“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代大學(xué)生第二課堂檔案管理的有效性研究

文 / 李姮

馬化騰曾指出：“‘互聯(lián)網(wǎng)+’是利用信息通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺，推動互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)的深度融合，創(chuàng)造新的發(fā)展形態(tài)它代表一種新的社會形態(tài)，即充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在社會資源配置中的優(yōu)化和集成作用，將互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果深度融合于經(jīng)濟(jì)、社會的各個(gè)領(lǐng)域，提升全社會的創(chuàng)新力和生產(chǎn)力?！薄盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，為高校人才培養(yǎng)提供了更多平臺和技術(shù)支持，也對大學(xué)生的綜合素質(zhì)和就業(yè)能力的培養(yǎng)提出了更高的要求。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”迅猛發(fā)展的形勢下，大學(xué)生檔案管理者需要在接受這種新技術(shù)、新理念的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮學(xué)生第二課堂檔案信息的作用，輔助和提升高校人才培養(yǎng)質(zhì)量，提升大學(xué)生的就業(yè)競爭能力。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代大學(xué)生第二課堂檔案管理方法創(chuàng)新的適時(shí)性

（一）發(fā)揮大學(xué)生第二課堂檔案信息有效性的需要

學(xué)生第二課堂檔案以學(xué)生的在校學(xué)習(xí)發(fā)展情況為中心，不但詳細(xì)記錄了學(xué)生的成長成才過程，而且為高校思想政治教育工作和大學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作提供了及時(shí)有效的信息資源，為用人單位提供了全面的應(yīng)聘人員信息。在“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)發(fā)展的大背景下，大學(xué)生第二課堂檔案管理部門存儲的學(xué)生檔案信息資源，必須運(yùn)用電子檔案的形式來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化系統(tǒng)，使得高校工作部門形成“線上一體化”工作模式，及時(shí)更新學(xué)生的檔案系統(tǒng)，進(jìn)而使得用人單位準(zhǔn)確、及時(shí)地調(diào)整招聘需求標(biāo)準(zhǔn)，使得學(xué)生第二課堂檔案資料的有效性能夠充分發(fā)揮。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，以數(shù)字化、電子化管理為核心的第二課堂檔案系統(tǒng)建設(shè)，在為用人單位提供最新求職信息的同時(shí)，也為應(yīng)屆畢業(yè)生全面了解自身的素質(zhì)條件、選擇適合自己的工作崗位提供了便利，提高了應(yīng)屆畢業(yè)生的就業(yè)率，進(jìn)一步提升了學(xué)生第二課堂檔案管理的可行性。

（二）提高大學(xué)生第二課堂檔案管理效率的需要

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，如果大學(xué)生第二課堂檔案管理部門采用信息化管理模式，不僅可以多次高效地利用學(xué)生的檔案信息，而且可以使大學(xué)生第二課堂檔案管理部門以“一體化”的方式及時(shí)更新學(xué)生發(fā)展的信息資源。大學(xué)生檔案管理者如果能夠抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇，建立學(xué)生第二課堂檔案歸檔系統(tǒng)，發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”模式管理學(xué)生第二課堂檔案的“三準(zhǔn)”功能，改變傳統(tǒng)的手寫整理模式，對學(xué)生第二課堂檔案的種類、內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)整理，可以達(dá)到更準(zhǔn)確、準(zhǔn)時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)地管理學(xué)生第二課堂檔案的目的，提高檔案管理的工作效率，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。同時(shí)，招聘單位可以向高校招生就業(yè)處申請查看學(xué)生的第二課堂檔案信息庫，與應(yīng)屆畢業(yè)生以郵件的形式進(jìn)行溝通交流，這樣既節(jié)省了招聘單位進(jìn)入校園開招聘會的成本，又使得學(xué)生可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行求職，達(dá)到事半功倍的效果。不僅如此，其他學(xué)生工作部門可以對學(xué)生的發(fā)展記錄及時(shí)地進(jìn)行補(bǔ)充、歸納和完善，提升高校檔案管理者對學(xué)生檔案信息管理的效率。

（三）發(fā)揮大學(xué)生第二課堂檔案在信息共享中作用的需要

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下高校網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)和信息化技術(shù)的逐步升級，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)生信息資源的共享，為高校思想政治教育工作、學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)、團(tuán)委學(xué)生工作提供學(xué)生發(fā)展信息資源，進(jìn)而建設(shè)完備、合理的學(xué)生成長、成才培養(yǎng)方案。當(dāng)前，受“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的影響，網(wǎng)絡(luò)化和自動化管理逐漸應(yīng)用于高校的學(xué)生管理工作中，支撐著學(xué)生信息資源的共享交換。隨著人們對于學(xué)生第二課堂檔案信息的需求越來越多，為了著力發(fā)揮其潛在作用，必須深入發(fā)掘、開拓利用。大學(xué)生第二課堂檔案管理部門應(yīng)及時(shí)抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展機(jī)會，以電子化、智能化管理為目標(biāo)，建立學(xué)生第二課堂電子檔案，便于高校學(xué)生工作部門、學(xué)生本人以及用人單位查詢學(xué)生第二課堂信息，便于追蹤分析學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的心智、能力、實(shí)踐的發(fā)展變化，從而提高學(xué)生第二課堂檔案在信息共享中的地位，不斷完善學(xué)生培養(yǎng)方案，同時(shí)也緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，進(jìn)而完善學(xué)生管理系統(tǒng)。

二、大學(xué)生第二課堂檔案管理工作中的主要問題

（一）高校的學(xué)生第二課堂檔案管理意識較為薄弱

當(dāng)前高校對學(xué)生檔案管理重心大都放在專業(yè)課成績和科研發(fā)展上，對于第二課堂檔案的價(jià)值缺乏正確的認(rèn)識。由于學(xué)生的第二課堂檔案具有隨意性、開放性以及潛在性的特點(diǎn)，大部分檔案管理人員對其往往會進(jìn)行選擇性忽略，其重要作用難以發(fā)揮出來。并且，一些檔案管理人員缺乏檔案管理意識，沒有意識到該檔案對學(xué)生就業(yè)發(fā)展的實(shí)用性影響，反而認(rèn)為這些存檔類文件不常用，不必費(fèi)心整理，導(dǎo)致學(xué)生的第二課堂檔案記錄不連續(xù)，難以全面有效地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)的培育過程。同時(shí)大學(xué)生對檔案的重視度較低，許多學(xué)生并未了解檔案對于自己就業(yè)的重要意義，并未妥善保管自己的檔案，致使出現(xiàn)了不少“棄檔”、“丟檔”的情況。

（二）大學(xué)生第二課堂檔案管理體制未形成規(guī)范

一方面，大學(xué)生第二課堂檔案管理部門分工不明確。盡管集中管理可以提升管理效率，但是如今高校檔案管理機(jī)構(gòu)沒有形成一個(gè)完善、合理的一體化工作體制，沒有井然有序地對學(xué)生第二課堂檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。大多數(shù)大學(xué)生的第二課堂檔案管理工作是由學(xué)生處負(fù)責(zé)的，但得到學(xué)生的檔案信息卻是由多部門、多層次共同匯集的評價(jià)結(jié)果。不僅學(xué)生所在的學(xué)院或年級、團(tuán)委和黨委，還有招生就業(yè)處、財(cái)務(wù)處、教務(wù)處、后勤部都會對應(yīng)做出評價(jià)。然而各部門之間的獨(dú)立性也使得學(xué)生信息的收集較為繁瑣且容易丟失。學(xué)生檔案的建立、收集和存檔工作沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致學(xué)生的檔案填寫不全面、材料不完整、審核寬松、保存隨意，學(xué)生檔案丟失現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)。另一方面，在大學(xué)生第二課堂檔案管理中，短缺的人力資源致使第二課堂檔案管理工作的整體效率低下。近幾年，高校大學(xué)生的人數(shù)每年遞增，學(xué)生第二課堂檔案的管理負(fù)擔(dān)加重而檔案管理人員卻沒有增多，加之現(xiàn)有檔案管理人員人力開發(fā)潛力不足，大學(xué)生的第二課堂檔案管理難以避免地出現(xiàn)動力不足和管理混亂的局面。

（三）大學(xué)生的第二課堂檔案管理技術(shù)水平較低

首先，部分高校沒有利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為學(xué)生建立第二課堂電子檔案，無法實(shí)現(xiàn)大學(xué)生第二課堂檔案管理的信息化。如今，大多數(shù)高校還是選用紙質(zhì)文本來記錄學(xué)生的檔案。紙質(zhì)文本檔案的弊端較多，從記錄方面來看，人工記錄的方式容易出錯(cuò)且難以修改；從保存方面來看，紙質(zhì)文本不易保存，存檔要求較高，許多大學(xué)都不具備存儲紙質(zhì)檔案的條件。目前很多高校并沒有購買學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)，學(xué)生檔案管理技術(shù)陳舊，仍然不能實(shí)現(xiàn)信息共享，無法及時(shí)為招聘單位提供學(xué)生的綜合發(fā)展信息，也使得檔案在傳遞過程中容易出現(xiàn)問題，若不嚴(yán)加管制，容易出現(xiàn)嚴(yán)重后果。其次，電子化檔案管理需要軟件、硬件的支持，而有限的經(jīng)費(fèi)使得高校檔案管理者無法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。再次，學(xué)生第二課堂檔案的投遞仍采用比較落后的方式，面對大學(xué)生就業(yè)信息豐富化、就業(yè)選擇多樣化的現(xiàn)狀，大學(xué)生檔案管理者難以滿足投遞單位的投遞要求。此外，由于現(xiàn)今各高校對大學(xué)生第二課堂檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，相關(guān)技術(shù)研究也比較薄弱，致使第二課堂檔案管理利用率和有效率較低。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代大學(xué)生第二課堂檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）增強(qiáng)高校檔案管理者對第二課堂檔案管理的認(rèn)識

學(xué)生第二課堂檔案以育人為中心，根據(jù)學(xué)生的就業(yè)創(chuàng)業(yè)、心理情感、社會參與等需求，記錄學(xué)生在校期間第一課堂之外的學(xué)習(xí)發(fā)展情況。其主要表現(xiàn)在真實(shí)全面體現(xiàn)了畢業(yè)生的綜合素質(zhì)，為用人單位的選人提供了依據(jù)，并成為人事檔案的重要組成部分?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，為了將互聯(lián)網(wǎng)與大學(xué)生的第二課堂檔案管理工作相結(jié)合，高校應(yīng)在分析“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，從思想上重視學(xué)生第二課堂檔案管理工作，形成第二課堂檔案管理體系。學(xué)院、行政、教務(wù)等部門也應(yīng)積極配合學(xué)生第二課堂檔案管理工作，加強(qiáng)對這項(xiàng)工作的認(rèn)識，積極運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，把整理學(xué)生在校期間的檔案工作日?；?，從而形成常規(guī)化管理的工作模式。

（二）建立健全大學(xué)生第二課堂檔案管理體制

這項(xiàng)管理制度的建立可從兩方面著手開展：首先，及時(shí)對第二課堂檔案進(jìn)行整理，明確管理的主導(dǎo)部門。一方面要養(yǎng)成建立各部門歸檔時(shí)間表的習(xí)慣，明確各部門學(xué)生第二課堂檔案材料的歸檔內(nèi)容與時(shí)間，做到及時(shí)歸檔材料，避免搞突擊工程。由于粗放型的管理機(jī)制造成了各檔案管理部門之間的相互推諉、效率低下，因而我們要本著對學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，明確學(xué)生第二課堂檔案的主管部門，著重由學(xué)生處負(fù)責(zé)，學(xué)生所在學(xué)院及團(tuán)委、黨委協(xié)助負(fù)責(zé)，一同明確各自的職責(zé)，制定具體可操作的制度。其次，增加第二課堂檔案管理人員，完善檔案交接制度。倘若檔案管理人員人力有限，可相應(yīng)增加第二課堂檔案管理人員，保證檔案交接工作不會隨著部門的檔案管理人員的人事調(diào)動出現(xiàn)問題。

（三）促進(jìn)大學(xué)生第二課堂檔案管理技術(shù)的提升

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的飛速發(fā)展不斷推動著教育改革的深入。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新要求，大學(xué)生第二課堂檔案的管理者要積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、信息化的第二課堂檔案管理模式，主要從第二課堂電子檔案的建立和移交兩方面著手，逐步提高學(xué)生檔案管理的水平。首先，建立學(xué)生第二課堂電子檔案。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，學(xué)生第二課堂檔案的建立在宏觀上與檔案“雙軌制”的要求一致，在建立紙質(zhì)檔案的同時(shí)也要建立電子檔案，這不僅有利于提高大學(xué)生檔案管理的效率，而且有利于對檔案的保護(hù)。但在微觀上電子檔案與其他檔案有所不同，學(xué)生電子檔案不僅僅是對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，更是對紙質(zhì)檔案的一種有效補(bǔ)充。這一方面彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案容易損壞或者丟失的缺點(diǎn)，更重要的是將學(xué)生在校期間參加活動的優(yōu)秀表現(xiàn)、獲獎情況、實(shí)踐能力、道德品質(zhì)、心理素質(zhì)等情況也一并歸入電子檔案，作為紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充材料，更加全面地反映學(xué)生情況，對用人單位以及學(xué)生今后的工作都有著重要的參考價(jià)值，因此大學(xué)生第二課堂電子檔案的建立是十分必要的。其次，確保學(xué)生第二課堂電子檔案的順利移交。如今大學(xué)生第二課堂檔案的投遞流程一般是由學(xué)校學(xué)生處和就業(yè)部門完成的，依據(jù)學(xué)校開具的派遣證將學(xué)生檔案郵遞到用人單位或者生源所在地的人力資源中心。用人單位的人事部門一般都是根據(jù)檔案信息內(nèi)容對學(xué)生進(jìn)行初步了解，而紙質(zhì)檔案中除了成績和學(xué)歷并沒有其他檔案材料可以讓用人單位更加深入了解學(xué)生各方面能力。因此，高校需要為每位學(xué)生建立第二課堂電子檔案，運(yùn)用電子檔案的記錄方式來彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的不足，幫助招聘單位全方位地了解擬應(yīng)聘畢業(yè)生在大學(xué)期間的真實(shí)表現(xiàn)和綜合能力。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，不僅要求高校檔案管理者創(chuàng)新管理路徑，更要改變傳統(tǒng)的管理觀念。高校第二課堂檔案管理工作者要運(yùn)用創(chuàng)新性思維，充分利用現(xiàn)代數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，歸納整理大學(xué)生第二課堂檔案數(shù)據(jù)，從而充分發(fā)揮大學(xué)生第二課堂檔案在促進(jìn)畢業(yè)生就業(yè)方面的作用。

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