信息技術(shù)驅(qū)動(dòng)共享服務(wù)升級(jí)

文/唐勇

財(cái)務(wù)共享服務(wù)已成為推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理從核算監(jiān)督向管理控制和決策支持轉(zhuǎn)變的助力器。信息技術(shù)在FSSC建設(shè)中的廣泛應(yīng)用，是助力企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵。

隨著多數(shù)企業(yè)進(jìn)入“練內(nèi)功”時(shí)代，改變發(fā)展方式、變革管理模式已成為企業(yè)的共同訴求，財(cái)務(wù)共享服務(wù)也有了更多用武之地。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（簡(jiǎn)稱“FSSC”）建設(shè)中，信息技術(shù)能否廣泛應(yīng)用已經(jīng)成為企業(yè)財(cái)務(wù)成功轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵。目前，大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)和云計(jì)算等新技術(shù)正推動(dòng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)從FSSC 1.0(基礎(chǔ)財(cái)務(wù)共享)向FSSC 2.0(業(yè)財(cái)共享)，再向FSSC3.0(數(shù)據(jù)共享)方向發(fā)展。

財(cái)務(wù)支撐新體系

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，企業(yè)財(cái)務(wù)被重新分類為戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和共享財(cái)務(wù)，會(huì)計(jì)人員被明確劃分為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)管理三類崗位。實(shí)踐證明，由戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和共享財(cái)務(wù)構(gòu)建的三角財(cái)務(wù)支撐新體系基本確立，算管適度分離，職責(zé)劃分更加清晰，分工界定更加明確（見(jiàn)圖1）。

戰(zhàn)略財(cái)務(wù)（專家中心）聚合人才、金融、數(shù)據(jù)等核心資源，促進(jìn)產(chǎn)融互動(dòng)，助力實(shí)業(yè)發(fā)展，指導(dǎo)全集團(tuán)財(cái)務(wù)管理，管控集團(tuán)整體風(fēng)險(xiǎn)，支持公司戰(zhàn)略決策；共享財(cái)務(wù)（共享中心）通過(guò)基礎(chǔ)財(cái)務(wù)共享、業(yè)財(cái)共享、數(shù)據(jù)共享，執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范財(cái)務(wù)服務(wù)，保證服務(wù)的高質(zhì)量、高效率和高滿意度；業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)（業(yè)財(cái)中心）向經(jīng)營(yíng)單位研、產(chǎn)、供、銷等業(yè)務(wù)前端縱向延伸和滲透，控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，服務(wù)業(yè)務(wù)，輔助管理，支持經(jīng)營(yíng)決策，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的信息化建設(shè)必須依托企業(yè)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，將原有的IT架構(gòu)全面升級(jí)到以互聯(lián)網(wǎng)商業(yè)應(yīng)用為基礎(chǔ)的云平臺(tái)，以網(wǎng)上報(bào)賬為基礎(chǔ)，搭建財(cái)務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)，通過(guò)組織動(dòng)態(tài)建模、BPM流程管理、影像系統(tǒng)、移動(dòng)互聯(lián)、人工智能和系統(tǒng)集成等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)、外部信息系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，通過(guò)三信（財(cái)務(wù)信息、管理信息和業(yè)務(wù)信息）貫通和數(shù)據(jù)共享，逐步推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、集中化、自動(dòng)化、自助化和智能化。

信息技術(shù)驅(qū)動(dòng)力

財(cái)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化

財(cái)務(wù)共享服務(wù)需要一定的規(guī)模效應(yīng)支撐，對(duì)業(yè)務(wù)、制度、流程和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化提出了較高要求。

業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化：可采用ERP系統(tǒng)加報(bào)賬模式作為支撐。納入共享的業(yè)務(wù)，通過(guò)分類設(shè)置一系列表單，定義收集數(shù)據(jù)的規(guī)則和條件，并在信息系統(tǒng)中予以固化。通常，響應(yīng)式業(yè)務(wù)在報(bào)賬系統(tǒng)中進(jìn)行處理，非響應(yīng)式業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行處理。

制度標(biāo)準(zhǔn)化：一般采用統(tǒng)一，而不是唯一的方式。各成員單位可以根據(jù)自身特點(diǎn)制定相應(yīng)的制度，但需要總部統(tǒng)一規(guī)范和發(fā)布，并盡量將制度中的規(guī)則嵌入信息系統(tǒng)，減少財(cái)務(wù)人員的審核控制點(diǎn)，從而大幅度提升財(cái)務(wù)處理效率。

流程標(biāo)準(zhǔn)化：需要在集團(tuán)層面搭建一套BPM工具。無(wú)論是整個(gè)流程規(guī)則的制定，還是相關(guān)審批節(jié)點(diǎn)設(shè)置都是統(tǒng)一的，不需要在各個(gè)系統(tǒng)中單獨(dú)管理自己的流程。

圖1 2.0時(shí)代的財(cái)務(wù)管理新體系

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化：是財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)。搭建一套統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，明確各類主數(shù)據(jù)的持有者，由持有者對(duì)主數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)入準(zhǔn)出的流程以及相應(yīng)的信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。主數(shù)據(jù)的定義由每類數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的歸口管理部門負(fù)責(zé)。每類主數(shù)據(jù)持有者一旦給了定義，這個(gè)組織就要對(duì)這一類主數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和信息系統(tǒng)提出統(tǒng)一的要求。

財(cái)務(wù)工作集中化

不管企業(yè)是建立了一個(gè)FSSC，還是建立了多個(gè)FSSC，都需要把在報(bào)賬系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)中生成的任務(wù)對(duì)接到FSSC運(yùn)營(yíng)平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一任務(wù)分派或提取、工作量統(tǒng)計(jì)以及績(jī)效管理，實(shí)時(shí)將FSSC員工的工作量和處理效率展現(xiàn)在績(jī)效看板上，不僅便于FSSC內(nèi)部管理，也能對(duì)員工起到激勵(lì)作用，形成有序合理競(jìng)爭(zhēng)。

影像系統(tǒng)支撐：電子影像系統(tǒng)主要是將實(shí)物單據(jù)影像化，這不僅會(huì)縮短業(yè)務(wù)審核時(shí)間，同時(shí)也降低了丟單風(fēng)險(xiǎn)和郵寄成本。另外，對(duì)于原始憑證有嚴(yán)格限制的地區(qū)和國(guó)家，電子影像系統(tǒng)突破了離岸業(yè)務(wù)的限制，可以將全球的業(yè)務(wù)納入到FSSC進(jìn)行統(tǒng)一處理。同時(shí)，考慮到影像文件占用存儲(chǔ)和對(duì)網(wǎng)絡(luò)帶寬的消耗都比較大，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)傳輸以及服務(wù)器的存儲(chǔ)壓力和安防需要，用友網(wǎng)絡(luò)采用壓縮、斷點(diǎn)續(xù)傳、傳輸加密和影像防偽等一系列技術(shù)，來(lái)確保影像傳遞的高效和安全。

電子檔案支持：關(guān)于檔案的集中管理，建議通過(guò)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行支撐。電子檔案系統(tǒng)需要與ERP系統(tǒng)和電子影像系統(tǒng)打通，將ERP系統(tǒng)生成的會(huì)計(jì)檔案跟影像系統(tǒng)掃描的文件自動(dòng)匹配，形成一份與實(shí)物檔案相同的電子文件，甚至可以將郵包號(hào)、會(huì)計(jì)憑證號(hào)、紙質(zhì)檔案號(hào)和電子檔案號(hào)在系統(tǒng)間關(guān)聯(lián)，便于快速查閱，同時(shí)記錄實(shí)物檔案的一系列操作。通過(guò)電子檔案系統(tǒng)的建立，企業(yè)檔案管理更加高效、便捷、低碳、環(huán)保，從而確保會(huì)計(jì)檔案的安全性。

電子發(fā)票推行：電子影像系統(tǒng)解決方案能夠自動(dòng)提取增值稅專用發(fā)票上的關(guān)鍵信息，與第三方稅務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)專票的自動(dòng)認(rèn)證。用友網(wǎng)絡(luò)的電子發(fā)票管理系統(tǒng)已與FSSC集成一體，一旦電子發(fā)票全面推行，在傳統(tǒng)報(bào)賬模式下的填單、貼票、掃描、郵寄、記賬和歸檔等全部步驟都將取消，企業(yè)財(cái)務(wù)工作效率將得到大幅提升。

資金管理與銀企互聯(lián)助力：財(cái)務(wù)共享服務(wù)除核算共享之外，還有資金管理的共享。借助統(tǒng)一集中的資金管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資金信息的透明化，通盤掌握資金的動(dòng)向，對(duì)資金的形態(tài)、存量、結(jié)構(gòu)、成本、收益、風(fēng)險(xiǎn)、流量、流向以及信用、計(jì)劃等信息實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)地了解和查詢。通過(guò)高效、便捷的銀企互聯(lián)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金的集中收付管理。統(tǒng)籌調(diào)度集團(tuán)的資金使用，挖掘沉淀資金、調(diào)劑平衡資金需求，做到集團(tuán)內(nèi)部結(jié)算基本不需要資金流動(dòng)，批量支付、聯(lián)動(dòng)支付、對(duì)外結(jié)算高效及時(shí)。通過(guò)嚴(yán)格的計(jì)劃、限額以及授權(quán)、審批和控制訪問(wèn)來(lái)實(shí)現(xiàn)資金的有序運(yùn)行，防止資金體外循環(huán)，并通過(guò)資金結(jié)構(gòu)、流動(dòng)性期限、成本收益及風(fēng)險(xiǎn)管理來(lái)確保資金流動(dòng)過(guò)程中安全與高效的平衡，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。

財(cái)務(wù)工作自動(dòng)化

企業(yè)信息化就是將企業(yè)管理的三件事（管人、管事和管物）交給計(jì)算機(jī)處理，由信息系統(tǒng)來(lái)逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的自動(dòng)化。其中，制度管人，流程管事，賬簿和表單管物。通過(guò)管理制度化、制度流程化和流程表單化，將數(shù)據(jù)收集傳輸?shù)囊?guī)則、交易處理規(guī)則、審批權(quán)限規(guī)則、資金收支計(jì)劃、合同約束條件和預(yù)算控制點(diǎn)等內(nèi)嵌于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，由信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的自動(dòng)化，這是企業(yè)管理實(shí)現(xiàn)信息化和自動(dòng)化的基本做法。FSSC的建設(shè)同樣需要對(duì)相關(guān)制度、流程和表單重新梳理和定義，在提高制度、流程和表單標(biāo)準(zhǔn)化水平的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升FSSC的信息化和自動(dòng)化水平。

一般來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的記賬憑證都是根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則自動(dòng)生成，同時(shí)將以往需要會(huì)計(jì)稽核的控制點(diǎn)全部遷移到業(yè)務(wù)端進(jìn)行自動(dòng)化控制，以確保流入到財(cái)務(wù)處理的任務(wù)合規(guī)有效。通過(guò)流程整合、系統(tǒng)集成技術(shù)的應(yīng)用，采購(gòu)系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等形成的業(yè)務(wù)單據(jù)，經(jīng)系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行費(fèi)用預(yù)算、資金計(jì)劃、合約審核控制，完成業(yè)務(wù)審批后自動(dòng)送達(dá)FSSC，執(zhí)行財(cái)務(wù)審核、財(cái)務(wù)復(fù)核、資金結(jié)算、自動(dòng)關(guān)聯(lián)核算系統(tǒng)、自動(dòng)記賬、自動(dòng)編制會(huì)計(jì)報(bào)表、信息回寫業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)端到端，全流程貫通，管、算、核一體化聯(lián)動(dòng)。自動(dòng)化程度高的FSSC，服務(wù)更高效和優(yōu)質(zhì)，交易成本和人力成本更低，人為錯(cuò)誤更少。

財(cái)務(wù)工作自助化

財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)是基于互聯(lián)網(wǎng)商業(yè)應(yīng)用基礎(chǔ)平臺(tái)構(gòu)建的，是企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)管理平臺(tái)的一部分，是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)自助化（員工報(bào)賬、商旅和行政采購(gòu)自助化等）的基礎(chǔ)和前提。財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)主要由報(bào)賬人門戶、審批人門戶、作業(yè)人員門戶、作業(yè)組長(zhǎng)門戶和FSSC運(yùn)營(yíng)管理等共享服務(wù)門戶構(gòu)成。隨著FSSC運(yùn)營(yíng)管理的不斷成熟，企業(yè)商旅、人力資源、IT運(yùn)維和集中采購(gòu)等都將納入財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行集中管理，共享一套服務(wù)體系和人力資源，逐漸建成以財(cái)務(wù)共享為基礎(chǔ)的企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)管理平臺(tái)。

針對(duì)財(cái)務(wù)處理中占比大、重復(fù)性高的業(yè)務(wù)提出相應(yīng)解決方案，規(guī)范業(yè)務(wù)前端流程，降低財(cái)務(wù)處理成本。通過(guò)報(bào)賬系統(tǒng)可以管理費(fèi)用，將員工的事前申請(qǐng)、事中使用、事后報(bào)銷、領(lǐng)導(dǎo)審批、預(yù)算管控放在線上管理。從費(fèi)用報(bào)銷往業(yè)務(wù)前端延伸，用友網(wǎng)絡(luò)研發(fā)了企業(yè)商旅管理和辦公采購(gòu)系統(tǒng)，即友報(bào)賬和友云采系統(tǒng)。通過(guò)內(nèi)外互聯(lián)互通的系統(tǒng)建設(shè)，可以把發(fā)票量大的業(yè)務(wù)處理自助化，并通過(guò)統(tǒng)一服務(wù)代理商的方式進(jìn)行管理。

財(cái)務(wù)工作智能化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與深入應(yīng)用，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全面對(duì)接，人工智能和移動(dòng)互聯(lián)等新技術(shù)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)的應(yīng)用也更加廣泛，加快了財(cái)務(wù)工作的智能化。

基于內(nèi)置AI技術(shù)的用友網(wǎng)絡(luò)智能財(cái)務(wù)產(chǎn)品友報(bào)賬已與財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)無(wú)縫集成，在數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、收集、加工、傳遞、匹配、校驗(yàn)等全過(guò)程無(wú)須任何人工操作，已全面實(shí)現(xiàn)無(wú)人值守自助報(bào)賬、自動(dòng)化票據(jù)采集、數(shù)據(jù)錄入、憑證賬簿生成等，極大節(jié)約人力成本，提高工作效率。同時(shí)，依托財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，由業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)自動(dòng)傳送的財(cái)務(wù)單據(jù)，經(jīng)FSSC完成審核、復(fù)核、支付動(dòng)作后，財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)自動(dòng)生成記賬憑證，登記會(huì)計(jì)賬簿，編制會(huì)計(jì)報(bào)表，實(shí)現(xiàn)總賬及會(huì)計(jì)報(bào)表的自動(dòng)化。

另一方面，用友智能財(cái)務(wù)還采用了圖像識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別、智能分析和自我學(xué)習(xí)等人工智能技術(shù)。財(cái)務(wù)報(bào)表分析智能化，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行全面分析診斷，自動(dòng)生成實(shí)時(shí)性、可視化報(bào)告?；趦?nèi)置AI的友報(bào)賬智能財(cái)務(wù)就是人工智能在財(cái)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用的一個(gè)縮影，與基于外掛的RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人有異曲同工之妙。共享服務(wù)模式下，信息技術(shù)正驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)工作向智能化方向發(fā)展，財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的工作將不可避免地逐漸被智能機(jī)器取代。