人事檔案整理裝訂的改革探討

孫藝丹

摘要：人事檔案在裝訂過(guò)程中，由于裝訂人員的疏忽或受材料篇幅的限制，造成一定程度的案卷?yè)p壞。檔案工作者比較頭疼裝訂這一步驟。到底是否需要裝訂？或者如何對(duì)裝訂方法進(jìn)行改革？筆者分析和研究了人事檔案的整理和裝訂過(guò)程。

Abstract： Due to the negligence of bookbinding personnel or the limitation of material space during the process of bookbinding of personnel files， some damage can be made to the files. Archives workers have headache in the binding step. Whether it is necessary to bind or how to reform the binding method？ The author analyzes and studies the personnel files finishing and binding process.

關(guān)鍵詞：人事檔案；裝訂；改革

Key words： personnel files；binding；reform

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2018）03-0228-02

0 引言

干部人事檔案整理包括：材料分類、內(nèi)容排序、編寫目錄、裱糊等技術(shù)加工、裝訂成冊(cè)五個(gè)步驟。檔案的訂裝對(duì)檔案材料的保管利用、復(fù)印掃描和鑒定銷毀等工作流程都有一定程度的影響。根據(jù)《工作條例》和《整理細(xì)則》文件要求，干部人事檔案訂裝成冊(cè)，要以整齊美觀，并且不易散落丟失為標(biāo)準(zhǔn)。

1 檔案裝訂的形式

1.1 線訂檔案

①線訂檔案的優(yōu)點(diǎn)。早期檔案裝訂，多采用線訂的方式。這種訂裝方法可以有效地避免檔案材料受潮后造成金屬釘?shù)纳P腐蝕污染了檔案材料，同時(shí)，線訂檔案能夠更加牢固，有效地避免了檔案在外借過(guò)程中散落丟失的現(xiàn)象。

②線訂檔案的缺點(diǎn)。線訂檔案一般采用棉線釘裝，去除金屬物后，用錐子等尖銳工具扎眼，然后用棉線裝訂，造成工作效率低下。棉線裝訂雖然美觀牢固，但是缺點(diǎn)主要表現(xiàn)為：1）浪費(fèi)人力物力。線訂過(guò)程需要粗眼針、大量的棉線，扎邊、縫紉等工作需要2、3人同時(shí)操作，造成人力物力的浪費(fèi)；2）操作周期長(zhǎng)。線訂的工作方式，使檔案整理的工作時(shí)間大大加長(zhǎng)，浪費(fèi)了大量的時(shí)間在裝訂的過(guò)程，操作時(shí)間往往需要2-3周的時(shí)間，拉長(zhǎng)了一本檔案的整理裝訂周期；3）檢索利用率低。線訂的干部人事檔案，均為一人一卷的合訂本，借閱某一份材料，需要整本借出，別人無(wú)法再利用檢索信息；4）難以復(fù)印掃描。已經(jīng)裝訂成冊(cè)的檔案，復(fù)印或掃描的效果非常不好，尤其是特別厚的合訂本案卷需要拆開來(lái)，才能取出檔案中需要的文件進(jìn)行復(fù)印掃描操作，多次拆卷造成檔案的損壞；5）合訂案卷操作復(fù)雜。很多后期補(bǔ)充的檔案材料，需要與之前的相關(guān)案卷合訂，需要拆裝后重新裝訂，工作流程非常復(fù)雜。

1.2 軟釘裝訂

目前檔案多采用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒附加軟釘裝訂的方式。打孔機(jī)調(diào)節(jié)的裝訂孔是三個(gè)0.6厘米，使用金屬的軟釘穿扎并加以固定。

軟釘裝訂的缺點(diǎn)。主要體現(xiàn)為：①檔案內(nèi)容的損壞。由學(xué)生、軍人或工人等檔案轉(zhuǎn)化來(lái)的人事檔案，經(jīng)過(guò)了多次整理和裝訂，檔案左側(cè)被反復(fù)裱糊打孔。很多早期檔案材料的紙張薄軟，重復(fù)打孔必然造成檔案紙張的損毀和破壞；②檔案整理的工作量大。人事檔案整理裝訂后較為固定，但是每年產(chǎn)生的例如年度考核表、工資表等材料，需要浪費(fèi)很多時(shí)間插入到檔案盒中。前期需要標(biāo)注檔案號(hào)，翻找檔案，插入文件。一個(gè)人往往有多份文件需要插入，同一工作要重復(fù)進(jìn)行多次，反復(fù)的操作拆卷和裝訂過(guò)程，對(duì)于人員較多的單位，插入檔案材料的工作量非常大；③檔案利用率低。干部人事檔案的查閱使用率很高，當(dāng)需要復(fù)印一份文件，或調(diào)取一份原件時(shí)，需要重復(fù)拆裝裝訂的過(guò)程，造成工作效率低下；④檔案的安全保密。針對(duì)查閱干部人事檔案材料，因?yàn)闄n案裝訂成冊(cè)，只能整冊(cè)拿出來(lái)進(jìn)行查閱，對(duì)于不便于公開的材料，不能加以控制。

目前，干部人事檔案的整理大方向?yàn)楹?jiǎn)化整理，深化檢索，我們?cè)谔岢珯n案中的材料可以單份文件進(jìn)行裝訂，檔案材料的保管期限也進(jìn)行了劃分，要求檔案材料裝盒管理。在很大程度上使人事檔案的整理和裝訂過(guò)程更加便于操作和掌握，同時(shí)也大大地提高了工作的效率。即便干部人事檔案采用單份文件裝訂的方法，整理形成的過(guò)程仍然需要遵循《整理細(xì)則》的要求進(jìn)行。當(dāng)時(shí)檔案的裝訂方法可以更加多樣化、更加靈活便利、更加科學(xué)安全。

2 檔案的分類明細(xì)

第一類：履歷材料

應(yīng)歸檔材料：

①干部（職工）履歷材料，主要登記干部的個(gè)人情況、學(xué)歷和工作經(jīng)歷情況、配偶和家庭成員情況、獎(jiǎng)勵(lì)和處分情況等信息。干部本人需如實(shí)填寫，不得隨意涂改或偽造，并根據(jù)需要提供對(duì)應(yīng)的佐證材料進(jìn)行存檔。首頁(yè)要貼照片。

②干部（職工）簡(jiǎn)歷表性質(zhì)的登記表；

③更改姓名的材料。

材料的排列要根據(jù)形成時(shí)間的先后。

第二類：自傳材料

應(yīng)歸檔材料：

①本人歷次所寫的自傳，通常要求為手寫，若是打印，本人應(yīng)該在最后一頁(yè)簽名；

②革命歷史活動(dòng)簡(jiǎn)歷材料；

③自我評(píng)價(jià)材料或自傳材料；

④與自傳內(nèi)容相關(guān)的材料。

材料的排列要根據(jù)形成時(shí)間的先后。

第三類：鑒定（含自我鑒定）考察、考核材料

應(yīng)歸檔材料：

①人員登記表；

②干部表現(xiàn)情況材料；

③正式考察綜合材料；endprint

④年度考核登記表；

⑤黨團(tuán)員鑒定表；

⑥鑒定性質(zhì)的材料，通常要求為手寫，若是打印，本人應(yīng)該在最后一頁(yè)簽名；

⑦后備干部登記表；

⑧參加考試登記表。

材料的排列要根據(jù)形成時(shí)間的先后。

第四類：學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料

應(yīng)歸檔材料：

①第一學(xué)歷的相關(guān)入學(xué)、報(bào)告、登記表、成績(jī)單等學(xué)歷材料；

②后學(xué)歷的相關(guān)入學(xué)、報(bào)告、登記表、成績(jī)單等學(xué)歷材料；

③黨校培訓(xùn)結(jié)束后形成的相關(guān)材料；

④職稱評(píng)審、評(píng)定后的相關(guān)材料，該系列聘任的相關(guān)職稱材料；

⑤學(xué)歷鑒定報(bào)告等其他與學(xué)歷有關(guān)的材料。

材料的排列要根據(jù)形成時(shí)間的先后，編碼方法為4-1-1、4-2-1……。

第五類：政審材料

應(yīng)歸檔材料：

①入黨或入職時(shí)形成的政治審查報(bào)告、親友的函調(diào)材料、組織對(duì)本人形成的綜合政審報(bào)告等相關(guān)材料；

②處分決定及相關(guān)的佐證、證明材料。

不同類材料按時(shí)間先后排列。

第六類：審批、定級(jí)、工資調(diào)整材料

應(yīng)歸檔材料：

①單位組織部門出具的以及上級(jí)有關(guān)部門出具的《審批表》、《招工表》；

②單位組織部門出具的以及上級(jí)有關(guān)部門出具的《定級(jí)表》；

③單位組織部門出具的以及上級(jí)有關(guān)部門出具的工資待遇政策落實(shí)《調(diào)整表》。

不同類材料按時(shí)間先后排列。

第七類：加入黨、團(tuán)組織的材料

應(yīng)歸檔材料：

①《中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書》，入黨申請(qǐng)書和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書；

②《中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)志愿書》、申請(qǐng)書；

③民主黨派有關(guān)材料。

材料的排列要根據(jù)形成時(shí)間的先后。

第八類：獎(jiǎng)勵(lì)

即本人取得的各類榮譽(yù)或獎(jiǎng)學(xué)金等獎(jiǎng)勵(lì)的相關(guān)材料。按照類別和時(shí)間的先后順序。

第九類：處分

即本人受到的處分等相關(guān)材料。按處分機(jī)構(gòu)的層次順序排序。

第十類：其他參考資料

3 檔案整理裝訂步驟

①檔案盒為A4大小，每個(gè)檔案附有一個(gè)“散材料”袋，可以放置未裝訂的材料或重復(fù)的材料。

②新入檔的材料要求為A4大小，裝訂的時(shí)候要按照“左邊對(duì)齊和下邊對(duì)齊”的原則進(jìn)行打孔裝訂。原有的16k大小的檔案，不需要重新裱糊，直接入檔。即新舊檔案要求兩邊齊即可。

③檔案材料審查排序的時(shí)候，要先用鉛筆在每份材料的右上角編號(hào)，編號(hào)方式為*-*，如四類和九類材料需要編小號(hào)的為*-*-*。

④第一、二、三、七、十類材料按照檔案形成的時(shí)間進(jìn)行排序；第五、六、八類材料按照檔案內(nèi)容的主要與其次關(guān)系排序；第四、九類材料按照檔案性質(zhì)相對(duì)集中的原則進(jìn)行排序，每一種再按照材料形成的時(shí)間排序。

參考文獻(xiàn)：

[1]干部檔案工作條例.

[2]干部檔案整理工作細(xì)則.

[3]安瑩瑩.地方高校人事檔案“以件代卷”可行性淺析[J].價(jià)值工程，2016（31）.endprint