新時期強化電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理分析

王艷

摘 要：檔案的管理是經(jīng)營管理工作中十分重要的內(nèi)容，同樣對于電力企業(yè)經(jīng)營工作來說也是極其重要的，它與企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)。隨著時代的進步，經(jīng)濟也在飛速地發(fā)展，電力企業(yè)對檔案管理應(yīng)該與時俱進，不能與時代脫軌，因此如何在新時期強化電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理是目前電力企業(yè)的重要內(nèi)容。本文主要從新時期檔案管理面臨的問題出發(fā)，對新時期電力企業(yè)檔案管理進行詳細的分析，并提出了一些建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理問題；信息化建設(shè)；檔案安全評估

引言

檔案通常被人們用來記錄一些曾經(jīng)發(fā)生的事情，人們通過這些記錄可以從中找到一些事物的發(fā)展規(guī)律。相關(guān)研究也證實了這一點，一些成功的企業(yè)通過對檔案資源的有效利用，例如歷史檔案，通過查閱該企業(yè)的歷史檔案，可以回顧該企業(yè)每一步的發(fā)展，從而可以總結(jié)一些成功或者失敗的規(guī)律，因此一套比較完善的企業(yè)檔案管理制度就產(chǎn)生了，這將對企業(yè)的發(fā)展有著極其重要的意義。同理，電力企業(yè)也可以加強對檔案資源的管理，通過對檔案資源的有效利用則可以使企業(yè)朝著有利的方向發(fā)展。為了更好地適應(yīng)新時期時代的發(fā)展，電力企業(yè)就必須強化對檔案的管理，用現(xiàn)代化的方式對企業(yè)檔案進行管理，提高企業(yè)的利益。

新時期電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理問題

第一，電力企業(yè)的檔案對電力企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展有著十分重要的作用，然而電力企業(yè)對檔案的管理工作卻做得不盡人意，體現(xiàn)在：一是對檔案管理工作的不重視；二是檔案管理工作沒有一個比較完善的管理制度；三是電力企業(yè)檔案管理的方式比較落后，不能夠有效地適用于新時期企業(yè)的發(fā)展。

第二，電力企業(yè)文化的建設(shè)不夠，而電力企業(yè)檔案的管理需要一個良好的企業(yè)文化。不管是以前還是現(xiàn)在，電力企業(yè)都投入了相對多的資源來建設(shè)電力工程以及發(fā)電項目，而對于企業(yè)文化這方面的建設(shè)很少，這是目前的一個問題。

目前的電力企業(yè)當中，大部分的電力檔案管理人員沒有或者僅有少量的檔案管理經(jīng)驗，這對于檔案的管理是遠遠不夠的。檔案管理人員缺乏與檔案建設(shè)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，這對檔案的管理是一個十分困難的事情。另外，檔案管理人員并不屬于電力企業(yè)的核心部門，也不是電力的專業(yè)技術(shù)人員，在單位的工作不能夠引起企業(yè)的重視，因而他們對新知識的接觸也相對較少，并缺乏相關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)的培訓。

從客觀上來說，極大程度上打擊了檔案工作管理人員的責任心，他們的工作效率也就相對較低。管理工作效率低導(dǎo)致電力企業(yè)檔案資源的匱乏，企業(yè)對檔案資源的需求達不到預(yù)期的效果，企業(yè)日后的發(fā)展必將受到影響。而電力企業(yè)的一些信息往往口頭化，這對于檔案資源的保存也十分困難。

電力檔案安全風險的評估

建立一個獨立的評估小組

對電力檔案安全風險評估工作要給予高度的重視，為了更好地做好電力檔案工作，我們應(yīng)該對其進行適當?shù)谋O(jiān)管。首先要建立一個單獨的評估小組，對于小組成員的選擇，一定要嚴格挑選，除了工作須具有高度的責任感之外，還要有認真嚴格的態(tài)度。電力檔案安全風險的評估就是一個認真嚴謹?shù)墓ぷ鳎總€人都應(yīng)該認真負責，遇到問題時，小組成員可以進行探討，共同做好電力安全風險的評估工作。

制定恰當?shù)脑u估標準

在電力安全風險評估工作中，以明確的標準進行風險評估，將大大提高評估的準確性，因此評估標準的制定十分重要，在評估標準的制定時，一定要嚴格遵守我國法律對行業(yè)標準的準則。

例如，依據(jù)電力管理檔案安全管理原則來進行電力行業(yè)檔案保管安全制度的制定，因為電力檔案資源的保護，不僅對環(huán)境的要求嚴格，還需要相應(yīng)的設(shè)備支持，因而為了制定安全有效的檔案安全體系，就必須嚴格按照法律的準則進行。

強化電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

優(yōu)化檔案管理人員隊伍

其一，提升電力企業(yè)檔案管理人員的管理觀念，在一定程度上，管理工作人員的觀念會對企業(yè)檔案的管理有影響，因而電力企業(yè)的現(xiàn)代化管理，首先要做的就是讓他們有一個良好管理觀念。尤其在現(xiàn)代科技快速發(fā)展的情況下，檔案管理量越來越大，檔案管理人員的創(chuàng)新可以以高效的工作方式取代埋頭苦干的方式。再者，定期的開展會議，是給企業(yè)檔案管理工作人員傳播新知識的有效途徑，以培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神。另外，也可以用各種活動大力宣傳創(chuàng)新的思維，以活動來提高員工們的工作熱情。定期的宣傳與培訓，對檔案人員創(chuàng)新思維的培養(yǎng)很有幫助。其二，以高素質(zhì)檔案管理人員帶動其他工作人員的進步。檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)也是一個極其重要的內(nèi)容，是現(xiàn)代化檔案管理的重要環(huán)節(jié)。電力企業(yè)可以采取一些獎懲制度，通過獎勵來提升檔案工作人員工作的熱情與優(yōu)良工作態(tài)度，培養(yǎng)他們積極向上的工作熱情，適當?shù)靥嵘ぷ麟y度，可以培養(yǎng)他們面對挫折時的心態(tài)。其三，積極培養(yǎng)檔案工作人員的工作能力。良好的工作能力對企業(yè)檔案工作有著很大的影響，因而強化他們的工作技能也是目前強化電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理工作的重要內(nèi)容，可以定期抽查他們的工作狀況，不定期抽查檔案的情況，或者定期開辦培訓內(nèi)容等等。

運用科技實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理

建設(shè)一個良好的檔案資源網(wǎng)絡(luò)體系是檔案信息化管理的一個重要內(nèi)容。電力企業(yè)利用網(wǎng)絡(luò)可以將各個部門的檔案資源收集起來，加以管理，企業(yè)便可以隨時取用檔案資源。

例如，要建設(shè)一個員工專屬的業(yè)績考察網(wǎng)絡(luò)體系，首先編程每個部門的各個員工每天每月的工作任務(wù)，并加以記錄。當然，這種體系建立在公開、公正的前提下，這樣不僅能夠督促員工，使他們認真工作，還能便于企業(yè)的管理。

新時期是科技的時代，因而新時期電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化的管理工作必須圍繞科技理念展開，以科技的力量才能更好地利用龐大的企業(yè)檔案管理資源，讓這些龐大的檔案資源為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻，提高企業(yè)的經(jīng)濟利益。因此，適當?shù)匾酶呖萍荚O(shè)備對電力企業(yè)十分重要，能夠讓企業(yè)檔案的管理現(xiàn)代化、高效化。

用合同來強化電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理

當今社會是個法制社會，合同是一個強力法制約束手段，同時也是一個有效的保護個人及企業(yè)合法權(quán)益的手段。

此外，合同能夠在電力企業(yè)發(fā)揮著極大的作用，它可以明確雙方的責任以及義務(wù)。因此，電力企業(yè)可以通過法律途徑簽訂相關(guān)的合同，從而在與其他企業(yè)建設(shè)工程合作時保護自身的合法利益。合同的簽訂需得到有關(guān)部門的確認，才能保障所簽項目的合法性。

在合作的過程中，電力企業(yè)應(yīng)當明確雙方應(yīng)該履行的責任、義務(wù)等，以經(jīng)濟手段加以執(zhí)行，促進雙方合同的正常履行。企業(yè)內(nèi)部對人才的選用也應(yīng)該有相關(guān)合同的簽訂，比如同檔案工作人員簽訂勞動合同等，以法律的約束，保障公司的合法效應(yīng)。

加大對電力企業(yè)檔案資源的保護力度

對企業(yè)機密檔案的保護應(yīng)該積極遵循國家相關(guān)檔案資源的保護規(guī)則，除此之外，電力企業(yè)還要投入更多的財力物力來保護機密檔案。

首先，要增加一些必要的保護設(shè)備，比如防竊、防毒蟲、防火、防寒等設(shè)備，防止一些意外事故對企業(yè)檔案資源造成重大的損失。

其次，不同載體的檔案，不同程度的重要文檔，應(yīng)該有不同的加密保護手段，例如將一些重要的檔案設(shè)置在一些特定的地點，對一些檔案的取用也要通過相關(guān)的驗證等等。

再者，就是對于那些與企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)以及商業(yè)機密相關(guān)的文件，企業(yè)應(yīng)該重點保護，并最大限度地保障檔案的原貌。為了加大檔案資源的保護力度，企業(yè)可以采用一些先進的電子科技監(jiān)控設(shè)備，并使用較為科學的管理防護方法，從而保護企業(yè)檔案資源的安全。

結(jié)語

總之，要想做好新時期電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理工作，除了要明確檔案管理工作與電力企業(yè)發(fā)展的重要性，并給予極大的重視之外，還要以現(xiàn)代化的思維來做好檔案文件的管理工作。

新時期電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化工作應(yīng)該從以下方面來著手：制定合理的檔案管理制度，檔案管理的信息化建設(shè)，以及做好檔案管理的編制工作。

（作者單位：國網(wǎng)湖北省電力有限公司恩施供電公司）

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