國內(nèi)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量現(xiàn)狀研究

文·李艷娟

當(dāng)前，國內(nèi)的檔案信息化已進(jìn)入全方位、多層次實(shí)施階段，存量數(shù)字化、增量電子化是檔案信息化建設(shè)的兩大數(shù)據(jù)來源。然而，以利用為主導(dǎo)和目的的檔案數(shù)字化，質(zhì)量體系還存在較多不足，數(shù)字化成果的質(zhì)量還有待于進(jìn)一步提高。筆者就當(dāng)前檔案數(shù)字化成果質(zhì)量普遍存在的問題做一簡要分析，以求與專家同行共同探討提高。

一、影響檔案數(shù)字化質(zhì)量的因素分析

影響數(shù)字化檔案質(zhì)量的因素有多種，比如，數(shù)字化建設(shè)方和加工方是否共同制定有合理的質(zhì)量計劃，數(shù)字化加工方是否有完善的質(zhì)量保證措施和嚴(yán)格的質(zhì)量控制過程，數(shù)字化過程中加工方、監(jiān)理方、驗(yàn)收方等各環(huán)節(jié)是否協(xié)助密切良好等。

（一）加工環(huán)節(jié)

在數(shù)字化加工環(huán)節(jié)，數(shù)字化加工服務(wù)單位針對數(shù)字化的機(jī)制和各項工作制度是否完善，項目經(jīng)理數(shù)字化加工過程中管理經(jīng)驗(yàn)是否豐富，數(shù)字化加工流程是否得到充分優(yōu)化，數(shù)字化加工流程各環(huán)節(jié)上的加工人員是否得到足夠的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，是否有專門的質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，質(zhì)量檢驗(yàn)工作是否科學(xué)、高效、準(zhǔn)確，以上所述均為影響數(shù)字化加工成果質(zhì)量的重要因素。

1.項目經(jīng)理因素。實(shí)際工作中，數(shù)字化加工服務(wù)單位很多會同時擔(dān)負(fù)多個建設(shè)單位的數(shù)字化任務(wù)，導(dǎo)致有經(jīng)驗(yàn)的項目經(jīng)理緊缺，一些僅僅參加了管理培訓(xùn)的人員被推上了項目經(jīng)理的崗位，致使項目經(jīng)理角色在項目上應(yīng)有的作用發(fā)揮不出來，特別在數(shù)字化加工現(xiàn)場這種動態(tài)變化的場合，數(shù)字化加工流程各環(huán)節(jié)在人員、設(shè)備、技術(shù)等方面的優(yōu)化上，就會顯得生疏、死板或無計可施。

2.具體操作人員因素。數(shù)字化加工流程各環(huán)節(jié)操作人員的技術(shù)成熟度和認(rèn)真度，對數(shù)字化成果的質(zhì)量至關(guān)重要，畢竟成果是這些人員的共同操作的結(jié)果。前處理人員若漏編頁碼或編頁有誤，就會直接影響目錄著錄人員的著錄頁碼或頁數(shù)有誤；目錄著錄人員需要嚴(yán)格按照相關(guān)著錄標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施著錄工作，一走神可能就會有錯字生成、目錄串行、數(shù)字誤差、時間不符邏輯等問題產(chǎn)生；由于紙張薄弱再加上翻頁較快，掃描人員也可能會產(chǎn)生漏掃情況；圖像處理環(huán)節(jié)會出現(xiàn)漏裁邊，等等。這就讓作為數(shù)據(jù)質(zhì)量把關(guān)的質(zhì)檢環(huán)節(jié)顯得尤為重要。由于集中到此的數(shù)據(jù)量巨大，人工質(zhì)檢任務(wù)繁重，若再沒有較好的自動質(zhì)檢工具進(jìn)行輔助，如此交付的數(shù)字化成果質(zhì)量將會大打折扣。

（二）監(jiān)理環(huán)節(jié)

檔案數(shù)字化監(jiān)理的作用不可小覷，對數(shù)字化成果質(zhì)量的監(jiān)理應(yīng)是其工作中最重要的一部分。從加工方交付過來的包括目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字化原文數(shù)據(jù)在內(nèi)的大量數(shù)據(jù)，在嚴(yán)格按照建設(shè)方要求的情況下，會大大占據(jù)監(jiān)理方工作人員的時間而無暇顧及其他監(jiān)理活動。如果監(jiān)理方因成本限制而削減人員的投入數(shù)量，或在監(jiān)理成效和監(jiān)理進(jìn)度上作出權(quán)衡，將會對數(shù)字化成果的監(jiān)理效果起到一定的消極作用，原本可能該百分百監(jiān)理的數(shù)據(jù)，變成了一定程度的抽檢，高抽檢率變成了低抽檢率。

再者，很多監(jiān)理單位純靠人工進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查，而沒有成熟的自動化工具的輔助，大大削減了他們的監(jiān)理能力。原本很多可進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化檢測的項，如漏掃、漏著錄、頁數(shù)頁碼錯誤、時間錯誤、圖片不可讀、分辨率不夠、漏裁邊、密級有誤、檔案件重復(fù)等，完全靠人力而非自動進(jìn)行檢測，會大大浪費(fèi)人力資源和降低工作效率，且會有相當(dāng)一部分質(zhì)量問題項被非人為地埋沒或忽略掉。

（三）驗(yàn)收環(huán)節(jié)

建設(shè)方一般組織自有人員成立驗(yàn)收小組對監(jiān)理交付過來的數(shù)據(jù)進(jìn)行最終驗(yàn)收。而多數(shù)情況下，驗(yàn)收方式會采用一定比率的抽檢。人工抽檢和自動工具抽檢并用的方式，當(dāng)然是較為理想的方式，但據(jù)筆者了解，相當(dāng)多的建設(shè)方驗(yàn)收環(huán)節(jié)都是純?nèi)斯を?yàn)收，他們或沒有使用自動抽檢工具的意識，或找不到理想的自動抽檢工具，驗(yàn)收效率可想而知。

二、數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試工作中的檔案數(shù)字化

為促進(jìn)我國數(shù)字檔案館建設(shè)向更深層次發(fā)展，2014年12月國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》（以下稱為《辦法》），并于2015年開始在全國實(shí)施“國家級數(shù)字檔案館”和“國家級示范數(shù)字檔案館”測評工作?！掇k法》中把館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化率作為檔案館能否參與測試的硬性指標(biāo)之一，而測評指標(biāo)的100分中有33分是針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的，5分是針對數(shù)字化檔案質(zhì)量的。由此可見，檔案數(shù)字化加工成果質(zhì)量在數(shù)字檔案館建設(shè)中占有很重要的地位?？梢哉f，全國范圍內(nèi)的數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試工作，正有力推動著各級檔案館加強(qiáng)對數(shù)字化檔案質(zhì)量的重視程度。

對于已經(jīng)完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的檔案館，要想通過“國家級數(shù)字檔案館”或“國家級示范數(shù)字檔案館”測試，對數(shù)字化成果質(zhì)量的再檢測并對查出的問題進(jìn)行修正，已成為系統(tǒng)測試前的一項重要工作。而人工檢測+自動檢測已成為各級檔案館數(shù)字化檔案質(zhì)量檢測方案中的一個標(biāo)準(zhǔn)檢測模式。

而未開始或正在紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程中的檔案館，也急需一種強(qiáng)大的自動檢測工具，減輕人工質(zhì)量檢測工作的負(fù)載，幫助他們高效率地提高數(shù)字化檔案的質(zhì)量，以期順利通過數(shù)字檔案館的系統(tǒng)測試。

三、數(shù)字化檔案質(zhì)量檢測工具現(xiàn)狀分析

檔案行業(yè)的信息系統(tǒng)，一直以來被認(rèn)為小眾系統(tǒng)而不被計算機(jī)特別是軟件行業(yè)的大小巨頭所看中，隨著國家檔案局對數(shù)字檔案館建設(shè)的不斷推動且在全國范圍內(nèi)遍地開花，大小巨頭們都逐漸把更多的注意力投向檔案行業(yè)。分別基于局域網(wǎng)、政網(wǎng)和外網(wǎng)的檔案系統(tǒng)，國內(nèi)有幾家軟件行業(yè)的大佬已向市場提供較為成熟的產(chǎn)品。而談到數(shù)字化檔案質(zhì)量檢測方面的軟件系統(tǒng)，基本被市場忽略或不屑一顧。原因很簡單，一是質(zhì)量檢測只是檔案行業(yè)檔案數(shù)字化工作眾多工作環(huán)節(jié)的其中之一，體量偏小而容易被輕視；二是針對數(shù)字化檔案質(zhì)量檢測，國家目前還沒有出臺相應(yīng)的檢測標(biāo)準(zhǔn)；三是對軟件行業(yè)來說，不像電子檔案那樣，只要根據(jù)國家的關(guān)于檔案“四性”檢測的相關(guān)規(guī)范，研發(fā)符合電子檔案歸檔規(guī)則或電子檔案封裝規(guī)范的檢測系統(tǒng)即可，數(shù)字化檔案的情形就稍顯復(fù)雜，出現(xiàn)質(zhì)量問題的可能點(diǎn)較多，所以開發(fā)數(shù)字化檔案質(zhì)量檢測系統(tǒng)的難度就偏大一點(diǎn)；四是軟件行業(yè)的產(chǎn)品經(jīng)理和工程師們無暇顧及數(shù)字化檔案質(zhì)量產(chǎn)生的相關(guān)細(xì)節(jié)，所以也無法有針對性地研發(fā)數(shù)字化檔案質(zhì)量檢測方面的軟件工具。

筆者曾參與或觀摩過本地幾個檔案部門的檔案數(shù)字化工作，也曾與幾個數(shù)字化加工和監(jiān)理單位的負(fù)責(zé)人溝通交流，普遍反映自己沒有拿來即用的檢測工具，即便有，也是針對某個檔案館（室）特定的需求而臨時開發(fā)的。這些檢測工具具有以下特點(diǎn)。

（一）檢查不全面

數(shù)字化檔案的質(zhì)量問題種類較多，如，JPEG圖片漏掃，PDF原文漏頁、目錄漏著錄、頁數(shù)與實(shí)際原文不對應(yīng)、目錄與數(shù)字化原文掛接串位、起止頁碼（如果有）著錄有誤、密級有誤、形成時間邏輯錯誤、圖片不可讀、PDF原文不可讀、圖片分辨率不夠、圖片漏裁邊、圖片傾斜度過大、圖片不清晰、檔案案件重復(fù)、案卷整卷漏掃、目錄中錯別字、責(zé)任者不對應(yīng)、文號有誤、文號漏填、年度（如果有）有誤、形成時間誤差、標(biāo)題與原文內(nèi)容不對應(yīng)等20余種。數(shù)字化加工方或監(jiān)理方或驗(yàn)收方所使用的檢測工具，很多僅僅包括上述質(zhì)量問題的一小部分，很多方面的質(zhì)量問題無法檢測而被交付到了數(shù)字化成果庫，給以后的數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試埋下了隱患，更加影響檔案的公眾利用。

（二）普適性較差

目前絕大部分?jǐn)?shù)字化檔案質(zhì)量檢測工具都存在普適性差的弱點(diǎn)。表現(xiàn)在，在一個檔案數(shù)字化場合能夠正常使用，而到另外一個檔案數(shù)字化場合使用時，遇到幾個增加或稍有變化的自定義檔案目錄字段就基本癱瘓；能夠?qū)嵤┳詣訖z測，但無法用于人工檢測；數(shù)字化加工方、監(jiān)理方、驗(yàn)收方等都能單獨(dú)使用，但三方（多方）同一個檢測系統(tǒng)中無法協(xié)作使用，缺乏統(tǒng)一的質(zhì)檢流程上的管理。

檔案數(shù)字化最終成果的好壞，是多環(huán)節(jié)多方面共同作用的結(jié)果。數(shù)字化加工服務(wù)單位在其中扮演的角色是最主要的，制度優(yōu)良、管理人員經(jīng)驗(yàn)豐富、團(tuán)隊訓(xùn)練有素是合格的數(shù)字化加工服務(wù)單位必備的條件；監(jiān)理工作能為檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的提高保駕護(hù)航，錦上添花；自動質(zhì)檢和驗(yàn)收系統(tǒng)作為一種重要的質(zhì)量保證手段，不僅能夠提高效率、節(jié)省人力，更能在發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵質(zhì)量問題上起到不可或缺且無可替代的作用。傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作，其完整的質(zhì)量體系，應(yīng)為數(shù)字化加工方、數(shù)字化監(jiān)理方和數(shù)字化驗(yàn)收方三方，在各自質(zhì)量體系的基礎(chǔ)上，共同制定形成的，在整個數(shù)字化過程中統(tǒng)一實(shí)施并進(jìn)行控制的質(zhì)量措施。