利用“互聯(lián)網(wǎng)+”創(chuàng)新檔案利用服務(wù)工作

文·夏萍

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”與傳統(tǒng)工作方法融合的普及，檔案館的服務(wù)理念、管理模式和行為準(zhǔn)則都面臨前所未有的挑戰(zhàn)和沖擊，創(chuàng)新思維和構(gòu)建新的服務(wù)體系，成為檔案館亟待解決的一個(gè)現(xiàn)實(shí)課題。“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用將為檔案智能化提供有力的支持，增強(qiáng)新的發(fā)展動(dòng)力，促進(jìn)檔案事業(yè)升級(jí)換代。檔案工作者要充分樹(shù)立用“互聯(lián)網(wǎng)+”的精神、技術(shù)、方法來(lái)指導(dǎo)處理檔案創(chuàng)新工作的思想，才能與時(shí)俱進(jìn)。

一、檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化存在的問(wèn)題

我國(guó)的檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)目前已經(jīng)初具規(guī)模，是現(xiàn)代檔案館自我展示的窗口，是檔案館服務(wù)在時(shí)間和空間的延伸。檔案網(wǎng)站現(xiàn)在信息資源總量逐年增長(zhǎng)，應(yīng)在確保檔案信息安全保密的前提下，加快信息傳播速度，提高服務(wù)質(zhì)量和檔案部門形象，實(shí)現(xiàn)檔案館檔案信息社會(huì)共享的基礎(chǔ)平臺(tái)。但由于技術(shù)、資金、人才等各種原因，國(guó)內(nèi)檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)過(guò)程中仍然存在不少問(wèn)題，影響了信息資源的利用。

（一）各檔案館利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)主要是內(nèi)部獨(dú)立的局域網(wǎng)，沒(méi)有形成聯(lián)網(wǎng)

據(jù)調(diào)研，各級(jí)檔案館網(wǎng)站信息資源現(xiàn)仍處在各自發(fā)展階段，沒(méi)有形成全國(guó)性的檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系，基本處于各行其是，各自為政的局面。各級(jí)檔案部門之間的上下聯(lián)動(dòng)、橫向聯(lián)動(dòng)，通力合作、合理共建的工作局面沒(méi)有形成。目前，各檔案館將本館已數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)上傳到服務(wù)器，形成不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，用來(lái)滿足本轄區(qū)群眾的查詢要求，但一般不能滿足跨市、跨省等異地查詢。比如，原在李滄區(qū)居住和工作的居民搬遷到其他地方居住，他查閱自己的檔案信息還需要回李滄區(qū)查詢，群眾就要來(lái)回跑。運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)后，他就可以到就近的檔案館進(jìn)行查詢了。但現(xiàn)在運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)還受到基礎(chǔ)條件、專業(yè)人才等方面的制約，這種新的檔案查詢利用服務(wù)方式還沒(méi)有得到普遍地開(kāi)展。

（二）從網(wǎng)站服務(wù)定位上看，缺乏服務(wù)導(dǎo)向

建立檔案網(wǎng)站的定位是以便民服務(wù)為目的，應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)為社會(huì)公眾提供已公開(kāi)的檔案信息、已公開(kāi)的現(xiàn)行文件及其它政府公開(kāi)信息服務(wù)。根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展實(shí)際，要從提高質(zhì)量上入手，在網(wǎng)絡(luò)上建立檔案信息服務(wù)中心，加快擴(kuò)充民生版塊，內(nèi)容要豐富，實(shí)用性強(qiáng)，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的網(wǎng)上資源進(jìn)行整合歸類，包括不同載體、不同類型的信息資源之間的整合以及本地資源與遠(yuǎn)程資源之間的整合。目前的檔案網(wǎng)站定位主要面向檔案界，網(wǎng)站信息內(nèi)容大都專業(yè)性強(qiáng)，內(nèi)容多為工作動(dòng)態(tài)、查檔指南、主要館藏目錄等。群眾登陸檔案網(wǎng)站也不僅僅為了了解你這個(gè)部門的職能介紹，你的工作動(dòng)態(tài)，更重要的是要解決自己的實(shí)際問(wèn)題，所以群眾對(duì)檔案網(wǎng)站訪問(wèn)量極低。建網(wǎng)站不能只是為宣傳自己而建，而是要面向廣大人民群眾，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的信息內(nèi)容，起不到為群眾查檔、解決問(wèn)題的作用。

（三）從網(wǎng)站提供的服務(wù)范圍上看，許多網(wǎng)站提供的資源貧乏，缺乏創(chuàng)新

大多數(shù)檔案信息網(wǎng)站一般只提供信息動(dòng)態(tài)、少量照片檔案等，很少有視頻檔案、電子郵件服務(wù)、文件傳輸服務(wù)、遠(yuǎn)程登陸查詢等。應(yīng)從本部門本地區(qū)的實(shí)際出發(fā)，把網(wǎng)站辦出特色，顯示檔案工作的亮點(diǎn)、創(chuàng)新點(diǎn)，對(duì)群眾利用切實(shí)做到全覆蓋。比如，群眾可隨時(shí)隨地通過(guò)電腦和手機(jī)觀看各檔案館工作的最新動(dòng)態(tài)、觀賞微展廳、了解地方文化風(fēng)土人情、查詢檔案業(yè)務(wù)等，通過(guò)先進(jìn)的“互聯(lián)網(wǎng)+”網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

（四）從網(wǎng)站提供的服務(wù)功能上看，檢索功能不健全

檔案網(wǎng)站普遍采用的檢索工具過(guò)于簡(jiǎn)單或?qū)I(yè)化，檢索方式單一，群眾很難通過(guò)輸入關(guān)鍵詞或任意詞進(jìn)行檢索，甚至是跨字段檢索。而過(guò)于專業(yè)化的檔號(hào)等檢索方式對(duì)普通用戶來(lái)說(shuō)難度太大，在一定程度上限制了非專業(yè)用戶對(duì)檔案信息資源的獲取和利用。大多數(shù)檔案網(wǎng)站的檢索能力普遍較弱，有的僅僅是一個(gè)網(wǎng)頁(yè)，根本不具備檢索功能，有的則是頁(yè)面上雖有檢索工具，但無(wú)法檢索出結(jié)果，因?yàn)槿狈ν陚涞臄?shù)據(jù)庫(kù)支撐。檔案信息檢索僅局限于案卷級(jí)或目錄級(jí)，無(wú)法深入。

二、提高檔案網(wǎng)站利用服務(wù)水平的對(duì)策

在檔案信息普遍數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，全民檔案意識(shí)和信息意識(shí)全面提高。為社會(huì)公眾服務(wù)是檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的目標(biāo)，也是檔案網(wǎng)站建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。檔案部門要始終堅(jiān)持“以群眾為中心”的理念，充分發(fā)揮網(wǎng)站的作用，對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行梳理，不斷擴(kuò)充民生資源，不斷開(kāi)辟網(wǎng)上服務(wù)的新項(xiàng)目新功能，才能更好地滿足不同人群的需求。要對(duì)檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)與利用過(guò)程中存在的問(wèn)題保持清醒的認(rèn)識(shí)，正視這些不足，采取有效措施，改變目前這種狀況。筆者認(rèn)為可以從以下幾方面做出改進(jìn)。

（一）對(duì)全國(guó)檔案網(wǎng)站信息資源進(jìn)行整合，加快實(shí)現(xiàn)信息資源共建共享

在全國(guó)檔案系統(tǒng)范圍內(nèi)應(yīng)進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)、總體部署，明確要求各級(jí)各類檔案館參與檔案互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)上、接口上做出統(tǒng)一要求、整體推進(jìn)，做到全國(guó)檔案一盤(pán)棋，達(dá)到檔案資源共享。使異地查檔群眾在全國(guó)任何一家檔案館都可查閱到自己需要的檔案，不用來(lái)回奔波了。

（二）積極穩(wěn)妥推進(jìn)檔案館管理信息化、館藏?cái)?shù)字化

1.檔案管理信息化、數(shù)字化，是建立在計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的，包括了各個(gè)具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息化、數(shù)字化問(wèn)題。檔案信息數(shù)字化就是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成有序的檔案信息庫(kù)。經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，檔案信息提高了計(jì)算機(jī)檢索速度，節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，緩解庫(kù)房緊張的壓力，減少檔案原件（特別是珍貴檔案）由于頻繁使用而造成的磨損。在確保檔案信息安全保密的前提下，將檔案信息以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接、提供利用，充分發(fā)揮檔案館的信息優(yōu)勢(shì)，豐富網(wǎng)上信息資源的內(nèi)容和數(shù)量。加強(qiáng)檔信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，為檔案館開(kāi)展特色服務(wù)創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，檔案部門的工作重點(diǎn)主要是檔案信息化、檔案數(shù)字化、電子檔案管理和數(shù)字檔案館建設(shè)等，發(fā)展速度快，效果顯著。但隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等的發(fā)展，就不能停留在一般意義上的數(shù)據(jù)了，也要形成大數(shù)據(jù)，才能形成創(chuàng)新和提高的前沿方向。同時(shí)，不斷加強(qiáng)檔案收集整理工作，力爭(zhēng)檔案的門類、載體齊全完整，只有掌握豐富齊全完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案信息資源，才能在提供利用上掌握主動(dòng)權(quán)。

2.嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將電子檔案進(jìn)行歸檔、整理、分類，不斷豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案網(wǎng)絡(luò)化利用打好基礎(chǔ)。對(duì)網(wǎng)上群眾利用率高的視頻檔案等，盡快數(shù)字化，掛接到網(wǎng)站上，最終轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式，為實(shí)現(xiàn)全文檢索打好基礎(chǔ)。

3.檔案館除建立網(wǎng)站外，還可以開(kāi)通微博、微信、電子郵件服務(wù)、文件傳輸服務(wù)、遠(yuǎn)程登陸查詢等新媒體服務(wù)平臺(tái)，主動(dòng)發(fā)布檔案信息，融入信息化社會(huì)發(fā)展，為群眾提供“零距離”的檔案信息服務(wù)。

（三）通過(guò)培訓(xùn)提高檔案專業(yè)技術(shù)人員的信息化素質(zhì)

雖然現(xiàn)在的檔案人員對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的熟練程度比前幾年有所提高，但仍與當(dāng)今飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)不相適應(yīng)。檔案網(wǎng)站的建立、管理、維護(hù)、聯(lián)網(wǎng)利用，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)、電子文件、電子檔案的安全問(wèn)題，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮微攝影技術(shù)等，都需要高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才。在編制受限，不能大量引進(jìn)專業(yè)人才的情況下，可對(duì)現(xiàn)有的檔案專業(yè)技術(shù)人員經(jīng)常進(jìn)行培訓(xùn)來(lái)加以深造，并通過(guò)相關(guān)信息技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)、技能培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的信息化素質(zhì)，努力破解人才對(duì)檔案信息化發(fā)展的制約。