衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員職稱檔案管理探討

文·董雅群

衛(wèi)生系統(tǒng)專業(yè)技術(shù)人員集中，具有學(xué)歷高、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人職業(yè)規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展備受關(guān)注，專業(yè)技術(shù)任職資格體現(xiàn)了他們的專業(yè)水平和能力。職稱檔案作為原始記錄，反映專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)經(jīng)歷和工作實(shí)績(jī)，客觀、準(zhǔn)確評(píng)價(jià)專業(yè)技術(shù)人員的理論水平、實(shí)踐能力與貢獻(xiàn)，建立健全專業(yè)技術(shù)人員職稱檔案尤為重要。在全省衛(wèi)生專業(yè)職稱評(píng)審管理過程中發(fā)現(xiàn)，目前衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員職稱檔案管理尚存在諸多問題，本文對(duì)存在的問題加以分析，并提出相應(yīng)建議。

一、職稱檔案管理存在的問題

1. 思想認(rèn)識(shí)不到位，缺乏檔案意識(shí)。衛(wèi)生專業(yè)的技術(shù)進(jìn)步，主要依靠高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才。職稱檔案對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人才的使用、學(xué)科的發(fā)展、醫(yī)療機(jī)構(gòu)的影響力和社會(huì)效益的產(chǎn)生發(fā)揮重要作用。有的衛(wèi)生機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人檔案意識(shí)不強(qiáng)，思想認(rèn)識(shí)欠缺，認(rèn)為職稱檔案與個(gè)人切身利益關(guān)系密切，理應(yīng)由個(gè)人保存，單位不是職稱檔案保存的主體。導(dǎo)致絕大多數(shù)職稱檔案的業(yè)績(jī)材料分散保存在個(gè)人手中，需要申報(bào)職稱時(shí)，才提交到單位。在職稱評(píng)審結(jié)束后，單位又將評(píng)審材料退回本人，仍由個(gè)人保管。用人單位對(duì)職稱檔案思想認(rèn)識(shí)上的不足和檔案意識(shí)的薄弱，使得職稱檔案的作用未能充分發(fā)揮。

2. 職稱檔案材料歸檔不全。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)建有專業(yè)技術(shù)人員個(gè)人檔案，主要收集個(gè)人履歷、個(gè)人基本信息等。而職稱檔案內(nèi)容卻豐富得多，根據(jù)衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員職稱申報(bào)要求，職稱檔案包括任現(xiàn)職以來的各種佐證材料，如專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審表、工作總結(jié)、工作簡(jiǎn)歷、科研與學(xué)術(shù)成果、學(xué)歷學(xué)位情況、社會(huì)認(rèn)可度、繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育合格證書、完成基層服務(wù)、職稱政策性傾斜項(xiàng)目（經(jīng)組織安排參加援外、支農(nóng)、支邊等醫(yī)療服務(wù)）等等，上述資料都應(yīng)及時(shí)歸檔。但目前職稱檔案收集十分有限，不夠全面，僅收集評(píng)審?fù)ㄟ^人員的評(píng)審表和簡(jiǎn)表，專業(yè)技術(shù)人員的獲獎(jiǎng)情況、科研項(xiàng)目情況、論文發(fā)表、專利申請(qǐng)等內(nèi)容多未進(jìn)行完整歸檔。這部分材料是反映專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)水平和工作能力的重要憑證。

3. 職稱檔案管理信息化不夠。信息化技術(shù)的使用對(duì)檔案工作產(chǎn)生了革命性的影響，要求檔案形成過程、管理和利用及時(shí)轉(zhuǎn)變模式。傳統(tǒng)專業(yè)技術(shù)職稱檔案為紙質(zhì)材料，紙質(zhì)檔案具有不可再生的屬性，一旦發(fā)生損毀就是不可逆的。而應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)能增強(qiáng)對(duì)檔案信息資源原件的保護(hù)，方便有效收集、統(tǒng)一管理、即時(shí)利用各個(gè)環(huán)節(jié)。目前職稱檔案信息化程度有限，某些基層單位的信息化設(shè)備較少，或各類設(shè)備的配備不能滿足工作需要。部分基層單位只把個(gè)人資料信息的目錄形成電子信息，詳細(xì)檔案資料的檢索、調(diào)閱檔案等工作仍靠手工查找，未能適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求。

4. 檔案管理人員技術(shù)能力有限。檔案信息化建設(shè)與管理，要求檔案管理人員的技術(shù)能力和專業(yè)素養(yǎng)相應(yīng)提升，應(yīng)具備信息化背景下檔案管理的專業(yè)技術(shù)能力，懂得維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全。目前職稱檔案管理人員遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、專職化，不能完全適應(yīng)職稱檔案管理信息化的需要；各級(jí)負(fù)責(zé)職稱檔案管理的人員不固定，有的是臨時(shí)性幫工，檔案管理隊(duì)伍經(jīng)常有較大變動(dòng)，造成職稱檔案管理工作不能夠延續(xù)。

二、職稱檔案管理的改進(jìn)措施

1.開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)層，完善人才、崗位及責(zé)任。職稱檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，沒有單位領(lǐng)導(dǎo)的支持和頂層設(shè)計(jì)不能實(shí)現(xiàn)全面改進(jìn)和提升。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、提高思想認(rèn)識(shí)、強(qiáng)化檔案意識(shí)，把職稱檔案工作與其它工作同等重視，同等對(duì)待。職稱檔案工作是單位各項(xiàng)工作的有機(jī)組成部分，應(yīng)納入單位領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃中，納入單位規(guī)章制度及工作流程中，納入單位部門和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。

應(yīng)當(dāng)保障檔案管理部門的人才配備、完善崗位責(zé)任、規(guī)范檔案管理的規(guī)章制度。首先是人才配備應(yīng)符合檔案管理要求，應(yīng)選拔責(zé)任心強(qiáng)、懂技術(shù)、善管理的人才專門負(fù)責(zé)；其次應(yīng)實(shí)施崗位目標(biāo)責(zé)任制，定崗定責(zé)，按照“誰形成、誰整理、誰負(fù)責(zé)”的管理責(zé)任制，部門負(fù)責(zé)人對(duì)形成質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制，負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)職稱檔案文件進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和驗(yàn)收，對(duì)歸檔文件質(zhì)量進(jìn)行審查和考核，實(shí)施檔案形成者、管理者雙重管控；最后，職稱檔案歸檔的相應(yīng)規(guī)章制度也應(yīng)規(guī)范，要有全系統(tǒng)規(guī)范的職稱文件材料的歸檔范圍和保管期，做到全面歸檔，凡是涉及的職稱相應(yīng)文件資料全部移交單位檔案機(jī)構(gòu)。

2. 引入前端控制理論，完善職稱檔案管理。目前對(duì)于前端控制的研究已不限于電子文件這種載體，而是將它作為一種管理方式貫穿到整個(gè)檔案工作中，在各門類檔案如人事、基建、科技檔案等的研究中，都提出了前端控制的理念和要求[1]。職稱檔案進(jìn)行前端控制管理具有必要性和可行性，檔案管理部門提前介入和跟蹤管理，從源頭上加強(qiáng)職稱檔案的收集、整理與控制，保證檔案資源齊全、完整、準(zhǔn)確、合法、有效。職稱評(píng)審前，基層單位應(yīng)將職稱申報(bào)的政策、要求及需要的材料提前告知，讓專業(yè)技術(shù)人員提早準(zhǔn)備，需要參加職稱評(píng)審時(shí)，可即時(shí)服務(wù)于職稱申報(bào)工作。檔案管理人員在職稱申報(bào)工作中，依據(jù)檔案歸檔要求，提示專業(yè)技術(shù)人員有哪些材料需要?dú)w檔，為下步收集檔案資料做好前期準(zhǔn)備。

專業(yè)技術(shù)人員職稱檔案管理是一種動(dòng)態(tài)化管理，在做好前端控制的基礎(chǔ)上，需要加強(qiáng)對(duì)職稱評(píng)審后續(xù)的檔案管理。職稱評(píng)審結(jié)果正式公布文下達(dá)以后，除需要?dú)w檔的文件、職稱評(píng)審表及簡(jiǎn)表外，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的重要材料如繼續(xù)教育、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、論文論著、科研課題結(jié)題鑒定及獲獎(jiǎng)、創(chuàng)新發(fā)明和專利、年度考核等方面的材料也要進(jìn)行歸檔。檔案管理人員定期聯(lián)系專業(yè)技術(shù)人員所在科室，對(duì)新產(chǎn)生的檔案材料跟進(jìn)收集，及時(shí)補(bǔ)充，每年度對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案資料進(jìn)行整理更新。

3. 加強(qiáng)職稱檔案保管，提高使用率。信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案電子文件在傳輸、處理和共享方面具有比紙質(zhì)文件更明顯的優(yōu)勢(shì)。面對(duì)傳統(tǒng)與現(xiàn)代的雙重選擇，職稱檔案的保管模式應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，在原有紙質(zhì)文件歸檔保管模式的同時(shí)，開展電子文件歸檔保管模式，采用紙質(zhì)和電子雙套制。所謂“雙套制”，是指電子文件及其打印制作成的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，二者共存。雙套制既保證了職稱材料的安全保存和法律憑證作用，又滿足職稱材料的科學(xué)化管理和信息共享的需要[2]。為此，檔案管理部門應(yīng)對(duì)職稱紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，要符合紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作規(guī)范及工作原則，將其拷貝至耐久性好的載體上，定期維護(hù)和更新。

挖掘檔案的價(jià)值，發(fā)揮檔案的作用，是檔案部門的法定職責(zé)，也是實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值的重要體現(xiàn)[3]。職稱檔案不僅要保管好，更要利用好，充分發(fā)揮職稱檔案的重要作用，更好地為衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。當(dāng)今社會(huì)，人才是社會(huì)發(fā)展的寶貴資源，職稱檔案的信息資源利用價(jià)值與日俱增。職稱檔案管理人員要強(qiáng)化檔案工作的服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真履行職責(zé)，在職稱檔案使用方面嚴(yán)格遵守保密和信息公開等有關(guān)規(guī)定。利用職稱檔案信息化管理的便捷，提高工作效率和檔案利用率，為領(lǐng)導(dǎo)決策選人用人提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)，為人才引進(jìn)、流動(dòng)和評(píng)價(jià)提供有力支持。

4. 改進(jìn)檔案管理的軟件和硬件。衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案室建設(shè)所需的資金納入單位預(yù)算中，滿足職稱檔案所需要的軟硬件要求，注重檔案管理硬件設(shè)施經(jīng)費(fèi)投入，配備滿足工作需要的信息化管理設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等；選擇合適的職稱檔案管理軟件，確保網(wǎng)絡(luò)互通、網(wǎng)絡(luò)安全。還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍自身建設(shè)，職稱檔案工作專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，尤其是在檔案信息化建設(shè)方面，對(duì)檔案人才的要求更高，應(yīng)調(diào)整檔案管理人員專業(yè)隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，補(bǔ)充信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的專業(yè)人才?，F(xiàn)有的檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，應(yīng)對(duì)信息化對(duì)檔案工作的挑戰(zhàn)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)，參加專業(yè)技術(shù)技能的培訓(xùn)，盡快提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)信息化背景下檔案管理工作需要。