淺談企業(yè)辦公室行政管理的對策

周軍

2001年，我國加入世界貿(mào)易組成，標志著我國經(jīng)濟發(fā)展和世界經(jīng)濟發(fā)展相接軌，處于機遇和挑戰(zhàn)共存的狀態(tài)中。對于我國企業(yè)而言，如何在競爭激烈的市場中占據(jù)一席之地，除了采取符合市場發(fā)展趨勢的策略，更要做好內(nèi)部辦公室行政管理工作，由此才能提高企業(yè)內(nèi)部和外在水平，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。對此，本文則從企業(yè)辦公室行政管理存在問題為切入點，并在此基礎(chǔ)上提出重視行政管理人員必要投入、積極完善行政工作管理制度以及加強行政管理人員培訓(xùn)力度等改善對策，望給予企業(yè)辦公室工作人員提供參考。

企業(yè)辦公室行政管理存在的問題

行政管理工作煩瑣復(fù)雜

目前我國企業(yè)機構(gòu)普遍出現(xiàn)疊加情況，影響著企業(yè)的生產(chǎn)效率。雖然企業(yè)有較多人員，然而真正創(chuàng)造出實際經(jīng)濟效益的人員卻少之又少，大部分工作人員缺乏工作熱情，對自身的工作內(nèi)容和目標不明確且不負責(zé)任，這種情況更是廣泛存在于國有企業(yè)。尤其企業(yè)行政管理和其他部門不同，例如企業(yè)營銷和生產(chǎn)部門可以直接看見員工的勞動成功，也稱為多勞多得。而企業(yè)辦公室的行政管理人員整體成績不明顯，工資穩(wěn)定，無疑會造成不良影響，即消耗員工的工作熱情，如果企業(yè)不加以重視或?qū)ζ溥M行整改，長此以往必然會降低企業(yè)的生產(chǎn)效率，甚至?xí)皇袌鎏蕴?/p>

行政管理制度存在缺陷

毫無疑問，制度是企業(yè)開展工作的主要參考依據(jù)，目前企業(yè)辦公室行政管理缺乏制度，使管理工作的開展受到嚴重阻礙。大部分企業(yè)對產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售兩個環(huán)節(jié)十分重視，所以在這兩個部門會制定成熟的管理制度。對于行政管理部門則較為缺乏，現(xiàn)有制度也是模仿其他企業(yè)或沿用舊制度，不僅和企業(yè)的實際情況不符，更不適應(yīng)時代發(fā)展趨勢。

管理人員綜合水平偏低

雖然目前很多企業(yè)都逐漸認識到行政管理工作的重要性，然而當(dāng)前該部門依舊存在大量綜合素質(zhì)偏低的工作人員，無論專業(yè)管理素養(yǎng)還是職業(yè)道德素養(yǎng)均需要不斷加強。再加上企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)人員沒有重視行政管理部門，以至于在行政管理人員招聘、考核、監(jiān)督、培訓(xùn)等方面沒有投入足夠的成本，無疑影響著行政管理的工作效率。

制定企業(yè)辦公室行政管理的對策

重視對行政管理人員的必要投入，完善管理機制

個體是企業(yè)的核心主體，如果想要切實解決行政管理中存在的問題，就需要重視對人員的必要投入。首先加強對行政管理人才的招攬，也是最簡單和最能強化行政管理的主要方式，對外招攬賢才可以保證行政管理團隊戰(zhàn)斗力，使人才投入到崗位當(dāng)中就能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。事實上，優(yōu)秀人才的加入也在行政管理內(nèi)部團隊形成競爭氛圍，調(diào)動了員工的工作積極性。其次是實施員工考核淘汰制；考核淘汰制適用于各個領(lǐng)域，企業(yè)辦公室行政管理部門同樣適用，可有效提高企業(yè)管理的效率和質(zhì)量。通過實施考核制度提高行政管理員工的積極性，增強員工之間競爭意識，促使員工自我提升。

與此同時，借助常規(guī)考核可以呈現(xiàn)員工在工作中存在的不足，便于在未來的工作中加以改善，不僅可以強化企業(yè)的行政管理，還可以提高企業(yè)行政管理的效率。

此外企業(yè)需要完善管理機制，毫無疑問，優(yōu)秀的企業(yè)團隊必然不可缺少完善管理機制，構(gòu)建管理機制的目的在于使每個工作人員可以明確自身的工作范圍和職責(zé)，必要時可以制定獎懲措施，促使企業(yè)形成有機整體，最大限度地改善行政管理存在的不足，提高工作質(zhì)量。

積極完善行政工作管理制度，堅持以人為本

優(yōu)秀的企業(yè)必然需要制定合理的管理制度作為支撐，不僅可以規(guī)定員工工作任務(wù)和時間，更能明確工作人員的職責(zé)和職能，如果在工作中出現(xiàn)任何問題可以做到責(zé)任到人，使員工在工作過程中形成使命感和緊迫感，避免出現(xiàn)懶散、不作為等情況，也有利于企業(yè)營造積極、團結(jié)向上且有戰(zhàn)斗力的集體，提高企業(yè)的生產(chǎn)效率。此外在企業(yè)行政管理中還需要堅持以人為本原則，給予員工適當(dāng)?shù)娜宋年P(guān)懷，重視勞動法和工作人員的合法權(quán)益，讓員工感受到企業(yè)的溫暖就會全身心地為企業(yè)服務(wù)。

加強行政管理人員的培訓(xùn)力度，提高其服務(wù)意識

工作人員的綜合能力在企業(yè)辦公室行政管理工作中非常重要，其直接影響了行政工作管理效率和質(zhì)量，因而需要加強對行政管理人員的培訓(xùn)力度，從多方面提高管理人員的職業(yè)道德和專業(yè)水平，有利于企業(yè)行政管理實現(xiàn)長遠發(fā)展。在此過程中需要企業(yè)管理層重視行政管理培訓(xùn)工作，加大培訓(xùn)投入力度的同時借助嚴格考核調(diào)動工作人員的參與積極性。必要時可以引入行政管理信息化技術(shù)，采取先進管理技術(shù)簡化行政管理人員的工作量，還要提升行政管理人員的道德素養(yǎng)，消除工作人員的消極情緒。

此外更要增強行政管理人員的服務(wù)意識，由于企業(yè)辦公室是監(jiān)督和執(zhí)行企業(yè)各項決策的重要主體，除了要協(xié)調(diào)企業(yè)各個部門關(guān)系，在一定程度上還要負責(zé)企業(yè)總后勤，為企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)提供服務(wù)，避免出現(xiàn)差錯。

結(jié)語

總而言之，辦公室是企業(yè)不可缺少的一部分，其行政管理在于管理人員綜合素質(zhì)以及是否具備行之有效和健全的管理制度，如此一來才能提高辦公室行政管理的效率。因而企業(yè)需要結(jié)合自身的實際情況和市場的發(fā)展趨勢，重視對行政管理人員的必要投入，積極完善管理機制和制度，始終堅持以人為本的原則，提高工作人員的服務(wù)意識。同時也要加強對行政管理人員的培訓(xùn)力度，提高員工的綜合業(yè)務(wù)能力，進一步推動企業(yè)快速穩(wěn)定發(fā)展。

（作者單位：江蘇省連云港市東?？h行政中心政協(xié)辦公室）