破解基層檔案事業(yè)發(fā)展難題的實(shí)踐與探索
——以利津縣檔案局為例

文·楊愛文

近年來，利津縣檔案局努力破解制約縣級(jí)檔案事業(yè)發(fā)展的難題，在人員、經(jīng)費(fèi)、機(jī)制等方面進(jìn)行了積極探索，認(rèn)真做好服務(wù)中心、服務(wù)人民群眾、服務(wù)文化強(qiáng)縣戰(zhàn)略等工作，檔案工作不斷取得新成績(jī)，有力促進(jìn)了全縣檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

一、阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的主要難題

一是人員編制少，開展工作無人辦事。按照1985年勞動(dòng)人事部、國(guó)家檔案局《關(guān)于頒布〈地方各級(jí)檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)〉（試行）的通知》的標(biāo)準(zhǔn)要求，每個(gè)縣級(jí)檔案館以1萬卷為基礎(chǔ)編制5人，館藏超過1萬卷不足30萬卷的，其超過部分每5000卷增配1人。由于當(dāng)前編制部門嚴(yán)控各單位編制，按照以上標(biāo)準(zhǔn)多數(shù)縣級(jí)檔案館實(shí)有編制達(dá)不到文件要求。比如，利津縣檔案局（館）目前館藏檔案11.6萬卷，按照文件標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)設(shè)人員編制26人，目前實(shí)有編制9人，實(shí)有在編工作人員9人。僅現(xiàn)有人員，檔案數(shù)字化、查閱、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、征集等工作量難以完成，鑒定、裝裱、展覽、編研等業(yè)務(wù)工作很難開展，潛在業(yè)務(wù)管理也會(huì)存在問題。

二是檔案經(jīng)費(fèi)少、事業(yè)費(fèi)預(yù)算不足，開展工作經(jīng)費(fèi)不足。雖然隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，財(cái)政狀況的好轉(zhuǎn)，每年檔案經(jīng)費(fèi)、事業(yè)費(fèi)不斷增加，但有些縣達(dá)不到《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》（魯辦發(fā)〔2014〕40號(hào)）文件規(guī)定“按照每卷檔案每年不低于3元的標(biāo)準(zhǔn)核定檔案維護(hù)費(fèi)用”的要求。中央、省財(cái)政對(duì)圖書館、文化館、博物館等文化事業(yè)單位項(xiàng)目資金多，而對(duì)檔案部門的項(xiàng)目資金少。比如，利津縣檔案館館藏檔案11.6萬卷，按照魯辦發(fā)〔2014〕40號(hào)文件規(guī)定，縣財(cái)政應(yīng)預(yù)算檔案維護(hù)費(fèi)34.8萬元，2018年縣財(cái)政實(shí)際預(yù)算檔案維護(hù)、查閱補(bǔ)助費(fèi)10萬元。僅靠財(cái)政資金，難以滿足檔案“八防”、檔案征集、檔案編研等工作要求，在檔案征集、檔案編研等工作中，因經(jīng)費(fèi)不足而得不到很好的開展。

三是檔案行政管理職能弱，開展工作抓手少。在整個(gè)國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)中，檔案事業(yè)仍未達(dá)到應(yīng)有位置和認(rèn)識(shí)。人們對(duì)檔案“存史、資政、育人”的價(jià)值作用了解不深，認(rèn)為檔案經(jīng)濟(jì)效益不明顯，檔案只投入，沒產(chǎn)出，對(duì)檔案工作不夠重視，存在“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。大多數(shù)縣級(jí)檔案主管部門現(xiàn)為局館合一賦予行政職能的事業(yè)單位，檔案行政職能難以彰顯，作為檔案行政執(zhí)法主體，工作抓手少，依法治檔、依法查處案件力度不夠。

二、破解檔案事業(yè)發(fā)展難題的對(duì)策與探索

（一）破解人員編制少的難題，解決無人辦事的問題

一是積極爭(zhēng)取編制部門增加編制，達(dá)到勞動(dòng)人事部、國(guó)家檔案局規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。按照標(biāo)準(zhǔn)，利津縣檔案局應(yīng)核定人員編制26人，現(xiàn)有人員編制9人，尚缺17人。為了解決人員不足的問題，利津縣檔案局2014年?duì)幦【幹?人，2014年至2017年連續(xù)4年每年為縣檔案局招聘在編工作人員1人。

二是考選公益崗工作人員，既解決未就業(yè)大學(xué)畢業(yè)生工作問題，又解決單位工作人員臨時(shí)缺人的問題。利津縣檔案局2014年至2017年經(jīng)縣政府同意，由人社部門連續(xù)4年每年給予考選公益崗工作人員1～2人，確保每年在崗公益崗工作人員1～2人。

三是采取政府購買服務(wù)外包的形式，解決因單位人員少，有些工作量大無法開展的問題。利津縣檔案局針對(duì)開展館藏檔案數(shù)字化工作需要人員多、時(shí)間長(zhǎng)，而單位既沒有懂?dāng)?shù)字化工作的專業(yè)人員，又沒有相應(yīng)掃描人員的問題，自2014年以來聘請(qǐng)世紀(jì)科怡公司和尚德公司各5名人員對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。截止目前，除涉密檔案外，共掃描館藏檔案345萬頁，基本完成館藏全部紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描。全縣有76個(gè)單位完成了室藏檔案數(shù)字化，既方便了檔案查閱利用，又有利于檔案的保護(hù)。

四是聘請(qǐng)專業(yè)人員幫助工作，解決無編研人員的問題。利津縣檔案局為了編研《記錄利津》等資料，在單位沒有編研人員的情況下，從社會(huì)聘請(qǐng)了1名專業(yè)人員幫助編寫，由局領(lǐng)導(dǎo)做好編寫資料的把關(guān)審核工作。近年來，編印了《記錄利津“十二五”發(fā)展成就實(shí)錄》《中共利津縣委任免文件匯編（2008－2012）》《記錄利津——重要書畫檔案》《記錄利津——重要檔案文獻(xiàn)》（2014、2015、2016、2017）等資料。

（二）破解經(jīng)費(fèi)少的難題，解決無錢辦事的問題

一是爭(zhēng)取國(guó)家專項(xiàng)資金，搞好檔案維護(hù)、縣檔案館建設(shè)、檔案展覽等工作。2015年，利津縣檔案局針對(duì)部分革命歷史檔案因保存時(shí)間長(zhǎng)需維護(hù)而缺資金的問題，爭(zhēng)取國(guó)家檔案維護(hù)費(fèi)3萬元，購買了專門的檔案櫥，對(duì)17卷165頁革命歷史檔案進(jìn)行了掃描、裝裱和復(fù)制；2017年?duì)幦∈≌目h檔案館建設(shè)獎(jiǎng)補(bǔ)資金400萬元，用于縣檔案館建設(shè)；2018年?duì)幦?guó)家重點(diǎn)檔案項(xiàng)目保護(hù)開發(fā)資金40萬元用于《紅色利津》檔案展覽。

二是爭(zhēng)取縣財(cái)政撥付專項(xiàng)資金，開展好檔案數(shù)字化掃描、縣檔案館建設(shè)等工作。自2014年以來，利津縣檔案局先后爭(zhēng)取縣財(cái)政投資139.95萬元用于縣檔案館館藏檔案數(shù)字化工作，購置了磁盤陣列、服務(wù)器等設(shè)備，掃描館藏檔案345萬頁，并掛接到了中信檔案管理軟件上實(shí)現(xiàn)了全文檢索，極大地提高了檔案利用效率；經(jīng)利津縣檔案局積極爭(zhēng)取，2017年縣政府召開常務(wù)會(huì)議研究決定將正在建設(shè)中的利津源通水務(wù)有限公司寫字樓主樓2、3、4層和配樓2、3層、地下1層，建筑面積共計(jì)5800平方米作為縣檔案館使用。截至目前，已完成主樓主體建設(shè)、裝修等工程施工，達(dá)到了入駐條件，配樓正在進(jìn)行庫房加固施工，縣財(cái)政已投入資金3000多萬元。

三是建立爭(zhēng)取外援平臺(tái)，開展好駐村、教育幫扶等工作。利津縣檔案局在編輯的《記錄利津》一書中設(shè)了“時(shí)代風(fēng)采”欄目，既宣傳了先進(jìn)單位的工作情況，又解決了爭(zhēng)取外援的渠道。自2013年以來，先后投資20多萬元為所包村、幫扶學(xué)校購買聯(lián)合收割機(jī)1臺(tái)、微機(jī)8臺(tái)、投影機(jī)1臺(tái)、跳跳床1個(gè)等，為所包村調(diào)整了產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，增加了集體收入，改善了幫扶學(xué)校辦學(xué)條件。

（三）主動(dòng)匯報(bào)，借勢(shì)借力，助推檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展

一是勤請(qǐng)示、勤匯報(bào)、勤溝通，用實(shí)際行動(dòng)取得領(lǐng)導(dǎo)了解和支持。任何發(fā)展的條件都是人創(chuàng)造出來的，事在人為，尤其檔案部門是一個(gè)靜部門，更需動(dòng)起來。動(dòng)起來，才有活力，才有生機(jī)。利津縣檔案局在開展館藏?cái)?shù)字化、編寫《記錄利津》、縣檔案館建設(shè)等工作中，都積極主動(dòng)向縣委、縣政府分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，得到了領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。2013年以來，縣委常委會(huì)先后2次召開會(huì)議專門研究檔案工作，縣政府先后投資3280多萬元用于檔案館建設(shè)和檔案工作，使利津檔案工作得到了快速發(fā)展。

二是借勢(shì)借力，提高各單位對(duì)檔案工作的重視。檔案工作僅靠縣級(jí)檔案主管部門去推動(dòng)，很難引起各單位的重視，要充分利用縣委、縣政府來加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力度。自2013年以來，縣委、縣政府、縣檔案局先后下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)全縣檔案工作的意見》《關(guān)于加強(qiáng)全縣社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的意見》《關(guān)于征集檔案資料的通知》《關(guān)于開展全縣室藏檔案數(shù)字化工作的通知》等文件。在召開全縣室藏檔案工作等會(huì)議時(shí)，請(qǐng)縣委辦公室領(lǐng)導(dǎo)到會(huì)講話，對(duì)加強(qiáng)全縣檔案工作提出要求，為利津縣檔案事業(yè)的發(fā)展提供了極為有力的保障。

三是加強(qiáng)對(duì)檔案工作的考核、執(zhí)法檢查，依法治檔。將全縣檔案工作納入縣委、縣政府專項(xiàng)考核內(nèi)容，每年對(duì)檔案工作會(huì)同縣人大、縣政府法制辦進(jìn)行檔案工作執(zhí)法檢查，引起各單位對(duì)檔案工作的重視，扭轉(zhuǎn)檔案工作的被動(dòng)局面。自2013年以來，利津縣將檔案工作列入縣委、縣政府專項(xiàng)考核內(nèi)容，每年以縣委辦文件將考核結(jié)果分優(yōu)秀、合格、不合格進(jìn)行公布；自2015年以來，利津縣檔案局會(huì)同縣人大、縣政府法制辦對(duì)各單位、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案工作進(jìn)行執(zhí)法檢查，下達(dá)檔案工作整改函，引起了各單位對(duì)檔案工作的高度重視，先后有17個(gè)單位新建立綜合檔案室，6個(gè)多年未整理檔案單位對(duì)檔案進(jìn)行了整理，76個(gè)單位進(jìn)行了室藏檔案數(shù)字化，各單位基本做到了檔案收集齊全、整理規(guī)范、管理安全、利用高效。

四是以開展省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范工作為抓手，提高基層檔案工作科學(xué)化管理水平。自2015年以來，利津縣檔案局每年都下發(fā)《關(guān)于做好全縣檔案工作科學(xué)化管理測(cè)評(píng)工作的通知》，聘請(qǐng)專家對(duì)《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》以及《測(cè)評(píng)辦法》進(jìn)行培訓(xùn)，召開會(huì)議就檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范進(jìn)行安排部署，全縣各單位對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)找差距、補(bǔ)短板，加大對(duì)檔案工作的投入，強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，迅速掀起了爭(zhēng)創(chuàng)示范級(jí)單位和先進(jìn)級(jí)單位的熱潮。截至目前，全縣有2個(gè)單位通過了省檔案工作科學(xué)化管理示范單位測(cè)評(píng)，12個(gè)單位通過了省檔案工作科學(xué)化管理先進(jìn)單位測(cè)評(píng)。