醫(yī)院檔案管理信息化的SWOT分析

文·曲靜 董欣 喬燕

當(dāng)今社會科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，隨著各種制度的完善，信息量也越來越大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲媒介已不能滿足當(dāng)今的需求。隨著“數(shù)字化醫(yī)院”建設(shè)的開展，將信息化技術(shù)引入醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理工作，以適應(yīng)社會信息化的進程，是醫(yī)療機構(gòu)檔案部門目前的重要任務(wù)。

一、醫(yī)院檔案管理信息化的概念

醫(yī)院檔案管理的信息化，是指應(yīng)用信息化技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等，對醫(yī)院的檔案信息資源進行規(guī)范化的管理和利用，使這些檔案信息的獲取、傳輸、處理和利用數(shù)字化。醫(yī)院檔案管理的信息化，可以利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，充分實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的資源共享，提高醫(yī)院檔案的管理水平和利用效率，有利于各醫(yī)院之間的交流合作，形成更具有實際意義的網(wǎng)絡(luò)檔案館。

二、SWOT分析法的基本理論

SWOT分析法是由美國舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授韋里克（H·Weihrich）于20世紀80年代初提出來的，是一種能夠較客觀而準確地分析和研究一個單位現(xiàn)實情況的方法。SWOT是英文Strength（優(yōu)勢）、Weakness（劣勢）、Opportunity（機會）、Threat（威脅）的縮寫。所謂SWOT分析，就是通過對組織的優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅的分析，運用系統(tǒng)學(xué)原理，把優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅相互匹配起來再加以分析，由此制定或修改組織的經(jīng)營戰(zhàn)略，使組織目標、管理意識、經(jīng)營方法等方面適應(yīng)組織及其變化。從整體來看，SWOT可以分為SW和OT兩個部分，前者主要用來分析內(nèi)部條件，后者主要用來分析外部條件。

三、SWOT分析在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中的應(yīng)用

（一）優(yōu)勢分析

所謂優(yōu)勢（Strength）是一個組織機構(gòu)內(nèi)部的自身因素，是在某些方面超越同類的條件或形勢。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是通過醫(yī)院檔案部門將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案工作結(jié)合起來，利用信息技術(shù)代替原來的紙質(zhì)介質(zhì)對檔案進行管理和提供相應(yīng)的服務(wù)。其優(yōu)勢，一是在當(dāng)今世界各種資源緊張的環(huán)境下，醫(yī)院檔案的信息化可以節(jié)省大量的人力、物力和存儲空間，為醫(yī)院節(jié)省了資源；二是在醫(yī)院多方面工作事務(wù)反復(fù)利用檔案的情況下，可以很好地保護檔案原件，降低檔案的損壞幾率；三是信息化建設(shè)，除基礎(chǔ)的文字記錄外，還提供了視頻、錄音等多媒體數(shù)據(jù)信息，豐富了檔案內(nèi)容；四是醫(yī)院檔案信息化既方便了對檔案文件和內(nèi)容的查找、歸檔、整理，又避免了因修改需要而造成的重復(fù)勞動，可以大大提高檔案工作的工作效率，易于為檔案管理者和使用者接受；五是以互聯(lián)網(wǎng)作為平臺，消除了時間和空間的限制，可以實時實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息間的共享。因此，與原有檔案管理方法相比，醫(yī)院檔案管理信息化可以為管理者和使用者都來帶來極大的便利。

（二）劣勢分析

所謂劣勢（Weakness）是指組織機構(gòu)內(nèi)部自身存在的，對組織發(fā)展不利的因素。醫(yī)院檔案管理信息化的弊端，一是由于國家或醫(yī)療機構(gòu)制定管理辦法尚不完善，醫(yī)院和衛(wèi)生部門對于檔案信息化的工作重視和支持力度不夠，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化標準和相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)；二是從事醫(yī)院檔案管理的工作人員多不專業(yè)，素質(zhì)參差不齊，尤其對于大齡工作人員，容易出現(xiàn)對于現(xiàn)代化工作方式的不適應(yīng)，工作容易做不到位；三是信息化本身也存在一定缺陷，比如信息化的系統(tǒng)不穩(wěn)定，可能會出現(xiàn)技術(shù)上的故障，還可能遭受病毒或者黑客入侵，存在檔案丟失、損壞或隱私泄露的潛在危險。

（三）機會分析

我國現(xiàn)有的《中華人民共和國檔案法》《醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》等檔案管理制度，為醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)提供了基礎(chǔ)依據(jù)。借助國家新醫(yī)改提出的要求和醫(yī)院等級評審的具體指標，可以為面向檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)提供政策支持。另外，臨床信息共享與融合已成為構(gòu)建區(qū)域醫(yī)療協(xié)同服務(wù)平臺的必然趨勢，而檔案管理信息系統(tǒng)的發(fā)展是順應(yīng)這種趨勢的。在目前醫(yī)療環(huán)境下，醫(yī)療檔案的真實與完整性變得日益重要，傳統(tǒng)的檔案存儲和管理方式已不能滿足這種需求。因此，隨著信息化的發(fā)展，用于檔案信息化的軟件不斷被開發(fā)出來，相關(guān)技術(shù)的日趨成熟，必定有助于推動檔案信息化工作的發(fā)展。

（四）威脅分析

威脅是來自機構(gòu)自身以外的因素，正所謂機會與威脅同在。任何事件的影響都是相對的，檔案信息化建設(shè)在迎接巨大機會的同時也將面臨巨大的威脅。譬如，醫(yī)院檔案信息化的相關(guān)法律法規(guī)相對滯后；醫(yī)院檔案部門缺乏人才準入機制，人才流失的現(xiàn)象也時有發(fā)生；存儲介質(zhì)存在一定的不穩(wěn)定性；醫(yī)療檔案信息的安全問題越來越突出。

四、醫(yī)院檔案管理信息化SWOT分析的戰(zhàn)略組合分析

SWOT分析作為選擇和制定戰(zhàn)略的一種方法，提供了四種戰(zhàn)略，即SO戰(zhàn)略、WO戰(zhàn)略、ST戰(zhàn)略和WT戰(zhàn)略。

（一）SO戰(zhàn)略

SO戰(zhàn)略就是依靠內(nèi)部優(yōu)勢去抓住外部機會的戰(zhàn)略，是在整個戰(zhàn)略分析中想要達到的最理想的態(tài)勢。依靠內(nèi)部優(yōu)勢去抓住外部機會，就是在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案數(shù)據(jù)信息與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實現(xiàn)臨床疾病數(shù)據(jù)資源共享，改善醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)中的“信息孤島”和“信息煙囪”現(xiàn)象；基于信息資源的深度融合，極大降低檔案管理人員的勞動強度，提高醫(yī)院檔案管理工作效率；醫(yī)務(wù)人員可以基于門診、住院或護理等相關(guān)信息系統(tǒng)平臺，通過網(wǎng)絡(luò)完成每日的病人門診與住院診療信息錄入；當(dāng)病案室收到病案調(diào)閱需求時，也可以通過相關(guān)信息系統(tǒng)平臺的接口，基于一定的信息安全機制，對病案進行訪問與調(diào)閱；信息深度融合還為檔案數(shù)據(jù)的記錄提供了豐富的多媒體支持。在文字記錄的同時，提供診療過程中產(chǎn)生的聲音、圖像、視頻等多媒體數(shù)據(jù)信息的記錄，還可以為病案數(shù)據(jù)的云存儲、個性化的數(shù)據(jù)查詢和未來基于移動終端的APP應(yīng)用提供快速、可靠的共享服務(wù)。

（二）WO戰(zhàn)略

WO戰(zhàn)略就是要利用外部的機會來彌補或改進內(nèi)部存在的劣勢，來達到提升組織的總體效果。具體戰(zhàn)略，一是爭取資金支持。針對醫(yī)院檔案管理資金投入不足的內(nèi)部劣勢，可以利用政府支持信息化進程的外部機遇，爭取更多的資金來源。二是爭取政策支持。目前，醫(yī)院檔案管理過程中存在檔案信息化法規(guī)和標準建設(shè)的不健全，正好可以利用整個社會法律法規(guī)的建立健全大環(huán)境，逐步建立醫(yī)院信息化的法規(guī)，尤其是在醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)該可以借助法治社會發(fā)展的機會制作內(nèi)部的檔案信息化管理條例。三是加強安全管理。要加大對檔案信息安全的審查力度，做好定期檢查，提高工作人員的憂患意識，確保檔案信息的安全。

（三）ST戰(zhàn)略

ST戰(zhàn)略是利用自身的優(yōu)勢，去避免或減輕外部威脅的打擊。檔案信息化管理可利用自身的優(yōu)勢，例如：一是專業(yè)人才優(yōu)勢。檔案信息化有自身的專業(yè)特點，利用這些特點培訓(xùn)適應(yīng)醫(yī)院檔案管理信息化的復(fù)合型專業(yè)人才。該類型人才的培訓(xùn)需要具備醫(yī)院檔案管理和信息化管理多重專業(yè)知識，并且熟練掌握病例管理等相關(guān)醫(yī)療知識。目前由于社會人才流失現(xiàn)象時有發(fā)生，各個領(lǐng)域的人才都存在不穩(wěn)定的特點，而專業(yè)人才的長期穩(wěn)定性直接影響醫(yī)院檔案管理信息化的管理水平，因此依據(jù)自身的專業(yè)優(yōu)勢，完善醫(yī)院檔案管理人才引入機制對于信息化的完善和發(fā)展具有重要的意義和作用。二是檔案信息安全。建立完善的醫(yī)院檔案管理信息化的安全體系，檔案信息安全對于醫(yī)院管理信息化的順利進行具有重要的作用。檔案管理者應(yīng)提高安全防范意識。檔案管理者要嚴格規(guī)范個人行為，務(wù)必保證檔案實體完好無損，對涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為堅決預(yù)防和制止。

（四） WT戰(zhàn)略

WT戰(zhàn)略是直接克服內(nèi)部弱點和避免外部威脅的戰(zhàn)略。這也是在遇到困境的過程中才會采取的應(yīng)對危機的戰(zhàn)略。面對醫(yī)院檔案管理過程中服務(wù)方式落后、服務(wù)意識不到位的內(nèi)部劣勢和管理模式落后的外部威脅，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該從自身出發(fā)改善服務(wù)方式和管理模式。首先，醫(yī)院用于檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施落后以及經(jīng)濟投入不平衡都對檔案信息管理造成了很大影響，因此應(yīng)該加大對醫(yī)院管理信息化的宣傳力度，引起醫(yī)院及衛(wèi)生部門的重視，進而增加對醫(yī)院檔案信息化的投入，保證檔案管理信息化的順利開展。同時，綜合分析本地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展的情況以及對醫(yī)院管理信息化的需求來調(diào)整管理策略，滿足本地區(qū)對醫(yī)院檔案的需求。

根據(jù)分析可知，醫(yī)院應(yīng)該抓住當(dāng)前社會信息化的發(fā)展機遇，加快檔案信息化建設(shè)，讓使用者能最大限度獲得最大的信息輸出量，使醫(yī)院檔案管理工作適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求。