鐵路建設(shè)項目檔案管理工作淺析

文·董獻(xiàn)軍

鐵路建設(shè)工程的質(zhì)量與人民的生命安全密切相關(guān)，受到國家和民眾的普遍關(guān)注。在鐵路建設(shè)中，鐵路建設(shè)項目檔案管理是非常重要的環(huán)節(jié)，它客觀、真實地記錄了鐵路建設(shè)的整個過程，顯現(xiàn)出工程建設(shè)的質(zhì)量，不止為鐵路的開通、管理、維護(hù)、擴(kuò)建提供可靠依據(jù)，也為鐵路建設(shè)工藝的提高提供參考。因此，加強鐵路建設(shè)項目檔案管理對于鐵路工程建設(shè)來說意義非凡。但就現(xiàn)階段鐵路建設(shè)檔案管理的實況來看，還有諸多問題亟待解決，可謂任重而道遠(yuǎn)。

一、鐵路建設(shè)項目檔案管理存在的問題

所謂鐵路建設(shè)項目檔案管理，主要是結(jié)合相關(guān)項目檔案組卷的規(guī)定，對鐵路建設(shè)項目產(chǎn)生的相關(guān)文件材料進(jìn)行系統(tǒng)地整理與歸檔。鐵路建設(shè)項目檔案管理工作滲透了從項目立項批復(fù)與竣工驗收的全過程，包括項目進(jìn)度、質(zhì)量、安全與費用管理等。目前，鐵路建設(shè)項目檔案管理主要存在以下問題。

（一）檔案管理觀念淡薄

在國家頒布的鐵路建設(shè)項目資料管理規(guī)定中明確提出，“在建設(shè)工程進(jìn)行的過程中，也應(yīng)一并收集與整理鐵路建設(shè)的資料，且必須保證資料的完善、系統(tǒng)與真實，使之應(yīng)有的利用價值得到保證。”[1]但是從目前鐵路建設(shè)項目檔案管理工作的實際情況來看，檔案管理意識普遍淡薄，對鐵路建設(shè)項目中檔案管理重要性的認(rèn)識不足。特別是在鐵路建設(shè)項目施工過程中，受施工工期緊張、施工任務(wù)繁重等多種原因的影響，導(dǎo)致建設(shè)單位只一門心思抓建設(shè)項目安全質(zhì)量、追趕工期，完全不顧及檔案管理工作的存在，很多項目檔案都是在工程結(jié)束后再重新補救，使項目檔案的完整性與真實性受到質(zhì)疑。

（二）檔案管理責(zé)任主體不明確

鐵路建設(shè)工程現(xiàn)有體制，一般為投資主體多元化，共同合資建造鐵路，這就容易使檔案產(chǎn)權(quán)關(guān)系模糊，不能具體分清楚檔案管理職責(zé)的歸屬。大多數(shù)合資公司都會片面地認(rèn)為項目檔案管理應(yīng)由上級檔案部門負(fù)責(zé)，與自己無關(guān)；也有一些建設(shè)單位認(rèn)為，建設(shè)項目開工后，自己只負(fù)責(zé)建設(shè)、施工與監(jiān)理工作，項目建設(shè)形成的文件應(yīng)該在項目竣工時，由接管維護(hù)單位負(fù)責(zé)收集。這些錯誤觀念的存在，導(dǎo)致合資公司中沒有或缺少專門的檔案管理人員，缺乏相關(guān)的檔案管理設(shè)備與設(shè)施，對檔案文件隨意處置，給檔案管理留下許多安全隱患。

（三）檔案信息化程度低

鐵路建設(shè)項目檔案目前仍以紙質(zhì)檔案為主，不僅庫存空間占用量巨大，而且留存時間過久或使用頻繁，使檔案破損、風(fēng)華變脆、字跡變淡、紙張發(fā)黃等現(xiàn)象時有發(fā)生。這就迫切的需要對鐵路建設(shè)項目檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)和管理，利用數(shù)字檔案取代紙質(zhì)檔案的部分使命，以保護(hù)檔案原件的安全，擴(kuò)大檔案信息的利用范圍。

（四）檔案人員素質(zhì)不高

鐵路建設(shè)指揮部與參建單位因很少設(shè)專職檔案管理人員，而兼職檔案管理人員又缺乏專業(yè)水平，不了解歸檔文件資料的組卷、歸檔要求，導(dǎo)致分類不清楚、組卷不合理、竣工圖不齊全等檔案整理不規(guī)范現(xiàn)象比比皆是。另外，鐵路建設(shè)項目有著很長的點線，建設(shè)單位的人員存在較大的流動性，檔案管理人員調(diào)動換崗的情況也會頻繁出現(xiàn)。因檔案管理工作多是兼職職責(zé)，人員流動時對檔案工作的交接重視不夠，常導(dǎo)致檔案資料存況不明、流向不清，只有在鐵路建設(shè)項目竣工驗收時才費勁補充或通過別人的回憶進(jìn)行編撰，讓檔案的真實性和完整性因檔案人員的失誤而受到嚴(yán)重影響。

二、加強鐵路建設(shè)項目檔案管理的具體措施

（一）增強檔案意識

鐵路建設(shè)項目承建公司應(yīng)對檔案管理工作的重要性有充分地認(rèn)識，清楚知曉要想正常開展鐵路建設(shè)項目，就必須將檔案管理工作落到實處。鐵路建設(shè)單位應(yīng)利用多種方式對各個鐵路參建單位予以約束，如合同規(guī)范、制度等，使之開展完善的檔案管理工作[2]。所以，首先要從制度上著手，在勘察設(shè)計、委托監(jiān)理、施工承包合同協(xié)議中就檔案工作做出明確要求，堅持“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，規(guī)范各個單位的檔案管理工作，使設(shè)計、監(jiān)理、施工各個環(huán)節(jié)都對自身的歸檔職責(zé)有清醒的認(rèn)識。比如，在制定勘察設(shè)計合同協(xié)議時，單位設(shè)計文件中的編制內(nèi)容、深度，需與鐵路建設(shè)項目相關(guān)辦法相符，而數(shù)量與交付時間等也要與審核、審批以及施工等規(guī)定相符。

（二）明確檔案管理責(zé)任主體

首先，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”的方針，由專人負(fù)責(zé)將“縱向到底，橫向到邊”的建設(shè)項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)建立起來，在檔案人員崗位責(zé)任制中具體落實檔案的收集、整理與歸檔任務(wù)。其次，依據(jù)鐵路建設(shè)項目檔案種類多、內(nèi)廣容、數(shù)量大、周期長等特點，對各參建單位提出具體要求，明確建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體人員，明確業(yè)務(wù)部門兼職檔案人員的具體職責(zé)，做到責(zé)任到人、分工協(xié)作并多方配合，以確保鐵路建設(shè)項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

（三）加快檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略方向，是檔案工作現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。要依據(jù)“存量數(shù)字化、增量電子化”的原則，在鐵路建設(shè)項目立項后，在與各參建單位簽訂的協(xié)議、合同中，添加要同時移交紙質(zhì)檔案和電子檔案的條款，從源頭來推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，并加大對存量檔案數(shù)字化的投入力度，以及早實現(xiàn)鐵路建設(shè)項目檔案數(shù)字化的目標(biāo)。

（四）提升檔案人員素質(zhì)

為解決目前鐵路建設(shè)項目檔案管理人員普遍素質(zhì)較低的情況，鐵路檔案管理部門需組織專業(yè)系統(tǒng)編制相關(guān)的檔案管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)。同時，在建設(shè)項目開工之前和之后，要經(jīng)常對于檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技能與專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，并組織建設(shè)項目管理人員到其它單位參觀學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們好的經(jīng)驗做法[3]，以提高檔案管理人員素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的全面提升。

近年來，鐵路建設(shè)項目逐年增加，規(guī)模逐年擴(kuò)大，新技術(shù)、新工藝、新設(shè)備不斷出現(xiàn)，管好鐵路建設(shè)項目檔案成為一個不容忽視的課題。因此加強和規(guī)范鐵路建設(shè)項目檔案標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、完整性、準(zhǔn)確性的管理，對確保鐵路建設(shè)項目優(yōu)質(zhì)高效地建成和運營，以及實現(xiàn)我國國民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展都有重要的意義。