事業(yè)單位存貨核算信息化建設(shè)

關(guān)恒瑜

摘要：存貨是保障單位正常運(yùn)作活動(dòng)的流動(dòng)性資產(chǎn)，在地震應(yīng)急保障單位中，需要預(yù)留一定量的地震應(yīng)急物品、器械等，以應(yīng)對(duì)地震災(zāi)害。因地震具有突發(fā)性、所造成的損害程度也難以預(yù)計(jì)，因此需要預(yù)留數(shù)量較大、種類較多的地震應(yīng)急物資，這就為存貨核算帶來了一定難度。針對(duì)此種情況，需要進(jìn)入如信息系統(tǒng)等現(xiàn)代科技，改變以往的存貨核算模式，提升核算工作質(zhì)量?；诖?，本次研究就以此作為研究重點(diǎn)，對(duì)事業(yè)單位存貨核算的信息化建設(shè)思路展開探討，希望能為相關(guān)人士提供些許參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；地震應(yīng)急；存貨核算；信息化建設(shè)

地震應(yīng)急單位為應(yīng)對(duì)地震災(zāi)害需要儲(chǔ)存大量的物資，針對(duì)這些物資進(jìn)行核算，這是單位會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)處理中的重要工作內(nèi)容。當(dāng)前，會(huì)計(jì)核算已經(jīng)走入了全新的信息化時(shí)代，此種情況下，賬簿轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M形式，存貨核算與管理融為一體。為應(yīng)對(duì)這一變化，事業(yè)單位需要加強(qiáng)存貨核算的信息化建設(shè)，除引入信息系統(tǒng)之外，還應(yīng)在相關(guān)制度、操作流程等方面進(jìn)行全面重構(gòu)。

一、事業(yè)單位信息化存貨核算的實(shí)施作用

（一）為單位提供及時(shí)可靠的核算信息

地震應(yīng)急單位的存貨物質(zhì)眾多，為確保核算質(zhì)量，需要獲取及時(shí)可靠的相關(guān)信息。單位的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)繁雜，同時(shí)地震災(zāi)害具有突發(fā)性、不可控性，單位管理人員需要對(duì)單位內(nèi)的存貨物資做出快速處理。特別是在出現(xiàn)突發(fā)性地震時(shí)，由于時(shí)間緊迫，核算人員需要迅速獲得可靠的數(shù)據(jù)信息，才能在突發(fā)狀態(tài)下做出有效的決策。信息化系統(tǒng)在數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳遞方面有著不可比擬的優(yōu)勢(shì)，因此單位存貨核算信息化的構(gòu)建具有重要的實(shí)踐意義，值得應(yīng)用。

（二）能夠?yàn)楣芾砣藛T提供相關(guān)性強(qiáng)的核算信息

相關(guān)性這里特指緊扣管理人員決策需求的信息[1]，因地震應(yīng)急單位的存貨物質(zhì)數(shù)量大，涉及的類別多，在傳統(tǒng)的核算模式中，管理人員需要在眾多的核算信息中找到與決策相符的信息，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)也影響了應(yīng)急工作。針對(duì)這一問題，在存貨核算信息系統(tǒng)下，可通過信息檢索的方式，快速從大量的信息中篩選出管理者所需要的信息，有效提高了存貨核算信息的利用率，也有助于提升地震應(yīng)急保障的工作質(zhì)量。

二、事業(yè)單位存貨核算信息化的建設(shè)

（一）引入信息系統(tǒng) 全面配置網(wǎng)絡(luò)

目前市面上有很多財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，基于單位對(duì)存貨核算的需要，可選擇以數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)、財(cái)務(wù)與工作業(yè)務(wù)一體化，并配有自動(dòng)會(huì)計(jì)核算技術(shù)的ERP系統(tǒng)來構(gòu)建單位的存貨核算信息化系統(tǒng)[2]。在引進(jìn)信息系統(tǒng)的同時(shí)，單位需要構(gòu)建完備的網(wǎng)絡(luò)，搭建存貨核算的生產(chǎn)線，并與地震應(yīng)急單位相連，使在單位各個(gè)區(qū)域、各個(gè)部門都可以通過網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一在一個(gè)平臺(tái)開展存貨核算，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)傳遞與信息匯總，地震應(yīng)急單位也可以通過這一平臺(tái)，實(shí)時(shí)查詢相關(guān)核算信息，為開展高質(zhì)量的地震應(yīng)急工作提供有效的信息支持。

（二）信息系統(tǒng)下存貨核算的流程重構(gòu)

在信息化系統(tǒng)下，存貨核算流程需要進(jìn)行重構(gòu)。首先地震應(yīng)急單位需要編制包括采購入庫相關(guān)存貨入庫單[3]。并將這些入庫單在信息平臺(tái)上發(fā)送給存貨核算人員，由核算人員根據(jù)入庫單、發(fā)票等相關(guān)信息，以此對(duì)存貨業(yè)務(wù)進(jìn)行核算與更新，并打印相關(guān)會(huì)計(jì)憑證。同時(shí)，在月末根據(jù)會(huì)計(jì)憑證形成存貨賬，并計(jì)入到存貨科目中，同時(shí)需要定期對(duì)賬。

在信息系統(tǒng)中，存貨核算需要參考出入庫的單據(jù)等相關(guān)信息進(jìn)行記賬，以生成存貨賬。在信息系統(tǒng)中，這種方式提高了信息傳遞的效率，有助于及時(shí)提供可靠的核算信息。同時(shí)在信息系統(tǒng)中，核算對(duì)賬需要包括賬證核對(duì)、賬表核對(duì)以及賬實(shí)核對(duì)等多種形式。在以往手工核算中，賬表核對(duì)及賬證核對(duì)主要是將各類會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證與賬簿進(jìn)行核對(duì)。而在信息系統(tǒng)中，因?yàn)槭峭ㄟ^賬表、賬證形成的賬簿，數(shù)據(jù)自然是相符的，因此省略了核對(duì)的過程，節(jié)約了人力，故在信息系統(tǒng)下監(jiān)管的重點(diǎn)，主要是在確保系統(tǒng)操作的規(guī)范以及相關(guān)計(jì)算公式的準(zhǔn)確等[4]。賬實(shí)核對(duì)是存貨核算中的重要日常工作，即便是在信息系統(tǒng)下，也需要定期對(duì)賬面的存貨情況和現(xiàn)實(shí)中的實(shí)際存貨情況進(jìn)行核對(duì)，并生成核對(duì)的報(bào)告單據(jù)，進(jìn)行記錄。對(duì)于地震應(yīng)急單位來說，存貨物資種類較多。這些物質(zhì)的重要性不言而喻，因此在信息系統(tǒng)下，仍然需要開展賬實(shí)核對(duì)工作，這就需要定期開展存貨盤點(diǎn)工作。為提高存貨核算中定期核對(duì)的工作質(zhì)量，就需要制定配套的盤點(diǎn)工作規(guī)章制度，明確相關(guān)責(zé)任人，制定不同類型存貨的擺放要求、規(guī)定定期盤點(diǎn)的執(zhí)行日期，同時(shí)在日常中對(duì)于保管人員的擺放情況要進(jìn)行考核，避免存貨不規(guī)范導(dǎo)致盤點(diǎn)漏洞，規(guī)范保管者的行為、制定配套的獎(jiǎng)懲制度，使其能夠積極按照規(guī)定管理存貨，使存貨情況能夠更加清晰明確的呈現(xiàn)出來，有助于提升日常的存貨盤點(diǎn)的工作質(zhì)量。此外為縮減賬實(shí)核對(duì)的工作量，可采用ABC分層抽樣法，將單位存貨根據(jù)存貨的金額、所占比例、使用頻率等分成A（重要物資）、B（一般重要）、C（不太重要）三個(gè)檔次。通常A類物資的單價(jià)較高，但這種物資往往占總存貨的較低比例，數(shù)量較少，此類重要存貨便于逐個(gè)盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)。對(duì)于B類、C類物質(zhì)要進(jìn)行抽樣盤點(diǎn)，B類的抽樣比例要高于C類。最后將盤點(diǎn)結(jié)果輸入到核算系統(tǒng)中進(jìn)行賬目，在進(jìn)行存貨賬實(shí)核對(duì)時(shí)，可預(yù)先設(shè)定一個(gè)允許不相符的最低范圍，如果實(shí)際核對(duì)情況超過這一范圍，就需要探查成因，并追究相關(guān)者責(zé)任。并將核算結(jié)果做好記錄，發(fā)放到信息平臺(tái)中，做好實(shí)時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)信息共享。

（三）存貨核算信息化實(shí)施過程中的風(fēng)險(xiǎn)控制

核算信息系統(tǒng)在實(shí)施過程中，相關(guān)數(shù)據(jù)的采集主要是通過單據(jù)的錄入，通過數(shù)據(jù)錄入形成賬簿，有效保證了賬表、賬證的數(shù)據(jù)相符。但在這個(gè)過程中，就存在一定的信息風(fēng)險(xiǎn)，如錄入出錯(cuò)、人為刪改以及隱私性內(nèi)部信息的安全問題等。針對(duì)這些情況，單位需要制定配套的風(fēng)險(xiǎn)控制辦法，例如數(shù)據(jù)錄入工作需要兩人執(zhí)行，一人操作，一人監(jiān)督，并制定獎(jiǎng)懲措施，如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，需要給予處罰。在防止人為刪改方面，可制定權(quán)限賬號(hào)，普通人員只可以瀏覽及查找公開的核算信息，管理者的賬號(hào)除一般核算信息外，還可瀏覽及查找隱私性內(nèi)部信息，核算人員的賬號(hào)可編輯、刪改核算信息。即通過不同的權(quán)限功能設(shè)置，在實(shí)時(shí)共享核算信息的同時(shí)，保護(hù)存貨核算的安全性。

（四）強(qiáng)化核算人員的綜合能力

在開展單位存貨核算信息化后，核算人員的工作內(nèi)容、角色都發(fā)展了較大轉(zhuǎn)變，借助信息系統(tǒng)的自動(dòng)化功能，提高了核算效率，為適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變，單位需要開展相關(guān)培訓(xùn)，使人員快速適應(yīng)到全新的核算工作中，掌握軟件系統(tǒng)的操作方法。為提升培訓(xùn)的效果，確保有效強(qiáng)化核算人員綜合能力的提升，可對(duì)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核，并將考核結(jié)果和獎(jiǎng)金掛鉤，或者通過考核才可正式上崗。此外，核算人員在信息系統(tǒng)下有效解放了人力，可以有更多精力，不斷學(xué)習(xí)，強(qiáng)化自身綜合能力。

三、結(jié)束語

基于信息系統(tǒng)的存貨核算有效提升了核算效率，實(shí)現(xiàn)核算信息共享，能夠?qū)崟r(shí)提供有效、可靠的核算信息。但需要注意的是，為推動(dòng)存貨核算信息化的有效建設(shè)，不僅僅是單純地引入信息系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)重構(gòu)核算流程、制定配套的管理制度、明確信息環(huán)境下遇到的全新風(fēng)險(xiǎn)問題并加以防范，同時(shí)還應(yīng)強(qiáng)化人員培訓(xùn)，從而才能全面推動(dòng)單位存貨核算信息化的有效落實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

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[4]趙梅雅.事業(yè)單位存貨管理問題與解決方案[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2014 （24）：119-120.