企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的探索與實(shí)踐

文·劉寧

檔案資源信息化是社會(huì)進(jìn)步的必然要求，而數(shù)字檔案室建設(shè)則是一個(gè)企業(yè)信息基礎(chǔ)和管理水平的重要標(biāo)志。2015年國(guó)家檔案局針對(duì)機(jī)關(guān)檔案室發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，要求逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會(huì)共享服務(wù)。數(shù)字檔案室作為一個(gè)全新的檔案管理方式，體現(xiàn)了先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、先進(jìn)的思想文化和先進(jìn)生產(chǎn)力，是檔案管理人員和技術(shù)管理人員向往的一種境界和目標(biāo)，是企業(yè)管理自身的需要，是檔案管理和企業(yè)管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、數(shù)字檔案室建設(shè)目標(biāo)

（一）實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提高檔案利用價(jià)值

通過(guò)建數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)有檔案資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化，將會(huì)使檔案的利用價(jià)值有很大的提升，進(jìn)一步將檔案信息化建設(shè)向縱深推進(jìn)。

（二）有利于檔案發(fā)展和保護(hù)，提高檔案安全性

通過(guò)數(shù)字檔案室建設(shè)，用數(shù)字化的檔案代替原件使用，保護(hù)檔案原件；實(shí)現(xiàn)數(shù)字化副本異地保存，避免遭受毀滅性的破壞，有利于檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展；同時(shí)，有利于恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

（三）改變傳統(tǒng)利用方式，提高檔案利用效率

數(shù)字檔案室建成后可實(shí)現(xiàn)多種形式的利用。一是一份文件以數(shù)字化形式同時(shí)提供給多個(gè)利用者，實(shí)現(xiàn)資源共享；二是數(shù)字化文件可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，異地調(diào)閱利用，擴(kuò)大了檔案的利用空間；三是將已開(kāi)發(fā)的檔案查詢、借閱功能在協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)，利用者可以隨時(shí)使用開(kāi)放的檔案文件，時(shí)間、地點(diǎn)將不再受限制；四是檢索時(shí)間加快，提高利用效率。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容

（一）紙質(zhì)檔案數(shù)字化

通過(guò)對(duì)文檔資料、工程圖紙、縮微膠片的掃描，影像檔案格式轉(zhuǎn)化、檔案目錄著錄等工作，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案數(shù)字化。

（二）在線收集數(shù)字化

開(kāi)發(fā)檔案在線收集功能，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)各部門在線收集檔案，讀取散文件數(shù)據(jù)，上傳散文件條目信息，上傳散文件原文信息，編輯、刪除散文件數(shù)據(jù)的功能。

（三）檔案利用數(shù)字化

研究協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)集成協(xié)同應(yīng)用，互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)到檔案系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)、人員信息的同步；實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)單點(diǎn)登錄檔案系統(tǒng)；實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)中發(fā)文、收文、電報(bào)等電子文件自動(dòng)歸檔檔案系統(tǒng)的功能；實(shí)現(xiàn)在協(xié)同辦公系統(tǒng)中查詢檔案的功能，能夠在協(xié)同辦公系統(tǒng)顯示檔案目錄信息、項(xiàng)目信息、案卷信息、文件信息，并能夠按條件檢索、借閱。用戶能夠在協(xié)同辦公系統(tǒng)中直接發(fā)起借閱檔案流程，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，把結(jié)果返回給檔案系統(tǒng)，檔案管理員統(tǒng)計(jì)返回結(jié)果信息；用戶根據(jù)審批結(jié)果，可以在協(xié)同辦公系統(tǒng)中下載檔案文件，不需要再次登錄檔案系統(tǒng)。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)方式

通過(guò)散文件檔案在線收集功能，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)同步、協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)單點(diǎn)登錄、協(xié)同辦公系統(tǒng)中文件自動(dòng)歸檔到檔案系統(tǒng)，在協(xié)同辦公系統(tǒng)中顯示檔案數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)電子流程借閱等功能。具體研究方法如下。

（一）散文件在線收集

散文件在線收集要實(shí)現(xiàn)的功能有，按部門讀取散文件數(shù)據(jù)；上傳散文件條目信息；上傳散文件原文信息；編輯、刪除散文件數(shù)據(jù)。對(duì)應(yīng)于要實(shí)現(xiàn)的功能，需要解決的技術(shù)問(wèn)題有，散文件按部門屬性分類；按部門上傳散文件條目信息、原文信息；散文件權(quán)限控制。

通過(guò)此功能的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，把形式各異、種類繁多的日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案進(jìn)行規(guī)范、統(tǒng)一的格式、目錄、字段，使檔案收集、管理、利用更加直觀、快捷。

（二）文件資料歸檔集成

協(xié)同辦公系統(tǒng)中在歸檔時(shí)會(huì)把流程的基本信息和電子文檔打包，以約定的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)推送，把基本信息（流程元數(shù)據(jù)）通過(guò)系統(tǒng)提供的接口推送到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，協(xié)同辦公系統(tǒng)中附件推送到檔案附件服務(wù)器存儲(chǔ)目錄中，實(shí)現(xiàn)文件自動(dòng)歸檔，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案數(shù)字化和歸檔一體化。

（三）檔案目錄菜單式展示

協(xié)同辦公系統(tǒng)中可以自動(dòng)同步出檔案系統(tǒng)的所有文件目錄清單，所有文件目錄清單根據(jù)檔案權(quán)限顯示；文件信息根據(jù)文件密級(jí)的不同確定是否顯示，密級(jí)高的需要走借閱流程之后能夠看到。數(shù)字檔案室建設(shè)既基于檔案電子信息系統(tǒng)，同時(shí)也在協(xié)同辦公系統(tǒng)中應(yīng)用，利用協(xié)同辦公系統(tǒng)廣大的用戶范圍，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的快速方便應(yīng)用。因此，數(shù)字檔案室建設(shè)也算是一個(gè)跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)的綜合性工作。

（四）檔案借閱電子流程

實(shí)現(xiàn)用戶在協(xié)同辦公系統(tǒng)借閱數(shù)字化檔案功能。用戶在協(xié)同辦公系統(tǒng)中查看檔案目錄清單，如果需要下載利用，點(diǎn)“申請(qǐng)下載”，根據(jù)文件的保密等級(jí)，走不同的借閱流程，借閱流程審批完成，可以實(shí)現(xiàn)文件下載；每次檔案借閱默認(rèn)1天時(shí)間。檔案借閱流程共分為五種情況，分別是類似紅頭文件等普通文件、本部門檔案、跨部門檔案、機(jī)密文件、絕密檔案。針對(duì)不同情況分別制定借閱流程。實(shí)現(xiàn)檔案借閱微審批，檔案借閱流程可以在企業(yè)微信端進(jìn)行借閱審批，隨時(shí)隨地處理借閱任務(wù)，提高借閱效率。

五、數(shù)字檔案室建設(shè)效果

（一）創(chuàng)建集團(tuán)數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案云存儲(chǔ)

把中鐵十局及機(jī)關(guān)各部門、各子分公司、項(xiàng)目部檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，創(chuàng)建集團(tuán)數(shù)字檔案室，將所有數(shù)字化檔案云平臺(tái)存儲(chǔ)，保證了檔案的安全性，節(jié)省了企業(yè)實(shí)物檔案存儲(chǔ)空間。并根據(jù)數(shù)字化檔案可以同時(shí)、重復(fù)利用的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)共享，提高了檔案利用率。

（二）建立“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化查詢借閱

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的數(shù)字檔案室，企業(yè)檔案管理利用云計(jì)算中心的技術(shù)，促進(jìn)了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的在線收集、存儲(chǔ)、管理、查詢、借閱、共享，讓用戶足不出戶就可以遠(yuǎn)程查詢檔案信息，最大限度地發(fā)揮了檔案資源的價(jià)值和作用，促進(jìn)了檔案管理的高效運(yùn)行，提高了檔案管理準(zhǔn)確性，延長(zhǎng)了檔案的保存壽命。

（三）規(guī)范數(shù)字化檔案模式，完善數(shù)字檔案管理體系

數(shù)字檔案室的建設(shè)過(guò)程，就是一個(gè)不斷完善相關(guān)制度和管理體系的過(guò)程。重新梳理集團(tuán)檔案分類，確定數(shù)字化檔案目錄顯示字段、文件類型、文件格式，更加便利了用戶查詢。優(yōu)化電子文件歸檔與管理辦法、檔案安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度等，并在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中不斷按照這些規(guī)章制度進(jìn)行完善。

（四）改變檔案管理的理念，加快檔案數(shù)字化發(fā)展

一直以來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理都是紙質(zhì)版實(shí)物的管理模式，隨著信息化發(fā)展，檔案數(shù)字化逐漸成為一種發(fā)展趨勢(shì)。因此在檔案管理過(guò)程中，不斷更新檔案管理理念，摒棄“檔案管理可有可無(wú)”思想，使檔案管理員明白了檔案數(shù)字化管理的重要性，改變了傳統(tǒng)的繁復(fù)的管理方式，提高了檔案工作效率。

（五）建立檔案管理人才體系，提供企業(yè)服務(wù)動(dòng)能

在數(shù)字化檔案時(shí)代，檔案工作是一個(gè)集檔案專業(yè)知識(shí)、信息知識(shí)高度密集的領(lǐng)域。通過(guò)數(shù)字檔案室建設(shè)，培養(yǎng)了一支政治堅(jiān)定、業(yè)務(wù)精通、作風(fēng)過(guò)硬、紀(jì)律嚴(yán)格的專業(yè)檔案管理、服務(wù)隊(duì)伍，為數(shù)字檔案室的應(yīng)用、管理、服務(wù)提供了第一資源和基礎(chǔ)支撐。

（六）建立信息化系統(tǒng)一體化整合模式，消除企業(yè)管理信息孤島

在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，通過(guò)建立大量數(shù)據(jù)交換協(xié)議與接口，實(shí)現(xiàn)了協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)、人員信息等企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整合與統(tǒng)一。實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)間的共享利用，避免重復(fù)錄入。統(tǒng)一了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺(tái)和基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，以檔案查詢、借閱業(yè)務(wù)為核心，通過(guò)數(shù)據(jù)流把主要業(yè)務(wù)操作基礎(chǔ)建起來(lái)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和運(yùn)行平臺(tái)，確定數(shù)據(jù)傳遞方向和標(biāo)準(zhǔn)，在隨后實(shí)施新系統(tǒng)時(shí)，按照規(guī)定的數(shù)據(jù)接口進(jìn)行建設(shè)，保證數(shù)據(jù)源的唯一性，消除了信息孤島的弊端。

綜上所述，企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案由實(shí)物到數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，便于檔案的保護(hù)和存儲(chǔ)，提高了檔案安全性；數(shù)字化檔案資料的共享，提高了檔案利用效率。建立數(shù)字檔案室是信息化時(shí)代的要求，也是檔案管理工作發(fā)展的新趨勢(shì)，數(shù)字檔案室建設(shè)具有深遠(yuǎn)影響和現(xiàn)實(shí)意義。