高校外事工作人員基本素質(zhì)與服務(wù)意識探討

摘?要：在高等教育國際化發(fā)展趨勢越來越明顯的背景下，高校外事工作的作用逐漸突顯，成為高校管理工作中的核心內(nèi)容之一。日益頻繁的對外交流與合作，對高校外事工作者的綜合素質(zhì)提出了更高要求。如何充分認識高校外事工作人員素質(zhì)和服務(wù)意識提升的意義，并深入探究其提升的途徑，已經(jīng)成為我國高等教育事業(yè)跨越發(fā)展所面臨的重要課題。

關(guān)鍵詞：高校外事;綜合素質(zhì);服務(wù)意識

中圖分類號：F240??????文獻標識碼：A??????文章編號：1008-4428（2018）07-0132-02

一、 高校外事工作的基本內(nèi)涵

（一）綜合事務(wù)協(xié)調(diào)

主要包括外事工作計劃及年度外事經(jīng)費預(yù)算的制定;涉外宣傳工作，包括外事活動報道，組織學(xué)校對外宣傳材料的制作;涉外文檔管理工作，包括涉外信息數(shù)據(jù)的收集和報表;教師、干部因公出國（境）計劃上報以及出國（境）情況年度總結(jié)，并上報相關(guān)管理部門;固定資產(chǎn)和物資的保管工作以及其他日常事務(wù)性工作，包括人事、財務(wù)、工會、會務(wù)等方面工作。

（二）外專外教事務(wù)

協(xié)助學(xué)校和學(xué)院做好外籍專家的聘任工作;負責外籍人員辦理來華簽證、專家證、居留許可等手續(xù);負責外籍專家公寓的管理，包括專家公寓衛(wèi)生、安全的檢查;負責聘請外國文教專家項目管理工作，包括項目報批、執(zhí)行和成果總結(jié)，以及資料歸檔工作。

（三）教師出國事務(wù)

短期出國項目的校內(nèi)審查和審批工作;負責因公出國證照、簽證（注）辦理和出國經(jīng)費預(yù)、決算工作;協(xié)助分管出國管理工作處領(lǐng)導(dǎo)對出國人員開展行前外事和安全保密教育工作;負責出國人員的公示工作;負責因公出國資料和保密管理工作相關(guān)資料的整理歸檔和統(tǒng)計工作。

（四）開拓校際交流項目

與國外高校、科研院所合作交流渠道的開拓工作;國外專家學(xué)者來校訪問的接待工作，包括：活動的保密審查審批、保密工作方案和應(yīng)急預(yù)案制訂、接待方案制訂、活動過程管理以及資料歸檔工作;國際學(xué)術(shù)會議的管理工作，包括協(xié)助學(xué)院申辦、籌備和組織召開國際學(xué)術(shù)會議;學(xué)校對外文件的翻譯工作，包括合同、合作協(xié)議;學(xué)校重要外事活動的口譯工作;中外合作辦學(xué)項目的校內(nèi)審批和申報工作;學(xué)生出國（境）交流學(xué)習(xí)工作的組織、實施及對各教學(xué)單位開展學(xué)生國際交流工作的指導(dǎo)。

（五）留學(xué)生事務(wù)

留學(xué)生招生工作;組織實施留學(xué)生教育發(fā)展規(guī)劃，制定留學(xué)生管理規(guī)章制度并督促執(zhí)行;完成留學(xué)生的招生工作以及留學(xué)生來華簽證、衛(wèi)檢、居留等事務(wù);完成留學(xué)生的日常管理、教育工作;統(tǒng)籌留學(xué)生的生活安排;留學(xué)生獎學(xué)金的評審和發(fā)放。

（六）港澳臺事物

港澳臺地區(qū)來校交流、訪問、講學(xué)和學(xué)習(xí)人員的邀請和接待工作;辦理校內(nèi)人員因公赴港澳臺地區(qū)的校內(nèi)審查和審批工作;因公出境證件的辦理和經(jīng)費預(yù)、決算工作;對出境人員開展行前外事和安全保密教育工作;負責出境人員的公示工作;負責因公出境資料和保密管理工作，相關(guān)資料的整理歸檔和統(tǒng)計工作。

二、 提高高校外事工作人員基本素質(zhì)的途徑

（一）加強學(xué)習(xí)，提高個人素養(yǎng)

首先，加強理論知識學(xué)習(xí)。主要以學(xué)習(xí)黨的十九大精神為主線，分階段、分類別學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識，認真學(xué)習(xí)“三言三實”內(nèi)涵，踐行“兩學(xué)一做”實踐教育。其次，加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)。重點圍繞本職工作，學(xué)習(xí)外事相關(guān)知識、外事工作文件、對今后工作思路有大概了解，努力做到心知肚明，為更好地服務(wù)學(xué)校各部門、開展工作奠定理論基礎(chǔ)。最后，注重知識更新。利用業(yè)余時間閱讀書籍報刊，努力避免知識老化、思想僵化、能力退化，不斷增長知識、開闊思路。

（二）加強高校外事工作人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)

信息化與全球化的大背景下，知識以幾何級數(shù)的速度倍增，更新速率加快，總量急劇擴大。因而，與時俱進地提升工作能力，是21世紀對高校外事工作人員提出的必然要求。要能不斷更新自己的知識儲備、適應(yīng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的最新趨勢，就需要高校外事工作人員具備良好的學(xué)習(xí)能力，提高自己的業(yè)務(wù)能力。

（三）加強外語學(xué)習(xí)

外語是外事管理工作人員進行對外交流的主要工具，熟練地掌握1—2門外語，不僅有利于開展工作，而且能提高工作效率。在開展外事接待活動之前，外事管理工作者需要通過查詢相關(guān)資料，提前了解對方院校機構(gòu)的背景信息、整體發(fā)展狀況、專業(yè)設(shè)置與優(yōu)勢學(xué)科等。為本校在接待活動中更有針對性地開展工作奠定基礎(chǔ)。在涉及簽署協(xié)議前，外事工作者還需要運用外語能力與專業(yè)知識對所簽署內(nèi)容進行仔細地校對，同時在學(xué)校相關(guān)部門的幫助下對條款效力、權(quán)利義務(wù)規(guī)定等內(nèi)容進行審核，從而為校際交流合作的正常進行與良性發(fā)展保駕護航。

三、 增強高校外事工作人員服務(wù)意識的途徑

（一）提高防范意識、維護國家權(quán)益

認真做好服務(wù)和解釋工作。由于新政策的不斷出臺和各國簽證規(guī)定時常更新，有的教師表示不理解，一方面做好解釋工作，一方面“寧可煩自己，決不煩教師”，不定期請示上級部門相關(guān)事項。做好行前教育工作。出訪前，堅持對出訪人員進行外事教育，要求相關(guān)人員堅持“外事無小事”的原則，嚴格遵守外事紀律和保密紀律，維護黨和國家形象，確保出訪活動順利進行。

（二）積極開展工作、牢固樹立主權(quán)意識

外事工作者要高度重視合作學(xué)校和合作項目的辦學(xué)規(guī)范性，及時研究合作辦學(xué)過程中出現(xiàn)的新情況和新問題，牢固樹立教育主權(quán)意識，積極維護學(xué)校和學(xué)生的合法權(quán)益，避免出現(xiàn)有損學(xué)校和學(xué)生利益的事件發(fā)生。在外事接待方面，努力做到忙中求穩(wěn)，不出差錯。積極做好外籍專家、教授來訪進行學(xué)術(shù)訪問、商談中外合作辦學(xué)、合作科研等接待工作。針對外事接待工作增多、學(xué)生出國出境學(xué)習(xí)人數(shù)增加的局面，在認真做好各項工作的同時，努力靈活掌握政策，嚴格涉外活動請示報告制度，努力做好學(xué)生出國交流學(xué)習(xí)工作的組織、實施工作。

（三）做好服務(wù)工作、耐心解答疑問

在日常工作方面，切實做好為各級出國人員的服務(wù)工作，特別是為教學(xué)一線人員做好各種出國問題咨詢、手續(xù)辦理、核查匯率等服務(wù)，提高服務(wù)意識、辦事能力，減少矛盾發(fā)生，首先要從制度上規(guī)避，排查隱患、及時處理，做到細致、認真、考慮周全。近年來，隨著國家新政策的不斷出臺，對外事工作提出了新的、更高的要求。教師在辦理出國手續(xù)的過程中，面臨著前所未有的問題，如程序復(fù)雜化、辦理時間長、增加公示環(huán)節(jié)等，有的教師不理解，認為外事部門的工作職責就是辦理出國證件，對于辦事的節(jié)奏提出質(zhì)疑，外事工作人員要耐心向老師解釋新政策以及各個審批流程、時間節(jié)點等，努力化解矛盾，協(xié)調(diào)各方關(guān)系。同時，積極與學(xué)校相關(guān)部門溝通，請予以協(xié)助加快辦理進程。對于出訪時間較緊的個案還要積極向上級主管部門匯報并提出申請，并與使領(lǐng)館聯(lián)系詢問簽證結(jié)果，為教師爭取出訪時間。

四、 結(jié)語

高校外事工作關(guān)系到我國高等教育國際化發(fā)展大業(yè)，是我國高校管理中的重要環(huán)節(jié)?，F(xiàn)階段，我國高校外事工作管理人員的素質(zhì)還有待提升，這在一定程度上影響了我國高等教育國際化的發(fā)展進程。當今外事工作要求工作者加強自身外事素養(yǎng)建設(shè)，創(chuàng)新工作舉措，努力提高工作效率，為教師和學(xué)生做好服務(wù)工作。要時刻牢記“外事人員授權(quán)有限的原則”，掌握和運用好涉外“四大原則”，即依法原則、服從大局和外交原則，原則性與靈活性結(jié)合原則和嚴格請示匯報原則，注重發(fā)揚新中國成立以來，老一代領(lǐng)袖人物和成功外交家留下的“多做少說”的外事特有風(fēng)格，自覺踐行政治意識、大局意識、法律意識和創(chuàng)新意識，緊密結(jié)合校情，制訂國際合作與交流的發(fā)展規(guī)劃和實施方案，一步一個腳印，注重實際效果，穩(wěn)步推進國際合作與交流工作不斷向前發(fā)展。

參考文獻：

[1]王艷.淺談高校科技管理人員專業(yè)化發(fā)展[J].科教導(dǎo)刊（電子版），2014（9）：27.

[2]李方.對當前高校外事工作的若干思考[J].江蘇高教，2009（1）：66-67.

[3]高玉蓉.高等教育國際化形勢下的高校外事發(fā)展研究[J].黑龍江高教研究，2011（2）：33-35.

[4]張健.做好高校外事工作，為教育改革服務(wù)[J].遼寧師專學(xué)報（社會科學(xué)版），2005（4）.

[5]陳偉芳.科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)下的高校行政人員培養(yǎng)體系探索[J].宜賓學(xué)院學(xué)報，2009（7）.

作者簡介：

朱治亞，女，內(nèi)蒙古自治區(qū)集寧人，南京郵電大學(xué)國際合作交流處，主任科員，助理研究員，碩士，高等教育管理。