信息時代機(jī)關(guān)文檔一體化管理分析

文·耿榛

文檔一體化管理，是指將相對獨(dú)立的文件管理和檔案管理工作統(tǒng)一成一個有機(jī)整體，將檔案管理貫穿文書和檔案工作全過程，實現(xiàn)從文件生成到歸檔的全過程控制。[1]文檔一體化的思路和具體實踐早在上世紀(jì)就已興起，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機(jī)對數(shù)據(jù)的存儲、計算、分析能力大大增強(qiáng)，國家推進(jìn)信息化和電子政務(wù)建設(shè)的步伐不斷加快，辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）的應(yīng)用越來越普遍。信息時代，機(jī)關(guān)單位的文檔一體化管理迎來迅速發(fā)展期。

一、信息時代機(jī)關(guān)文檔一體化管理必要性分析

（一）理論基礎(chǔ)

1. 文件生命周期理論?！拔募芷凇钡母拍钍敲绹鴻n案專家菲力浦·C·布魯斯在1940年首次提出的，1950年，英國檔案學(xué)者羅吉爾·艾利斯對文件生命周期作了“三階段論”的劃分。他認(rèn)為文件一般要經(jīng)歷現(xiàn)行文件階段、暫時保存階段和永久保存階段這樣一個完整的運(yùn)動周期。之后，美國前國家檔案與文件局局長詹姆斯·B·羅茲又將文件生命周期理論往前推進(jìn)了一步，他講文件生命周期劃分為四個階段，即“文件的形成階段、文件的利用和保護(hù)階段、文件的鑒定選擇階段、檔案管理階段。”他在《檔案管理和文件管理在國家信息系統(tǒng)中的作用》一文中指出，文件產(chǎn)生后，首先是作為履行組織職能的工具，然后，當(dāng)這一職責(zé)完成，即文件的實現(xiàn)效用消失或者全部目的已經(jīng)達(dá)成后，需對文件進(jìn)行價值鑒定，最后，對沒有保存價值的文件進(jìn)行銷毀，對具有永久保存價值的文件，作為檔案保存，賦予其新的使命。此后，文件生命周期“三階段論”逐漸被“四階段論”所代替。[2]

2. 后保管模式。1996年的第十三屆國際檔案大會上，加拿大檔案學(xué)者特里·庫克強(qiáng)調(diào)檔案部門應(yīng)改變工作思路，傳統(tǒng)狀態(tài)下，檔案注重的是對實體文件的保管，但立足于當(dāng)時信息技術(shù)飛速發(fā)展的社會現(xiàn)狀，應(yīng)將檔案工作的注意力轉(zhuǎn)變?yōu)閷ξ募⑽募纬烧咭约拔募纬蛇^程之間相互關(guān)系的關(guān)注。之后，經(jīng)其系統(tǒng)闡述的“后保管模式”在檔案學(xué)界受到廣泛關(guān)注，逐步發(fā)展并漸成體系。[3]

3. 前端控制思想。前端控制思想是檔案學(xué)界針對電子文件的出現(xiàn)所帶來的檔案工作流程和工作內(nèi)容的變化而做出的理論回應(yīng)。眾多學(xué)者對前端控制思想進(jìn)行過闡述。劉越男認(rèn)為，所謂“前端控制”，是指針對電子文件的管理，從文件形成之時甚至形成之前（即電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計階段）就開始進(jìn)行管理，一直持續(xù)到文件歸檔。在這一過程中要進(jìn)行通盤規(guī)劃。[4]馮惠玲認(rèn)為，前端控制是指結(jié)合具體實際情況，盡可能多地把檔案管理功能在文件形成階段實現(xiàn)，前端控制思想是現(xiàn)代文件管理理念和檔案管理理念的重要內(nèi)容，是全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想的體現(xiàn)。[5]

文件生命周期理論揭示了文件和檔案之間的轉(zhuǎn)化關(guān)系和運(yùn)動過程，是進(jìn)行文檔一體化管理需要遵循的核心思想，而后保管模式和前端控制思想則在信息時代背景下向前拓展了檔案管理職能。文件生命周期、后保管模式和前端控制思想奠定了信息時代文檔一體化管理的理論基石。

（二）現(xiàn)實意義

1. 是貫徹落實檔案工作政策方針的必然要求。全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中明確要求，要加快提升電子檔案的管理水平。2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》指出，要實現(xiàn)檔案部門對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)。因此，加快檔案管理信息化步伐，實現(xiàn)對電子文件的全程管理，做好文檔一體化工作，是今后一段時間檔案管理部門的工作重點(diǎn)，也是貫徹落實國家關(guān)于檔案工作一系列政策方針的具體行動。

2. 是信息時代做好檔案管理工作的迫切需求。隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化進(jìn)程不斷加快，機(jī)關(guān)單位OA系統(tǒng)的應(yīng)用越來越普及，大量文件通過OA系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)，而傳統(tǒng)檔案管理工作與OA系統(tǒng)之間缺乏連接橋梁，如何將檔案管理前移，實現(xiàn)對電子文件進(jìn)行在線歸檔成為實際工作中迫切需要解決的問題。

3. 是提升機(jī)關(guān)單位整體信息化水平的重要途徑。根據(jù)文件生命周期理論，一份文件從形成到作為檔案被保存，是一個完整的鏈條，在單位信息化建設(shè)中，統(tǒng)籌考慮文檔一體化的管理思路，在電子文件形成之初，就加入檔案管理的要素，將文件歸檔的規(guī)范要求體現(xiàn)在前端。如此，不僅檔案管理工作會更加順暢、規(guī)范、高效，整個單位的信息化水平也會再上臺階。

二、信息時代進(jìn)行文檔一體化管理面臨的問題

文檔一體化的檔案管理思路在紙質(zhì)檔案時代就已經(jīng)得到了充分的實踐，進(jìn)入信息時代，如何在總結(jié)前期實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，延續(xù)文檔一體化管理方式，還面臨著諸多問題。

（一）缺乏頂層設(shè)計

目前，信息系統(tǒng)作為輔助辦公的手段，其應(yīng)用越來越普遍，一個機(jī)關(guān)單位內(nèi)部可能同時存在多個應(yīng)用系統(tǒng)，分屬不同的部門進(jìn)行管理、維護(hù)和使用，譬如：OA系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等等，但由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，各個系統(tǒng)都是獨(dú)立運(yùn)行的，互相之間并不兼容，這就導(dǎo)致雖然大部分紙質(zhì)檔案都有對應(yīng)的電子文件，但是，由于不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)實時共享，檔案管理系統(tǒng)也就無法自動接收來自各個系統(tǒng)的電子文件。一方面，是海量的電子文件無法轉(zhuǎn)化為檔案資源，處于“用完即放置”的狀態(tài)，得不到規(guī)范的整理、鑒定和保管；另一方面，檔案管理部門接收紙質(zhì)檔案后，仍要進(jìn)行數(shù)字化處理或者是按照紙質(zhì)檔案逐份找到對應(yīng)的電子文件后進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，不論哪種方式，都導(dǎo)致了重復(fù)勞動，耗時耗力。

（二）檔案管理“前移”不夠

文件與檔案是同一事物在不同階段的表現(xiàn)形式，檔案就是具有保存價值的文件。這是關(guān)于文件與檔案關(guān)系的樸素認(rèn)知。但在機(jī)關(guān)單位的具體工作中，“重文件輕檔案”的思想普遍存在，這一思想延續(xù)到信息化建設(shè)中，具體表現(xiàn)在信息系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)、應(yīng)用，都是按照業(yè)務(wù)工作流程來進(jìn)行的，而沒有考慮“檔案管理”的要素，文件歸檔仍然被認(rèn)為是后期工作，而沒有進(jìn)行前移。

（三）檔案管理人員知識儲備亟需更新

信息化的發(fā)展與大數(shù)據(jù)時代的來臨，改變著我們的生活方式，也改變著我們的工作方式。在信息時代做好文檔一體化管理工作對檔案管理人員是一項挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，文件與檔案的界限較為明顯，“歸檔”這個工作節(jié)點(diǎn)，意味著文件利用階段的結(jié)束和檔案階段的開始，文件作為檔案被保管，完成新的歷史使命。而信息時代，電子公文在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，“文件”與“檔案”的分界逐漸模糊，檔案管理工作人員要適應(yīng)這一變化，必須充分了解單位公文運(yùn)轉(zhuǎn)全貌，并要懂得數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，而且能夠熟練進(jìn)行系統(tǒng)操作。目前，機(jī)關(guān)單位檔案管理人員中符合要求的人才較為缺乏，加上部分檔案管理人員創(chuàng)新動力不足，成為信息時代進(jìn)行文檔一體化管理的又一阻力。

三、信息時代實現(xiàn)文檔一體化管理的有效途徑

基于電子數(shù)據(jù)的文檔一體化管理是一項系統(tǒng)工程，關(guān)鍵在于實現(xiàn)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接，從而實現(xiàn)從文件形成階段到文件歸檔階段整個過程的通盤規(guī)劃和全程管理。

（一）加強(qiáng)頂層設(shè)計

在設(shè)計開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)時，應(yīng)按照國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012 ）進(jìn)行設(shè)計，將檔案管理業(yè)務(wù)流程納入系統(tǒng)，從整體框架上形成文檔一體化的電子數(shù)據(jù)管理模式，完成電子公文的在線移交、接收、統(tǒng)計、管理、借閱、查詢等一系列工作環(huán)節(jié)。

（二）推進(jìn)系統(tǒng)融合

在實際應(yīng)用中，如果已建有多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，且不與檔案管理系統(tǒng)兼容，可以在現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，增加文件的檔案管理屬性，按照檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式要求，在提交歸檔時，將電子文件轉(zhuǎn)化為檔案管理系統(tǒng)可以接收、導(dǎo)入的格式，通過“導(dǎo)出”“導(dǎo)入”的轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的接收、歸檔、保管。

（三）進(jìn)行全程管理

將檔案管理工作“關(guān)口前移”，提前至電子文件形成之初，根據(jù)紙質(zhì)文件歸檔范圍和保管期限的要求，在對應(yīng)的電子文件上添加檔號、年度、頁數(shù)、保管期限、信息公開屬性、責(zé)任者、責(zé)任處室等檔案管理要素。文件一旦形成，就已經(jīng)進(jìn)入檔案管理的流程；文件還在運(yùn)轉(zhuǎn)中時，是否需要?dú)w檔、保存多長時間等檔案管理屬性就已經(jīng)確定；當(dāng)文件確已運(yùn)轉(zhuǎn)結(jié)束時，在電子公文系統(tǒng)里面點(diǎn)擊“提交歸檔”，經(jīng)檔案管理工作人員審核無誤，文件就可以自動歸入檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)文檔一并提交，文件的全部生命周期就完成了。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

應(yīng)高度重視檔案管理人員業(yè)務(wù)技能的提升，在信息化、數(shù)字化的大背景下，尤其應(yīng)注重辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)操作等計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)，更重要的是，要積極組織檔案管理人員進(jìn)行檔案信息化建設(shè)分析研究、服務(wù)咨詢等方面的技術(shù)交流，不斷提高業(yè)務(wù)工作能力，努力打造一支精通檔案管理業(yè)務(wù)知識、熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理隊伍。

不管現(xiàn)在還是將來，文檔一體化管理都不可能獨(dú)立于信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的支撐進(jìn)行發(fā)展。在信息時代，我們將完全有能力做到文件在制發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)時，就已經(jīng)通過網(wǎng)絡(luò)接受檔案部門的管理，可以理解為“歸檔”已提前進(jìn)行，同時又不影響文件正常運(yùn)轉(zhuǎn)程序。信息時代的文檔一體化管理工作必將取得飛速發(fā)展，希望本文能夠為未來全電子形式下的文檔一體化管理提供一定參考。

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