5S管理法在項(xiàng)目施工合同文書(shū)管理中的應(yīng)用

凌云

摘要： 施工項(xiàng)目合同文本是一種很重要的文件，經(jīng)常需要查閱和調(diào)用，當(dāng)數(shù)量龐大、分類不清晰的合同文本集中在一起時(shí)，想準(zhǔn)確快速查找調(diào)閱卻是很費(fèi)時(shí)費(fèi)力。5S管理在現(xiàn)場(chǎng)管理中已經(jīng)得到普遍應(yīng)用，其效率提升和時(shí)間節(jié)約也被廣泛認(rèn)同。經(jīng)過(guò)半年時(shí)間的實(shí)踐，將5S理論和5S管理方法應(yīng)用在日常繁雜的合同文書(shū)管理中，合同管理效率得到了大幅提升。

Abstract： The text of the contract of construction project is a very important document， often need to check and call， when the text of the contract， a huge number of classification is not clear together， want to quickly and accurately find access to it is very time-consuming. 5S management has been widely used in field management， and its efficiency and time saving have also been widely recognized. After six months of practice， 5S theory and 5S management method are applied to the daily management of miscellaneous contracts and documents， and the efficiency of contract management has been greatly improved.

關(guān)鍵詞： 工程項(xiàng)目；合同文本；5S理論；5S活動(dòng)

Key words： engineering project；contract text；5S theory；5S activity

中圖分類號(hào)：TU723.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2018）03-0003-02

工務(wù)段是鐵路系統(tǒng)負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)所有零星工程項(xiàng)目建設(shè)以及維護(hù)的部門(mén)，每年都要承擔(dān)眾多施工項(xiàng)目和維護(hù)項(xiàng)目。近幾年我們工務(wù)段遇到了一個(gè)比較棘手的問(wèn)題，就是幾年來(lái)累計(jì)施工項(xiàng)目有3000多個(gè)，需要保存的施工合同文本接近4000份，正常都是按照合同簽訂的日期排序存檔，每年都有厚厚的幾本文件夾，塞滿了幾個(gè)文件柜，在查找和使用這些文件的過(guò)程中，經(jīng)常遇到以下幾個(gè)問(wèn)題，甚至是幾個(gè)問(wèn)題同時(shí)出現(xiàn)和多次出現(xiàn)：①文件長(zhǎng)時(shí)間找不到；②文件缺頁(yè)、不完整；③文件遭遇蟲(chóng)蝕、鼠咬以及污漬等污損；④文件存放柜遇到雨淋，甚至是火災(zāi)等毀損；⑤文件柜及存放空間不夠，存放混亂；⑥人員變動(dòng)時(shí)不便于交接等。

為此，我們項(xiàng)目辦公室動(dòng)了不少腦筋，想了不少辦法，按簽訂日期、按項(xiàng)目工程類型、按項(xiàng)目工程金額等很多分類方法進(jìn)行分類，實(shí)踐下來(lái)依然沒(méi)有達(dá)到理想的效果，合同文本管理依然是一團(tuán)糟。

偶然的一次公司組織施工項(xiàng)目單位進(jìn)行5S管理的培訓(xùn)，5S在現(xiàn)場(chǎng)管理中的作用這么大，能把繁雜的現(xiàn)場(chǎng)管理得清清爽爽、井井有條，時(shí)間效率也得到了大幅提升。聯(lián)想到我們的合同管理現(xiàn)場(chǎng)混亂不堪、效率很低，神奇的5S管理能不能用來(lái)對(duì)合同文書(shū)進(jìn)行管理呢？實(shí)踐出真知，我決定試一試。

5S起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)中對(duì)人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效的管理，這是日本企業(yè)一種獨(dú)特的管理辦法。因?yàn)檫@5個(gè)詞整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seikeetsu）和素養(yǎng)（Shit-suke）日語(yǔ)中羅馬拼音的第一個(gè)字母都是“S”，所以簡(jiǎn)稱為“5S”，開(kāi)展以整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)為內(nèi)容的活動(dòng)，稱為“5S”活動(dòng)。

1955年，日本的5S的宣傳口號(hào)為“安全始于整理，終于整理整頓”。當(dāng)時(shí)只推行了前兩個(gè)S（整理、整頓），其目的僅為了確保作業(yè)空間和安全，后因生產(chǎn)和品質(zhì)控制的需要而又逐步提出了3S，也就是清掃、清潔、素養(yǎng)，從而使應(yīng)用空間及適用范圍進(jìn)一步拓展。到了1986年，日本的5S的著作逐漸問(wèn)世，從而對(duì)整個(gè)現(xiàn)場(chǎng)管理模式起到了沖擊的作用，并由此掀起了5S的熱潮。而在豐田公司的倡導(dǎo)推行下，5S對(duì)于塑造企業(yè)的形象、降低成本、準(zhǔn)時(shí)交貨、安全生產(chǎn)、高度的標(biāo)準(zhǔn)化、創(chuàng)造令人心曠神怡的工作場(chǎng)所、現(xiàn)場(chǎng)改善等方面發(fā)揮了巨大作用，逐漸被各國(guó)的管理界所認(rèn)識(shí)。隨著世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，5S已經(jīng)成為工廠管理的一股新潮流。5S管理的理論已經(jīng)被多個(gè)國(guó)家和多個(gè)領(lǐng)域廣泛采納和應(yīng)用，并且在實(shí)施過(guò)程中還增加了另外譬如安全（Safety）、習(xí)慣化（Shiukanka）、服務(wù)（Service）、堅(jiān)持（Shikoku）等等形成7S甚至10S，但都是由5S基礎(chǔ)的管理理論拓展而成，原理基本不變。

現(xiàn)僅僅根據(jù)基礎(chǔ)的5S理論來(lái)進(jìn)行合同文本的管理應(yīng)用實(shí)踐，注意將5S管理理論一一對(duì)照應(yīng)用到日常的合同文本管理中。

1S，整理：區(qū)分要與不要的物品，現(xiàn)場(chǎng)只保留必需的物品。對(duì)照幾年來(lái)的合同，進(jìn)行洗澡活動(dòng)即仔細(xì)逐一梳理。首先，清理作廢合同，確認(rèn)已經(jīng)作廢的合同進(jìn)行記錄后進(jìn)行銷毀，按照規(guī)定流程完成簽字手續(xù)；其次，挑揀出已經(jīng)全部完成的項(xiàng)目合同，即完成項(xiàng)目施工、竣工結(jié)算及審計(jì)的項(xiàng)目，將這些項(xiàng)目按照合同簽訂日期排序進(jìn)行裝訂存檔，這些合同基本不會(huì)再被查閱了；第三，項(xiàng)目完成施工和決算的合同再歸入一類；第四，項(xiàng)目正在施工進(jìn)行中的歸為一類。分類完成以后各自按照各時(shí)間順序進(jìn)行整理，已經(jīng)有三分之二的合同已經(jīng)全部完成了，這些合同登記目錄以后直接移交檔案室管理，辦理移交手續(xù)。留下來(lái)都是沒(méi)有完成的或者沒(méi)有全部完成的，數(shù)量只有三分之一了。

2S，整頓：必需品依規(guī)定定位、定方法擺放整齊有序，明確標(biāo)示。整頓的目的：不浪費(fèi)時(shí)間尋找物品，提高工作效率和產(chǎn)品質(zhì)量。按照整頓的要求，將整理完成后保留下來(lái)的尚未完成的合同進(jìn)行重新標(biāo)示，分為未開(kāi)工、開(kāi)工建設(shè)中、項(xiàng)目完成、結(jié)算階段、等待審計(jì)等幾類，再按照時(shí)間順序歸入文件夾，文件夾明顯標(biāo)示項(xiàng)目所處階段，一個(gè)文件夾內(nèi)編制目錄和標(biāo)簽，按照項(xiàng)目完成階段和日常取用方便，分別放置在文件柜的第一、二、三、四等層，文件柜各層明確標(biāo)示合同所處階段，合同與文件夾、文件夾與文件柜必須一對(duì)一管理，利用5S管理中的“顏色管理”工具，不同階段的文件夾和文件柜采用不同的顏色進(jìn)行區(qū)分，目視非常清楚。并且按照三易原則（易取、易放、易管理）和三定原則（定位、定量、定標(biāo)準(zhǔn)），保證拿取方便、準(zhǔn)確無(wú)誤。endprint

3S，清掃：清除現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)的臟污、清除作業(yè)區(qū)域的物料垃圾。清掃的目的：清除“臟污”，保持現(xiàn)場(chǎng)干凈、明亮。3S應(yīng)用在合同文件中，我的理解就是要保持合同文書(shū)的整潔、無(wú)無(wú)損，保證合同不缺頁(yè)、不破損、文本干凈、字跡印章清晰，文件夾、文件柜干凈無(wú)污染，并且文件夾和文件柜內(nèi)不放置其它任何無(wú)關(guān)雜物物件。另外，避免文件柜及放置區(qū)域收到水浸、風(fēng)蝕、蟲(chóng)蛀以及遠(yuǎn)離火源等。清掃應(yīng)該遵循日清日結(jié)的原則，日事日畢，日清日高。

4S，清潔：將整理、整頓、清掃實(shí)施的做法制度化、規(guī)范化，維持其成果。清潔的目的：認(rèn)真維護(hù)并堅(jiān)持整理、整頓、清掃的效果，使其保持最佳狀態(tài)。應(yīng)用在合同管理中，就是經(jīng)常性地，可以每月或每周對(duì)所有合同進(jìn)行一次整理、整頓、清掃，將項(xiàng)目全部完成的再次歸入檔案室，將未完成的施工項(xiàng)目合同按照施工項(xiàng)目完成進(jìn)度整理分類歸入各自階段文件夾和文件柜，并檢查文件文本完整程度，發(fā)現(xiàn)缺損等立即予以補(bǔ)齊，檢查文件夾、文件柜完好，保證文件存放保管地點(diǎn)符合要求。合同管理涉及幾個(gè)部門(mén)的人員也可以設(shè)立5S小組，定期進(jìn)行5S活動(dòng)，對(duì)一個(gè)階段的5S成果進(jìn)行總結(jié)，分析查找不足，提出改進(jìn)意見(jiàn)。

5S，素養(yǎng)：人人按章操作、依規(guī)行事，養(yǎng)成良好的習(xí)慣。素養(yǎng)的目的：提升“人的品質(zhì)”，培養(yǎng)對(duì)任何工作都講究認(rèn)真的人。素養(yǎng)的意義：努力提高人員的修身，使人員養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，素養(yǎng)是“5S”活動(dòng)的核心。按照5S的管理要求，培訓(xùn)合同文件管理只能部門(mén)及使用部門(mén)相關(guān)人員，公司相應(yīng)形成制度并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，動(dòng)員公司領(lǐng)導(dǎo)參與到5S的管理活動(dòng)總，利用看板、圖片等對(duì)5S活動(dòng)的前后情景進(jìn)行對(duì)比，讓全員都感受到推行5S管理后的變化和提升，逐漸培養(yǎng)自覺(jué)遵守5S制度的習(xí)慣，習(xí)慣養(yǎng)成之后，即便有關(guān)人員工作進(jìn)行了調(diào)整，合同管理依然會(huì)按照5S的管理要求持續(xù)推進(jìn)，避免出現(xiàn)因人員變動(dòng)帶來(lái)的工作質(zhì)量變化。5S管理推行一段時(shí)間后，要按照PDCA要求形成循環(huán)往復(fù)，每一次循環(huán)都是一次頭腦風(fēng)暴，每一次循環(huán)都是一次管理提升。

經(jīng)過(guò)半年來(lái)的5S管理應(yīng)用，大大提高了合同管理的效率，合同管理有關(guān)人員都切身感受到了變化，從中節(jié)約了時(shí)間，合同管理的效率得到大幅提高。合同查閱和調(diào)用非常方便和快捷，文件柜和文件夾井然有序，合同文本管理的現(xiàn)場(chǎng)煥然一新，得到了公司領(lǐng)導(dǎo)和同事們的肯定。

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