機(jī)構(gòu)改革中涉改單位檔案移交進(jìn)館的幾點(diǎn)思考

文·黃曉霞

新一輪的國家機(jī)構(gòu)改革已經(jīng)全面鋪開，機(jī)構(gòu)改革中很多涉改單位的檔案需要移交到同級(jí)國家綜合檔案館。在檔案移交進(jìn)館工作中，筆者認(rèn)為要著重做好以下幾個(gè)方面的工作。

一、干預(yù)要早

檔案移交進(jìn)館前的收集整理工作一定要走在機(jī)構(gòu)改革前面，才能確保單位檔案在機(jī)構(gòu)改革過程中不散失、不損毀、不泄密。原因有兩個(gè)方面。一方面涉改單位檔案移交進(jìn)館必須符合檔案館的進(jìn)館要求。各單位檔案工作基礎(chǔ)不盡相同，基礎(chǔ)不好的單位在移交工作中還需要投入大量的精力，花費(fèi)大段的時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范地整理。而機(jī)構(gòu)改革節(jié)奏快、時(shí)限性強(qiáng)。改革方案一經(jīng)宣布，涉改人員需要快速到位，快速投入新的崗位中，往往會(huì)無暇顧及原單位檔案的善后工作。另一方面，有的單位由于日常管理不善，一些自身形成的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案不能及時(shí)歸檔，分散保存在個(gè)人手中。這些文件材料如不能趕在人員分流之前收集歸檔，在機(jī)構(gòu)改革過程中由于工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)、時(shí)間倉促，有可能會(huì)被帶走或銷毀，造成無法彌補(bǔ)的損失。為此，檔案行政管理部門必須及早干預(yù)，并積極爭(zhēng)取當(dāng)?shù)攸h委、政府的支持，把涉改單位檔案的移交工作作為機(jī)構(gòu)改革的一個(gè)重要方面來抓，明確涉改單位主要負(fù)責(zé)人、分管責(zé)任人和具體責(zé)任人的檔案工作職責(zé)，提要求、壓任務(wù)、勤督促、多指導(dǎo)，做好檔案移交的業(yè)務(wù)保障工作。涉改單位應(yīng)及早部署，確定檔案移交工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體責(zé)任人，明確工作任務(wù)，限定完成時(shí)間，督促責(zé)任人有始有終地做好檔案整理移交工作。

二、材料要全

首先是檔案門類要全。要著眼于涉改單位除人事檔案之外的其他各門類檔案，包括文書檔案、科技檔案（科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等）、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案（照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等）、專業(yè)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。其次是各門類檔案的文件材料要全。對(duì)于一些工作基礎(chǔ)差，原有的文件材料就不齊全的要以此次機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，組織本機(jī)關(guān)各部門集中清理積存材料，再進(jìn)行一次全面的收集。重點(diǎn)收集一些由各科室或工作人員個(gè)人保存的未及時(shí)歸檔的文件材料、照片及各種專業(yè)檔案等。如在辦公室主任手中的單位黨委、辦公會(huì)議記錄，在黨務(wù)工作者手中的黨內(nèi)統(tǒng)計(jì)年報(bào)、黨員關(guān)系介紹信存根等黨務(wù)方面的材料，在負(fù)責(zé)人事工作人員手中的干部花名冊(cè)、人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表等人事方面的材料，在負(fù)責(zé)宣傳工作人員手中的照片、錄音、錄像等聲像資料，在活動(dòng)組織部門手中的一些重大活動(dòng)資料，等等。這些文件材料是單位工作中形成的具有重要保存價(jià)值的第一手資料，都屬于單位檔案的歸檔范圍。再次是文件材料的組件要全。如單位的發(fā)文，應(yīng)該包括正稿、簽批單和底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文應(yīng)該包括轉(zhuǎn)發(fā)件和被轉(zhuǎn)發(fā)件等等。

三、質(zhì)量要高

檔案移交進(jìn)館之前，要對(duì)需移交的所有檔案按照相應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和檔案館的進(jìn)館要求再進(jìn)行一次系統(tǒng)整理。要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)整理不規(guī)范、保管期限劃定不準(zhǔn)確的，該拆卷的拆卷，該調(diào)整的調(diào)整。對(duì)檔號(hào)的編制是否規(guī)范，案卷的裝訂是否規(guī)整，卷內(nèi)金屬物是否拆除干凈，頁碼的標(biāo)注是否沒有落漏，備考表的項(xiàng)目是否填寫齊全，檔案裝具的質(zhì)量是否符合長(zhǎng)期保管的要求，檢索工具是否完備準(zhǔn)確，聲像檔案和實(shí)物檔案的背景、人物、來源等信息是否著錄得詳盡準(zhǔn)確等等都

（）（）要不厭其煩、一絲不茍地檢查整改。對(duì)于傳統(tǒng)載體的檔案，還要制作數(shù)字化復(fù)制件一并移交進(jìn)館。還應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級(jí)變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。另外，移交檔案的同時(shí)，還需移交檔案的分類方案、整理工作說明、本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表等檔案整理類材料，全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料及檔案信息化、數(shù)字化工作情況、電子檔案創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境（硬件和軟件）及數(shù)據(jù)格式說明等等。

四、把關(guān)要緊

檔案館要把緊接收關(guān)口，切不可聽任涉改單位以時(shí)間緊、人手少、缺資金為借口，降低標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案館在接收工作中發(fā)現(xiàn)文件材料不齊全的要督促其再收集、再整理，實(shí)在無法收集齊全的要對(duì)缺損部分做出詳細(xì)說明。對(duì)案卷質(zhì)量存在的問題要提出整改要求，限期整改。對(duì)分類方案、全宗介紹等文件材料編寫不全面、不準(zhǔn)確、不明晰的要提出修改意見。對(duì)接收進(jìn)館的檔案要逐卷、逐件、逐條清點(diǎn)核對(duì)，還要檢查每一件檔案的紙質(zhì)原件、數(shù)字化復(fù)制件及檔案目錄三者是否一致。要在確保涉改單位移交的檔案做到分類科學(xué)、保管期限鑒定準(zhǔn)確、檔號(hào)編制有序、案卷整理規(guī)范，完全符合進(jìn)館要求的情況下方可辦理交接手續(xù)。

五、查處要嚴(yán)

近日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)了《國家檔案局關(guān)于在地方機(jī)構(gòu)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》。《意見》要求，“改革涉及的部門和單位要提高政治站位，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)工作責(zé)任，周密部署實(shí)施，嚴(yán)防檔案流失和失泄密問題發(fā)生，任何部門和個(gè)人不得擅自帶走、留存、轉(zhuǎn)移、銷毀檔案，造成檔案損失的，按規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任”。各級(jí)黨委政府、檔案行政管理部門、涉改單位要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《意見》精神，加大執(zhí)法監(jiān)督力度，對(duì)于在機(jī)構(gòu)改革中不按規(guī)定移交檔案的或因管理不善造成檔案損毀和泄密的單位和個(gè)人，要嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)肅處理。