區(qū)域性數(shù)字檔案館建設(shè)模式研究

文·儲(chǔ)牧原

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平的持續(xù)提高和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，全社會(huì)對(duì)檔案資源尤其是檔案數(shù)字資源的開發(fā)利用提出了更多新的要求。過去依托各單一檔案館建設(shè)的“信息孤島”式的數(shù)字檔案館，現(xiàn)在已不能滿足人民群眾對(duì)新時(shí)代檔案工作的新期待。在這一背景下，如何打破這種信息孤島、煙囪林立的困局，在一定區(qū)域內(nèi)整合檔案數(shù)字資源，探索建設(shè)區(qū)域性數(shù)字檔案館成為新時(shí)代檔案信息化工作中的一個(gè)新課題。本文試圖通過對(duì)國(guó)內(nèi)具有代表性的區(qū)域性數(shù)字檔案館及類似系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)模式的研究，介紹現(xiàn)有區(qū)域性數(shù)字檔案館及類似系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和成果，以期對(duì)山東省建設(shè)區(qū)域性數(shù)字檔案館提供有具有參考意義的啟示。

一、國(guó)內(nèi)區(qū)域性數(shù)字檔案館及類似系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)模式

（一）聯(lián)合建設(shè)模式

我國(guó)僅有極少數(shù)檔案館采用聯(lián)合建設(shè)模式，其中有代表性的是青島市數(shù)字檔案館。該數(shù)字檔案館系統(tǒng)由當(dāng)時(shí)青島市行政區(qū)域內(nèi)13家國(guó)家綜合檔案館共同建設(shè)完成[1]。這一建設(shè)模式從建設(shè)伊始就避免了單體建設(shè)模式可能造成的規(guī)劃零散、重復(fù)投資、建設(shè)水平不均衡、檔案資源和管理不統(tǒng)一的弊端，建成后即可在青島市行政區(qū)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)各館檔案數(shù)字資源的共享利用。

（二）基于云平臺(tái)的單體建設(shè)模式

采用這一建設(shè)模式的以北京市數(shù)字檔案館為代表。建設(shè)思路是由區(qū)域內(nèi)級(jí)別最高且綜合實(shí)力最強(qiáng)的綜合檔案館為主要建設(shè)者，制定區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案館的戰(zhàn)略規(guī)劃和建設(shè)目標(biāo)，對(duì)整體架構(gòu)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)籌設(shè)計(jì)；區(qū)域內(nèi)各級(jí)檔案館、檔案室作為區(qū)域性數(shù)字檔案館的用戶，按不同權(quán)限級(jí)別使用各種系統(tǒng)模塊；系統(tǒng)通過統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)行機(jī)制、運(yùn)維管理、安全保護(hù)等措施來保障運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)各館檔案數(shù)字資源的統(tǒng)一管理、利用和保護(hù)[2]。

（三）類似系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)模式

1.中國(guó)開放檔案共享平臺(tái)

中國(guó)開放檔案共享平臺(tái)是2013年由國(guó)家檔案局推出的開放檔案信息資源服務(wù)門戶平臺(tái)。該平臺(tái)基于互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，整合了全國(guó)50個(gè)國(guó)家綜合檔案館（3家中央級(jí)檔案館以及31家省、自治區(qū)、直轄市，10家副省級(jí)市，5家計(jì)劃單列市和新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案館）的開放檔案目錄數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)，為全社會(huì)提供24小時(shí)在線檔案利用服務(wù)[3]。該平臺(tái)的建設(shè)模式是由國(guó)家檔案局主導(dǎo)建設(shè)，通過在北京建立中心節(jié)點(diǎn)，在有條件的檔案館使用前置機(jī)建立省節(jié)點(diǎn)的辦法，在全國(guó)建立分布式系統(tǒng)平臺(tái)。各檔案館每年定期向平臺(tái)中心節(jié)點(diǎn)或省節(jié)點(diǎn)上傳數(shù)據(jù)，全部數(shù)據(jù)通過平臺(tái)的統(tǒng)一界面整體對(duì)外提供利用。

2.浙江檔案服務(wù)網(wǎng)網(wǎng)上查檔聯(lián)合大廳

浙江檔案服務(wù)網(wǎng)于2017年11月16日正式啟用[4]，省內(nèi)100家綜合檔案館已全部入駐。該網(wǎng)開設(shè)了“網(wǎng)上查檔聯(lián)合大廳”，依托實(shí)名制把檔案服務(wù)搬到互聯(lián)網(wǎng)上。查檔者只要借助浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)的實(shí)名制賬號(hào)，就可以向全省各地任何一家綜合檔案館進(jìn)行在線查檔咨詢或查檔申請(qǐng)。受理檔案館將在2個(gè)工作日內(nèi)在本館館藏系統(tǒng)或檔案庫(kù)房中完成檢索，并將查檔結(jié)果通過平臺(tái)和手機(jī)短信反饋給申請(qǐng)人。如果查到所需檔案且可以提供利用，就采用“到館自取、快遞送達(dá)、電子郵件發(fā)送”三者中合適的方式提供給查檔者。通過統(tǒng)一入口、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，浙江在全省范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動(dòng)”的模式[5]。

3.兩種模式的比較

上述兩種平臺(tái)建設(shè)模式的共同點(diǎn)，一是基于互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，便于實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通；二是由一家檔案部門牽頭建設(shè)，采用統(tǒng)一平臺(tái)，在一定區(qū)域范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)多家檔案館檔案數(shù)字資源的共享利用；三是平臺(tái)功能主要圍繞檔案利用展開建設(shè)，不涉及電子文件歸檔、電子檔案移交接收、日常管理、長(zhǎng)期保存等其他功能。

其不同點(diǎn)一是基礎(chǔ)平臺(tái)不同，前者是自主搭建專用云平臺(tái)，后者是基于政務(wù)網(wǎng)站建設(shè)；二是利用方式不同，前者是通過建立分布式系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的直接在線利用，后者是建立交互式平臺(tái)，檔案資源不直接提供在線利用，而是以線下查詢的方式提供查檔反饋；三是利用的檔案資源范圍不同，前者僅限于平臺(tái)內(nèi)的檔案數(shù)字資源，后者涵蓋納入平臺(tái)的所有檔案館的全部可開放檔案資源且不僅限于數(shù)字格式。從長(zhǎng)期來看，如果未來檔案資源的數(shù)字化程度和開放鑒定程度發(fā)展到較高水平時(shí)，前一模式將取代后者，但在現(xiàn)階段，后一模式比前者提供了更廣泛的資源利用范圍。

二、對(duì)山東的啟示

（一）完善法制，標(biāo)準(zhǔn)先行

無論采用那種模式開展區(qū)域性數(shù)字檔案館建設(shè)，都需要有本區(qū)域內(nèi)一家級(jí)別最高且綜合實(shí)力最強(qiáng)的檔案部門牽頭這一工作。牽頭建設(shè)的檔案部門需對(duì)此進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，提出統(tǒng)一的建設(shè)目標(biāo)和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門出臺(tái)政策支持建設(shè)工作，帶領(lǐng)參與建設(shè)的區(qū)域內(nèi)全部檔案館共同操作實(shí)施。

（二）融入全省電子政務(wù)和大數(shù)據(jù)發(fā)展大局

為給實(shí)施新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換重大工程、建設(shè)經(jīng)濟(jì)文化強(qiáng)省提供有力支撐和保障，2017年10月22日，山東省政府辦公廳印發(fā)了《山東省政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享實(shí)施方案》，在全省范圍內(nèi)推進(jìn)政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享工作，基于山東省政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域和公共服務(wù)域分別建設(shè)了政務(wù)云，開發(fā)了政務(wù)信息資源共享交換平臺(tái)、公共數(shù)據(jù)資源開放平臺(tái)、大數(shù)據(jù)平臺(tái)、山東政務(wù)服務(wù)網(wǎng)等系統(tǒng)平臺(tái)。在山東開展區(qū)域性數(shù)字檔案館建設(shè)，應(yīng)積極抓住這一機(jī)遇，利用現(xiàn)有政務(wù)云和政務(wù)平臺(tái)開展建設(shè)，從高起點(diǎn)出發(fā)，提高系統(tǒng)建設(shè)水平。

（三）以群眾為中心，優(yōu)先提高檔案利用水平

檔案利用是檢驗(yàn)各項(xiàng)檔案工作的一個(gè)窗口，區(qū)域性數(shù)字檔案館建設(shè)是否成功最終也要落腳到檔案利用工作中去檢驗(yàn)。鑒于我省目前檔案信息化發(fā)展水平不均衡，省內(nèi)許多國(guó)家綜合檔案館的檔案數(shù)字化水平和開放鑒定程度都不高，因此在現(xiàn)階段的建設(shè)過程中，可以借鑒浙江檔案服務(wù)網(wǎng)網(wǎng)上查檔聯(lián)合大廳模式，優(yōu)先解決共享利用的問題。主要思路是在我省政務(wù)外網(wǎng)公共服務(wù)域政務(wù)云上部署全省檔案查閱系統(tǒng)，由查檔者使用門戶網(wǎng)站、手機(jī)移動(dòng)APP等工具在該系統(tǒng)中用真實(shí)身份注冊(cè)用戶。注冊(cè)信息通過政務(wù)外網(wǎng)跨域數(shù)據(jù)交換中心與部署在政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域的公安人口信息庫(kù)相連并進(jìn)行身份實(shí)名驗(yàn)證。驗(yàn)證通過后，查檔者可在系統(tǒng)中輸入自己想要查詢的內(nèi)容并指定相應(yīng)的檔案館，系統(tǒng)可將查檔要求及時(shí)反饋到該檔案館的注冊(cè)用戶信息庫(kù)中。檔案館在本館內(nèi)進(jìn)行查檔，及時(shí)將查檔結(jié)果反饋給查檔者。如查檔結(jié)果是查無此件或所查檔案是已公開現(xiàn)行文件的話，可以通過系統(tǒng)直接反饋給查檔者；其他查檔結(jié)果，因需要當(dāng)面核對(duì)查檔者身份，則需實(shí)際查到該檔案的檔案館將查檔結(jié)果根據(jù)信息安全等級(jí)的不同，通過機(jī)要通信、郵政快遞等方式，將查檔結(jié)果送達(dá)離查檔者所在地最近的檔案館，由該檔案館負(fù)責(zé)核實(shí)查檔者身份后提供利用。

●參考文獻(xiàn)●

[1]黃新榮，王曉杰，段廣利，趙清.云環(huán)境下我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)模式研究[J].檔案與建設(shè).2013（06）：4

[2]陶水龍.基于云計(jì)算的區(qū)域性數(shù)字檔案館建設(shè)研究[J].中國(guó)檔案.2013（02）：60

[3]何奕忠.國(guó)家開放檔案信息手機(jī)可查[N].中國(guó)檔案報(bào).2015-4-9（01）

[4]林偉宏. “一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動(dòng)”的制度保障——《浙江檔案服務(wù)網(wǎng)查檔工作規(guī)則（試行）》解讀[J].浙江檔案.2017（12）：14

[5]浙江實(shí)行“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動(dòng)”[J].檔案天地.2017（12）：5