中小企業(yè)會計電算化中存在的問題與對策研究

李江會

摘要：隨著信息化的不斷發(fā)展，手工會計已經(jīng)逐漸被電算化代替。會計電算化已經(jīng)慢慢普及到各個行業(yè)。但是在實施過程中，仍然會出現(xiàn)財務(wù)軟件設(shè)計的缺陷、會計人員電算化水平不高等問題。

關(guān)鍵詞：會計電算化；問題；對策研究

國內(nèi)的會計電算化工作至上個世紀(jì)70年代始至今已有四十余年。而現(xiàn)今國內(nèi)的會計電算化正處于過渡階段，從前一階段向后一階段的過渡，即實施處理階段和管理信息系統(tǒng)階段發(fā)展的一個過程，并且有朝管理型網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的趨勢。我國的會計電算化發(fā)展從無到有，從簡單到復(fù)雜，從緩慢發(fā)展到迅速普及，取得了可喜的成績。但在信息大爆炸的今天，與國外的發(fā)展路程比較，可引導(dǎo)出我國會計電算化正處于的階段，并且可以進(jìn)一步朝管理型網(wǎng)絡(luò)化的雛形發(fā)展。

一、概述

會計電算化是電子計算機(jī)在會計應(yīng)用領(lǐng)域之中的簡稱，是計算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代會計相結(jié)合的產(chǎn)物之一。廣義的會計電算化包括了和實現(xiàn)會計工作電算化相關(guān)的一切工作，既包括了會計軟件的開發(fā)與運用、宏觀的規(guī)劃，也包括了人才的培養(yǎng)、檔案的管理、計算機(jī)的審計工作、制度的建設(shè)以及軟件市場的發(fā)展等等環(huán)節(jié)。狹義的會計電算化即指以電子計算機(jī)為主的現(xiàn)代電子信息技術(shù)在會計工作之中的具體運用，即通過計算機(jī)進(jìn)行記賬、報賬以及算賬等，還有就是利用計算機(jī)進(jìn)行部分人工的操作如會計信息的分析、判斷以及分析等。

二、會計電算化工作中存在的問題

（一）會計軟件存在不足

由于條件的限制，會計軟件的開發(fā)人員本身對會計制度或者會計準(zhǔn)則存在一知半解的情況。財務(wù)軟件的開發(fā)商因為無法精確把握企業(yè)會計核算的特征，也沒有根據(jù)各行業(yè)的屬性不同開發(fā)不同特性的財務(wù)軟件，以至于很多企業(yè)需要做很多輔助的工作。如果企業(yè)購買通用性財務(wù)軟件，那么就會出現(xiàn)軟件的針對性不強，很難適應(yīng)于企業(yè)的特殊業(yè)務(wù)或流程；如果企業(yè)是自行開發(fā)財務(wù)軟件，雖然可以針對本單位自身的經(jīng)營特點精確的運作，但是會出現(xiàn)系統(tǒng)運行時間周期長、開發(fā)成本高以及企業(yè)需要大量的計算機(jī)人才去維護(hù)的問題。另外，目前的財務(wù)軟件都存在信息共享性差的問題。由于行業(yè)之間競爭很激烈，各個軟件公司都為自己公司的技術(shù)保密，這就造成了軟件缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口。

（二）計算機(jī)專業(yè)人員的重視，忽視財會專業(yè)型人才

在現(xiàn)階段手工會計下，財會專業(yè)人員的作用即對原始憑證的編寫處理到財務(wù)報表的生成以及數(shù)據(jù)分析整理。財務(wù)系統(tǒng)中始終有財會人員的身影，財會人員的作用顯而易見。

（三）會計人員的不合理應(yīng)用

國外會計知識的引入，使會計人員不在拘泥于表面的數(shù)據(jù)核對，它開始介入更為廣泛的企業(yè)管理領(lǐng)域。①會計人員沒有進(jìn)行統(tǒng)一系統(tǒng)的知識學(xué)習(xí)，在處理日常的會計核算中發(fā)揮作用，是無法提高會計管理的水平。②大部分會計人員沒有進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過計算機(jī)知識，各人才水平參差不平，尤其缺乏全面人才，財會系統(tǒng)中呈現(xiàn)供不應(yīng)求現(xiàn)象。③現(xiàn)今大部分電算化人員難以獨自解決各種難題，即便是提供會計軟件的安裝程序說明，但在一些從未接觸過計算機(jī)的會計人員看來，也是很難迅速掌握的一門技巧。這就導(dǎo)致在上機(jī)時經(jīng)常犯有操作失誤，而有了錯誤，就可能導(dǎo)致大量工作成果流失，更有嚴(yán)重甚至導(dǎo)致系統(tǒng)崩盤。

（四）檔案管理制度不完善，保密性和低安全性

網(wǎng)絡(luò)科技的飛速進(jìn)步與發(fā)展，在給企業(yè)帶來機(jī)會的時候，也造成了一定的隱患。在會計電算化的系統(tǒng)之中，信息在進(jìn)行傳輸?shù)臅r候，很容易會出現(xiàn)一些安全方面的問題。比如在對會計電算化的檔案進(jìn)行保存的時候，很有可能因為人員職責(zé)劃分不明確的原因出現(xiàn)檔案資料保管不善的情況，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料遭到人為破壞或自然災(zāi)害，進(jìn)而出現(xiàn)企業(yè)會計信息泄漏或丟失的情況。此外，由于存儲于計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)容易被篡改，還不會留下痕跡和數(shù)據(jù)庫可能會被未經(jīng)授權(quán)人員瀏覽、復(fù)制、偽造甚至銷毀等等原因，所以在進(jìn)行會計電算化工作展開的時候需要進(jìn)行一定的防范。

三、完善會計電算化存在不足的對策

（一）對電算化的財務(wù)軟件質(zhì)量進(jìn)行優(yōu)化

財務(wù)軟件是直接關(guān)系到企業(yè)是否能全面實現(xiàn)會計電算化的基礎(chǔ)，而且財務(wù)軟件質(zhì)量好壞關(guān)系到企業(yè)是否能夠全面實現(xiàn)電算化系統(tǒng)的基礎(chǔ)，也最終直接影響工作的質(zhì)量。因此，通用型財務(wù)軟件的開發(fā)要根據(jù)行業(yè)的屬性，企業(yè)的實際情況以及當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢綜合考慮并制定出較為實際的軟件。在軟件自身方面，要把成本核算軟件、費用核算軟件等不同軟件緊密相連，把總賬、固定資產(chǎn)、工資、材料等各個核算子系統(tǒng)相互流通，使信息能夠有效銜接，并把企業(yè)各個部門的信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享。目前市場上的通用型軟件費用較高，而有些中小企業(yè)的業(yè)務(wù)沒有這么繁雜，如果使用通用型軟件反而會增加成本，以及增加后續(xù)軟件更新、人員培訓(xùn)的費用。那么，有些小企業(yè)就可以充分利用現(xiàn)有的軟件自行開發(fā)軟件，比如EXCEL。使用EXCEL開發(fā)軟件方便成本又低，這樣就可以解決自行開發(fā)軟件中出現(xiàn)的周期長、人力財務(wù)浪費的問題。

（二）進(jìn)行創(chuàng)新以及培訓(xùn)，進(jìn)而提高人員的綜合素質(zhì)

在對運行的效能進(jìn)行控制的時候除了需要對硬件設(shè)施以及軟件的系統(tǒng)配置進(jìn)行強化，例如對設(shè)備進(jìn)行好日常的維護(hù)以及對信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行好備份的工作，對計算機(jī)信息加強安全方面的保護(hù)，防止信息泄露情況的出現(xiàn)；還需要對技術(shù)以及素質(zhì)方面進(jìn)行強化培訓(xùn)，對全體員工的基本的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及技能進(jìn)行提高，加強職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，注意財務(wù)風(fēng)險的防范，進(jìn)而保證各會計工作人員對軟件以及硬件的操作方法具有較好的操作能力，可以按照操作的標(biāo)準(zhǔn)對有關(guān)的工作進(jìn)行展開，以及對計算機(jī)的信息安全進(jìn)行強化。對全體員工的管理意識以及專業(yè)化技能進(jìn)行強化，不但可以加強其責(zé)任意識，還可以提高企業(yè)的軟實力。

（三）強化會計信息系統(tǒng)的保密性和安全性

在會計電算化的運行過程中，會計信息的安全性尤為重要，相比于傳統(tǒng)的會計工作，實行電算化以后，由于處理方式和儲存載體的變化，會計信息的安全性面臨著很大的挑戰(zhàn)，可采取以下措施進(jìn)行加強：一是創(chuàng)建一個安全的會計信息系統(tǒng)運行環(huán)境。國家相關(guān)部門應(yīng)注重計算機(jī)安全方面的宏觀管理，并進(jìn)一步完善會計相關(guān)制度，打擊計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪行為，營造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和社會環(huán)境。二是企業(yè)內(nèi)部也要建立起一套完善的計算機(jī)硬件設(shè)備管理制度。計算機(jī)硬件管理制度不僅要包括防火、防潮、防靜電等相關(guān)的管理措施，還應(yīng)禁止非工作人員進(jìn)入操作區(qū)域，從而防止出現(xiàn)設(shè)備被盜和信息泄漏的情況出現(xiàn)，進(jìn)而確保計算機(jī)設(shè)備的正常運行。三是建立內(nèi)控制度。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在為我們的日常工作和生活帶來極大便利的同時，也為部分內(nèi)部工作人員惡意外漏會計信息的行為提供了便利。因此，內(nèi)控制度的建立勢在必行。首先是要對權(quán)限實行分級授權(quán)管理，對管理員、操作員和維護(hù)人員的職責(zé)范圍加以明確，并建立起相互制約和促進(jìn)的作用。其次是加強對電腦病毒和電腦黑客的防范?？刹捎梅阑饓?、信息加密儲存、身份認(rèn)證和授權(quán)等方式。最后是要求工作人員在進(jìn)行文件修改或更新等操作時，都必須提供相應(yīng)的書面授權(quán)方可進(jìn)行操作，并且記錄在案。除此以外，會計電算化系統(tǒng)還應(yīng)具備自動記錄功能，以便讓業(yè)務(wù)人員或設(shè)計人員進(jìn)行跟蹤查詢。

（四）對法律法規(guī)進(jìn)行不斷的完善

雖然目前的《會計法》對會計工作應(yīng)該遵守的法律以及法規(guī)進(jìn)行了明確地規(guī)定，但是在實際的操作過程之中會計電算化其操作性以及針對性較差。僅僅只有《會計法》是無法對與會計電算化控制有關(guān)的舞弊問題進(jìn)行有效的控制，為了減少舞弊等情況的出現(xiàn)，就必須對法律法規(guī)進(jìn)行不斷的規(guī)范。只有在法律體系之中包括會計電算化，才真正實現(xiàn)了其科學(xué)化以及正規(guī)化。國家有關(guān)的財政部門需要對會計電算化的管理方法以及工作規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一，對會計電算化之中的舞弊行為進(jìn)行明確的處罰規(guī)定，加大對不法分子帶來的違法行為的懲處力度。與此同時，為了實現(xiàn)對會計數(shù)據(jù)的保護(hù)就需要構(gòu)建起會計電算化數(shù)據(jù)的保護(hù)機(jī)制，例如進(jìn)行全民的監(jiān)督以及舉報的政策，對會計電算化的行為進(jìn)行較好的規(guī)范，進(jìn)而促進(jìn)會計電算化的持續(xù)健康的發(fā)展。

四、結(jié)束語

總而言之，會計電算化的內(nèi)部控制工作是一個比較系統(tǒng)的工作，包括了企業(yè)財務(wù)管理的各方面，因此需要從多方面進(jìn)行健全以及完善，例如制度的建設(shè)、人員的配置等，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)化發(fā)展。

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