試論檔案的開(kāi)發(fā)利用在學(xué)校全面管理的作用

楊茗雅

【摘 要】檔案的開(kāi)發(fā)利用工作在技工學(xué)校管理過(guò)程中有扮演著重要角色，能夠真實(shí)反映出技工學(xué)校的管理全過(guò)程。為了促進(jìn)技工學(xué)校的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)充分利用和參考檔案資源，增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案的收集、整理能力，使學(xué)校的信息化管理水平不斷提高。本文對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作進(jìn)行概述，并結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)其作用進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】檔案；開(kāi)發(fā)利用；技工學(xué)校；作用

隨著社會(huì)科技的不斷發(fā)展，信息化在各個(gè)行業(yè)得到廣泛應(yīng)用，其在技工學(xué)校檔案方面也發(fā)揮著重要作用。學(xué)校的檔案為其發(fā)展有著重要作用，能夠真實(shí)反映出學(xué)校工作的全過(guò)程，技工學(xué)校教育與管理的過(guò)程中都離不開(kāi)技工學(xué)校檔案。為了使技工學(xué)校能夠更好地運(yùn)營(yíng)，技工學(xué)校檔案在其中發(fā)揮著必不可缺的重要作用，避免給技工學(xué)校造成不必要的損失。檔案的開(kāi)發(fā)利用在技工學(xué)校中有著重要作用，因此，技工學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用管理工作。

一、檔案開(kāi)發(fā)利用工作概述

檔案利用工作的指導(dǎo)思想大致為三個(gè)方面。第一，全面服務(wù)于檔案利用者，檔案管理人員對(duì)利用者需要的信息資源類(lèi)型進(jìn)行了解，并對(duì)幫助其準(zhǔn)確找到相關(guān)信息資源；第二，及時(shí)服務(wù)于檔案利用者，一般都會(huì)有很多著急使用相關(guān)信息資源的檔案利用者，為了節(jié)省其時(shí)間，檔案室（館）內(nèi)應(yīng)設(shè)置科學(xué)的檢索系統(tǒng)，不僅能夠避免利用者因不能及時(shí)找到相關(guān)信息資源而影響工作的情況，還能防止檔案失去其保存及利用價(jià)值；第三，準(zhǔn)確服務(wù)于檔案利用者，檔案利用者大多數(shù)情況只能提供比較模糊的信息資源內(nèi)容，并不能對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)描寫(xiě)，這使得在查找的時(shí)候備選的信息資源比較多，并不能及時(shí)對(duì)相應(yīng)資源進(jìn)行閱讀，這時(shí)就要求檔案室（館）相關(guān)工作人員對(duì)檔案利用者提供的信息資源內(nèi)容進(jìn)行分析，并掌握其需求，在這個(gè)過(guò)程中，工作人員可以對(duì)檔案利用者進(jìn)行針對(duì)性提問(wèn)，避免出現(xiàn)誤檢、漏檢等情況的出現(xiàn)。

在日常借閱量的排行中不難看出，一些政策規(guī)定性的材料相對(duì)別的借閱量比較多，比如大學(xué)生就業(yè)待遇、計(jì)劃生育待遇政策等。為了更方便地為利用者服務(wù)，可以采用電話(huà)咨詢(xún)、問(wèn)卷借閱、網(wǎng)上瀏覽、整理匯編等形式。檔案的有效利用為一些管理上的難題提供了解決方案。

二、處理檔案利用工作中出現(xiàn)問(wèn)題的措施

1.針對(duì)紙質(zhì)檔案的措施

針對(duì)紙質(zhì)檔案，技工學(xué)校的檔案工作人員應(yīng)當(dāng)做到嚴(yán)格的控制。當(dāng)檔案利用者接出或歸還紙質(zhì)檔案的時(shí)候，應(yīng)按照相關(guān)借閱規(guī)定，對(duì)進(jìn)行詳細(xì)記錄，當(dāng)紙質(zhì)檔案未入庫(kù)的時(shí)候，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行妥善保管。檔案庫(kù)房中不允許非工作人員入內(nèi)。當(dāng)外人需要對(duì)檔案進(jìn)行借閱的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)?shù)玫筋I(lǐng)導(dǎo)審批后再辦理相關(guān)的借閱手續(xù)，特別聲明的是，在沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案工作人員的允許下，利用者不得抄錄檔案，更不能復(fù)印檔案。

2.針對(duì)電子檔案的措施

針對(duì)電子檔案，應(yīng)當(dāng)定期對(duì)其進(jìn)行維護(hù)，保證其安全性。同時(shí)，也應(yīng)定期對(duì)檔案信息進(jìn)行完善，保證電子檔案內(nèi)容上的完整性、保密性、可用性。這些都可以在利用的過(guò)程中采用相應(yīng)措施進(jìn)行控制。控制措施有以下四方面：第一，做好對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的控制工作，技工學(xué)校應(yīng)當(dāng)將本公司的局域網(wǎng)與一切外網(wǎng)進(jìn)行隔離，不能和Internet交叉使用，從而使電子檔案的安全性得到保障，當(dāng)?shù)卿洐n案管理系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)設(shè)置密碼；第二，應(yīng)在計(jì)算機(jī)上安裝相應(yīng)的防病毒軟件，并對(duì)病毒庫(kù)及時(shí)更新，避免計(jì)算機(jī)中病毒的現(xiàn)象；第三，不同的人所能借閱的檔案也是不同的，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)以檔案的密級(jí)為依據(jù)，對(duì)借閱者范圍進(jìn)行把握，并了解借閱者的信息，及時(shí)提醒其歸還；第四，電子檔案庫(kù)房的外界環(huán)境也非常重要，應(yīng)對(duì)其外界環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格控制，避免其處在磁場(chǎng)的環(huán)境中，將光盤(pán)檔案、磁盤(pán)檔案放進(jìn)防磁柜中進(jìn)行保存。

三、配備必要的管理設(shè)備設(shè)施

檔案的基礎(chǔ)設(shè)備對(duì)檔案的保存必不可缺的條件。隨著科技的快速發(fā)展，檔案管理體制也隨之步入現(xiàn)代化，檔案工作也采用信息化對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理。傳統(tǒng)的檔案管理方式由于太古板，進(jìn)而限制了檔案工作的發(fā)展，也影響了技工學(xué)校的發(fā)展。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的信息化，檔案管理工作的現(xiàn)代化離不開(kāi)相應(yīng)檔案管理軟件，技工學(xué)校可以自主研發(fā)或者購(gòu)買(mǎi)此類(lèi)軟件，并對(duì)軟件進(jìn)行改造，打造出適合技工學(xué)校的檔案管理軟件，同時(shí)定期進(jìn)行維護(hù)更新，保證軟件的可用性。同時(shí)應(yīng)建立相關(guān)的檔案庫(kù)房，方便人們?cè)谑褂玫倪^(guò)程中通過(guò)檔案管理軟件進(jìn)行查找。檔案庫(kù)中的鐵柜可以換成具有現(xiàn)代化氣息密集架，并購(gòu)買(mǎi)所需要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描機(jī)、光盤(pán)庫(kù)等現(xiàn)代化管理設(shè)備設(shè)施。除此以外，應(yīng)將軟件中的檔案信息與實(shí)際檔案信息進(jìn)行同步，保證檔案的真實(shí)性、可靠性。

四、檔案的開(kāi)發(fā)利用對(duì)技工學(xué)校全面管理的作用

1.檔案的開(kāi)發(fā)利用使技工學(xué)校全面管理的基礎(chǔ)

各個(gè)項(xiàng)目的提出、審批、設(shè)計(jì)等建設(shè)管理過(guò)程的文字、表格、圖紙材料都包含在檔案中，為技工學(xué)校的管理提供一手信息資源。檔案能夠更好地表現(xiàn)技工學(xué)校的經(jīng)營(yíng)發(fā)展歷程，檔案中含有豐富的知識(shí)信息和科技資源。當(dāng)技工學(xué)校需要改建、擴(kuò)建的時(shí)候，檔案能夠?yàn)榧脊W(xué)校提供原始數(shù)據(jù)資料，方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參考。為了更有效的完成電力建設(shè)，技工學(xué)校應(yīng)當(dāng)分析區(qū)域的特色及發(fā)展?fàn)顩r，并以這些為基礎(chǔ)，對(duì)相關(guān)影響因素進(jìn)行充分考慮，再對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)全面地規(guī)劃。這些工作中都離不開(kāi)檔案的信息資料，對(duì)其進(jìn)行管理，保證合理性及技工學(xué)校的經(jīng)濟(jì)效益。為了推動(dòng)技工學(xué)校穩(wěn)定快速地發(fā)展，應(yīng)加強(qiáng)技工學(xué)校管理中的檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，檔案的管理效果及質(zhì)量直接影響技工學(xué)校在市場(chǎng)上的地位。為了保證技工學(xué)校在市場(chǎng)上健康穩(wěn)定地發(fā)展，應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，從而使檔案的開(kāi)發(fā)利用工作水平的提高。

2.檔案的開(kāi)發(fā)利用有利于維護(hù)技工學(xué)校的合理利益

技工學(xué)校隨著社會(huì)的不斷發(fā)展也慢慢步入規(guī)范化，檔案的開(kāi)發(fā)利用有利于維護(hù)技工學(xué)校的權(quán)益。當(dāng)技工學(xué)校在管理方面出現(xiàn)了需要明確責(zé)任的問(wèn)題時(shí)，可以參考檔案進(jìn)行維護(hù)技工學(xué)校的權(quán)益，檔案信息資料中記錄著各種解決糾紛的方法。技工學(xué)校的檔案中都會(huì)有原始信息資料，技工學(xué)?？梢圆殚喯嚓P(guān)的資料，對(duì)項(xiàng)目中出現(xiàn)問(wèn)題的責(zé)任進(jìn)行劃分，明確項(xiàng)目事故中的責(zé)任主體，便于解矛盾問(wèn)題，從而維護(hù)技工學(xué)校的合法權(quán)益。

3.檔案的開(kāi)發(fā)利用能為技工學(xué)校的發(fā)展積累經(jīng)驗(yàn)

檔案管理是技工學(xué)校管理活動(dòng)的重要組成部分。檔案中含有大量的有價(jià)值的信息資料，所包含的范圍比較廣泛，種類(lèi)也很多，人們可以從檔案中得到自己需要的圖片、文字及數(shù)據(jù)等，檔案的真實(shí)性為技工學(xué)校的發(fā)展提供了有利的條件。技工學(xué)校教師的經(jīng)驗(yàn)都完整的記錄在檔案中，并對(duì)其發(fā)展經(jīng)驗(yàn)歷程及實(shí)際成果進(jìn)行詳細(xì)講解，技工學(xué)校可以通過(guò)借鑒先前經(jīng)驗(yàn)不斷促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，因此，檔案的開(kāi)發(fā)利用在技工學(xué)校中有重要作用，并使技工學(xué)校在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中得到一定的優(yōu)勢(shì)。

4.檔案室提供技工學(xué)?？茖W(xué)決策的重要依據(jù)

檔案開(kāi)發(fā)的有序性能夠促進(jìn)技工學(xué)校資料轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)的檔案信息，并形成各種文件資料體系來(lái)滿(mǎn)足學(xué)校的需求。檔案信息分為兩個(gè)要素，一個(gè)是生產(chǎn)要素，一個(gè)是資料要素。生產(chǎn)要素是技工學(xué)校根據(jù)規(guī)范體系要求進(jìn)行編輯、整理而成的增值。資料要素是技工學(xué)校對(duì)學(xué)校行業(yè)進(jìn)行分析，并收集相關(guān)的資料。檔案的開(kāi)發(fā)利用工作為技工學(xué)校的管理層提供相關(guān)的參考信息，保證管理層決策的科學(xué)性與有效性，從而促進(jìn)技工學(xué)校的穩(wěn)定快速發(fā)展。

五、總結(jié)

為了使檔案更好地服務(wù)于社會(huì)，技工學(xué)校的檔案管理人員一定要更新觀念，積極探索創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用，為技工學(xué)校以后的發(fā)展留下寶貴的經(jīng)驗(yàn)以外，還能促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高。使檔案的開(kāi)發(fā)利用在技工學(xué)校全面管理中積極發(fā)揮重要作用，使檔案的信息資源更有價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁秋影.電力企業(yè)工程檔案管理探索[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè)，2013，（16）：140-141.endprint