“官本位”思想，無(wú)益于檔案服務(wù)水平的提升。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，為了推行智慧檔案，還需明確用戶需求，積極踐行“以人為本”的核心服務(wù)觀，為用戶提供一個(gè)廣泛參與、社會(huì)協(xié)同的開放型空間，解決用戶的顯性需求，激發(fā)他們的隱性需求，促進(jìn)檔案服務(wù)的縱深發(fā)展。智慧檔案服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)是一個(gè)涵蓋公眾的檔案資源體系、兼容安全的檔案管理體系以及方便大眾的檔案服務(wù)體系。它的用戶不僅包括“官”，還涉及“民”。因此，智慧檔案工作者應(yīng)始終堅(jiān)持以人為本的核心服務(wù)觀：一是要秉承人性化和智慧化理念，加快檔案服務(wù)方式創(chuàng)新；二是要樹立生態(tài)化和可持續(xù)化理念，確保檔案服務(wù)效果的綠色、低碳和環(huán)保；三是堅(jiān)持創(chuàng)新理念，通過(guò)大眾創(chuàng)新、開放創(chuàng)新和協(xié)同創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)檔案服務(wù)的封閉性，進(jìn)而形成檔案服務(wù)新機(jī)制。

（二）共建共享的資源整合觀

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，智慧檔案需要面向大眾提供公共服務(wù)。為提升公共服務(wù)水平，檔案館還需對(duì)分散的資源進(jìn)行整合并建立資源共享數(shù)據(jù)庫(kù)。就當(dāng)前現(xiàn)況而言，任何單一的檔案館或檔案機(jī)構(gòu)均難以充分提供用戶所需檔案資源，只能走共建共享之路，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置，為檔案公共服務(wù)的開展奠定基礎(chǔ)。因此，在智慧檔案建設(shè)中，應(yīng)始終踐行共建共享的資源整合觀，在有關(guān)部門的統(tǒng)籌規(guī)劃下，以檔案服務(wù)主體自愿、平等及互惠為前提，依托云計(jì)算、大數(shù)據(jù)及物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)整合與優(yōu)化配置，將用戶所需資源一“網(wǎng)”打盡。上海市智慧檔案館在共建共享資源整合觀的指導(dǎo)下構(gòu)建起區(qū)域協(xié)同分級(jí)管理服務(wù)系統(tǒng)，為公眾提供了全面的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的便民、惠民。

（三）注重效率的公共服務(wù)觀

“互聯(lián)網(wǎng)+”的推進(jìn)，對(duì)傳統(tǒng)檔案信息開發(fā)與利用無(wú)疑是一個(gè)巨大的沖擊。傳統(tǒng)政務(wù)模式下，檔案公共服務(wù)流程過(guò)于繁冗，不僅涉及諸多審批環(huán)節(jié)，而且議事程序漫長(zhǎng)，導(dǎo)致社會(huì)資源白白浪費(fèi)，檔案利用效率難以提升。而智慧檔案以用戶滿意為出發(fā)點(diǎn)，秉承注重效率的公共服務(wù)觀，通過(guò)優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)檔案需求與供給的無(wú)縫對(duì)接，不僅充分發(fā)揮了檔案資源的利用價(jià)值，還有效提升了檔案公共服務(wù)效率。所謂的“注重效率”，主要體現(xiàn)在三大層面：一是注重檔案服務(wù)行政效率，強(qiáng)調(diào)通過(guò)檔案公共服務(wù)流程的優(yōu)化，保障公共服務(wù)各環(huán)節(jié)的互通流轉(zhuǎn)；二是注重檔案服務(wù)技術(shù)含量，要求以“互聯(lián)網(wǎng)+”思維為指導(dǎo)，積極引入新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)服務(wù)技術(shù)與新興技術(shù)的深度融合，在保障服務(wù)效率的同時(shí)，促進(jìn)檔案公共服務(wù)質(zhì)量的穩(wěn)健提升；三是注重檔案公共服務(wù)效益，積極尋求行之有效的公共服務(wù)成本控制法，最大化地壓縮經(jīng)濟(jì)、社會(huì)及時(shí)間成本，在最優(yōu)成本下提供高效、高速及高質(zhì)的檔案公共服務(wù)。[2]

（四）持續(xù)創(chuàng)新的發(fā)展服務(wù)觀

在“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的推行之下，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)及物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)“各顯神通”，促進(jìn)了檔案工作全過(guò)程的智慧化發(fā)展。云計(jì)算技術(shù)為智慧檔案的建設(shè)提供了基礎(chǔ)平臺(tái)，為檔案存儲(chǔ)空間的拓展與資源的備份提供支持；大數(shù)據(jù)技術(shù)全面滲入檔案資源的收集、處理及服務(wù)等環(huán)節(jié)，為檔案的智能化管理、數(shù)據(jù)分析、信息處理及預(yù)測(cè)提供了技術(shù)支持；物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了智慧檔案各要素的聯(lián)結(jié)，形成了集檔案識(shí)別、定位、追蹤、監(jiān)管及服務(wù)等于一體的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，為促進(jìn)檔案共建共享奠定基礎(chǔ)。當(dāng)然，在智慧檔案建設(shè)中，云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)等技術(shù)并非孤立存在，而是相互聯(lián)通、相輔相成的。因此，智慧檔案應(yīng)樹立發(fā)展的服務(wù)觀，借助新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的優(yōu)化升級(jí)與創(chuàng)新發(fā)展。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下智慧檔案服務(wù)的優(yōu)化策略

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為加快智慧檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)依托云平臺(tái)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)及人工智能等技術(shù)，建立檔案協(xié)同管理系統(tǒng)。

1.構(gòu)建“智慧檔案云”，實(shí)現(xiàn)資源共建共享。檔案館應(yīng)加快構(gòu)建基于云計(jì)算的智慧檔案網(wǎng)絡(luò)，形成“智慧檔案云”。一是將各地?cái)?shù)字檔案及民生類檔案存儲(chǔ)于“云端”，依托虛擬技術(shù)，向館舍科學(xué)分配計(jì)算能力與存儲(chǔ)空間；二是著力推進(jìn)館際一體化、館室一體化與文檔一體化，使原本分散、孤立而存的檔案館借助“云端”實(shí)現(xiàn)互通互聯(lián)；三是積極整合各類檔案資源，立足于大檔案格局，全面推行“智慧檔案”模式，大力接收國(guó)土、醫(yī)療衛(wèi)生、環(huán)保及教育等涉民檔案，促進(jìn)檔案資源共建共享；四是構(gòu)建一體化公共服務(wù)平臺(tái)，為廣大用戶提供“一站式檢索”等便民服務(wù)。[3]

2.建立智能感知系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案智能監(jiān)管。檔案館應(yīng)借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案館庫(kù)房、密集架及實(shí)體檔案相聯(lián)結(jié)，構(gòu)建智能感知系統(tǒng)，精準(zhǔn)定位并追蹤實(shí)體檔案的具體方位，實(shí)時(shí)顯示檔案館溫濕度與館內(nèi)畫面，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的智能監(jiān)管。其一，一旦檔案出入庫(kù)，電子門禁系統(tǒng)將感應(yīng)報(bào)警，并識(shí)別出檔號(hào)及數(shù)量等信息，將其及時(shí)傳送至智慧檔案系統(tǒng)，同時(shí)，將該監(jiān)控畫面自動(dòng)保存，便于查看；其二，借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)量的自動(dòng)清點(diǎn)，這不僅簡(jiǎn)化了盤庫(kù)清點(diǎn)流程，還優(yōu)化了檔案館庫(kù)房管理工作；其三，利用跟蹤系統(tǒng)可迅速定位有誤檔案的位置，提升了檔案工作效率。[4]

3.創(chuàng)建智能數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案深度挖掘利用。檔案的智慧化源自對(duì)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)分析與科學(xué)利用。因此，應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建智能數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，以便深入挖掘檔案價(jià)值，提高檔案的開發(fā)與利用效率。首先，應(yīng)立足于公共服務(wù)要求，確立數(shù)據(jù)模型的構(gòu)建需求；其次，應(yīng)結(jié)合模型需求，就結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化海量數(shù)據(jù)展開細(xì)致篩選、轉(zhuǎn)換與提取，并建立智能數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)；再次，應(yīng)對(duì)模型進(jìn)行修正、優(yōu)化，結(jié)合實(shí)驗(yàn)結(jié)果對(duì)參數(shù)與規(guī)則等進(jìn)行調(diào)整；最后，應(yīng)結(jié)合最終模型就檔案關(guān)聯(lián)信息進(jìn)行挖掘、分析、預(yù)測(cè)，為公共服務(wù)提供支持并為科學(xué)決策提供依據(jù)。

4.搭建智能服務(wù)平臺(tái)，享受智慧查檔新體驗(yàn)。智慧檔案中查檔過(guò)程能帶給用戶最直觀的感受。因此，檔案館可借助人工智能技術(shù)提升查檔效率與用戶體驗(yàn)。其一，在智慧檔案系統(tǒng)中增加指紋識(shí)別功能，對(duì)新用戶進(jìn)行指紋信息采集，使指紋關(guān)聯(lián)其個(gè)人信息，待下次查檔之時(shí)，用戶只需錄入指紋即可識(shí)別；其二，在檔案館庫(kù)房管理中引入人臉識(shí)別功能，以保障員工出入庫(kù)的安全性；其三，在系統(tǒng)搜索引擎中引入語(yǔ)音識(shí)別功能，用戶可利用人機(jī)對(duì)話，連接系統(tǒng)搜索引擎，通過(guò)語(yǔ)音的轉(zhuǎn)化與處理，完成查檔過(guò)程，使檔案檢索與查閱過(guò)程更靈活。[5]

5.開發(fā)“掌上檔案館”，提供便捷優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案部門應(yīng)把握契機(jī)、科學(xué)布局，構(gòu)建“掌上檔案館”，為廣大用戶提供更加便捷與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。一方面，應(yīng)樹立開放思維，大膽創(chuàng)新，自主設(shè)計(jì)跨平臺(tái)、多功能的移動(dòng)應(yīng)用程序，開發(fā)微信等公眾平臺(tái)，開放檢索及查閱等多項(xiàng)服務(wù)，拓寬用戶的查檔渠道；另一方面，積極利用新平臺(tái)發(fā)布最新檔案資訊，推送優(yōu)秀資源，利用媒體加強(qiáng)宣傳與推廣，吸引更多人關(guān)注。

（二）軟環(huán)境建設(shè)

智慧檔案的建設(shè)，除了需要加快推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以外，還需加強(qiáng)軟環(huán)境建設(shè)。

1.加快出臺(tái)政策法規(guī)，完善管理體制。當(dāng)前，國(guó)家針國(guó)內(nèi)有關(guān)智慧檔案建設(shè)，仍未出臺(tái)具體政策法規(guī)。因此，有關(guān)部門必須加快整體規(guī)劃與頂層設(shè)計(jì)，明確智慧檔案建設(shè)的技術(shù)規(guī)范、管理規(guī)定及安全要求等。地方政府應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家政策法規(guī)，結(jié)合地方實(shí)際進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以便引領(lǐng)智慧檔案的建設(shè)。政府相關(guān)部門應(yīng)積極牽頭，加快成立智慧檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，立足全局進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)管理與分步實(shí)施，促進(jìn)智慧檔案建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。

2.制定共性應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，形成行業(yè)規(guī)范。明晰的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)是智慧檔案資源實(shí)現(xiàn)共享的基礎(chǔ)。因此，有關(guān)部門應(yīng)借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，建立智慧檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)數(shù)據(jù)采集、各類接口、數(shù)據(jù)質(zhì)量及數(shù)據(jù)安全等共性標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建。此外，還應(yīng)加快構(gòu)建一套與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)相兼容、與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，包括智慧檔案建設(shè)指南、數(shù)據(jù)共享規(guī)范、實(shí)施要求及管理規(guī)定等，為智慧檔案的建設(shè)提供依據(jù)。

3.構(gòu)建多元融資機(jī)制，保證資金到位。智慧檔案建設(shè)需投入大量資金，單純依靠政府投入仍顯得捉襟見(jiàn)肘。為此，應(yīng)在政府的引導(dǎo)下，廣泛吸納民間資金，構(gòu)建起多元融資機(jī)制，通過(guò)金融貸款、企業(yè)融資、設(shè)備租賃及項(xiàng)目合作建設(shè)等多重方式實(shí)現(xiàn)“開源”。與此同時(shí)，檔案館應(yīng)用好每一筆資金，通過(guò)加強(qiáng)項(xiàng)目預(yù)算、嚴(yán)格項(xiàng)目審批、強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)管及構(gòu)建績(jī)效考核機(jī)制等方式，保障智慧檔案建設(shè)的質(zhì)量與效益，達(dá)到“節(jié)流”之效。

4.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化發(fā)展環(huán)境。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，為推進(jìn)智慧檔案建設(shè)，還需積極引進(jìn)專業(yè)檔案人才，全面落實(shí)人才優(yōu)惠政策，優(yōu)化人才發(fā)展環(huán)境。首先，檔案館應(yīng)深化與科研院校專家學(xué)者的合作，充分發(fā)揮他們的決策與顧問(wèn)作用，為智慧檔案建設(shè)建言獻(xiàn)策；其次，提升職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)技能培訓(xùn)，定期組織檔案館員工開展智慧檔案學(xué)習(xí)與技術(shù)練兵，使其適應(yīng)智慧檔案的發(fā)展；再次，在高校專業(yè)教學(xué)中，應(yīng)增設(shè)物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算及大數(shù)據(jù)等課程，培養(yǎng)兼具統(tǒng)計(jì)、計(jì)算機(jī)與經(jīng)濟(jì)管理等多門學(xué)科的復(fù)合型檔案人才。

5.注重品牌宣傳推廣，牢記服務(wù)使命。智慧檔案的建設(shè)并非一勞永逸。因此，檔案工作者只有與時(shí)俱進(jìn)，深化各界聯(lián)系，牢記為民服務(wù)的重大使命，才能充分發(fā)揮智慧檔案的價(jià)值。在智慧檔案試點(diǎn)推行中，檔案工作者應(yīng)積極運(yùn)用電視、廣播等傳統(tǒng)媒體以及微信、微博等新興媒體，立足于智慧檔案的特色與創(chuàng)新，加強(qiáng)品牌推廣，逐步提升品牌知名度，使更多人了解、熟悉并善用智慧檔案，切實(shí)履行好檔案服務(wù)的神圣職責(zé)。[6]

三、結(jié)語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”以強(qiáng)大的跨界融合、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、重塑結(jié)構(gòu)、開放生態(tài)、尊重人性、連接一切等特征引發(fā)了傳統(tǒng)檔案工作模式的巨大變革。[7]未來(lái)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”發(fā)展模式將以“智慧檔案”的形式呈現(xiàn)。借助云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，智慧檔案實(shí)現(xiàn)了館際間的互聯(lián)互通與信息資源的共建共享，使人們享受到“一站式服務(wù)、一鍵式檢索”的便利，真正響應(yīng)了國(guó)家“讓信息多跑路，群眾少跑腿”的號(hào)召。