基層檢察院檢察檔案信息資源開發(fā)利用
——以天津市T檢察院為例

李夢(mèng)彤

天津市濱海新區(qū)塘沽人民檢察院，天津 300450

一、天津市T檢察院檢察檔案信息資源開發(fā)與利用現(xiàn)狀

(一)檢察檔案全宗情況分析

從1956年至今，天津市T檢察院訴訟檔案共有23000余冊(cè)案卷，文書檔案共有2580件670卷，其余的檔案包括基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、光盤檔案數(shù)量也都逐年增加。加大力度促進(jìn)檢察機(jī)關(guān)檔案開發(fā)與利用的進(jìn)程，對(duì)于提高檢察檔案管理水平、提高檢察檔案利用效率、輔助檢察工作有序開展都具有重要意義。

(二)檢察檔案電子化掃描現(xiàn)狀

在信息化建設(shè)方面，T檢察院檔案的電子化程度已經(jīng)非常高了，2016年之前的檔案已基本完成輸機(jī)、掃描工作，2016年之后的電子化掃描工作正在逐年有序進(jìn)行。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面已經(jīng)取得較大成績(jī)，但目前為止未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理機(jī)制，沒有完善局域網(wǎng)建設(shè)，只能單機(jī)檢索，沒能實(shí)現(xiàn)檔案室與各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)信息資源的共享。

(三)檢察檔案利用效果調(diào)研

T檢察院已經(jīng)制定了較為健全的檔案借閱制度并一直都在嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)利用權(quán)限也做了較為明確具體的規(guī)定。本院干警利用檔案需經(jīng)部門主要負(fù)責(zé)人及辦公室主任批準(zhǔn)，而外單位人員利用檔案則要憑單位介紹信并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。T院建立了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以利用計(jì)算機(jī)瀏覽電子版本，查找利用檔案十分方便。2017年7月至2018年7月一年時(shí)間內(nèi)，該院檔案室共接待查閱利用人員100余次，利用檔案資料近150卷(件)冊(cè)。但是，“重藏輕用”的傳統(tǒng)觀念以及檢察檔案開發(fā)利用方式較為單一，仍然極大阻礙著檢察檔案利用效果的有效發(fā)揮。

二、開發(fā)與利用的意義

(一)是維護(hù)檢察機(jī)關(guān)真實(shí)歷史面貌的重要工具

檢察檔案是檢察機(jī)關(guān)各項(xiàng)職能工作活動(dòng)的原始記錄，是記載檢察機(jī)關(guān)歷史發(fā)展過程的重要文獻(xiàn)，檢察檔案是所有的檢察活動(dòng)走進(jìn)歷史的最終形式，其他任何工作和工具都無(wú)法代替它實(shí)現(xiàn)重現(xiàn)檢察工作歷史原貌的功能。因此，及時(shí)充分地開發(fā)檢察檔案信息資源，將第一手信息資料保存起來(lái)，防止重要信息的消失，有利于維護(hù)檢察機(jī)關(guān)和國(guó)家檢察歷史的真實(shí)面貌。

(二)是提高檢察工作效率的重要前提

該院每年續(xù)編《全宗介紹》、《大事記》、《組織沿革》《工作概況》等材料，可以使利用者不必翻閱大量原始檔案而能滿足某一專門問題的需要，并為深入研究提供系統(tǒng)準(zhǔn)確的資料。如在編寫《天津市志》《天津檢察年鑒》時(shí)，上述編研材料就發(fā)揮了重要作用，極大地提高了編寫效率。

(三)是促進(jìn)立法工作、普法工作、黨風(fēng)廉政建設(shè)的重要基礎(chǔ)

普法、法學(xué)教育要達(dá)到滿意的效果就不能采用簡(jiǎn)單的法律條文和法學(xué)理論說教的方式，要運(yùn)用司法實(shí)踐中產(chǎn)生的大量形象而生動(dòng)的事例。要不斷健全完善檢察人員廉政檔案將其進(jìn)行開發(fā)，可以將全院干警的廉政檔案發(fā)布到院內(nèi)局域網(wǎng)上，讓干警們相互了解，相互監(jiān)督。這樣不但使檢察隊(duì)伍的管理更加規(guī)范化，同時(shí)也使干警的執(zhí)法行為更加規(guī)范，能夠推動(dòng)檢察機(jī)關(guān)黨風(fēng)廉政建設(shè)健康發(fā)展。

三、開發(fā)與利用面臨的問題

(一)開發(fā)利用意識(shí)薄弱

基層檢察院的檔案意識(shí)仍然較為淡薄，上到院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)、下到業(yè)務(wù)干警，甚至是檔案工作者對(duì)檔案的收集、管理和利用這些環(huán)節(jié)的重視程度都呈現(xiàn)出不同程度的淡薄。檢察檔案管理工作的環(huán)境大多是封閉、半封閉的，對(duì)社會(huì)利用者的真實(shí)利用需求缺乏清晰的了解；在檔案工作者腦海中始終有一種“重藏輕用”的觀念，這將檔案工作者禁錮于檔案室內(nèi)，沒能發(fā)揮主動(dòng)性去挖掘檔案中蘊(yùn)藏的價(jià)值；目前，基層檢察機(jī)關(guān)的各種編研成果如《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《案例匯編》及各種文件匯編基本是司法系統(tǒng)內(nèi)部使用，真正由社會(huì)公眾利用的微乎其微，這也是檔案開發(fā)利用意識(shí)淡薄的一種表現(xiàn)。

(二)信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)難度大

基層檢察院所保存的檔案數(shù)量十分巨大，絕大多數(shù)檔案處于閑置狀態(tài)，使得檔案開發(fā)利用的效果并不明顯。目前，天津市T檢察逐漸重視起音像、照片、實(shí)物、會(huì)計(jì)檔案等種類的檔案的收集分類保管，已經(jīng)設(shè)立榮譽(yù)檔案室專門用于保管實(shí)物檔案，但是陳列好的實(shí)物檔案所起到的開發(fā)利用效果僅停留在追溯本院歷史這一淺顯的層面。在檔案室中，紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)主要地位，T檢察院投入資金，將紙質(zhì)檔案輸機(jī)掃描，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，但只能單機(jī)檢索。配套的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施專業(yè)性較強(qiáng)，檔案人員技術(shù)水平不高，出現(xiàn)問題時(shí)無(wú)法及時(shí)解決。因此，信息化建設(shè)始終是檔案室工作的一個(gè)瓶頸。

(三)利用方式單一、難以兼顧安全性和保密性

天津市T檢察院檔案室現(xiàn)有的檔案檢索手段主要是手工檢索，在進(jìn)行輸機(jī)掃描提高電子化程度之后，增加了單機(jī)目錄檢索、數(shù)據(jù)庫(kù)檢索手段。提供利用的方式基本以原件查閱或者在符合保密規(guī)定的前提下進(jìn)行復(fù)制，諸如傳真、網(wǎng)絡(luò)借閱等更加信息化的檢索手段還沒有實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)的檢察檔案開發(fā)利用方式和手段如手工檢索提供利用的服務(wù)方式已不能滿足利用者的利用需求，檔案利用方式落后單一與利用者的信息化需求之間的矛盾越來(lái)越尖銳。顯然，目前檔案室提供利用服務(wù)的方式和手段并不能完全滿足利用者的需要。

四、開發(fā)與利用解決對(duì)策

(一)加強(qiáng)基層檢察檔案組織隊(duì)伍建設(shè)

1.打造科學(xué)的工作格局

成立以辦公室主任牽頭的專門工作小組，具體實(shí)施收集整理歸檔工作。定期督促開發(fā)利用進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的各種問題和困難；各科室兼職檔案員具體負(fù)責(zé)各科室檔案材料的收集、整理和移交工作，形成上下結(jié)合、左右協(xié)調(diào)、分工負(fù)責(zé)、團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作機(jī)制。讓檔案人員牽頭，以檔案管理制度為準(zhǔn)繩，開展檔案知識(shí)培訓(xùn)，使全院干警能夠充分意識(shí)到檔案工作的重要性。應(yīng)對(duì)檔案員進(jìn)行有針對(duì)性的專業(yè)訓(xùn)，使之掌握過硬的檔案專業(yè)知識(shí)、一定的法律業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作能力。

2.對(duì)檔案工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作人員并不能十分熟練的掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檢察機(jī)關(guān)可以引進(jìn)一些高科技人員，通過他們帶來(lái)的計(jì)算機(jī)前沿知識(shí)和檔案后臺(tái)管理技能實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。對(duì)在職檔案工作人員進(jìn)行定期的觀念和技能培訓(xùn)，使他們能夠轉(zhuǎn)變與檔案信息化建設(shè)不相適應(yīng)的思想，熟悉和掌握現(xiàn)代化的技術(shù)和技能，創(chuàng)建一支適應(yīng)信息時(shí)代要求的檢察檔案管理隊(duì)伍。

(二)兼顧安全性和保密性

1.開展編研工作

由于檢察檔案的原始記錄性、保密性等特點(diǎn)，大部分很有開發(fā)利用價(jià)值的檔案被束之高閣，造成極大的檔案資源浪費(fèi)。檔案編研是將檢察檔案的有關(guān)信息進(jìn)行整合處理，可做到既有利于檔案信息傳遞交流的需要，又不違背檔案原始性、保密性特點(diǎn)，是解決檔案信息的開放與檔案信息的保密之間存在沖突的重要途徑。

2.注意檢察檔案的安全

目前對(duì)于電子檔案大多數(shù)檢察院都是采用雙軌制，即既保存電子檔案，又保存紙質(zhì)檔案。在保存電子檔案時(shí)應(yīng)注意配置相應(yīng)的防潮、防磁等設(shè)備，更要針對(duì)檔案的特殊性配備專門的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)殺毒和防木馬軟件，確保電子檔案安全保存。對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分級(jí)保護(hù)，根據(jù)檔案密級(jí)不同設(shè)置不同的借閱審批制度，防止檔案泄密或丟失，提高檢察檔案的安全保密性。

(三)加快檔案信息化建設(shè)

檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化是核心，數(shù)字化資源建設(shè)重點(diǎn)，人才和軟件是關(guān)鍵，設(shè)備硬件是條件。目前，地方各級(jí)檢察院都在積極進(jìn)行信息化建設(shè)。至今為止，天津市T檢察院已經(jīng)基本完成了2016年前的檔案數(shù)字化掃描工作，2016年以后的檔案也正有序地開展輸機(jī)掃描工作。信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以為檔案信息資源的開發(fā)利用提供更為有效的途徑和方式，提高檔案信息資源開發(fā)利用的效率，為利用者提供更為便捷的服務(wù)。

(四)實(shí)現(xiàn)多元化檔案信息共享

首先，將檔案進(jìn)行輸機(jī)掃描，并完成著錄工作。其次，引進(jìn)并利用網(wǎng)絡(luò)共享的檔案管理軟件，促進(jìn)檢察檔案信息資源收集完整度和效率的提高。最后，設(shè)置權(quán)限，確定密級(jí)，實(shí)行檔案網(wǎng)上借閱服務(wù)，極大地避免實(shí)體檔案收到磨損進(jìn)而遭到毀壞，能減少借閱、利用檔案的行政成本，實(shí)現(xiàn)共享能夠逐步消除信息孤島、極大地提高檢察檔案的管理效率，使得檢察業(yè)務(wù)工作能夠更加順利地開展。