IT時(shí)代，網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生

文/中興財(cái)務(wù)云

網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)作為現(xiàn)代信息技術(shù)與會(huì)計(jì)的融合，顛覆了手工報(bào)銷(xiāo)模式，是目前最被企業(yè)認(rèn)可的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)工具之一。

通信、網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展沖擊著企業(yè)的生產(chǎn)作業(yè)方式，給企業(yè)運(yùn)作帶來(lái)革命性的改變，也推動(dòng)著企業(yè)財(cái)務(wù)的事務(wù)處理和管理模式走向網(wǎng)絡(luò)化，網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從記賬憑證編制到形成會(huì)計(jì)報(bào)表的自動(dòng)化信息處理，但主要的應(yīng)用還是基于對(duì)手工會(huì)計(jì)處理過(guò)程的高度仿真。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)（也被稱(chēng)作電子報(bào)賬系統(tǒng)）作為集成財(cái)務(wù)系統(tǒng)框架中重要的一環(huán)，將會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)從編制記賬憑證提前到了業(yè)務(wù)流程中，將會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的關(guān)注點(diǎn)從記賬憑證轉(zhuǎn)移到了原始憑證，并大大降低了財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作量，使得財(cái)務(wù)處理效率大幅提升。

如果說(shuō)會(huì)計(jì)從手工方式轉(zhuǎn)變?yōu)闀?huì)計(jì)電算化是IT技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)的第一次革命，那么，建立集成的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)、網(wǎng)上數(shù)據(jù)收集則是會(huì)計(jì)的再次革命。

傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式下，無(wú)論是報(bào)銷(xiāo)的員工還是審批領(lǐng)導(dǎo)，直至財(cái)務(wù)處理人員，均會(huì)感受到流程的低效。公司與供應(yīng)商的往來(lái)，公司與銀行的交割，公司與員工的內(nèi)部結(jié)算都是基于實(shí)物進(jìn)行的，依賴(lài)大量的紙面單據(jù)和手工簽字。這種日常運(yùn)作方式代表著傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理觀念和模式，使得財(cái)務(wù)管理在空間上限于一地，在時(shí)間上無(wú)法實(shí)時(shí)進(jìn)行，工作效率也處于較低的水平，給員工和財(cái)務(wù)人員帶來(lái)巨大壓力。這種方式已越來(lái)越不能適應(yīng)公司的高速發(fā)展和我們的高效工作方式。以紙質(zhì)報(bào)銷(xiāo)單作為介質(zhì)的傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)模式，使財(cái)務(wù)人員不得不面對(duì)其暴露出的成本高、效率低、意見(jiàn)多、矛盾大等問(wèn)題。

傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)方式存在著很多缺陷，使得很多大中型企業(yè)費(fèi)用管理不能滿(mǎn)足需求：

單據(jù)填寫(xiě)效率低。員工報(bào)銷(xiāo)需要手工填寫(xiě)大量信息，若信息填寫(xiě)錯(cuò)誤，又將浪費(fèi)大量時(shí)間重新填寫(xiě)。

業(yè)務(wù)審核效率低。員工需要親自拿著報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，找各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)簽字審批。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)每天都將要耗費(fèi)大量的精力和時(shí)間進(jìn)行單據(jù)審批。若遇到審批領(lǐng)導(dǎo)出差、繁忙等情況，員工將陷入漫長(zhǎng)等待。

財(cái)務(wù)審核效率低。會(huì)計(jì)人員審核時(shí)，需要將報(bào)銷(xiāo)單據(jù)中的眾多信息手工錄入到系統(tǒng)中，這些操作將使其置身于瑣碎重復(fù)勞動(dòng)。

資金、預(yù)算控制力度低。財(cái)務(wù)部門(mén)的審核信息無(wú)法及時(shí)反饋，費(fèi)用支出情況存在時(shí)滯，無(wú)法反映資金的實(shí)際使用，得不到有效控制；預(yù)算控制也無(wú)法得到有效執(zhí)行。

傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式如圖1所示。

網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的產(chǎn)生，解決了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式下所面臨的各項(xiàng)問(wèn)題。網(wǎng)上報(bào)賬模式下，員工填寫(xiě)報(bào)賬系統(tǒng)中的電子報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，員工的姓名、部門(mén)、賬戶(hù)等基本信息直接由系統(tǒng)生成，無(wú)需拿筆一張張?zhí)顚?xiě)報(bào)銷(xiāo)單。填寫(xiě)后的電子單據(jù)，系統(tǒng)會(huì)直接提交到員工的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)以數(shù)字簽名方式進(jìn)行審批后，報(bào)銷(xiāo)單就直接發(fā)送到公司的財(cái)務(wù)部門(mén)，看到領(lǐng)導(dǎo)的簽字和財(cái)務(wù)審核記錄，財(cái)務(wù)記賬人員和出納分別完成憑證記賬工作和財(cái)務(wù)付款工作。網(wǎng)上報(bào)賬模式如圖2所示。

圖1 傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式圖

圖2 網(wǎng)上報(bào)賬模式圖

在財(cái)務(wù)共享集中模式下，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的使用也更趨多樣，除了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)以外，應(yīng)用最為普遍的系統(tǒng)是預(yù)算控制及網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，其次是影像系統(tǒng)和資金管理系統(tǒng)。由此可見(jiàn)，網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)作為現(xiàn)代信息技術(shù)與會(huì)計(jì)的融合，顛覆了手工報(bào)銷(xiāo)模式，是目前最被企業(yè)認(rèn)可的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)工具之一。

網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)流程

網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)在整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中處于核算層的財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)部分。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)與企業(yè)已建成或?qū)⒔ㄔO(shè)的多個(gè)其他核算層財(cái)務(wù)系統(tǒng)都存在數(shù)據(jù)的交互關(guān)系，具體來(lái)說(shuō)：網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的前端業(yè)務(wù)報(bào)賬信息可自動(dòng)取數(shù)于各前端其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)；網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)一般與電子影像系統(tǒng)高度集成，從而依賴(lài)電子影像模式傳遞實(shí)物單據(jù)信息；網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)中的報(bào)賬信息會(huì)導(dǎo)入會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證，同時(shí)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)也會(huì)將后續(xù)狀態(tài)反饋回網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)。

借助于網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)可以將企業(yè)的費(fèi)用支付數(shù)據(jù)完全電子化，利用信息技術(shù)再現(xiàn)原始業(yè)務(wù)活動(dòng)，為每筆支出建立了單獨(dú)的審計(jì)線索。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)大都基于電子影像模式，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)流程中影像單據(jù)傳遞代替紙面單據(jù)傳遞，使內(nèi)控權(quán)限下的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)審核制單、憑證審核等環(huán)節(jié)通過(guò)查看單據(jù)影像完成，從而實(shí)現(xiàn)審批、審核與核算的無(wú)紙化。如圖3所示。

基于影像模式下的網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)全業(yè)務(wù)流程可分為電子流和實(shí)物流。電子流下，員工在網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)界面中填寫(xiě)并提交標(biāo)準(zhǔn)模板的電子報(bào)賬單，相關(guān)部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)即可獲取系統(tǒng)自動(dòng)推送的報(bào)賬信息完成審批，審批通過(guò)的報(bào)賬單自動(dòng)流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，審核通過(guò)后，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)置的報(bào)賬單信息與會(huì)計(jì)科目映射關(guān)系，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證和付款信息，而后財(cái)務(wù)完成付款。實(shí)物流下，員工提交電子報(bào)賬單后，系統(tǒng)將生成唯一標(biāo)識(shí)的報(bào)賬單號(hào)，員工連同原始單據(jù)一同傳遞至掃描員進(jìn)行單據(jù)掃描上傳，其單據(jù)影像將掛接在電子報(bào)賬單下進(jìn)行后續(xù)的電子流傳遞，實(shí)物單據(jù)則直接由會(huì)計(jì)根據(jù)報(bào)賬單號(hào)與會(huì)計(jì)憑證編號(hào)的對(duì)應(yīng)關(guān)系完成憑證歸檔工作。

網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)

相比傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式，網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)有著顯而易見(jiàn)的優(yōu)勢(shì)：

（1）信息采集規(guī)范化。網(wǎng)上報(bào)賬可以有效地克服基于紙面的數(shù)據(jù)采集方式的種種不足，通過(guò)全面、及時(shí)、高效地采集信息，使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)達(dá)到支持決策的目的。網(wǎng)上報(bào)賬在報(bào)賬活動(dòng)中觸發(fā)了相應(yīng)的信息記錄過(guò)程，不會(huì)因?yàn)槿斯な占推浜蟮臅?huì)計(jì)憑證確認(rèn)的局限性對(duì)信息有較大的取舍，避免了信息的滯后和丟失。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的延伸，不再是通過(guò)對(duì)原始憑證的匯總整理后才能把數(shù)據(jù)納入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，為后續(xù)的實(shí)時(shí)處理和實(shí)時(shí)信息反饋創(chuàng)造了基礎(chǔ)。

（2）信息成本節(jié)約化。網(wǎng)上報(bào)賬可以大大降低會(huì)計(jì)信息的處理成本，不僅僅是紙張本身的費(fèi)用，節(jié)約的企業(yè)管理費(fèi)用更為可觀。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)理論上或許可以通過(guò)核算項(xiàng)目的增加來(lái)收集關(guān)于業(yè)務(wù)活動(dòng)的所有特征，但在實(shí)際操作中是不現(xiàn)實(shí)的，因?yàn)橛|發(fā)記錄行為的是脫離業(yè)務(wù)過(guò)程的會(huì)計(jì)人員。而網(wǎng)上報(bào)賬通過(guò)將信息觸發(fā)過(guò)程前移到業(yè)務(wù)人員和相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠收集到關(guān)于業(yè)務(wù)活動(dòng)的所有信息特征，而不僅僅是價(jià)值或者金額方面的信息，從而滿(mǎn)足決策或者管理過(guò)程的信息需求。例如，企業(yè)差旅費(fèi)用信息中，發(fā)生的時(shí)間、記錄的相關(guān)事件、地點(diǎn)、發(fā)生人、發(fā)生頻率等信息，在傳統(tǒng)的費(fèi)用確認(rèn)過(guò)程中，經(jīng)過(guò)復(fù)式記賬法的處理只能提供一段時(shí)間內(nèi)費(fèi)用發(fā)生的總額，其他相關(guān)信息都消失了。而使用與商旅系統(tǒng)對(duì)接的網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)后，這些信息都會(huì)存儲(chǔ)于企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以實(shí)現(xiàn)任何時(shí)間、任何維度的匯總分析，大大提升了信息價(jià)值。

（3）信息傳遞自動(dòng)化。網(wǎng)上報(bào)賬使會(huì)計(jì)確認(rèn)程序化成為可能。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)解決了從記賬憑證到會(huì)計(jì)報(bào)表的所有工作，使用財(cái)務(wù)軟件，財(cái)務(wù)人員的最大“價(jià)值”體現(xiàn)就是從原始憑證到記賬憑證的會(huì)計(jì)確認(rèn)和輸入過(guò)程。這種價(jià)值使得財(cái)務(wù)人員在低水平的基礎(chǔ)工作上耗費(fèi)大量時(shí)間，同時(shí)，會(huì)計(jì)確認(rèn)對(duì)于會(huì)計(jì)人員的個(gè)人主觀判斷依賴(lài)過(guò)多，會(huì)計(jì)信息質(zhì)量無(wú)法保障。在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)環(huán)境下，記錄過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化和電子化為會(huì)計(jì)確認(rèn)的自動(dòng)化提供了機(jī)會(huì)。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)會(huì)根據(jù)既定的規(guī)則生成記賬憑證，會(huì)計(jì)人員只需要維護(hù)相應(yīng)的分類(lèi)和匯總機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了從數(shù)據(jù)采集到數(shù)據(jù)輸出全部工作的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)化，大大減少了會(huì)計(jì)人員的基礎(chǔ)工作量。

圖3 基于影像模式下的網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)全業(yè)務(wù)流程展示圖

（4）審批流程電子化。通過(guò)電子報(bào)賬單和相應(yīng)附件的電子化流轉(zhuǎn)，以及與企業(yè)辦公系統(tǒng)的待辦事項(xiàng)集成，在保證審批質(zhì)量的同時(shí)加快了審批流程，實(shí)現(xiàn)了電子化自動(dòng)推送的審批模式，從而大大提高審批效率。

（5）財(cái)務(wù)流程高效化。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)可以通過(guò)減少紙張流轉(zhuǎn)，提高共享服務(wù)中心內(nèi)部流程效率，減少會(huì)計(jì)核算過(guò)程中的人為判斷和計(jì)算錯(cuò)誤等來(lái)減少企業(yè)的管理費(fèi)用。

（6）信息展示追蹤化。網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)使得電子審計(jì)線索更加便利高效。網(wǎng)上報(bào)賬將企業(yè)的費(fèi)用支付數(shù)據(jù)完全電子化，并建立了賬務(wù)系統(tǒng)的單一標(biāo)識(shí)。利用信息技術(shù)再現(xiàn)原始業(yè)務(wù)活動(dòng)，從記賬憑證追溯到原始業(yè)務(wù)活動(dòng)的來(lái)龍去脈變得更加高效。高度集成的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，為每筆支出建立了單獨(dú)的審計(jì)線索，環(huán)環(huán)相扣的鏈接關(guān)系使得原始業(yè)務(wù)的再現(xiàn)更為方便易行。