探索實(shí)踐“343”工作法構(gòu)建檔案管理工作長效機(jī)制

文 ／何慶良 李 智

檔案管理工作是單位管理工作的一部分,是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位管理水平的重要尺度。近年來，湖北省民宗委認(rèn)真貫徹執(zhí)行 《中華人民共和國檔案法》和《湖北省檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，本著圍繞中心，服務(wù)大局的原則,緊密結(jié)合基層工作實(shí)際，積極掌握新方法，努力探索新途徑，不斷總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，較好地實(shí)現(xiàn)了中心工作與檔案管理同步推進(jìn)，同步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、信息化、專業(yè)化目標(biāo)，為全省民族宗教工作的良性開展提供了強(qiáng)有力的保障。2011年、2014年先后兩次通過省級(jí)檔案管理特級(jí)復(fù)查，2017年檔案文件全面實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)據(jù)化，并順利通過省級(jí)評(píng)審。

堅(jiān)持三個(gè)到位,在夯實(shí)管理基礎(chǔ)上下功夫見成效

堅(jiān)持制度建設(shè)到位。從完善檔案管理制度入手，堅(jiān)持把檔案管理工作放在機(jī)關(guān)規(guī)范化管理的重要位置，與中心工作、機(jī)關(guān)管理和黨建工作同部署、同推進(jìn)、同考核，先后出臺(tái)一系列規(guī)范性文件，使檔案工作有章可循。成立以委主要負(fù)責(zé)同志為組長的 “檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，全面負(fù)責(zé)檔案收集、整理、利用等工作。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)“辦公室”，落實(shí)檔案管理的日常實(shí)施工作，形成了委分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，辦公室主任和分管副主任主抓，專(兼)職檔案員具體負(fù)責(zé)的檔案工作機(jī)制。

堅(jiān)持隊(duì)伍建設(shè)到位。專門設(shè)立檔案室，配備專業(yè)檔案管理員，在各處室（中心）指定一名兼職檔案員，形成以檔案室為主，各部門齊抓共管的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。通過專題講授、以會(huì)代訓(xùn)、實(shí)踐考察等方式，積極組織機(jī)關(guān)干部參加內(nèi)部和社會(huì)上的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握國家檔案法律法規(guī)和機(jī)關(guān)檔案管理要求，印發(fā)《檔案工作五年規(guī)劃》《湖北省民宗委機(jī)關(guān)檔案管理辦法》《檔案管理工作情況通報(bào)》，強(qiáng)化檔案管理工作的法規(guī)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。

堅(jiān)持設(shè)施建設(shè)到位。將檔案工作專項(xiàng)資金列入年度預(yù)算，并逐年遞增，在財(cái)力物力人力上給予充分保障。針對(duì)辦公樓的內(nèi)部結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，專門配備檔案用房，做到辦公室、閱文室、檔案庫房、榮譽(yù)室四室分開。目前，湖北省民宗委檔案辦公用房總面積達(dá)到145平方米，并配置空調(diào)、除濕機(jī)、密集架、電腦、打印機(jī)、掃描儀等檔案保管設(shè)施，安裝鐵門、鐵窗、鐵柜、消防煙感器等安?；A(chǔ)設(shè)施，確保檔案實(shí)體及庫房安全。

聚焦四化目標(biāo)，在提升管理水平上下功夫見成效

目標(biāo)管理科學(xué)化。堅(jiān)持把檔案工作納入目標(biāo)管理，實(shí)行單位主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員三級(jí)連帶責(zé)任制，根據(jù)《目標(biāo)管理考評(píng)辦法》，結(jié)合部門職能職責(zé)制定檔案獎(jiǎng)懲制度，形成分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、辦公室主任日常管、專職檔案員具體抓的檔案管理責(zé)任運(yùn)行機(jī)制。同時(shí)，加強(qiáng)系統(tǒng)檔案管理工作的分類指導(dǎo)，建立全省民族宗教系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案工作基礎(chǔ)臺(tái)帳，編制市縣民族宗教部門檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表，檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)情況自查匯總表，每三年對(duì)系統(tǒng)單位的檔案達(dá)標(biāo)情況進(jìn)行通報(bào)，確保職責(zé)明確、責(zé)任到人。

流程管理規(guī)范化。根據(jù)檔案管理辦法和有關(guān)制度要求，采取“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”的辦法，多次邀請(qǐng)省檔案相關(guān)業(yè)務(wù)部門的同志現(xiàn)場指導(dǎo)，學(xué)習(xí)借鑒兄弟單位檔案管理工作的成功做法，從各類檔案的收集、整理、移交、保管、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，做到紙質(zhì)（電子）檔案收集齊全，保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件排列有序，卷面標(biāo)識(shí)填寫齊全，借閱臺(tái)帳清晰規(guī)范。

檔案管理信息化。一方面，不斷完善檔案室室藏六大門類目錄和文件級(jí)數(shù)據(jù)庫，增配電子文件在線歸檔軟硬件設(shè)施，對(duì)委機(jī)關(guān)10年的文件檔案進(jìn)行掃描歸檔整理，并對(duì)六大門類檔案實(shí)行數(shù)字化管理。另一方面，加大經(jīng)費(fèi)投入，大力開展檔案在線歸檔建設(shè)。在省檔案局的指導(dǎo)下，投入專項(xiàng)資金20多萬元，與武漢翰旺科技有限公司聯(lián)合開發(fā)電子檔案在線歸檔軟件，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔，提升了檔案管理信息化水平。

開發(fā)利用專業(yè)化。高度重視檔案資源的編研開發(fā)和利用，為方便查詢和提高效率，同步編制紙質(zhì)和電子目錄，編研了組織沿革、全宗介紹、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、發(fā)文匯集、調(diào)研論文和重大會(huì)議匯編等各類資料1700余卷（冊(cè)），出版《難忘的二十年》《民族宗教工作法律法規(guī)政策匯編》《湖北民族工作30年》《全國推廣湖北省對(duì)口支援民族地區(qū)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)資料》《全國推廣湖北對(duì)口支援民族地區(qū)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)及湖北省實(shí)施“616”對(duì)口支援工程新聞集錦》《和諧荊楚 五教同光》《湖北省民族工作大事記（1979－2010）》等匯編資料，較好地為中心工作提供了服務(wù)和保障。據(jù)統(tǒng)計(jì)，三年來檔案室為各方面提供檔案利用4000多人次，查閱資料1000余卷3000多件，為服務(wù)決策、編史修志、解決矛盾提供了重要依據(jù)。

強(qiáng)化三個(gè)意識(shí)，在提高管理質(zhì)效上下功夫見成效

強(qiáng)化監(jiān)督意識(shí)。檔案管理人員每月初對(duì)當(dāng)月該移交的歸檔資料進(jìn)行提醒，月底進(jìn)行信息反饋，督促各部門完成資料移交。辦公室主任不定期抽查，每半年對(duì)資料全面檢查，做到“三查、三看”，即：查卷宗目錄，看是否有破損材料齊全完整；查明細(xì)分類，看材料歸類是否準(zhǔn)確；查裝訂整理，看是否有破損材料并及時(shí)補(bǔ)救。及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案工作中遇到的疑點(diǎn)、難題。目前。湖北省民宗委檔案庫房室藏文書檔案21799件；科技檔案20盒；會(huì)計(jì)檔案2783卷；出版物檔案138盒；聲像檔案115盒（卷）；電子檔案光盤類71盒，移動(dòng)硬盤類1件；實(shí)物檔案219件，不僅解決了歷史遺留問題，也使各級(jí)干部在整理基礎(chǔ)資料的過程中得到業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和鍛煉。

強(qiáng)化質(zhì)效意識(shí)。注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理基本知識(shí)、檔案歸類方法等級(jí)內(nèi)容的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員檔案知識(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。切實(shí)抓好檔案收集整理環(huán)節(jié)，對(duì)每一類檔案的立卷、移交時(shí)間明確規(guī)定，并將檔案材料收集責(zé)任落實(shí)到具體工作人員，制定統(tǒng)一的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案存放科學(xué)規(guī)范。不斷創(chuàng)新檔案管理的方法和手段，從收集到分類、從歸整到立卷，從錄入到每一份卷宗系統(tǒng)自動(dòng)生成電子碼，直接歸入相對(duì)應(yīng)的檔案盒，實(shí)現(xiàn)檔案收集的系統(tǒng)性和完整性。目前，湖北省民族宗教系統(tǒng)檔案目標(biāo)管理達(dá) “省特級(jí)”的單位2家，達(dá)“省一級(jí)”標(biāo)準(zhǔn)的單位有65家，達(dá)“省二級(jí)”標(biāo)準(zhǔn)的單位有9家，5個(gè)宗教事務(wù)服務(wù)中心有3個(gè)達(dá)到“省一級(jí)”，2個(gè)達(dá)到“省二級(jí)”，總達(dá)標(biāo)率為93.8%。

強(qiáng)化底線意識(shí)。湖北省民宗委堅(jiān)持把檔案管理納入單位的 “保底”工程常抓不懈，管理人員落實(shí)每天清掃檔案室，查看溫濕度記錄儀，并做好詳細(xì)檢查記錄，確保庫房溫濕度達(dá)到滿足要求。出門或下班時(shí)關(guān)掉電源、關(guān)好窗戶，放下窗簾，鎖好鐵柜、鐵門，定期對(duì)滅火器、電源、線路、開關(guān)插頭等進(jìn)行安全檢查。同時(shí)定期舉辦檔案工作交底會(huì)，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案管理工作制度》，明確檔案編制及移交要求。針對(duì)業(yè)務(wù)主管部門檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)制定整改措施整改到位，并舉一反三，避免類似問題重復(fù)出現(xiàn)，促進(jìn)了檔案管理水平的不斷提升。

編后:創(chuàng)新是當(dāng)今社會(huì)生產(chǎn)力解放和發(fā)展的基礎(chǔ)與標(biāo)志，是中華民族幾千年來生生不息、發(fā)展壯大的重要?jiǎng)恿?。沒有創(chuàng)新，就沒有人類的未來。創(chuàng)新也是檔案工作保持蓬勃生機(jī)的力量源泉，檔案工作者只有與時(shí)俱進(jìn)，破除傳統(tǒng)觀念，大膽探索，勇于和善于在實(shí)踐中創(chuàng)新，才能不斷推動(dòng)檔案工作向更高層次邁進(jìn)，才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要、適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)，才能使檔案工作充滿生機(jī)和活力，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。