監(jiān)理單位履行信息化建設(shè)工程項目檔案管理職責(zé)的機制和方法研究

■趙新宇

隨著信息化的深入發(fā)展,以“網(wǎng)絡(luò)+云資源+公共平臺”一體化為特征的新一代互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施初步形成?！霸粕显啤毙袆佑媱澤钊胪七M，互聯(lián)網(wǎng)與各行業(yè)加速融合，寬帶應(yīng)用深度融入生產(chǎn)、生活，移動互聯(lián)網(wǎng)全面普及，物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用。電子政務(wù)已經(jīng)深入到經(jīng)濟社會發(fā)展的各個領(lǐng)域,成為各級政府平穩(wěn)運轉(zhuǎn)和高效履職不可或缺的手段。經(jīng)過多年的努力,我省電子政務(wù)已由業(yè)務(wù)辦公的支撐工具,逐步成為提高服務(wù)人民群眾水平的有效抓手,成為提升政府治理能力必不可少的創(chuàng)新手段,并在投資項目審批等方面取得顯著成效。

近年來，我省省級機關(guān)實施的一批電子政務(wù)建設(shè)項目認真貫徹《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》、《云南省重點建設(shè)項目檔案驗收實施辦法》的規(guī)定，認真開展工程文件材料的收集、編制、整理、歸檔，順利通過檔案行政管理部門組織的驗收，檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性及安全性得到有效保障，為項目項目科學(xué)管理、安全運維提供了重要基礎(chǔ)。但在我們在相關(guān)指導(dǎo)工作中也發(fā)現(xiàn)了一些不容忽視的問題，一是工程中形成的電子文件未能實施有效管理，數(shù)據(jù)庫、開發(fā)軟件、設(shè)備隨機光盤等普遍沒有及時收集、歸檔；二是未能規(guī)范建立設(shè)備檔案，實施單位有設(shè)備開箱見證、安裝調(diào)試記錄等文件，但業(yè)主單位對設(shè)備合格證、說明書、安裝文件、出廠測試報告隨機文件沒有歸檔；三是實施過程對《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等國家規(guī)范不掌握，沒有規(guī)范開展編目、立卷工作；四是對電子檔案的安全保管意識不強。過程中監(jiān)理普遍沒有嚴格履行職責(zé)，協(xié)助業(yè)主同步、進行規(guī)范管理，確保電子檔案安全。信息工程有區(qū)別于實體工程的顯著特點，專業(yè)性、時效性都很強，充分發(fā)揮監(jiān)理作用，是解決以上問題，提高信息化建設(shè)項目檔案管理水平的關(guān)鍵。

1 將文控—檔案管理納入監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理職責(zé)范圍

1.1 信息化監(jiān)理工作，簡單一句話可以概括為：在信息化建設(shè)中為了減弱信息不對稱而引入的第三方獨立組織或者機構(gòu)。文件檔案是信息化建設(shè)唯一可靠的信息，因此，相關(guān)管理在信息化監(jiān)理工作中具有基礎(chǔ)及戰(zhàn)略性地位，伴隨監(jiān)理“四控、三管、一協(xié)調(diào)”職能的開展，應(yīng)同步開展文控檔案工作。

1.2 四控

信息系統(tǒng)工程質(zhì)量控制；信息系統(tǒng)工程進度控制：信息系統(tǒng)工程投資控制；信息系統(tǒng)工程變更控制。在進行質(zhì)量、進度、投資等控制中，規(guī)范的文件管理是規(guī)范、有效、科學(xué)控制行為的基礎(chǔ)，在實施過程中只有對實施單位、設(shè)備軟件供貨商的控制管理也能根本上保證了歸檔文件材料的完整、準確和標準化。

1.3 三管

信息系統(tǒng)工程合同管理；信息系統(tǒng)工程信息管理；信息系統(tǒng)工安全管理。合同、信息管理是文控檔案管理的基本內(nèi)容，通過動態(tài)管理，促進管理目標的實現(xiàn)。

1.4 一協(xié)調(diào)

在信息系統(tǒng)工程實施過程中必須協(xié)調(diào)有關(guān)單位及人員間的工作關(guān)系。工程建設(shè)以社會大生產(chǎn)分工、協(xié)作實施，最終形成的全套竣工檔案資料是由各參建單所提交的反映其職能活動的檔案匯總、編制而形成。因此，協(xié)調(diào)工作不僅關(guān)系到建設(shè)目標的完成，也是保證全套竣工檔案資料質(zhì)量的客觀要求。

監(jiān)理單位應(yīng)將文控檔案管理納入履行監(jiān)理職責(zé)，認真開展相關(guān)工作不僅是信息化工程監(jiān)理工作的本質(zhì)要求，同時也檔案工作規(guī)范開展的根本保證。

2 全過程實施文控—檔案管理

2.1 招投標及合同簽署

監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)業(yè)主要求，協(xié)助其制定評標標準或參與評標，并做好政府采購文件、招標文件、委托招標文件、評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知等文件管理。

協(xié)助業(yè)主進行合同評審，要求監(jiān)理工程師熟悉招標及政府采購方面的法律條款，協(xié)助做好合同談判紀要、合同審批文件、合同書、協(xié)議書、合同變更、索賠等文件管理。

2.2 計劃實施準備

監(jiān)理單位對《實施計劃》、《工作細則》、《組織設(shè)計》履行審批中，應(yīng)當把文控檔案管理作為一項工作內(nèi)容，落實到位。

應(yīng)協(xié)助業(yè)主單位制定《項目文件材料歸檔范圍及保管期限》、《項目檔案分類編號方案》及文件管理措施，并頒布執(zhí)行。

2.2 需求分析

編制需求調(diào)研計劃、記錄、需求分析、需求規(guī)格說明書、需求評審。應(yīng)用軟件項目開展需求調(diào)研、需求規(guī)格說明書的制定及評審。

2.3 設(shè)計階段

對于系統(tǒng)開發(fā)工程應(yīng)做好設(shè)計開發(fā)計劃、設(shè)計方案、概要設(shè)計說明書、概要設(shè)計評審、詳細設(shè)計說明書、詳細設(shè)計評審、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計說明書、編碼計劃、代碼編寫規(guī)范、施工圖設(shè)計文件管理。

2.4 實施階段

應(yīng)用軟件類項目，監(jiān)督工程文件形成、積累情況，及時審核承建單位的階段性文檔，及時以項目例會、監(jiān)理文件對有關(guān)問題協(xié)調(diào)。硬件類項目，做好開箱驗收記錄、設(shè)備安裝調(diào)試記錄，對隨機文件材料及時收集整理歸檔。對于升級改造類項目，還要做好主要設(shè)備遷移及割接記錄，切實做好變更、補充、升版文件材料歸檔。

信息資源規(guī)劃和數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用支撐平臺和應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理和存儲系統(tǒng)、安全系統(tǒng)建設(shè)建設(shè)工程應(yīng)做好實施計劃、方案及批復(fù)文件，意見匯總報告、系統(tǒng)集成方案、項目配置管理方案、評審報告、設(shè)計變更報審、代碼修改記錄、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)文件、二次開發(fā)支持文件、接口設(shè)計說明書、程序員開發(fā)手冊管理。

對于設(shè)備安裝調(diào)試應(yīng)做好開箱驗收階段設(shè)備隨機文件、裝箱單、合格質(zhì)量證、設(shè)備圖紙、說明書、檢測報告、開箱驗收記錄，測試計劃（方案）、安裝測試記錄、報告、驗收文件、交接清單收集。

軟件采購應(yīng)做好軟件授權(quán)書、軟件許可協(xié)議、海關(guān)商檢相關(guān)文件、原產(chǎn)地證明、產(chǎn)品質(zhì)量證明、設(shè)備代理商營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件收集。

2.5 初驗

督促實施單位按照歸檔范圍對過程文件材料進行梳理、鑒定，并根據(jù)國家標準、規(guī)定，編制、形成項目竣工檔案，監(jiān)理單位應(yīng)對檔案完整性、準確性、系統(tǒng)性進行審核，并出具《竣工檔案審核報告》，對是否具備初驗條件提出意見，對存在問題督促實施單位整改完善。協(xié)助業(yè)主開展檔案驗收、現(xiàn)場驗收、第三方測評等工作。

協(xié)助業(yè)主開展驗收工作大綱、各單項、系統(tǒng)驗收報告、信息安全風(fēng)險評估報告、初步驗收總報告、初驗會議文件、驗收申請、驗收意見書及驗收委員會簽字表、項目稽察、檢查文件、項目后評價文件收集工作。

2.6 試運行

編制標準建設(shè)總體方案、實施計劃、標準正式文本，形成試運行報告。

2.7 終驗

協(xié)助業(yè)主按照項目檔案分類編號方案，編制、形成整套工程項目竣工檔案，并向檔案行政管理部門申請辦理項目檔案專項驗收事宜。

協(xié)助做好竣工驗收會議文件、驗收申請、匯報材料、竣工驗收報告、驗收委員會簽字表、項目建設(shè)工作總結(jié)收集歸檔。

2.8 移交

協(xié)助辦理、形成決算、財務(wù)報告、審計報告、交付使用的固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊。

在項目驗收3個月內(nèi)完成設(shè)備資產(chǎn)、全套竣工檔案及軟件源代碼移交。

3 依據(jù)工程實施性質(zhì)特點，維護檔案完整安全

3.1 按照信息化工程項目本身的特點，信息化工程可以劃分為三類：硬件網(wǎng)絡(luò)集成項目、軟件產(chǎn)品實施型信息化項目以及軟件開發(fā)型信息化項目，有的信息化項目會同時包括以上工程。在工程文件材料的形成、積累、編制、整理需要根據(jù)不同項目特點開展。

3.2 硬件網(wǎng)絡(luò)集成及軟件產(chǎn)品實施型項目。這類項目，主要包括綜合布線和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成。這類監(jiān)理最主要的特點是，硬件網(wǎng)絡(luò)集成項目的評測標準是非常明確，易于執(zhí)行的。這類項目，主要是面向各廠商開發(fā)出來的產(chǎn)品軟件，選擇出合適的軟件產(chǎn)品，并根據(jù)企業(yè)需求進行實施。硬件、軟件采購比選文件，設(shè)備開箱、廠家提交文件、安裝調(diào)試記錄、測試報告及相關(guān)管理文件等是文件控制的重點。

3.3 軟件開發(fā)型信息化項目。這類項目，主要是基于一定的硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，由承建方根據(jù)建設(shè)方需求開發(fā)出一套能夠滿足建設(shè)方需求的軟件系統(tǒng)。由于軟件開發(fā)工作，是知識密集程度非常高的工作。開發(fā)計劃、設(shè)計方案、概要設(shè)計說明書、概要設(shè)計評審、詳細設(shè)計說明書、詳細設(shè)計評審、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計說明書、編碼計劃、代碼編寫規(guī)范等是控制的重點。

4 把握好工程文件管理與竣工檔案編制標準的銜接

4.1 長期以來在信息建設(shè)工程中形成了含糊文檔的概念，沒有建立工程文件材料形成—積累—編制—歸檔管理流程，這樣的狀況造成相關(guān)管理僅僅停留在數(shù)據(jù)管理的層面，沒有能夠?qū)ζ涓袷健姹?、?nèi)容、編號等進行分類、梳理、整合，從而形成結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容嚴整、分類科學(xué)規(guī)范的工程竣工檔案資料。

4.2 信息化項目檔案資料不僅是實施單位提交的竣工文檔，應(yīng)當包括項目提出、立項、實施、初驗、試運行等過程，由業(yè)主、實施單位、監(jiān)理單位及設(shè)備軟件供貨單位檔案匯總、編制、成套的全部檔案。這要求信息化項目結(jié)合使用單位的檔案管理，根據(jù)項目實施階段、文件內(nèi)容等制定《項目檔案分類編號方案》，為項目檔案科學(xué)、規(guī)范管理提供保障。

4.3 在項目文件材料整理立卷工作中應(yīng)該認真執(zhí)行國家《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，一般應(yīng)根據(jù)項目階段—結(jié)構(gòu)（專業(yè)）—工作程序—文件內(nèi)容整理組卷。規(guī)范開展編目、排列、編號等工作。

4.4 文件的質(zhì)量是項目檔案質(zhì)量保障前提，要求在項目實施過程中加強文件管理，滿足歸檔要求。

4.4.1 歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

4.4.2 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。

4.4.3 工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。

4.4.4 按照國家有關(guān)規(guī)定，文件材料歸檔應(yīng)齊全、完整。

4.4.5 工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

4.4.6 工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

4.4.7 工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》統(tǒng)一折疊成

4.4.8 工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復(fù)印件。

4.4.9 工程檔案資料的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準確。

4.4.10 工程電子文件歸檔達到國家規(guī)范要求。

5 建立健全監(jiān)理檔案工作

5.1 項目監(jiān)理在做好項目文控—檔案管理的同時也必須建立健全建立項目檔案工作，一方面為項目監(jiān)理工作開展提供保障，另一方面監(jiān)理也是項目竣工檔案的重要內(nèi)容。

5.2 文檔管理過程中應(yīng)該注意的事項：文檔的格式應(yīng)該統(tǒng)一；文檔版本要統(tǒng)一；文檔的存檔標準要統(tǒng)一規(guī)定。

5.3 工程監(jiān)理檔案應(yīng)與工程形象進度同步建立，按類別及時整理歸檔，要求真實齊全、紙張統(tǒng)一，編有檢索目錄，便于查詢。

5.4 監(jiān)理單位嚴格要求信息系統(tǒng)工程人員和編制組完成文檔編制，并且在策略、標準、規(guī)程、資源分配和編制計劃方面給予支持。

5.5 監(jiān)理在形成主要文件包括：總控類文檔：指承檢合同、總體方案、項目組織實施方案、技術(shù)方案、項目進度計劃、質(zhì)量保證計劃、資金分解計劃、采購計劃、監(jiān)理規(guī)劃及實施細則等文檔；監(jiān)理實施類文檔：工程變更文件、工程進度監(jiān)理文件、工程質(zhì)量監(jiān)理文件、工程監(jiān)理日報、工程監(jiān)理月報、工程驗收監(jiān)理報告、工程監(jiān)理總結(jié)報告；監(jiān)理回復(fù)(批復(fù))類文件：總體監(jiān)理意見、系統(tǒng)集成監(jiān)理意見、軟件開發(fā)監(jiān)理意見、培訓(xùn)監(jiān)理意見、專題監(jiān)理意見、其它監(jiān)理意見、提交資料回復(fù)單等。監(jiān)理日志及內(nèi)部文件。

5.6 監(jiān)理日報：針對近期的工程進度、工程質(zhì)量、合同管理及其他事項進行綜合、分析，提出必要的意見

5.7 監(jiān)理月報：工程概況；監(jiān)理工作統(tǒng)計；工程質(zhì)量控制；工程進度控制；管理協(xié)調(diào)；監(jiān)理總評價；下月監(jiān)理計劃

5.8 驗收報告：工程竣工準備工作概述；驗收測試方案與規(guī)范；測試結(jié)果與分析；驗收測試結(jié)論。

5.9 總結(jié)報告：工程概況；監(jiān)理工作統(tǒng)計；工程質(zhì)量概述；管理協(xié)調(diào)概述；監(jiān)理總評價。

6 結(jié)語

信息化工程項目在我國實現(xiàn)工業(yè)化、信息化，兩化融合發(fā)展過程中具有重要的地位。信息化項目檔案有區(qū)別于實體工程的特點，怎么樣深化對其認識，把握內(nèi)在規(guī)律做好相關(guān)管理，確保項目檔案質(zhì)量是我們面臨的任務(wù)。監(jiān)理單位應(yīng)當把檔案管理工作其業(yè)務(wù)管理工作的主要內(nèi)容，納入管理程序，同步開展文件的形成、積累控制管理，認真掌握科技檔案的基本要求，規(guī)范建立完整、準確、系統(tǒng)的項目檔案，從而為信息化項目管理、運維提供可靠的技術(shù)數(shù)據(jù)保障。