信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化研究

文·陳秀紅

作為事業(yè)單位不可或缺的基礎(chǔ)保障和流程環(huán)節(jié)，檔案管理工作是否受到重視和發(fā)揮了應(yīng)有的作用，越來越成為影響事業(yè)單位健康快速發(fā)展的重要因素。而文書檔案管理工作又是事業(yè)單位檔案管理工作的關(guān)鍵部位，可謂是工作的“重中之重”。文書檔案指的是由日常工作通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案，包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等，它既是對(duì)過去經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也是對(duì)未來工作發(fā)展作出指示的重要依據(jù)。過去，事業(yè)單位文書檔案多用紙盒外包紙質(zhì)保存，數(shù)字存儲(chǔ)只是作為附屬和補(bǔ)充的部分。但是，隨著信息科技的發(fā)展，社會(huì)認(rèn)知和電子認(rèn)證水平的提高，事業(yè)單位文書檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)程都發(fā)生了相應(yīng)的改變，如何適應(yīng)新時(shí)代的要求去優(yōu)化文書檔案管理內(nèi)容和方式，成為擺在事業(yè)單位檔案管理人員面前十分緊迫且重要的課題。

一、信息化對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理的影響

進(jìn)入新時(shí)代，以新技術(shù)、新產(chǎn)業(yè)、新業(yè)態(tài)、新模式為核心的新經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展，迅速改變著人類的生活，也引領(lǐng)著時(shí)代的顛覆性變革。群體、技術(shù)和生產(chǎn)要素等的跨界流動(dòng)，使信息化、數(shù)字化成為指導(dǎo)事業(yè)單位文書檔案管理的重要指標(biāo)，而傳統(tǒng)的文書檔案紙質(zhì)存儲(chǔ)管理面對(duì)新的要求存在很多的不足之處。當(dāng)下時(shí)間和資料都是非常重要的資源，而傳統(tǒng)的文書檔案管理內(nèi)容和形式比較繁瑣，需要大量的人力、物力、時(shí)間等資源，而且在整理檔案的時(shí)候容易出現(xiàn)一些不被注意到的差錯(cuò)；存檔之后也會(huì)出現(xiàn)一些問題，比如當(dāng)我們需要查閱檔案時(shí)，就要從大量的資料中尋找、搜索，再一次的浪費(fèi)人力、物力和時(shí)間資源；保存過程也會(huì)出現(xiàn)一些困難，隨著時(shí)間的流逝，檔案資料越來越多，就意味著需要提供更多的空間來儲(chǔ)存，而且還需要進(jìn)行經(jīng)常性的檢查，如防潮、防蛀、防火、防盜等，這就增大了工作的難度和數(shù)量。

信息化的文書檔案管理則會(huì)有效地解決這些問題，而且新技術(shù)、新模式的革新已足夠支撐信息化文書檔案管理的需要。一方面，信息化可以增加文書檔案的保存種類和數(shù)量，不再因?yàn)闀r(shí)間空間的原因而受到限制；另一方面，信息化管理會(huì)大大消除管理者對(duì)文書檔案安全問題的擔(dān)心，至少不需要擔(dān)心潮濕、蟲蛀、燒毀這些問題，大大增強(qiáng)了檔案保存的安全系數(shù)；并且在存儲(chǔ)、提取和利用檔案時(shí)，不需要以往那么大量的人力資源，只需要搜索提取信息即可，節(jié)省了時(shí)間和精力，極大地提高了文書檔案管理工作效率。

二、事業(yè)單位文書檔案管理信息化存在的問題

任何事物在發(fā)展的過程中都會(huì)經(jīng)歷一個(gè)質(zhì)疑與實(shí)踐的階段，利用信息化對(duì)事業(yè)單位的文書檔案進(jìn)行管理也遵循這一規(guī)律。信息化技術(shù)是在短時(shí)間內(nèi)迅速興起的，對(duì)于已經(jīng)習(xí)慣傳統(tǒng)的文書檔案管理的事業(yè)單位工作人員來說，短期內(nèi)很難接受這種新型的管理方式。因而，當(dāng)事業(yè)單位文書檔案信息化被廣泛推廣的時(shí)候，會(huì)伴隨出現(xiàn)一些問題。

（一）事業(yè)單位文書檔案管理人員的專業(yè)意識(shí)和專業(yè)能力亟待提高

很多習(xí)慣于傳統(tǒng)的文書檔案管理的事業(yè)單位工作人員短期內(nèi)難以接受新的知識(shí)和新的技術(shù)，專業(yè)意識(shí)和專業(yè)能力提不上去。那么，文書檔案管理信息化就成為“空頭支票”，難以實(shí)現(xiàn)，工作的難度和數(shù)量依然和之前一樣。而且，在新舊思想觀念的交織下，容易出現(xiàn)工作上的矛盾，引發(fā)沖突，使得事業(yè)單位文書檔案管理工作難以順利開展。

（二）事業(yè)單位文書檔案管理信息化的硬件設(shè)施準(zhǔn)備不足

一方面，由于事業(yè)單位文書檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)、專業(yè)能力跟不上去，容易導(dǎo)致已有的設(shè)備閑置浪費(fèi)，隨著時(shí)間的推移，設(shè)備老化報(bào)廢也是常有的事情；另一方面，不少單位的管理層對(duì)文書檔案管理信息化不夠重視，即使已經(jīng)出現(xiàn)更加方便快捷的設(shè)備，也不會(huì)對(duì)已有的舊設(shè)備進(jìn)行更新，這就導(dǎo)致文書檔案管理信息化停滯不前。

（三）事業(yè)單位文書檔案管理人員思想固化，很難進(jìn)行創(chuàng)新改革

事業(yè)單位工作任務(wù)一般情況下不是很復(fù)雜，這就容易導(dǎo)致工作人員處于一種懶散的狀態(tài)，很少有人會(huì)對(duì)已經(jīng)習(xí)慣的工作模式進(jìn)行改變，即使是面對(duì)一個(gè)亟需改革的內(nèi)容也會(huì)“視而不見”，這就直接導(dǎo)致文書檔案管理工作難以持續(xù)下去，沒有人去運(yùn)用新的技術(shù)創(chuàng)造性地工作，也就沒有人能夠發(fā)現(xiàn)新技術(shù)中存在的問題，更不會(huì)有人對(duì)其進(jìn)行反饋，這樣的環(huán)境下，誰又會(huì)去“除舊革新”呢？

（四）事業(yè)單位文書檔案管理信息化制度不完善

在傳統(tǒng)的文書檔案管理過程中，由于紙質(zhì)檔案數(shù)量過多，文書檔案管理制度很難做到面面俱到，檔案管理工作出現(xiàn)很多問題。即使事業(yè)單位已開始布局文書檔案管理信息化，卻依然會(huì)出現(xiàn)一些由于制度不完善而導(dǎo)致的漏洞和問題，讓文書檔案管理成為困難的事情。例如，文書檔案管理信息化在檔案保管上可以做到防潮、防火、防蛀，但信息化也是把“雙刃劍”，數(shù)字化的文書檔案資源面臨著泄漏的危險(xiǎn)，如果文書檔案資源的信息安全和保密工作做得不到位，產(chǎn)生的后果是巨大的而且是無法彌補(bǔ)的。

三、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化

針對(duì)上述提出的在當(dāng)前信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題，提出以下幾點(diǎn)建議，希望可以使得文書檔案管理工作更好更快更健康地發(fā)展下去。

（一）提高事業(yè)單位文書檔案管理人員的專業(yè)意識(shí)和專業(yè)能力

信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理內(nèi)容和形式，需要檔案管理人員的全員全過程參與，他們的思想和行為直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量。所以，事業(yè)單位文書檔案管理部門要對(duì)檔案管理人員和相關(guān)人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)與練習(xí)，從思想到能力上全面提升，讓他們意識(shí)到自身工作的重要性，通過不斷地吸收新的知識(shí)、提高專業(yè)素養(yǎng)、提高工作效率，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值和人生價(jià)值。

（二）建立完善的文書檔案管理制度，保證檔案管理的安全性

檔案管理工作的核心原則就是維護(hù)檔案的完整與安全。所以，事業(yè)單位要對(duì)文書檔案管理制度進(jìn)行修改和調(diào)整，一切以維護(hù)檔案的安全為工作重心，并將文書檔案管理制度落到實(shí)處，讓每一位檔案管理人員都熟悉檔案管理制度，盡心盡力地做好自己的工作，提高自身的檔案管理安全意識(shí)，將檔案安全和保密工作做到位，絕不出現(xiàn)內(nèi)部泄密的情況。同時(shí)在信息化背景下，要聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員為檔案管理做好外部保障，以防有心之人破壞系統(tǒng)盜取檔案資料。

（三）更新升級(jí)事業(yè)單位文書檔案管理信息化的軟硬件設(shè)施

文書檔案管理的軟硬件設(shè)施配置要做好規(guī)劃和準(zhǔn)備，使檔案管理信息化工作可以順利實(shí)施下去，不能因?yàn)檐浻布O(shè)施跟不上而影響到整個(gè)文書檔案管理系統(tǒng)。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)系統(tǒng)的支持下，采購先進(jìn)的計(jì)算機(jī)控制設(shè)備和數(shù)據(jù)收集設(shè)備，同時(shí)保證及時(shí)的更新升級(jí)，以適應(yīng)新時(shí)代檔案管理信息化、數(shù)字化、智能化的要求。

雖然信息化運(yùn)用于事業(yè)單位文書檔案管理的時(shí)間并不是很長，而且也存在一些問題需要去解決。但隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已成為未來發(fā)展的主要趨勢(shì)和工作學(xué)習(xí)生活的必需，目前遇到的問題只是一些小問題，只要及時(shí)采取科學(xué)、合理、有效的措施，將這些問題一一解決，事業(yè)單位的文書檔案管理工作也將更加有效率和質(zhì)量。在新科技不斷取得突破的情況下，在事業(yè)單位文書檔案管理人員思想不斷變革和提升的回應(yīng)下，文書檔案管理信息化在事業(yè)單位管理流程中也將成為不可缺少的關(guān)鍵一環(huán)，以使文書檔案管理不論收集整理還是提取利用，都能以最大的工作效率為其他工作服務(wù)，更好更健康地促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。

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