“智慧檢務(wù)”背景下基層檢察院檢察檔案開發(fā)利用現(xiàn)狀分析
——以A院為例

張瑞霄

天津市河?xùn)|區(qū)人民檢察院，天津 300171

一、“智慧檢務(wù)”背景下基層檢察院檢察檔案資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀

(一)訴訟檔案加工利用程序逐年規(guī)范

在單位領(lǐng)導(dǎo)的重視下，在上級檢察機關(guān)及當(dāng)?shù)貦n案局的指導(dǎo)下，結(jié)合單位實際情況，A院近年來建立了一系列檢察檔案加工利用制度，例如訴訟文書材料立卷歸檔細則、訴訟檔案管理辦法、檔案借閱管理制度和檔案保密制度等，對于訴訟檔案的加工利用程序進行制度規(guī)范。

(二)檢察檔案信息化建設(shè)初見成效

檔案信息化建設(shè)初見成效，形成了紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的雙套管理。A院目前已基本完成檢察檔案存量檔案數(shù)字化工作，建立了專門的訴訟檔案管理數(shù)據(jù)庫，開發(fā)了檔案信息化管理平臺，并將存儲檔案數(shù)字化信息的專用服務(wù)器接入院內(nèi)局域網(wǎng)，實現(xiàn)了檔案室與各業(yè)務(wù)部門檔案數(shù)字化資源的共享。

二、“智慧檢務(wù)”背景下基層檢察院檢察檔案資源開發(fā)利用存在的問題

(一)檔案基礎(chǔ)管理工作不完善

檢察檔案管理包括檔案的基礎(chǔ)管理與開發(fā)利用工作。其中，基礎(chǔ)工作包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管和檔案編目與檢索。檔案的基礎(chǔ)工作是開發(fā)利用的前提。目前仍存在少量案卷不能夠按期移交、檔案移交不完整的情況，此外，由于部分科室內(nèi)勤不固定、檔案歸還意識薄弱等原因，還存在檔案借出不及時歸還的現(xiàn)象，這些都不利于檔案的開發(fā)利用。

(二)檢察檔案開發(fā)利用方面的制度法規(guī)不健全

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件應(yīng)運而生。由于電子文件具有操作簡單、便于管理、檢索快捷、瀏覽不受時間地點限制等優(yōu)點，在檢察工作中應(yīng)用的越來越廣泛。目前高檢院僅在2011年頒發(fā)的《關(guān)于進一步加強和改進全國檢察機關(guān)檔案工作的意見》的意見中提到“通過掃描庫存檔案和接受電子文件的方式形成數(shù)字檔案”“加強電子檔案移交與接收平臺建設(shè)”，但就電子文件的歸檔范圍、電子文件歸檔后的管理模式、存儲介質(zhì)、安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案移交和接收平臺建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等都沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定[1]。電子文件目前在基層檢察院訴訟文書檔案中的占比越來越大，電子文件管理方面的制度缺乏勢必影響訴訟檔案整體的開發(fā)利用。

目前現(xiàn)有的人民檢察院檢察檔案管理辦法僅給基層檔案工作指明了整體方向，但就訴訟檔案具體開發(fā)利用的范圍和限度并無規(guī)定，由于檢察檔案的封閉性和保密性，檢察檔案具體開發(fā)利用程度受到限制。

(三)缺乏統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和信息化管理平臺，信息化程度有待進一步加深

目前對于檔案信息化方面沒有專門的指導(dǎo)方案及指導(dǎo)意見，一是缺乏統(tǒng)一的檢察檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，各個基層院之間的檔案信息化管理形式五花八門。由于缺乏人手、專業(yè)技術(shù)及專業(yè)設(shè)備，各院檔案數(shù)字化掃描工作往往以外包形式進行，外包公司缺乏實際的檢察檔案管理經(jīng)驗，其掃描后的結(jié)果往往并不完全貼合訴訟檔案利用的實際，影響檔案檢索的查全率與查準(zhǔn)率。

二是缺乏統(tǒng)一的嵌入式檔案信息化管理平臺。目前檢察機關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)中并沒有數(shù)字化檔案一欄，現(xiàn)有的“電子卷宗”一欄僅針對重要的訴訟文書材料，并非全部。辦案人員如有借閱訴訟檔案需求，需要重新登錄單位自建的數(shù)字化檔案管理平臺，影響借閱效率。

三是因各部門信息共享程度低而形成“信息孤島”，檢察訴訟檔案信息化過程中存在重復(fù)勞動。檢察訴訟檔案中包括來自公安、法院的部分文書材料，這部分材料在公安、法院時已經(jīng)經(jīng)過數(shù)字化掃描，進入檢察院后，案件管理中心需要對來自公安的文書材料進行掃描，檢察院內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門對自身產(chǎn)生的重要文書材料，比如問詢筆錄等進行數(shù)字化掃描。在形成檢察訴訟檔案后，檔案室需要對訴訟檔案進行歸檔掃描。由于缺乏各單位之間以及單位內(nèi)部各部門之間的信息共享，在檔案室最終形成的數(shù)字化檔案中，部分材料已經(jīng)經(jīng)過二次、甚至三次的重復(fù)掃描，由于掃描工作數(shù)量龐大，需要耗費的時間成本、人力成本較高，信息共享程度低將導(dǎo)致人力、物力的嚴(yán)重浪費。

(四)檢察檔案開發(fā)利用形式單一

檔案的開發(fā)利用是檔案管理的落腳點。目前，檢察檔案開發(fā)利用的整體狀況還停留在“你查我調(diào)”的被動服務(wù)層面，滿足干警提出的借閱需求是目前檢察檔案最主要的利用形式。在檔案編研方面，利用檢察檔案編研而成的《年鑒》等材料形式單一，缺乏深入挖掘分析形成的有深度、有思想性的專題材料。此外，對于實物、照片等載體的檔案利用較低。

三、“智慧檢務(wù)”背景下提高基層檢察院訴訟檔案資源開發(fā)利用水平的措施

(一)加強檢察檔案的收集整理等基礎(chǔ)性工作

檢察訴訟檔案的收集整理等基礎(chǔ)性工作是開發(fā)利用工作的前提，必須保證訴訟檔案收集整理工作的及時、完整、有序。一是規(guī)范流程管理，建立檔案催還制度，對于借閱到期的訴訟檔案進行催還，保證借出檔案及時歸還。二是可結(jié)合實際情況將各部門立卷歸檔的狀況納入績效考核，增強辦案人員、立卷人員的檔案管理意識，提高立卷歸檔質(zhì)量。

(二)建立健全檢察檔案開發(fā)利用方面的制度法規(guī)

根據(jù)訴訟文書材料發(fā)展現(xiàn)狀及單位實際情況，建立健全檢察檔案開發(fā)利用方面的制度法規(guī)，做到有法可依、有章可循。一是建立電子文件管理制度規(guī)范，指明電子文件的歸檔范圍、電子文件歸檔后的管理模式、電子文件的存儲介質(zhì)、安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及電子檔案移交和接收平臺建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)實際發(fā)展?fàn)顩r不斷對制度規(guī)范進行更新。二是就訴訟檔案具體開發(fā)利用的范圍和限度進行規(guī)定，在保證訴訟檔案保密性、安全性的前提下進行檔案的開發(fā)利用。

(三)加強檢察檔案的信息化建設(shè)

加強檢察檔案的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化。一是制定統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，對訴訟檔案的分類規(guī)則、組織方式、標(biāo)引著錄原則進行規(guī)范，實現(xiàn)檢察檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化。二是自上而下建立跨單位、跨部門的訴訟檔案信息化管理平臺。將檔案信息化管理系統(tǒng)整合入檢察業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，統(tǒng)一管理，使檔案借閱方便快捷；建立公安局、檢察院和法院的檔案信息資源共享平臺，在移交紙質(zhì)案卷的同時進行電子文件的移交，按照紙質(zhì)文件“誰產(chǎn)生誰掃描”的原則，避免各單位檔案數(shù)字化過程的重復(fù)，提高檔案數(shù)字化加工的效率。三是提高信息安全保護標(biāo)準(zhǔn)，加強檔案信息化建設(shè)過程中的安全保密措施，采取先進的安全保障技術(shù)方法，實現(xiàn)檔案信息化過程中的安全管理。

(四)樹立主動服務(wù)、超前服務(wù)的理念和意識，多維度的進行檢察訴訟檔案的開發(fā)利用

深入研究發(fā)掘檢察訴訟檔案中的內(nèi)容，根據(jù)各部門檔案借閱的需求以及各部門的職能，擴展訴訟檔案利用的廣度和深度。一是與政治處合作，利用檢察檔案展現(xiàn)檢察文化。主動提供能夠展現(xiàn)本單位歷史風(fēng)貌、典型特色的檔案，對圖片文字類的檔案材料進行編研建設(shè)檢察文化墻，對珍貴的實物檔案、聲像檔案、歷史照片等進行檔案展覽，將本院歷史通過檔案實物栩栩如生的展現(xiàn)出來。此外，還可以對老檢察官的辦案手記、已解密的優(yōu)秀訴訟文書檔案進行展覽，增強檢察工作者的職業(yè)認(rèn)同感、榮譽感和責(zé)任感。二是可以與研究室合作，對訴訟檔案中的典型案例進行深入挖掘，對于訴訟檔案形成的大數(shù)據(jù)進行總結(jié)分析，為司法辦案、普法宣傳以及社會治理提供案例材料支撐。三是可以利用檢察檔案制作展現(xiàn)檢察事業(yè)發(fā)展以及檢察工作成就的專題片[2]，豐富檢察機關(guān)的宣傳內(nèi)容，提高檢察機關(guān)的公信力。