信息化時(shí)代高校檔案人員面臨的挑戰(zhàn)

文·國(guó)艷秀

一、高校檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：到2020年，全國(guó)地市級(jí)以上國(guó)家綜合檔案館要建設(shè)成為“功能完善的數(shù)字檔案館”。2017年，山東省政府工作報(bào)告提出“加快檔案信息化建設(shè)”。12月，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上表示：“為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，我國(guó)檔案工作要加快轉(zhuǎn)型升級(jí)，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化?！?/p>

“檔案信息化建設(shè)，是指在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用”，檔案信息化建設(shè)就是應(yīng)用信息化技術(shù)生成、管理和開(kāi)發(fā)利用檔案，在信息化環(huán)境中確立檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架和基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。隨著高?？焖侔l(fā)展，高校檔案工作也邁進(jìn)了信息化時(shí)代，高校檔案信息呈現(xiàn)出數(shù)量大、增長(zhǎng)快、載體形式多樣化、時(shí)效性強(qiáng)等特點(diǎn)。

（一）數(shù)字檔案信息資源建設(shè)

資源建設(shè)是信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和源泉。利用掃描、拍攝的方式把現(xiàn)存的紙質(zhì)、音像載體等儲(chǔ)存的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，并以有序的方式建立起目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，這也是我們常說(shuō)的存量電子化；在信息化背景下，檔案人員接收檔案時(shí)做到紙質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)等檔案載體與對(duì)應(yīng)的電子文件同時(shí)歸檔，這就是我們說(shuō)的增量電子化。

（二）軟件系統(tǒng)建設(shè)

軟件系統(tǒng)建設(shè)就是以計(jì)算機(jī)軟件為中介來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程的信息連接，它包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)、網(wǎng)站建設(shè)。網(wǎng)站建設(shè)一般以主頁(yè)的方式提供檔案服務(wù)和檔案宣傳，主要內(nèi)容一般包含檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息和檔案利用服務(wù)信息，是檔案信息化建設(shè)的重要窗口。

目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)，幫助大家遠(yuǎn)程有效快速地查閱利用檔案。山東輕工職業(yè)學(xué)院檔案室每年下發(fā)歸檔計(jì)劃，要求各部門(mén)對(duì)照崗位職責(zé)認(rèn)真梳理工作中形成的檔案，劃分保管年限后按時(shí)移交。檔案室接收各部門(mén)移交的紙質(zhì)、光盤(pán)、照片、實(shí)物等各種載體檔案，整理、分類(lèi)、編號(hào)檢查無(wú)誤后檔案實(shí)體歸檔，對(duì)應(yīng)的數(shù)字信息及時(shí)上傳檔案系統(tǒng)。為方便學(xué)院各部門(mén)利用，檔案室向?qū)W院開(kāi)放查詢(xún)賬號(hào)，檔案系統(tǒng)目錄向全院公開(kāi)，掃描件可以通過(guò)檔案網(wǎng)下載使用。

（三）硬件設(shè)施和機(jī)制建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化，硬件設(shè)施必不可少。必要的硬件設(shè)施包含計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、存儲(chǔ)設(shè)備等。要真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化還必須配備精通檔案信息化操作的人才隊(duì)伍以及對(duì)應(yīng)的體制、機(jī)制建設(shè)保障。

二、信息化時(shí)代高校檔案人員面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案資源的制約

高校檔案數(shù)量龐大、種類(lèi)繁多，留存于紙質(zhì)文件、光盤(pán)、磁帶、錄像、照片等各種檔案載體中。實(shí)現(xiàn)檔案信息化任務(wù)非常艱巨。經(jīng)過(guò)幾十年的變遷，一部分紙質(zhì)檔案或因當(dāng)時(shí)檔案意識(shí)不強(qiáng)、或因當(dāng)時(shí)記錄的紙質(zhì)因素、或受制于檔案館的保存條件，紙張發(fā)生變形、變脆或粘連，這些都對(duì)檔案信息化造成了極大的困難。

檔案資源是信息化的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)不完整對(duì)信息化幾乎是致命的。高校在建設(shè)過(guò)程中隨著辦學(xué)規(guī)模的變化，受辦學(xué)制度和體制機(jī)制的影響，對(duì)檔案保管不善，造成部分檔案資源丟失。以山東輕工職業(yè)學(xué)院為例，1960年5月，為改變山東省絲綢工業(yè)技術(shù)落后、科技人才缺乏的狀況，經(jīng)山東省紡織廳批準(zhǔn)，山東省周村絲綢學(xué)校得以創(chuàng)建。1961年冬，根據(jù)中央調(diào)整、鞏固、充實(shí)、提高的“八字”方針，學(xué)校呈請(qǐng)山東省紡織廳批準(zhǔn)，于1962年4月停辦。學(xué)校設(shè)備無(wú)償捐給了周村區(qū)政府。1980年，山東省計(jì)劃委員會(huì)批準(zhǔn)恢復(fù)山東省絲綢工業(yè)學(xué)校。因原校已經(jīng)停辦18年之久，學(xué)校名為恢復(fù)，實(shí)為新建。其后經(jīng)過(guò)30年的發(fā)展，歷經(jīng)升格高職、學(xué)校更名，學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大。但在發(fā)展過(guò)程中，學(xué)校檔案意識(shí)淡薄。2008年11月設(shè)立綜合檔案室，才有意識(shí)對(duì)散落在各部門(mén)的檔案進(jìn)行了整理歸檔。學(xué)校成立之初的檔案除了幾張照片和學(xué)生提供的證書(shū)外幾乎丟失殆盡，這在學(xué)校的歷史上是無(wú)法填補(bǔ)的空白。

（二）檔案人員素質(zhì)的制約

現(xiàn)有高校中大部分檔案工作人員年齡偏大，適應(yīng)能力較差，未受過(guò)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，計(jì)算機(jī)水平相對(duì)較低；大多數(shù)高校檔案儲(chǔ)存形式中，紙質(zhì)載體所占份額最大。接收電子檔案、掃描現(xiàn)存檔案、不同格式的轉(zhuǎn)換等具體操作挑戰(zhàn)著檔案人員的工作水平；因高校發(fā)展迅速，歸檔材料門(mén)類(lèi)和數(shù)量增多，高校檔案人員被檔案借閱、檔案整理、檔案統(tǒng)計(jì)等日常工作占據(jù)，工作任務(wù)的繁重使得檔案人員很難兼顧提高信息化水平；檔案工作的信息化專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)較少，形式也比較單一。

（三）其他制約因素

各個(gè)高校檔案系統(tǒng)都是視情自行購(gòu)置安裝，版本不一，互不兼容，這給高校間觀摩交流學(xué)習(xí)帶來(lái)了一定難度；相當(dāng)多的高校對(duì)檔案工作仍然不夠重視，檔案信息化硬件設(shè)施配備不足，現(xiàn)有檔案設(shè)施滯后；檔案經(jīng)費(fèi)盡管連年提高，但是缺口依然很大。以上這些因素都制約著檔案人員的信息化工作水平。

三、信息化時(shí)代高校檔案工作重點(diǎn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代、數(shù)字檔案館、智慧檔案館的提出都是以信息化時(shí)代為背景提出來(lái)的，這對(duì)于高校檔案工作人員來(lái)說(shuō)既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇。

（一）豐富擴(kuò)大館藏，確保檔案完整齊全

館藏是檔案信息化的來(lái)源。檔案工作人員要依據(jù)“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”的要求，確保檔案館藏收集齊全。經(jīng)度上，要盡可能延伸檔案涉及的時(shí)間跨度，特別是跨年度的大事件；緯度上，要盡可能拓展檔案涉及領(lǐng)域的寬度和深度，確保所有部門(mén)檔案齊全、各門(mén)類(lèi)收集齊全。內(nèi)容上，高校檔案要堅(jiān)持以學(xué)生、教學(xué)、科研檔案為重點(diǎn)，也要兼顧行政、黨群、基建、財(cái)會(huì)等各個(gè)門(mén)類(lèi)；形式上，以紙質(zhì)載體為主要載體的基礎(chǔ)上，也要注重載體的多樣性。同時(shí)要注意收集信息化時(shí)代產(chǎn)生的新的歸檔對(duì)象，如OA網(wǎng)站信息、政府網(wǎng)站信息、程序文件等具有保存價(jià)值的電子文件。

（二）結(jié)合檔案利用，迅速提高檔案人員信息化水平

信息化水平對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用具有重要作用。檔案的開(kāi)發(fā)利用是以信息化的方式管理各種形式的電子文件。檔案人員信息化程度越高，檔案利用效率就越大。準(zhǔn)確快速提供電子檔案以供查閱，這是檔案人員信息化工作的內(nèi)容之一。檔案網(wǎng)站建設(shè)、信息共享、掃描的具體操作、掃描的后續(xù)處理、數(shù)字檔案的格式轉(zhuǎn)換，檔案人員需要運(yùn)用信息化能力完成。

檔案人員在掌握大量資料的基礎(chǔ)上，選取相關(guān)材料，突出學(xué)校發(fā)展，編訂全宗指南、編寫(xiě)大事記、編纂學(xué)校年鑒；為突出學(xué)校的某一特色，選取典型圖片，舉辦各類(lèi)展覽；運(yùn)用視頻軟件，展現(xiàn)學(xué)校的整體風(fēng)貌，打造學(xué)校宣傳口碑。深挖檔案價(jià)值內(nèi)涵，運(yùn)用信息化手段對(duì)材料進(jìn)行深度加工，檔案的價(jià)值更加突出鮮明，更易被人接受。

館藏檔案的利用必須與信息技術(shù)深度融合，檔案館實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化后，參觀者通過(guò)掃碼、智能電子導(dǎo)覽系統(tǒng)即可了解展品背后的故事。檔案工作人員增強(qiáng)檔案信息化意識(shí)，迅速提高信息化水平，把檔案的日常工作與信息化接壤，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，使檔案資源成為高校信息資源的有力組成部分，使檔案更便利、更優(yōu)質(zhì)地服務(wù)于人，從而實(shí)現(xiàn)資政育人的目的。

（三）強(qiáng)化檔案宣傳功能

檔案信息化程度越高，檔案提供利用和服務(wù)就越便捷，利用手續(xù)就越簡(jiǎn)化。檔案信息化資源以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，以圖片、影像資料、電子文件等形式展現(xiàn)，具有極強(qiáng)的視覺(jué)沖擊力。檔案網(wǎng)站建設(shè)采用的學(xué)校風(fēng)景圖片、重大活動(dòng)圖片、視頻等信息化資源，強(qiáng)化了檔案的宣傳功能，對(duì)學(xué)校口碑起到了一定作用。怎樣利用現(xiàn)有的檔案資源與學(xué)校品牌有效銜接，讓檔案為學(xué)校建設(shè)發(fā)揮作用，在學(xué)校宣傳中占有一席之地，這是現(xiàn)階段檔案工作人員的一項(xiàng)重要使命。

“推進(jìn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展”，這是新時(shí)期檔案工作的重要使命，也是檔案工作人員的職責(zé)所在，信息化背景下檔案工作人員如何面對(duì)機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，檔案人還需不懈努力。