新技術(shù)環(huán)境下企業(yè)智慧型檔案管理研究
——基于組織關(guān)系論的視角

呂豪杰 郭亞軍/鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院

李 甜/中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

1 組織關(guān)系論在企業(yè)智慧型檔案管理中的提出

在檔案管理的實踐中，以通用型交互和感知型服務(wù)為主的技術(shù)為檔案工作者提供了更為優(yōu)質(zhì)的管理工具，研究者將采用上述管理工具建立的檔案管理組織稱為“智慧型檔案管理組織”[1][2]。雖然研究者對“智慧型”檔案管理進行了廣泛討論[3][4][5][6]，但是管理組織的基本范式日益受網(wǎng)絡(luò)化、知識化、臨界性和關(guān)系論等因素影響，智慧型檔案管理的具體模式難以得到清晰的界定。此外，“重技術(shù)、輕管理”的分析方法也未能明確解釋新型檔案管理功能的基本問題，即“如何形成最優(yōu)管理導(dǎo)向的檔案管理組織”[7]。由此，筆者從組織關(guān)系論的視角出發(fā)，以“組織只能從環(huán)境、背景和各種關(guān)系互動中才能得以生存、定義、描述和認知”[8][9]為論證基礎(chǔ)，論證企業(yè)智慧型檔案管理的發(fā)展路徑。

2 企業(yè)智慧型檔案管理的發(fā)展路徑

2.1 參與新職能重構(gòu)，獲取資源分配優(yōu)勢

在既定的預(yù)算約束下，企業(yè)內(nèi)部的資源分配權(quán)決定了檔案管理的人力資本與物資資本投入水平[10]。由此，在管理策略設(shè)計之初，應(yīng)當利用組織間關(guān)系來發(fā)現(xiàn)環(huán)境交互特點，找到刺激企業(yè)加大檔案管理體系建設(shè)投入的方法。檔案管理組織作為典型的內(nèi)向型組織，它通過企業(yè)資源池與其他組織進行環(huán)境交互，并不與外部市場進行直接聯(lián)系。因此，檔案管理內(nèi)向化發(fā)展容易導(dǎo)致組織難以獲得較優(yōu)的資源分配權(quán)，相關(guān)的管理活動被打上“高成本、低收益”的標簽。

新職能重構(gòu)能在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)資源分配權(quán)的相對傾斜。檔案管理組織的先天條件決定了新職能的發(fā)展方向，從傳統(tǒng)視角來看，檔案管理組織是企業(yè)內(nèi)部的記憶采集與分發(fā)中心，管理人員具有甄別信息資源真實性、完整性、有效性和有序性的優(yōu)勢。在新技術(shù)范式的沖擊下，檔案與“數(shù)據(jù)資產(chǎn)”的隔閡可以被完全打破，由此智慧化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)“規(guī)劃、控制、保護、交付和提高”數(shù)據(jù)資產(chǎn)價值的職能。需要指出的是，由于新職能重構(gòu)涉及技術(shù)范式與管理范式的融合問題，因此，筆者建議在企業(yè)檔案管理組織中設(shè)立首席專家，統(tǒng)籌檔案管理組織向決策支持型職能單位轉(zhuǎn)型的進程。

2.2 落實新管理模式，契合智慧管理體系

運用智慧化檔案資源管理模式、實現(xiàn)技術(shù)范式與管理模式相契合，是引入智慧型管理體系的必要條件。具體而言，當檔案管理組織實現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)內(nèi)生性后，管理好數(shù)據(jù)資產(chǎn)將能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理組織與企業(yè)整體雙贏。筆者從價值性、稀缺性、不可模仿性來設(shè)計管理模式：（1）“價值性”意味著檔案管理應(yīng)當有價值增值過程。雖然在移動互聯(lián)、人工智能等新技術(shù)出現(xiàn)之前，記憶服務(wù)活動也是管理事務(wù)的有機構(gòu)成，但檔案管理的人力與物力投入往往難以讓企業(yè)獲得滿意的回報。根據(jù)新技術(shù)移動交互與感知服務(wù)的特點，筆者認為傳統(tǒng)的“記憶服務(wù)”模式應(yīng)當轉(zhuǎn)變?yōu)椤坝洃浄?wù)+增值模塊”模式，由此在檔案既有基礎(chǔ)功能上衍生出價值增值模塊，繼而使檔案管理活動主動參與到企業(yè)價值增值性管理環(huán)節(jié)中。（2）“稀缺性”意味著管理專業(yè)化水平進一步提高。企業(yè)黑箱內(nèi)的活動往往圍繞著勞動、資本、土地和企業(yè)家才能四項要素展開，隨著要素市場的成熟，前三種要素的總供給水平并非限制企業(yè)投入產(chǎn)出效率提升的主要障礙，企業(yè)真正稀缺的是企業(yè)家才能的有效性，而“企業(yè)家控制的企業(yè)”必然建立在管理模塊有效支持的基礎(chǔ)上，檔案管理組織應(yīng)當定位為企業(yè)家的“智腦”，通過“記憶服務(wù)+增值模塊”（例如決策支持、記憶回溯與驗證等）扮演好“啟智”的角色。（3）“不可模仿性”意味著應(yīng)當進行管理對象知識化。檔案管理流程涉及新技術(shù)與人力資本的配合，新技術(shù)與人力資本的配合能夠反映出檔案工作的專業(yè)化經(jīng)驗、直覺和判斷力。因此需要通過人才隊伍建設(shè)，確定檔案管理組織外部人員復(fù)制與模仿檔案內(nèi)部專業(yè)化管理模式不具有經(jīng)濟性或可能性。

2.3 選擇變革時機，更新檔案管理階段

組織革新意味著既有利益格局的變化，選擇正確的時機是真正建成智慧化檔案管理組織的重要條件。筆者從廣延和集約兩個維度分別討論組織革新時機選擇問題[11]：一是廣延（Extensive）時機選擇。廣延突破了時空限制而最大限度地實現(xiàn)空間拓撲復(fù)雜化，從革新優(yōu)先級來看，廣延革新應(yīng)當是智慧型檔案館建設(shè)率先考慮的問題，它能夠率先打破刻板的管理框架而產(chǎn)生“鯰魚效應(yīng)”。二是集約（Intensive）革新時機選擇。集約突破了既定人力資本限制，在廣延升級的基礎(chǔ)上發(fā)展出新的增值模塊。目前，這一方面內(nèi)容以人工智能技術(shù)支撐的決策支持型模塊單元為主，向企業(yè)資源池提供知識單元；同時以移動互連和人工智能為基本范式的管理模式為智慧型檔案管理組織發(fā)展提供了有利時機。根據(jù)組織的能力理論，技術(shù)范式?jīng)_擊帶來的組織能力消失問題是成長剛性存在的主要原因之一，塑造新的動態(tài)支撐能力能夠有序革新利益格局繼而為實現(xiàn)組織的發(fā)展目標提供最大可能。針對企業(yè)檔案管理面臨的技術(shù)壓力而言，檔案管理負責(zé)人應(yīng)當從紙質(zhì)檔案管理（1.0階段）、電子檔案管理（2.0階段）中總結(jié)可交互的經(jīng)驗，進而帶領(lǐng)團隊開展企業(yè)智慧型檔案管理（3.0階段）。

3 基于需求分析的企業(yè)智慧型檔案管理策略

企業(yè)檔案管理策略應(yīng)當與企業(yè)的管理需求相對應(yīng)。將企業(yè)對檔案管理的需求進行歸納，確認后形成基本的管理策略體系，即可明確智慧型檔案管理的具體功能實現(xiàn)。

3.1 明確企業(yè)的“智腦”需求，采用定制化知識管理策略

從知識管理的角度來看，智慧化檔案管理組織通過“記憶服務(wù)+增值模塊”滿足相關(guān)決策者“啟智”的需要。但在需求實現(xiàn)過程中，檔案工作者需要識別不同企業(yè)“智腦”存在的需求差異性，進而構(gòu)建出定制化的知識管理策略。

一般而言，企業(yè)的類型決定了對應(yīng)的智慧化檔案管理組織的功能差異。由此，我們將影響需求的要素分為三大類：一是深度智能，包括技術(shù)人員能力和智慧化模塊的學(xué)習(xí)規(guī)則；二是閱歷水平，包括人員的從業(yè)經(jīng)驗、國際交流經(jīng)驗與管理系統(tǒng)使用經(jīng)驗；三是社會影響，包括領(lǐng)域?qū)＜遗c智慧化檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新性。

事實上，企業(yè)對智慧化檔案管理的“智腦”需求主要來自于閱歷水平因素，這是因為在多數(shù)情況下，企業(yè)決策者更為強調(diào)在既定資源條件下的檔案管理系統(tǒng)能否為最終決策提供可信支持，這也是檔案管理可信服務(wù)的基本要求。為提高檔案管理組織的閱歷水平，需要借助移動互聯(lián)網(wǎng)和人工智能技術(shù)，根據(jù)企業(yè)的實際需求勾勒基本的建設(shè)框架：一是檔案工作人員應(yīng)當具備復(fù)合型業(yè)務(wù)經(jīng)驗。人是設(shè)計檔案管理規(guī)則的主體，只有人的內(nèi)在閱歷提高才能發(fā)現(xiàn)新的知識組織規(guī)律。二是強化檔案管理人員的國際交流經(jīng)驗。目前，多數(shù)企業(yè)并未意識到檔案管理工作的復(fù)雜性和開放性，人員國際化水平的提高無疑能更好地總結(jié)出智慧化管理方案，有利于滿足企業(yè)決策的真實需求。三是強調(diào)管理系統(tǒng)使用經(jīng)驗。與其他知識管理組織相比，為企業(yè)提供可信服務(wù)是檔案管理的核心職責(zé)之一，因此檔案管理組織更應(yīng)當強調(diào)管理系統(tǒng)的使用經(jīng)驗進而保障知識的可靠性而非顛覆性。

3.2 明確企業(yè)檔案流通需求，采用差異化移動互聯(lián)策略

檔案流通規(guī)模決定了企業(yè)的多元化需求，進而影響了檔案管理移動化技術(shù)的實施深度。目前，實施企業(yè)智慧型檔案管理策略的難點并不技術(shù)問題，而是如何通過技術(shù)的實施滿足檔案管理的可靠性、安全性以及效率性需求。下述三個指標確定了具體的技術(shù)實施深度。

一是檔案資源的規(guī)模。檔案管理者需要借助技術(shù)手段實現(xiàn)跨時空的檔案資源記錄、驗證與服務(wù)，這成為在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重要原因。對企業(yè)智慧型檔案組織而言，需要明確的是檔案用戶數(shù)量和需求多樣化程度所決定的潛在規(guī)模，這種規(guī)模效應(yīng)能夠顯著增強智慧型檔案管理的預(yù)期收益水平。二是檔案服務(wù)的協(xié)同效應(yīng)。檔案服務(wù)的協(xié)同效應(yīng)回答了“如果現(xiàn)在進行移動化部署會對此企業(yè)內(nèi)部管理產(chǎn)生何種影響”的問題。新技術(shù)實施的投資具有沉沒性而回報具有預(yù)期性，因此可以按照協(xié)同效應(yīng)來大致估算它對內(nèi)部管理效率的優(yōu)化作用。一般而言，有越多的員工會調(diào)取檔案資源意味著協(xié)同效應(yīng)越明顯。三是檔案管理的非線性增進。企業(yè)內(nèi)部的管理包括橫向和垂直兩條主線，檔案管理的移動互聯(lián)為人員之間信息資源的交叉獲取與利用提供了基礎(chǔ)，有利于形成矩陣式管理組織，從而引起檔案管理的邊際效益非線性增進。

3.3 明確智慧型檔案管理的行業(yè)價值，采用偏向型決策支持策略

基于規(guī)則、邏輯和知識的推理智慧型檔案管理采用偏向決策支持體系，能夠挖掘檔案資源背后隱藏的規(guī)律和模式，進而構(gòu)造較為全面的檔案知識庫。由于經(jīng)濟資源和計算資源的有限性，筆者建議企業(yè)需要按照以下角度選擇偏向決策體系：一是管理效率需求。企業(yè)都擁有文本、圖像、位置和視頻等海量檔案資源，海量資源中的知識呈現(xiàn)將消耗大量資源，應(yīng)當根據(jù)企業(yè)行業(yè)特性來判斷采取何種學(xué)習(xí)方案，避免智慧化檔案管理的不經(jīng)濟性。二是管理手段需求。檔案層面的智能服務(wù)正從傳統(tǒng)的學(xué)習(xí)推理方法，轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)自組織[12]驅(qū)動和存量知識引導(dǎo)相結(jié)合的時代，推動智慧化從表象和特征深入到綜合推理，將為企業(yè)提供不同的啟發(fā)式服務(wù)。三是提升管理強度的需求。智慧型檔案管理系統(tǒng)能夠提供各種智能輔助工具，將人類的管理常識與檔案背后的規(guī)律有效結(jié)合起來。但是高強度的智慧化管理可能是脆弱的，因此需要確定計算規(guī)則以得到可解釋、更預(yù)期和更通用的決策支持，在淺層計算與深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)[13]上找到適宜本行業(yè)發(fā)展的平衡點。四是檔案產(chǎn)生知識的需求。知識創(chuàng)新服務(wù)與決策支持是智慧化檔案管理釋放的“智能紅利”，提升紅利的關(guān)鍵是將知識計算技術(shù)應(yīng)用到實際檔案管理中，轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的能力來解決企業(yè)發(fā)展中的決策問題。

本文系國家社會科學(xué)基金重點項目“國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略下檔案管理理論與實踐創(chuàng)新研究”（項目編號：18ATQ008）研究成果之一。